Von isoliert zu nahtlos – Verbesserung der HR-Erfahrung für mobile Mitarbeiter

Als Folge davon verwaltete das HR-Team des NUHS zwei verschiedene HR-Systeme für alle Mitarbeiter in allen Einrichtungen. Die Berichterstattung war extrem umständlich und erforderte viele verschiedene Tabellenkalkulationen für jeden zu erstellenden Bericht. Das hat viel Zeit und Mühe gekostet.

Die zwei getrennten HR-Systeme erschwerten auch die Einreichung von Berichten an das Gesundheitsministerium und andere staatliche Stellen. Da diese verschiedenen Systeme Informationen oder Datenfelder sehr unterschiedlich definieren, war es eine Herausforderung, alle Informationen oder Statistiken innerhalb einer kurzen Bearbeitungszeit einzureichen.

Darüber hinaus musste die HR-Benutzererfahrung verbessert werden. Die Altsysteme wurden vor Ort gehostet und hatten keinen mobilen Zugriff. Daher mussten die Mitarbeiter des Gesundheitswesens physisch an den zentralen Arbeitsplatzcomputern anwesend sein, um auf das HR-System zuzugreifen, oder die Mitarbeiter der Personalabteilung um Hilfe bitten. Die mobilen Mitarbeiter konnten keine Ansprüche oder Urlaubsanträge einreichen, und die Personalleiter an anderen Standorten waren nicht in der Lage, Genehmigungen oder andere Aufgaben durchzuführen.

Nach der Umstrukturierung begannen die Führungskräfte damit, die beiden HR-Systeme in einem einzigen, cloudbasierten System zu konsolidieren – einem System, das auch eine mobile HR-App für den Self-Service der Mitarbeiter enthielt. NUHS bewertete die verschiedenen Optionen und entschied sich für SAP SuccessFactors, eine SaaS-Plattform, die Unternehmen bei der Rationalisierung und Automatisierung von Personalprozessen unterstützt. Dennoch gab es Bedenken, wie lange diese komplexe Umstellung dauern könnte, da NUHS das System in weniger als 12 Monaten einsatzbereit haben musste.

Aufgrund der Komplexität der Umstellung von zwei verschiedenen On-Premises-HR-Systemen auf die cloudbasierte Lösung SAP SuccessFactors suchte das NUHS einen Implementierungspartner, der sich mit SAP auskennt und Erfahrung im öffentlichen Gesundheitsmarkt Singapurs hat. Eine Bewertung führender Anbieter führte zur Auswahl von  IBM Consulting. Als Systemintegrator verfügte IBM über einschlägige Erfahrung und eine kostengünstige Preisgestaltung. NUHS benötigte Berater, die Dinge anpassen und eine Lösung liefern konnten, die den Bedürfnissen von NUHS entsprach, und IBM verstand diese Anforderungen.

IBM SAP SuccessFactors Consulting Services haben gemeinsam mit NUHS einen zweistufigen Plan entwickelt. Die erste Phase konzentrierte sich auf kritische, mit der Gehaltsabrechnung zusammenhängende HR-Funktionen wie Mitarbeiterdaten, Urlaub, Leistungs- und Weiterbildungsfunktionen. Die zweite Phase konzentrierte sich auf strategische HR-Funktionen wie Leistungsmanagement, Vergütung, Rekrutierung, Onboarding und Nachfolgeplanung. Es wurden Tools und Prozesse eingerichtet, um über Cloud-Updates auf die neueste Technologie zuzugreifen.

Eine wichtige Geschäftsanforderung war die Beibehaltung wichtiger Systeme vor Ort, einschließlich des Gehaltsabrechnungssystems mit seinen sensiblen Daten. IBM hat die SAP-Cloud-Plattform so entwickelt, dass die Kernanwendungen für die Gehaltsabrechnung nahtlos in die SaaS-HR- und PaaS-Vergütungslösungen integriert werden können. So können Mitarbeiter von einer einzigen Zielseite aus auf alle benötigten Anwendungen zugreifen.

IBM hat außerdem mit dem NUHS Business Partner Synapxe zusammengearbeitet, um eine nahtlose und sicherheitsrelevante Architektur aufzubauen. Darin verknüpften SAP Cloud Platform Integration, SAP Cloud Connector, SAP Web Dispatcher und der Enterprise Service Bus das SAP-Gehaltsabrechnungssystem mit den Cloud-HR-Anwendungen.

Um den Mitarbeitern eine sichere Anmeldung zu ermöglichen, arbeitete IBM eng mit Synapxe, der HealthTech-Agentur von Singapur, zusammen, um SAP Identity Authentication Services mit Zwei-Faktor-Authentifizierung zu implementieren. NUHS nutzte auch IBM Application Management Services for Hybrid Cloud, um die betriebliche Effizienz zu steigern.

Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, stellte das Entwicklungsteam auf Remote-Arbeit um. Sowohl IBM als auch NUHS trieben die Entwicklung voran, obwohl sie eine hohe operative Arbeitsbelastung im Zusammenhang mit Covid zu bewältigen hatten. Unter der Führung und Anleitung des Chief HR Officer der NUHS-Gruppe hat NUHS das Engagement und die Weiterbildung der Mitarbeiter überarbeitet, um die Maßnahmen der Wahrung von Sicherheitsabständen einzuhalten und Einschränkungen hinsichtlich der räumlichen Trennung zu überwinden.

Das Team von NUHS, Synapxe, SAP und IBM hat das Projekt in nur 10 Monaten abgeschlossen. Damit ist das NUHS in Singapur das erste Gesundheitszentrum, das eine cloudbasierte HR-Lösung mit mobilen Self-Service-Funktionen anbietet.

Nachdem die SAP SuccessFactors-Plattform im Januar 2021 in Betrieb genommen wurde, zeigte sie bereits im ersten Monat ihre Wirkung. Mehr als 13.000 NUHS-Mitarbeiter oder 92 % aller Nutzer haben sich bei der neuen myHR-Plattform angemeldet. Weitere 12.000 Mitarbeiter haben die myHR-Mobil-Apps aktiviert. Seitdem ist die Nutzungsrate von mobilen Apps auf über 90 % gestiegen.

Die mobile App ermöglicht es Mitarbeitern und Managern, per Self-Service persönliche Daten einzureichen, einzusehen und zu bearbeiten. Mitarbeiter können jetzt jederzeit und von überall auf ihre eigenen Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und drucken. Dies hat die Produktivität der Personalabteilung erheblich gesteigert, da die Mitarbeiter die Dokumente nicht mehr manuell drucken und bereitstellen müssen.

NUHS profitiert von den Vorteilen der SAP-SuccessFactors-HR-Plattform. Die Plattform ist ein großer Schritt nach vorn bei der Bereitstellung von flexibleren und reaktionsschnelleren HR-Diensten.

Mobiler Zugriff und Self-Service-Funktionen sorgen für eine besseres Benutzererfahrung. Mit einem einzigen gruppenweiten System kann NUHS nun die Personalrichtlinien und -prozesse in allen Ihren Institutionen angleichen. Das technische Team kann eine einzige, gemeinsam genutzte HR-Datenbank aufbauen, um HR-Analysen und Entscheidungen zu unterstützen. Das Unternehmensteam kann die Arbeitsabläufe im Personalwesen rationalisieren, indem es manuelle Prozesse und papiergebundene Abläufe eliminiert. Und die Plattform unterstützt die Personalbeschaffung durch die Einführung einer digitalen Kandidatenerfahrung.

Darüber hinaus können Personalleiter mit den umfangreichen neuen Personaldaten, die gesammelt werden, nun die leistungsstarken Berichts- und Analysetools der Plattform nutzen, was die Budget- und Planungsberichterstattung erheblich erleichtert, da die Benutzer nun selbst Berichte erstellen können, ohne sich an das HR-Team wenden zu müssen.

Die neue Plattform ermöglicht außerdem Kosteneinsparungen durch die Reduzierung der On-Premises-Lizenzen für SAP-Software. Darüber hinaus sparen die Mitarbeiter von NUHS Zeit, da die Lernkurve verkürzt wird und neue Funktionen schneller getestet werden können.

Das National University Health System (NUHS) (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) hat sich zum Ziel gesetzt, die Vorbeugung und Behandlung von Krankheiten zu verändern, indem es die Ursachen von Krankheiten aufdeckt, durch gemeinsame multidisziplinäre Forschung und klinische Studien wirksamere Behandlungen entwickelt und in Partnerschaft mit anderen, die die gleichen Werte und Visionen teilen, bessere Technologien und Versorgungssysteme schafft.

Zu den Einrichtungen der NUHS-Gruppe gehören das National University Hospital, das Ng Teng Fong General Hospital, das Jurong Community Hospital und das Alexandra Hospital; drei nationale Spezialzentren - das National University Cancer Institute, Singapur (NCIS), das National University Heart Centre, Singapur (NUHCS) und das National University Centre for Oral Health, Singapur (NUCOHS); die Polikliniken der Nationalen Universität (NUP); das Jurong Medical Centre; und drei gesundheitswissenschaftliche Fakultäten der NUS – die NUS Yong Loo Lin School of Medicine (einschließlich des Alice Lee Centre for Nursing Studies), die NUS Faculty of Dentistry und die NUS Saw Swee Hock School of Public Health.

Mit den Mitgliedsinstitutionen unter einer gemeinsamen Leitungsstruktur schafft NUHS Synergien für die Förderung der Gesundheit durch die Integration von Patientenversorgung, gesundheitswissenschaftlicher Ausbildung und biomedizinischer Forschung. Als regionales Gesundheitssystem arbeitet das NUHS eng mit Partnern aus dem Gesundheits- und Sozialwesen in ganz Singapur zusammen, um Programme zu entwickeln und umzusetzen, die zu einer gesunden und engagierten Bevölkerung im westlichen Teil von Singapur beitragen.

Synapxe (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist die nationale HealthTech-Agentur, die das Gesundheitswesen von morgen inspiriert. Als Knotenpunkt der Gesundheitstechnologie verbinden wir Menschen und Systeme, um ein gesünderes Singapur zu schaffen. Gemeinsam mit unseren Partnern entwickeln wir intelligente technologische Lösungen, um die Gesundheit von Millionen von Menschen jeden Tag und überall zu verbessern. Überdenken Sie die Zukunft der Gesundheit gemeinsam mit uns auf www.synapxe.sg.