Personalisierte und skalierbare HR-Dienstleistungen, ermöglicht durch KI

SLTN bietet seit 28 Jahren IT-Lösungen für Unternehmen in den Niederlanden und auf der ganzen Welt an und hat sich zu einem der größten europäischen Systemintegratoren in Privatbesitz entwickelt. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 600 hochqualifizierte IT-Fachleute. Das HR-Team ist für das kontinuierliche Wachstum und die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter verantwortlich, sorgt aber auch dafür, dass diese talentierten Mitarbeiter zufrieden und produktiv sind.

„Wir sind ein kleines, aber engagiertes Team von fünf Personen in der Personalabteilung. Dabei kann die Menge der Fragen – von der Klärung grundlegender Richtlinien bis hin zu sensiblen persönlichen Themen – überwältigend sein“, sagt Yrjan Dommerholt, Senior HR Business Partner bei SLTN. „Wir verbringen so viel Zeit mit der Beantwortung grundlegender Fragen, dass es schwierig ist, Zeit für komplexere oder strategische Aufgaben zu finden. Die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter werden manchmal durch die zwei- bis dreitägigen Antwortzeiten in Spitzenzeiten bei personalbezogenen Fragen beeinträchtigt.“  

Viele der Fragen, die Mitarbeiter an die Personalabteilung richten, sind sehr persönlicher Natur, insbesondere in Bezug auf Beschäftigungsbedingungen, Zusatzleistungen und familiäre Angelegenheiten wie Elternurlaub, Krankheit und Trauerfälle. Die Personalabteilung wollte sicherstellen, dass sie über die nötige Kapazität verfügt, um diese Fragen mit Sorgfalt und Feingefühl zu klären und den Kollegen immer die notwendige Zeit und Unterstützung zukommen zu lassen. Daher musste ein Weg zur Verringerung der Arbeitsbelastung des Teams gefunden werden. Dies wiederum veranlasste SLTN zu untersuchen, ob KI eine praktikable Lösung sein könnte.

Das HR-Team holte sich die Hilfe von KI-Experten aus dem Bereich Professional Services von SLTN. Mark Pieplenbosch, Practice Lead für Professional Services, sagt: „Wir wollten etwas Innovatives entwickeln, das unseren Kunden den Wert von KI zeigt. Als dann die Personalabteilung an uns herantrat, war das eine perfekte Ergänzung.“

SLTN, dreimaliger Gewinner des IBM Beacon Award, unterhält seit vielen Jahren eine enge Partnerschaft mit IBM und sah das Portfolio von IBM® watsonx als einen zusätzlichen Vorteil. „Eine Partnerschaft mit IBM in Sachen KI war angesichts ihrer Führungsrolle in den Bereichen KI und KI-Governance absolut sinnvoll“, sagt Pieplenbosch. „Mit zunehmender Marktreife erkennen unsere Kunden, dass Governance für den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von KI unerlässlich ist. Deshalb waren wir sehr daran interessiert, das Potenzial mit IBM watsonx und HR zu testen.“

Nach der Bewertung mehrerer Optionen entschied sich SLTN für IBM watsonx, weil es den Schwerpunkt auf Datenschutz und Governance legt. Das Team startete ein Proof-of-Concept-Projekt mit IBM® watsonx.ai AI Studio und IBM® watsonx Assistant zur Entwicklung von Sophie, dem KI-gestützten HR-Chatbot von SLTN. Zunächst wurde das große Sprachmodell (LLM) des Chatbots für die Beantwortung von Fragen zu den Beschäftigungsbedingungen von SLTN trainiert. Im weiteren Verlauf des Projekts wurde er auch in das zentrale HR-System des Unternehmens integriert. Auf diese Weise konnte der Chatbot die Fragen der Mitarbeiter auf eine persönlichere Art und Weise beantworten.

„Heute können Mitarbeiter beispielsweise nach ihren verbleibenden Urlaubstagen für dieses Jahr fragen, woraufhin der Chatbot unser HR-System abfragt und sofort eine Antwort gibt“, sagt Dommerholt. „Sie können sogar einen Urlaubsantrag über den Chatbot stellen, ohne sich direkt in das HR-System einloggen zu müssen.“

Nach dem durchschlagenden Erfolg des Pilotprojekts hat SLTN Sophie auf alle 600 Mitarbeiter ausgeweitet. Durch die Integration mit Microsoft Teams und Active Directory liefert der Chatbot personalisierte, kontextbezogene Antworten und wahrt dabei den Datenschutz der Mitarbeiter mit Unterstützung von IBM® watsonx.governance.

„Der verantwortungsvolle Einsatz von KI ist unglaublich wichtig“, sagt Mark Pieplenbosch. „Wir haben hart gearbeitet, um sicherzustellen, dass sensible Mitarbeiterdaten ordnungsgemäß geschützt werden. Und [das Toolkit] von IBM watsonx.governance gibt uns die Werkzeuge zur Wahrung des Datenschutzes an die Hand, während die Entwicklung von KI weiter vorangetrieben wird.“

Während der Chatbot innerhalb dieser Parameter arbeitet, wird er neue Erkenntnisse liefern, die dem HR-Team bei der Verbesserung aller Aspekte des Personalmanagements im gesamten Unternehmen helfen. Darüber hinaus kann die Personalabteilung mithilfe der Analysefunktionen von Sophie wertvolle Einblicke in die Personalarbeit gewinnen. „Durch die Analyse häufiger Fragen können wir proaktiv Schulungen oder Richtlinien verbessern, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter noch besser zu erfüllen“, erklärt Pieplenbosch.

Schon heute trägt der Chatbot dazu bei, die Interaktion der Mitarbeiter von SLTN mit der Personalabteilung zu verbessern. „Jetzt können die Mitarbeiter 24 Stunden am Tag sofort Antworten erhalten und handeln, ohne sich in separate Systeme einloggen zu müssen“, sagt Dommerholt. „Wenn Sie abends zu Hause sind und mit Ihrem Partner über Ihre Urlaubspläne sprechen, müssen Sie nicht mehr bis zum nächsten Tag warten, um mit der Personalabteilung über Ihre Urlaubstage zu sprechen.“   

 „Die Personalabteilung ist der Schnittpunkt, an dem das Privat- und das Berufsleben der Menschen zusammentreffen“, fasst Dommerholt zusammen. „Die Entwicklung dieses Chatbots mit der IBM watsonx-Technologie hat uns die Zeit und den Freiraum gegeben, um für unsere Kollegen da zu sein, wenn sie uns wirklich brauchen.“

SLTN ist einer der größten europäischen Systemintegratoren in Privatbesitz mit einem Jahresumsatz von mehr als 285 Millionen Euro und mehr als 600 hochqualifizierten IT-Experten. Das Unternehmen arbeitet mit kleinen und mittelständischen Unternehmen, Firmenkunden und Großunternehmen in den Niederlanden zusammen und führt Projekte für Kunden auf der ganzen Welt durch.