Aufbau einer starken Grundlage für intelligente Operationen

In einem Markt, der von Präzision und Geschwindigkeit bestimmt wird, können selbst kleine Ineffizienzen große Auswirkungen haben. Oiki, ein führender Hersteller und Vertreiber von Edelstählen und Speziallegierungen, erkannte, dass sein Order Management verbessert werden musste, um strategisches Engagement zu unterstützen, anstatt in administrativen Schritten stecken zu bleiben. Die meisten Kundenbestellungen trafen per E-Mail ein, sodass die Vertriebsmitarbeiter die Nachrichten manuell interpretieren und in internen Systemen nach Details suchen mussten. Dieser repetitive Workflow kostete wertvolle Zeit und verzögerte Reaktionen, was die Skalierbarkeit und Kundenzufriedenheit einschränkte.

Obwohl der Prozess kein unmittelbares operationelles Risiko darstellte, bedeutete er eine verpasste Chance auf Effizienzsteigerung und Wachstum. Die Chance lag auf der Hand: einen manuellen Prozess in einen optimierten, intelligenten Workflow umzuwandeln, der die Effizienz steigert und die Client Experience verbessert.

Um den Order Management-Prozess zu modernisieren, arbeitete Oiki mit IBM und BlueIT, einem IBM Business Partner, zusammen, um eine KI-gestützte Lösung zu entwickeln, die das watsonx-Ökosystem nutzt. Basierend auf IBM® watsonx.ai, ein KI-Entwicklungsstudio und angetrieben vom IBM Granite® Large Language Model (LLM), extrahierte die Lösung wichtige Details wie Produktcodes und Mengen aus E-Mail-Bestellungen. Diese Funktion wurde über IBM Cloud in die Workflow von OIKI integriert, um Skalierbarkeit und sichere Verbindung zu bestehenden ERP- und Dokumentendatenbanken sicherzustellen.

Die Lösung enthielt zudem dedizierte Module für Datenverwaltung und Governance, um sicherzustellen, dass die Automatisierung sowohl vertrauenswürdig als auch konform war. Ein KI-Agent, entwickelt mit IBM® watsonx Orchestrate® , interpretierte die Absicht, validierte Daten und löste nachgelagerte Aktionen aus. In Kombination mit der KI Accelerator-Methode von BlueIt und der Integration von Microsoft Teams schuf die Lösung eine automatisierte Umgebung. Diese Umstellung ermöglichte den Wechsel von der manuellen Datenorganisation zur strategischen Ausrichtung, was schnellere Reaktionen ermöglichte und den Grundstein für eine breitere Einführung von KI im gesamten Unternehmen von Oiki legte.

Die KI-gestützte Lösung führte einen halbautomatischen Auftragseingangsprozess ein, der zeitaufwändige manuelle Arbeit ersetzt. Die Vertriebsmitarbeiter laden nun eingehende E-Mails auf eine spezielle Benutzeroberfläche hoch, wo das System die Nachrichten analysiert, die Absicht erkennt und wichtige Details extrahiert. Dadurch wurde das Team von sich wiederholenden Aufgaben befreit und konnte sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie die Erstellung maßgeschneiderter Angebote und die Validierung von Bestellungen konzentrieren. Die internen Workflows wurden effizienter und die Reaktionszeiten verbesserten sich erheblich, was die Customer Experience verbesserte.

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank von 30 Minuten auf 12 Minuten – eine Reduzierung um 60 %. Im Bereich des Angebotsmanagements wurden Zeiteinsparungen von bis zu 180 Minuten pro Tag erzielt, wobei mit fortschreitender ERP-Integration weitere Einsparungen von über 45 % erwartet werden. Neben messbaren Effizienzsteigerungen verbesserte die Lösung auch die Genauigkeit und Konsistenz und ermöglichte es dem Team, schnellere und zuverlässigere Services zu erbringen. Diese Veränderungen stärken die Kundenbeziehungen und positionieren Oiki, um seine Geschäftstätigkeit selbstbewusst zu skalieren und gleichzeitig vorausschauend die KI auf weitere Workflows auszudehnen, um eine noch größere Wirkung auf das Geschäft zu erzielen.

Oiki Acciai Inossidabili SpA, gegründet 1966 und ansässig in Parma, Italien, ist ein führender Hersteller und Vertreiber von Edelstahl und Speziallegierungen. Seit mehr als 50 Jahren ist Oiki auf die Verarbeitung und Lieferung von Edelstahl in verschiedenen Formen spezialisiert, darunter Gussteile, Bleche, Stangen, Rohre und Winkel, und beliefert Industriekunden in ganz Europa.

BlueIT ist ein in Italien ansässiger IT-Service-Provider und Benefit-Unternehmen, das die digitale Transformation seiner Kunden durch seine digitalen Lösungen, Cybersicherheitsservices und kognitiven Managed Services sicher beschleunigen möchte.