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Stärkung der Employee Experience
AusNet Services verstärkt seine Personalabteilung mit IBM und SAP
AusNet ist ein Unternehmen, das durch seine Werte lebt. Und einer der Grundwerte des Unternehmens ist es, sich um das Wohlergehen seiner Mitarbeiter und seiner Kunden zu kümmern. Das ist eine große Aufgabe. Als eines der größten Energieversorgungs- und -vertriebsunternehmen in Victoria, Australien, sorgt das Unternehmen für 1,5 Millionen Kunden und beschäftigt mehr als 1.300 Mitarbeiter.
Das Gemeinschaftsgefühl beginnt von innen. „AusNet hat eine sehr integrative Kultur“, sagt Bernie Repacholi, Head of People Systems and Enablement bei AusNet. „Unsere Mitarbeiter bilden sinnvolle und lebenslange Beziehungen. Sie sind eng mit unserem Ziel verbunden, eine nachhaltige Zukunft zu beschleunigen.“
„Das spiegelt sich auch in dem wider, was wir für Kunden tun, denn wir sind in den Regionen tätig, in denen wir leben“, fährt sie fort. „Wir spielen eine entscheidende Rolle dabei, diese Regionen mit Energie zu versorgen und nachhaltige, sichere, zuverlässige und saubere Energie bereitzustellen.“
Im Jahr 2021 stand der Mensch im Mittelpunkt, als das Unternehmen unbeabsichtigte Unterzahlungen an derzeitige und frühere Mitarbeiter feststellte, die auf den Geltungsbereich und die Anwendung der geltenden Betriebsvereinbarungen und Prämien zurückzuführen waren.
AusNet entschied sich dafür, das Problem transparent anzugehen. „Einer der Grundwerte von AusNet ist, dass wir das Richtige tun“, sagt Repacholi. „Wir wollten diesem Wert wirklich gerecht werden.“ Das Unternehmen meldete das Problem freiwillig den Aufsichtsbehörden und kommunizierte mit den Mitarbeitern, die eine Nachzahlung für die Behebung erhielten.
Zur gleichen Zeit begann AusNet mit IBM® – mit dem es bereits eine Geschäftsbeziehung unterhielt – an der Evaluierung seiner Personalplattform zu arbeiten. Die Plattform bestand aus drei separaten Systemen. Obwohl sie funktionierte, war es für Manager und ihre Mitarbeiter schwierig und zeitaufwändig herauszufinden, in welches System sie sich für einen bestimmten Zweck einloggen mussten.
Im Rahmen seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit und Anwesenheit verlangte das Unternehmen von seinen Mitarbeitern, Stundenzettel auszufüllen. Die Mehrheit der Mitarbeiter war dies nicht gewohnt und kam mit dem System nur schwer zurecht.
AusNet musste seine bestehenden Personalprozesse modernisieren, indem es seine verschiedenen Systeme konsolidierte, manuelle Eingriffe reduzierte und die Personalaufgaben für Mitarbeiter und Manager beschleunigte.
Reduzierung der HR-Verwaltungszeit für die nächsten 5 Jahre
Geschäftsprozesse über 3 Systeme konsolidiert in 1
Bei der Suche nach dem besten Ansatz für die Erneuerung seines Personalsystems zog AusNet zwei Optionen in Betracht: die bestehende Plattform, die veraltete Personalmodule von SAP SuccessFactors enthielt, zu verbessern oder das veraltete System durch SAP SuccessFactors Employee Central, ein cloudbasiertes Personalinformationssystem (HRIS), zu ersetzen. Als Transformationsberater für das Projekt betrachtete SAP SuccessFactors Consulting Services – Teil von IBM Consulting™ Business Transformation Services – das Problem aus einer systemischen Perspektive und empfahl die letztgenannte Lösung.
Auf der Grundlage von SAP SuccessFactors Employee Central entschied sich AusNet für mehrere zusätzliche Module, um seine Geschäftsanforderungen zu erfüllen und die Produktivität zu steigern. In erster Linie wurde ein Zeiterfassungsmodul ausgewählt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden. Darüber hinaus wurden die bestehenden Personalmodule verbessert.
Als ein Team – ein weiterer interner Kernwert von AusNet – schlossen sich IBM und AusNet mit SAP-Experten zusammen, um die Lösung im Juli 2022 zu implementieren. Dabei leitete ein einziger Projektmanager die Bemühungen. Der Aufbau eines Softwaresystems und eines Compliance-Frameworks rund um Unternehmensvereinbarungen war eine große Herausforderung. Der Prozess umfasste viele Stunden der Einarbeitung von Geschäftsregeln, Informationen aus rechtlichen Dokumenten und Compliance-Metriken.
Während das IT-Team von AusNet das Projekt initiierte und während der gesamten Laufzeit stark involviert war, war das Personalteam für einen Großteil der Entwicklung des Systems verantwortlich. Das Team setzte eine Kombination aus agilen Prinzipien und menschenzentriertem Design ein, war jedoch aufgrund von Compliance-Anforderungen gezwungen, die Mitarbeiter zu befragen.
„Wir haben ganz bewusst mit Mitarbeitern und Führungskräften darüber gesprochen, wie wir sie gerne einbeziehen würden“, sagt Repacholi. „Wir richteten eine Unternehmensreferenzgruppe ein, deren Aufgabe es war, sicherzustellen, dass die mit dem Projekt befassten Unternehmensmitarbeiter über die Vorgänge informiert waren. Einige Dinge konnten ermöglicht werden, andere nicht. Deshalb sorgten wir dafür, dass der Änderungsplan wirklich klar war.“
Gleichzeitig blieb das Team der Transparenz-Praxis von AusNet treu und kommunizierte durchgehend mit den Mitarbeitern. Bei Bedarf wurde auch eine Testgruppe hinzugezogen. „Es gab einige Dinge, die wir auf dem Weg entdeckten, die ein Umdenken bei der Konfigurationsarbeit erforderten“, sagt Repacholi. „Der Vorteil war, dass IBM uns wissen ließ: ‚Was auch immer wir tun müssen, um zum Ende zu kommen, wir passen das System weiter an, um AusNets maßgeschneiderte Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass es richtig funktioniert.‘“
Letztendlich implementierte das Team die Lösung und konsolidierte 38 Geschäftsprozesse aus drei Systemen in einem.
Heute erntet AusNet die Früchte seines neuen Personalsystems. Die schnelle Markteinführung ist entscheidend, um potenzielle Mitarbeiter anzuziehen und zu halten. Zu diesem Zweck hat das neue System den Einstellungsprozess von AusNet erheblich beschleunigt. Bisher mussten neue Stellengesuche drei Genehmigungsstufen durchlaufen. Die endgültige Genehmigung erfolgte durch den General Manager, was bis zu zwei Wochen dauern konnte. Jetzt ist ein Compliance-Team der einzige Genehmiger und erteilt täglich Genehmigungen.
Die Mitarbeiter können nun ganz einfach Arbeitszeitnachweise auf ihren Mobilgeräten ausfüllen und sind von den zusätzlichen Vorteilen, die das System bietet, begeistert. „Die Transparenz, wie alles funktioniert, wird von allen geschätzt“, sagt Repacholi. „Führungskräfte verfügen über Zeiterfassungs-Dashboards, in denen sie Muster dafür erkennen können, wie viel Zeit in Projekte investiert wird. Das System integriert Geschäftsregeln für die Zeiterfassung und wendet diese automatisch an, wenn Mitarbeiter beispielsweise Anspruch auf Zulagen oder Überstunden haben.“
Das Management weiß nun genau, welche Gehälter die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer geleisteten Arbeitsstunden erhalten. Diese Fähigkeit eröffnet auch Gespräche über Gesundheit und Wohlbefinden, wenn Mitarbeiter Überstunden machen. Das Management kann die Bereiche des Unternehmens erkennen, in denen es Herausforderungen bei der Ressourcenbeschaffung gibt, und schnell darauf reagieren.
Da das Compliance-Framework fest im System verankert ist, kann sich AusNet auf die Richtigkeit der zugrunde liegenden Daten und Systeme verlassen. Anstatt dass sich das Management bei der Zuweisung von Mitarbeitern zu neuen Positionen auf Tabellenkalkulationen bezieht, weist das System automatisch und ohne manuelles Eingreifen die richtigen Gehaltspunkte zu – Informationen, die für alle Mitarbeiter klar sichtbar sind.
AusNet geht davon aus, dass es in den nächsten fünf Jahren in der Lage sein wird, die Verwaltungszeit im Personalwesen um bis zu 50 % zu reduzieren. Das Unternehmen prüft derzeit mögliche zusätzliche Funktionen innerhalb von SAP SuccessFactors, wie z. B. die Überarbeitung des Onboarding-Prozesses und die weitere Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
„Bei diesem Projekt kamen wir alle zusammen und arbeiteten als ein Team mit einem gemeinsamen Ergebnis“, schließt Repacholi. „Uns war klar, dass IBM uns nicht gleich nach dem Start verlassen würde. Es ist wirklich eine Beziehung, die auf gegenseitigem Vertrauen beruht. Wir vertrauen auf IBM und IBM vertraut darauf, dass wir die erforderlichen Informationen bereitstellen, um Lösungen zu entwickeln, die letztendlich unseren Anforderungen entsprechen.“
Das in Melbourne, Australien, ansässige Unternehmen AusNet (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein Energieversorgungs- und -vertriebsunternehmen, das drei regulierte Strom- und Gasnetze in Victoria, Australien, betreibt. Das Unternehmen befindet sich im Privatbesitz von Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, einem von Brookfield Asset Management kontrollierten Unternehmen.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika. Oktober 2023.
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