O objetivo da modelagem de dados é ilustrar os tipos de dados usados e armazenados dentro do sistema e as relações entre eles. Também descreve as formas como os dados podem ser agrupados e organizados, juntamente com seus formatos e atributos.
Os modelos de dados são construídos em torno das necessidades empresariais. As regras e requisitos são definidos antecipadamente por meio do feedback dos stakeholders para que possam ser incorporados ao projeto de um novo sistema ou adaptados na iteração de um sistema existente.
Os dados podem ser modelados em vários níveis de abstração. O processo começa coletando informações sobre os requisitos dos negócios dos stakeholders e dos usuários finais. Essas business rules são então traduzidas em estruturas de dados para formular um projeto concreto de banco de dados. Um modelo de dados pode ser comparado a um roteiro, um blueprint ou qualquer diagrama formal que facilite uma compreensão mais profunda do que está sendo projetado.
A modelagem de dados emprega esquemas padronizados e técnicas formais. Essa abordagem oferece uma maneira comum, consistente e previsível de definir e gerenciar recursos de dados em toda a organização, ou até mesmo para além dela.
Idealmente, os modelos de dados são documentos ativos que evoluem junto com as mudanças nas necessidades comerciais. Eles desempenham um papel importante na compatibilidade com os processos de negócios e no planejamento da arquitetura e estratégia de TI. Os modelos de dados podem ser compartilhados com fornecedores, parceiros ou colegas do setor.