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Mit KI die RFI- und Ausschreibungsprozesse optimieren
Thein Digital unterstützt Produktmanager und Verkäufer dabei, sofort die richtigen Informationen zu finden, damit sie schneller auf ihre Kunden reagieren können.
Überwindung von Verzögerungen bei der Bearbeitung von Angebotsanfragen
Thein Digital ist ein führender tschechischer Anbieter von IKT-Infrastruktur mit Spezialisierung auf Cloud-Services, Unternehmensarchitektur und Cybersicherheit. Neben einer Reihe von Dienstleistungen bieten sie auch umfassende Sicherheitslösungen an und sind im Verkauf und Service von Computerausrüstung tätig. Mit einem breiten Portfolio etablierter Partnerschaften mit ICT-Unternehmen treibt Thein Digital die Innovation durch Projekte wie private 5G-Netze voran und bietet rund um die Uhr Schutz vor Cyberangriffen. Der Schwerpunkt im Industriesektor liegt auf Automatisierung, Robotik und der Förderung von Industrie 4.0 in der Bahnindustrie.
Das Unternehmen stand jedoch vor einer Herausforderung: Die Effizienz der Produktmanager bei der Bearbeitung von Informationsanfragen (RFI) im Rahmen von Ausschreibungen musste optimiert werden. So könnten die Verkäufer Ad-hoc-Kundenanfragen gezielter und schneller beantworten.
Produktmanager hatten Schwierigkeiten, relevante Informationen zu finden, die über verschiedene Dateien und Speicherorte verteilt waren, wie z. B. Websites, PDF-Repositories, Videos und Präsentationen. Häufig mussten sie dieselben Quellen durchsuchen und ähnliche, immer wiederkehrende Anfragen stellen - ein zeitaufwändiger und sich wiederholender Prozess. Andererseits gab es für die Verkäufer Verzögerungen beim Zugriff auf wichtige Produktdetails, die für die Erstellung von Angebotsanfragen (RFPs) benötigt wurden, und es gelang ihnen nicht, bei Kundenkontakten zeitnahe und genaue Antworten zu geben. Dadurch wurden die Abläufe verlangsamt und erhöhte sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Informationen veraltet oder inkonsistent waren.
Anwendung von KI zur Vereinfachung des Informationszugriffs und der Reaktionszeit
Um diese Herausforderung zu bewältigen, arbeitete Thein Digital mit IBM® Client Engineering in einem Pilotprojekt zusammen, um eine Lösung für künstliche Intelligenz (KI) zu entwickeln, die relevante Produktinformationen in einer einzigen, zugänglichen Wissensdatenbank zentralisieren konnte. Jedes Unternehmen stellte Daten und 6 Teilnehmer für das zweimonatige Pilotprojekt zur Verfügung.
Ziel war es, Nutzern die Möglichkeit zu geben, direkt spezifische Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und Antworten auf ganze Informationsanfragendokumente zu generieren. Um dieses Ziel zu erreichen, nutzte das Pilotprojekt IBM® watsonx.ai und IBM® Watson Discovery.
watsonx.ai wurde verwendet, um die Eingabefragen zu verfeinern, indem sie in direktere oder spezifischere Abfragen umgewandelt wurden. Daraufhin wurde die anschließende Ausgabe automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft, was den Prozess für den Endnutzer einfacher und schneller macht.
IBM Watson Discovery wurde als Aggregationspunkt für die Wissensbasis verwendet. Seine Funktion zum intelligenten Verständnis von Dokumenten trug dazu bei, die Genauigkeit der gesuchten Informationen zu verbessern. Das Produkt trennte auch Wissensdatenbanken, so dass es kein Problem gab, verschiedene Inhalte und Informationen bei der Eingabe von Fragen zu vermischen. IBM Watson Discovery umfasste außerdem eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die die Verwaltung der Wissensdatenbank mit minimalen technischen Kenntnissen ermöglichte.
KI-gestützte, zentralisierte Wissensdatenbank auf Knopfdruck
Als Ergebnis des Pilotprojekts steht den Produktmanagern eine einfache Benutzeroberfläche zur Verfügung, mit der sie nun schnell umfassende Antworten auf RFIs erstellen und bestätigen können. Auch für Verkäufer, die dadurch sofortigen Zugang zu detaillierten Produktinformationen erhalten, ist das System hilfreich.
„Jede generierte Antwort ist mit den Originaldokumenten verknüpft, sodass die Informationen leicht überprüft werden können“, sagt Jan Havlíček, Produktmanager bei Thein Digital. „Die Benutzer können diese Antworten nach Bedarf validieren und bearbeiten. So können wir nach und nach eine robuste, von Menschen geprüfte Wissensdatenbank aufbauen, die als Single-Source-of-Truth für zukünftige RFIs dient. Darüber hinaus können wir diese Lösung auch auf unseren anderen Produkten und für unsere Kunden implementieren.“
Laut Alexandr Dobes, Business Technology Leader bei IBM® Client Engineering, ist die watsonx-Plattform darauf ausgelegt, Unternehmen dabei zu helfen, die Entwicklung vertrauenswürdiger KI-Lösungen zu beschleunigen, indem sie die Werkzeuge bereitstellt, um Informationen aus großen Dokumenten und verschiedenen Quellen schnell abzurufen.
Dieses Pilotprojekt veranschaulicht, wie KI Unternehmen heute mit schnellen, präzisen und datengesteuerten Entscheidungen unterstützen kann. Mit dieser Lösung optimiert Thein Digital nicht nur seine internen Prozesse, sondern legt auch den Grundstein dafür, seinen Kunden künftig KI-gestützte Informationsmanagement-Lösungen anzubieten.
Durch den Erfolg dieses Projekts wird das Engagement von Thein Digital für Innovation und Effizienz in seinen Geschäftsabläufen deutlich.
Thein Digital s.r.o. (Link ist nicht auf ibm.com) ist ein in der Tschechischen Republik gegründetes, internationales Unternehmen für Systemintegration und professionelle Dienstleistungen, das IT-Infrastrukturlösungen anbietet. Seit 1993 liefert das Unternehmen hochwertige Hardware- und Softwareprodukte, die namhaften Unternehmen helfen, ihren täglichen Betrieb im Rechenzentrum zu vereinfachen. Was Thein Digital einzigartig macht, ist ein ausgefeilter Integrationsservice, der durch ein gut ausgebildetes und hilfsbereites Expertenteam ermöglicht wird.
Rechtshinweise
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Alle angeführten Beispiele illustrieren lediglich, wie einige Kunden IBM Produkte verwendet haben und welche Ergebnisse sie dabei erzielt haben. Tatsächliche Leistung, Kosten, Einsparungen oder andere Ergebnisse in anderen Betriebsumgebungen können abweichen.
