Alles verlief nach Plan. Das Team hinter IBM Think, dem jährlichen Top-Event von IBM, bereitete sich auf eine weitere erfolgreiche Veranstaltung im Mai 2020 vor.
Die Veranstaltungsorte waren gebucht, die Hotels füllten sich, die Marketingmaterialien befanden sich in der Endphase der Vorbereitung – und RainFocus, die neue Event-Marketing-Plattform von IBM, war für die erwarteten 40.000 Teilnehmer gerüstet.
Doch dann brach die COVID-19-Pandemie aus und alle Pläne kamen abrupt zum Stillstand. Es wurde schnell klar, dass die IBM Think-Veranstaltung nicht stattfinden würde – zumindest nicht wie geplant an einem physischen Ort in San Francisco. Doch anstatt die Veranstaltung ganz abzusagen, trafen die Teams von IBM und RainFocus eine mutige Entscheidung: Das Event wurde von einem Präsenz- auf ein virtuelles Format umgestellt. Der Haken an der Sache? Das Ganze sollte bereits in 46 Tagen stattfinden.
Beide Teams machten sich an die Arbeit, schlugen sich Tage, Nächte und Wochenenden um die Ohren. Ein Großteil der technischen Vorbereitungen für die Präsenzveranstaltung war fast abgeschlossen. Viele Aspekte mussten überarbeitet werden.
Das Rennen war eröffnet.
Skalierung nach Bedarf
Skalierung von 40.000 erwarteten Anmeldungen für eine Präsenzveranstaltung auf 122.000 Anmeldungen für ein virtuelles Event
Schnellere Migrationen
Migration von einer Präsenzveranstaltung in ein virtuelles Event-Format innerhalb von 46 Tagen
Glücklicherweise hatte IBM im Jahr 2019 einen Plan zur Migration seiner Event-Marketing-Systeme – einer verstreuten Ansammlung von selbst entwickelten, proprietären Tools und Punktlösungen von anderen Anbietern – auf die Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform RainFocus, die auf IBM Cloud-Technologien gehostet wird, eingeführt. Eine skalierbare Plattform, die IBM Cloud-Funktionen nutzt, ermöglichte nicht nur eine schnelle Umstellung auf ein virtuelles Format, sondern bot auch neue Möglichkeiten für Innovationen.
Die Cloud-Strategie für die Plattform lag weiterhin voll im Plan. RainFocus und IBM befanden sich mitten in einer schrittweisen Einführung, bei der die Plattform zunächst in einer hybriden Umgebung auf der IBM Cloud und anderen in der Cloud gehosteten Technologien ausgeführt wurde, mit dem Plan, Mitte 2021 vollständig auf die IBM Cloud zu migrieren.
Zu dieser Zeit nutzte RainFocus den IBM Cloud for Kubernetes Service für die Cloud-Implementierung. Dadurch konnte das Unternehmen einen branchenüblichen, Cloud-agnostischen Ansatz realisieren. Außerdem kamen die folgenden Systeme zum Einsatz: IBM Cloud Object Storage, um die zahlreichen Assets zu speichern, die für die Durchführung eines IBM Events erforderlich sind, IBM Content Delivery Network, um diese Assets schnell und konsistent bereitzustellen, und IBM Global Load Balancer, um die Hochverfügbarkeit aufrechtzuerhalten, wobei die Plattform in IBM Rechenzentren in Dallas und Washington, D.C. gehostet wurde.
Nachdem die Cloud-Infrastruktur eingerichtet war, konzentrierten sich die beiden Teams auf die Neukonfiguration der RainFocus-Plattform für die Durchführung eines Online-Events. Die Plattform bietet eine Reihe bemerkenswerter Funktionen, die perfekt auf die Bedürfnisse von IBM im Event-Marketing abgestimmt sind: eine einzige, integrierte Schnittstelle, eine offene, skalierbare Architektur, ein benutzerfreundliches Frontend, die Integration mit den Backend-Systemen von IBM sowie zuverlässige Berichts- und Analysefunktionen.
Zunächst kümmerten sich die Teams bei der Umstrukturierung der Konferenz um Bereiche, in denen digitale Events gut funktionieren könnten, wie z. B. bei der Bereitstellung von Inhalten im Zusammenhang mit den Sitzungen, bei der Wissensvermittlung durch technische Schulungen und Labore sowie bei Networking-Möglichkeiten.
Aus technischer Sicht befassten sich die Teams mit Fragen wie der Erfassung von Teilnehmerdaten bei der Registrierung, der Nachverfolgung von Anwesenheit und Interaktionen, der Option von Single Sign On und der Integration des Informationsaustauschs zwischen der Plattform und den IBM Backend-Systemen.
Die Herausforderung hinsichtlich der Skalierbarkeit war groß. Bei physischen Veranstaltungen laufen die Anmeldungen in der Regel einigermaßen vorhersehbar ab und steigen in den Wochen vor dem Eröffnungstag allmählich an. Aber niemand konnte die Frequenz und das Volumen der Anmeldungen für ein virtuelles Event vorhersehen.
Zur Vorbereitung führten RainFocus und IBM Skalierungstests für die Registrierungsfunktionen der RainFocus-Plattform und die Integrationen in die IBM Infrastruktur durch. RainFocus entwickelte eine Lobby-Funktion – einen Warteraum, der bei Erreichen eines Schwellenwerts für Registrierungen aktiviert wurde – um den Ansturm zu bewältigen. Sie konfigurierten die Funktion und führten Lasttests durch, um sicherzustellen, dass sie der Nachfrage gewachsen war.
Und dann, nach 46 Tagen, war alles fertig und die eigentliche Bewährungsprobe konnte beginnen.
Die RainFocus-Plattform, die in der hybriden IBM Cloud gehostet wird, funktionierte während der gesamten Konferenz einwandfrei. Letztendlich haben sich mehr als 122.000 Teilnehmer registriert. Zum Vergleich: Bei der Präsenzveranstaltung im Jahr 2019 waren es 30.000. Das war ein bahnbrechender Erfolg. „IBM Think 2020 war bislang eine der größten Online-Konferenzen“, erklärt Sherman, „Die Konferenz war die erste in dieser Größenordnung und wurde mitten im Planungsprozess von einer Präsenzveranstaltung in ein virtuelles Event umgewandelt – erstaunlich!“
Dieser Erfolg ist ein schlagkräftiger Beweis für den Einfluss, den Marketingtechnologie auf den Gewinn eines Unternehmens haben kann. „Wenn Sie der CIO eines großen Unternehmens sind und eine Event-Marketing-Plattform für den weltweiten Einsatz prüfen, wollen Sie, dass diese Plattform zuverlässig ist“, sagt Sherman. „Die Bereitstellung einer Plattform, die Cloud-agnostisch ist und vollständig in der IBM Cloud ausgeführt wird – und diese Art von SaaS-Umgebung mit der Redundanz und den Fähigkeiten, die wir als Ergebnis dieser Zusammenarbeit aufbauen konnten – hebt uns von allen anderen in unserem Bereich ab.“
Einer der aufregendsten Aspekte des virtuellen Formats sind die personalisierten Erfahrungen, die es den Teilnehmern bietet, indem Empfehlungen für Inhalte, Sitzungen und Meetings sowie Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bereitgestellt werden. Das IBM Think-Erlebnis wurde zum Beispiel auf die Interessen und Aktivitäten jedes einzelnen Teilnehmers abgestimmt, was im Prinzip dazu führte, dass es 122.000 individuelle Think-Events gab.
Gemeinsam haben RainFocus und IBM auch ein entscheidendes Projektziel erreicht: die Erstellung einer Veranstaltungsvorlage während der IBM Think 2020, die für die über 600 jährlichen Veranstaltungen von IBM skaliert werden kann. Die Vorlage entlastet die 300 regionalen Eventmanager von IBM und bietet eine zentrale Eventplattform mit vorkonfigurierten Funktionen, die sie für ihre eigenen Veranstaltungen nutzen können.
Die Beziehung zwischen IBM und RainFocus entwickelt sich weiterhin gut. Die Migration zu einer 100 %igen IBM Cloud-Umgebung ist noch im Gange und soll Mitte 2021, im Anschluss an die virtuelle IBM Think-Konferenz 2021, eingeführt werden. Beide Unternehmen arbeiten weiter daran, sich gegenseitig zu immer höheren Innovationsstufen anzuspornen. „IBM hat uns bei der Weitergabe von Daten in nahezu Echtzeit an Systeme von Drittanbietern einen großen Schritt nach vorne gebracht“, sagt Sherman. „Obwohl es sich in diesem Fall nicht um einen separaten Anbieter handelt, sondern um die verschiedenen IT-, Marketing- und Datensysteme von IBM.“ Da die beiden Unternehmen bereits an der Planung einer weiteren virtuellen IBM Think-Konferenz arbeiten, freuen sie sich bereits jetzt darauf, die neuesten Erfolge ihrer Zusammenarbeit zu präsentieren.
RainFocus (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 2013 gegründet und ist eine Event-Marketing-Plattform der nächsten Generation, die von Grund auf entwickelt wurde, um eine noch nie dagewesene Menge an Daten zu erfassen, zu analysieren und für deutlich bessere Veranstaltungen und Konferenzen nutzbar zu machen. Als echte SaaS-Plattform vereinfacht RainFocus die Eventregistrierung, das Content Management und die Ausstelleraktivierung nahtlos für physische, virtuelle und hybride Veranstaltungen – alles über ein einziges Dashboard. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Lehi, Utah.
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Mai 2021.
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