Die CTIL Cement Division liefert täglich Tausende Tonnen Zement in ganz Indien aus, und für jede Lieferung ist ein gültiger elektronischer Frachtbrief erforderlich. Die manuelle Verwaltung dieser E-Frachtbriefe würde einen erheblichen Verwaltungsaufwand erfordern.

Die CTIL Cement Division und Cateina haben den Prozess der elektronischen Frachtbriefe dadurch automatisiert, dass das ERP-System des Unternehmens in der Lage ist, direkt mit den Systemen der Regierung zu kommunizieren, indem sie IBM Cloud Integrationslösung nutzten.

Als die indische Regierung beschloss, ein komplexes System nationaler und staatlicher Steuern, Zölle und Aufschläge durch eine einzige Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) zu ersetzen, stellte dies sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance für die CTIL Cement Division dar.

Die GST legt neue Anforderungen für Unternehmen fest, die Waren zwischen Staaten transportieren. Gemäß den GST-Regeln muss jede Warensendung, die mehr als eine vorgeschriebene Anzahl von Kilometern über eine Staatsgrenze transportiert wird, in staatlichen Systemen mit einem elektronischen Frachtbrief (E-Waybill) registriert werden. Mit dem elektronischen Frachtbrief können die Prüfer verifizieren, ob jeder LKW oder Zug die angegebenen Waren transportiert und ob die entsprechenden Steuern bezahlt wurden.

Benutzer können elektronische Frachtbriefe auf verschiedene Weise erstellen, beispielsweise über das offizielle Webportal oder die mobile App oder durch Senden einer SMS. Für ein Unternehmen wie die CTIL Cement Division, das rund 12 Millionen Tonnen Zement pro Jahr produziert und ausliefert, bedeuteten diese manuellen Ansätze jedoch, dass Mitarbeiter jede Woche Tausende von elektronischen Frachtbriefen erstellen, registrieren und verwalten mussten.

Infolgedessen verbrachten die entsprechenden Mitarbeiter in jedem der vier Werke und 192 Depots der CTIL Cement Division fast acht Stunden pro Tag mit dem Herunter- und Hochladen von unzähligen von Tabellenkalkulationen für die Frachtbriefverwaltung. Die Erstellung der Frachtbriefe erfolgte in Papierform mit physischer Unterschrift, so dass die Bearbeitung eines jeden Frachtbriefs etwa fünf Minuten dauerte. Auch Compliance-Prozesse erfolgten manuell, was die Bearbeitungszeit noch weiter verlängerte.

Auf der Suche nach einer Möglichkeit zur Optimierung der Bearbeitung der Frachtbriefe sah die CTIL Cement Division auch die Chance, die Integration ihrer IT-Landschaft im Allgemeinen zu verbessern. Die internen Systeme des Unternehmens wurden über Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen miteinander verknüpft und es war schwierig, Daten mit Dritten wie der Regierung, Lieferanten, Händlern und Transportdienstleistern auszutauschen.

„Anstatt nur eine weitere Punkt-zu-Punkt-Lösung zu entwickeln, haben wir uns entschieden, das Gesamtbild zu betrachten“, sagt Amit Bahl. „Durch den Aufbau einer zentralen Plattform konnten wir nicht nur die Herausforderung des GST-E-Frachtbriefs lösen, sondern es auch viel einfacher machen, in Zukunft neue Dienste hinzuzufügen.“

Durch die erfolgreiche Bereitstellung der E-Frachtbrief-Lösung erwartet die CTIL Cement Division eine vollständige Kapitalrendite. Das Unternehmen schätzt, dass jedes seiner Werke und Depots acht Stunden pro Tag dadurch einsparen wird, dass die tabellenbasierte Verwaltung von Frachtbriefen entfällt, und dass die Bearbeitungszeit für die Erstellung jedes Frachtbriefs um mehr als 60 Prozent von fünf Minuten auf nur eine bzw. zwei Minuten verkürzt wird. Dank dieser administrativen Einsparungen kann das Unternehmen einige seiner Mitarbeiter für produktivere Aufgaben einsetzen.

Die Plattform gibt der CTIL Cement Division außerdem mehr Sicherheit, dass alle ihre Lieferungen ordnungsgemäß dokumentiert sind. Die Lastwagen des Unternehmens können ihre Fracht ohne Verzögerung an den Kontrollpunkten ausliefern, und es besteht kein Risiko, dass Steuerinspektoren aufgrund fehlender Papiere Geldstrafen verhängen.

Darüber hinaus sieht das Unternehmen die E-Frachtbrief-Lösung als ersten Schritt auf einer größeren Reise. Durch den Einsatz seiner neuen Integrationsplattform zur Rationalisierung oder Eliminierung veralteter manueller Prozesse erwartet das Unternehmen, in Zukunft weitere Effizienzsteigerungen und Geschäftsvorteile zu erzielen. Da es jetzt möglich ist, einen neuen Service in weniger als 10 Tagen zu entwickeln, sollte es auch möglich sein, neue Services schnell und ohne große IT-Investitionen bereitzustellen.

So plant das Unternehmen beispielsweise, RFID-Scanner in seine Prozesse zu integrieren, sodass es einzelne Zementchargen auf ihrem Weg vom Werk zum Lkw über das Depot bis zum Händler verfolgen kann. Durch die Kombination der RFID-Daten mit den GPS-Signalen der Lastwagen und den Informationen aus den elektronischen Frachtbriefen wird das Unternehmen in der Lage sein, die vollständige Rückverfolgbarkeit seiner Produkte nahezu in Echtzeit sicherzustellen. Dies könnte den 5.800 Händlern des Unternehmens helfen, genau zu verfolgen, wo sich ihre Sendungen befinden, sodass sie ihre Kunden über Liefertermine informieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen können.

Amit Bahl, CIO bei CTIL Cement Division, fasst zusammen: „Die Plattform, die wir mit IBM Cloud Integration aufgebaut haben, liefert uns den Einblick, den wir brauchen, um die Kosten durch die Optimierung von operativen Abläufen und Logistik zu senken. Wir können effizientere Routen planen und intelligentere Entscheidungen über Transportmittel treffen und werden so die Effizienz steigern und unseren Kunden schneller und zuverlässiger einen Mehrwert bieten.“

Century Textiles & Industries Ltd. – Cement Division (Link befindet sich außerhalb von IBM.com) verfügt über drei strategisch günstig gelegene Werke in Raipur in Chhattisgarh, Maihar in Madhya Pradesh und Chandrapur in Maharashtra sowie ein Mahlwerk in Murshidabad in Westbengalen. Die Produkte des Unternehmens werden unter dem Namen Birla Gold Premium Cement vermarktet, der seit mehr als vier Jahrzehnten eine renommierte Marke in der Branche ist.