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Damit gehören papierbasierte Prozesse der Vergangenheit an
Petroleum Development Oman LLC migriert zu einer cloudbasierten IBM Maximo-Lösung
Man kann nur schwer über den Energiesektor im Sultanat Oman sprechen, ohne Petroleum Development Oman LLC (PDO) zu erwähnen. Das Unternehmen wurde 1937 auf Anordnung von Sultan Said bin Taimur gegründet und ist eines der führenden Unternehmen des Landes in der Exploration und Produktion von Öl und Gas.
In den letzten Jahren hat PDO jedoch seinen Tätigkeitsbereich erweitert und sich zu einem ausgewachsenen Energieunternehmen entwickelt, in dem erneuerbare Energien und die grüne Agenda eine immer wichtigere Rolle spielen.
Als staatliches Ölunternehmen im Oman spielt PDO auch eine wichtige Rolle bei der wirtschaftlichen Expansion und Diversifizierung des Landes und leistet Unterstützung in Bereichen wie der Arbeitsbeschaffung und Ausbildung, der Entwicklung lokaler Fachkenntnisse und der Förderung zahlreicher sozialer Investitionsprogramme. Zur Verwaltung der verschiedenen Assets, Ressourcen und Technologien, die für das Geschäft außerhalb des Erdöl- und Erdgassektors erforderlich sind, beauftragte das Unternehmen Carillion Alawi LLC mit einem integrierten Facilities Management (IFM) für seine 12 Standorte.
Seit Beginn der Beziehung im Jahr 2013 arbeitet das IFM-Team bei PDO unermüdlich an der Implementierung neuer Technologien und der Realisierung neuer Effizienzsteigerungen. Anfang 2018 verlagerte das Team seinen Schwerpunkt auf die ERP-Plattform des Unternehmens, die zur Verwaltung von IFM-Prozessen eingesetzt wurde.
Optimierte Prozesse
Beschränkung von 46 einzelnen Beschaffungsschritten auf 14 automatisierte Schritte spart 2300 Stunden pro Jahr
Digitalisierung
Umstellung auf elektronische Bestandsprozesse spart 70.000 Blatt Papier pro Jahr
Besserer Überblick
Besserer Überblick durch Verwaltung von Assets, Einrichtungen und zugehörigen Prozessen auf einer einheitlichen Plattform
„Unser bestehendes System wurde den Anforderungen der Immobilienaktivitäten unseres Unternehmens nicht gerecht“, erklärt Ibrahim Abri, Operations Delivery Team Leader bei PDO Corporate Real Estate. „Es funktionierte zwar ganz gut für die Wartung unserer Erdöl- und Erdgasprozesse, hatte aber seine Probleme mit Aufgaben, für die ein CAFM-System (Computer-aided Facilities Management) besser geeignet wäre.“
Er fügt hinzu: „Es gab kein Kundenmodul und aus Kostengründen war eine Implementierung in unserem alten System nicht möglich.“ Darüber hinaus musste das Team zumeist ganz hinten anstehen, wenn es um maßgeschneiderte Berichte oder Systemverbesserungen speziell für die Zwecke der Immobilienverwaltung ging. Die Beschränkungen des in einem geschlossenen Netz isolierten ERP-Systems erschwerten zudem die Implementierung einer Mobilitätslösung oder die Zusammenarbeit mit Supply-Chain-Partnern.“
Zur Unterstützung der gewünschten CAFM- und Immobiliengeschäftsprozesse half Carillion Alawi PDO Ende 2018 bei der Migration von der bisherigen Lösung zu einer cloudbasierte Instanz der IBM® Maximo® Application Suite. Die neue Plattform überwacht nun die fehlerbehebenden und planmäßigen Wartungstätigkeiten von PDO und seit Kurzem auch die Online-Verwaltung von linearen Anlagen, IoT-Geräten und Mobilität sowie das Kundenportal des Unternehmens. Die Maximo-Lösung kümmert sich auch um die zugehörige Berichtserstellung für über 60.000 wartbare Anlagen.
„Sie deckt alle auf 12 PDO-Standorte verteilten Bereiche ab“, erklärt Abri. „Instandhaltung, Umweltschutz, Catering, Reinigung – all die üblichen Kernfunktionen des Gebäudemanagements an unseren Standorten im Landesinneren und an der Küste.“
Neben der Migration konnte Carillion Alawi auch ein neues Kundenportal und eine entsprechende Android-App einführen, die von IBM Maximo Anywhere unterstützt wird und Benutzern den Zugriff auf die CAFM-Umgebung von ihren eigenen Geräten aus ermöglicht.
Nach dem Start des Kernsystems Ende 2018 wollte PDO das Einsatzspektrum der Lösung schnell erweitern und andere bereits integrierte Module nutzen.
„Wir wollten auch die Lager- und Bestandskontrolle aktualisieren“, fährt Abri fort. „Bis dahin hatte das IFM-Team zur Beschaffung neuer Ersatzteile größtenteils manuelle, papierbasierte Prozesse angewandt, die langwierige Genehmigungen – etwa 45 Tage – erforderten. Insgesamt verbrauchten wir jedes Jahr über 70.000 Blatt Papier, was hohe Energie- und Druckkosten verursachte.“
Mit der Umsetzung dieser nächsten Phase beauftragten PDO und Carillion Alawi den IBM Business Partner Praxis Solutions.
„Nach den Ersterkundungen stellten wir fest, dass Carillion Alawi zwar einen umfassenden Beschaffungsprozess für PDO eingerichtet hatte, das Beschaffungsteam aber mit gewissen Problemen mit den Antwortzeiten bei der Wartung konfrontiert war“, berichtet Ankit Jain, Solutions Architect und Managing Partner bei Praxis. „Deshalb arbeiteten wir zusammen mit dem Team von Carillion Alawi an der Digitalisierung des gesamten Vertrags-, Beschaffungs- und Bestandsverwaltungsprozesses. Gleichzeitig sollte sowohl für Carillion Alawi als auch für PDO ein vollständiger Überblick über die Prozessschritte sichergestellt werden.“
Das Praxis-Team stellte die auf die Lieferkette bezogenen Tätigkeiten von IFM auf das IBM Maximo Asset Management um. Diese Lösung verschaffte dem Unternehmen einen Überblick über die Bestandsverwaltung, die Nachbestellung und den Einkauf. In Zusammenarbeit mit Carillion Alawi wurden außerdem Objektstandards für die Immobilien des gesamten Unternehmens geschaffen und ein elektronischer Bestandskatalog für den Bedarf des IFM entwickelt, der die Bereinigung und Katalogisierung von über 11.000 Produkten ermöglichte.
„Jetzt arbeiten wir daran, die Prozesstransparenz weiter zu verbessern und die Implementierung von IBM Maximo durch Analysen zu erweitern“, fügt Jain hinzu. „Wir setzen verschiedene KPIs, Berichte und Dashboards ein, die Carillion Alawi und PDO weitere, messbare Einblicke in die Effektivität ihrer Prozesse verschaffen und sie in die Lage versetzen, diese Prozesse weiter zu optimieren.“
Während die neue Maximo-Lösung die Prozesseffektivität im gesamten Unternehmen verbessert hat, war im Bestandsmanagement von PDO wohl die größte Verbesserung zu verzeichnen. Im Laufe des Jahres 2019 beschaffte das Unternehmen rund 192.000 Artikel. Dank der Automatisierung und Rationalisierung dieser Prozesse muss PDO nun für die Ausführung oder Genehmigung seiner Geschäftsvorgänge kein einziges Blatt Papier mehr drucken, wodurch auch 25.579 damit verbundene Unterschriften entfallen.
„Von der Projektanfrage bis zur Ausstellung eines Auftrags mussten bisher 46 einzelne Schritte durchlaufen werden“, bemerkt Abri. „Jetzt sind es nur noch 14. Wir haben ausgerechnet, dass wir dank all dieser neuen Effizienzen im Laufe eines Jahres 2.300 Stunden einsparen können, was ungefähr einem Vollzeitäquivalent (VZÄ) entspricht.“
Gleichzeitig hat das Betriebsteam von PDO dank integrierter Leistungsdashboards einen besseren Überblick über die Aufgaben in den Bereichen Gebäudemanagement, Beschaffung und Wartung. Und da die meisten Prozesse über Maximo laufen, tragen integrierte Workflow-Trigger dazu bei, dass Probleme und Routineaufgaben schneller erledigt werden können.
Darüber hinaus verbesserte die Integration von Maximo in das PDO-Kundenportal auch die Erfassung von Kundenzufriedenheitsdaten. Das System importiert die Kundenbedürfnisse und -wünsche jetzt direkt in das Aufgabenmanagementsystem des Unternehmens, so dass diese Anfragen schneller bearbeitet und nicht so leicht übersehen werden.
Und letztendlich konnte die neue Mobilintegration die Verwaltung von CAFM-Aufgaben im Front-End-Bereich des Prozesses erheblich vereinfachen. „Die Zugänglichkeit war wirklich gut“, fügt Abri hinzu. „Man muss nicht ins Büro gehen oder vor Ort sein, um Berichte abzurufen. Man kann sich von zu Hause aus anmelden, und da im Oman weiterhin COVID-19-Beschränkungen herrschen, ist das wirklich praktisch.“
PDO (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 1937 gegründet und ist eines der größten Öl- und Gasunternehmen in der Region. Es beherrscht eine Fläche von 90.000 Quadratkilometern, was etwa einem Drittel der Fläche des Oman entspricht. Das Unternehmen betreibt rund 200 Ölfelder, 55 Erdgasfelder, 9.000 aktive Quellen und verfügt im Inland über mehr als 8.500 Mitarbeiter und 70.000 Auftragnehmer.
Über Carillion Alawi LLC
Carillion Alawi (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) bedient eine Vielzahl von Kunden mit Bau- und integrierten Gebäudemanagementlösungen. Das Unternehmen ist seit über 50 Jahren im Oman präsent und liefert erstklassige Objektinformationssysteme, die dem Immobilienmanagement von Unternehmen einen höheren Wert verleihen.
Über Praxis Solutions
Der IBM Business Partner Praxis (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) bietet IT-Lösungen und Beratungsleistungen mit den Schwerpunkten Enterprise Asset Management und Mobilität. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Dubai in den Vereinigten Arabischen Emiraten und unterhält weitere Standorte in Kuwait und Indien.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den USA, September 2021.
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Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist.
Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.