Exemplos de planos de contingência: um guia passo a passo para ajudar sua empresa a se preparar para o inesperado

As empresas geralmente são definidas pela forma como lidam com eventos que estão fora de seu controle. Por exemplo, a forma como você reage a uma tecnologia disruptiva ou lida com uma mudança repentina nos mercados pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.

O planejamento de contingência é a arte de se preparar para o inesperado. Mas, por onde começar, e como separar as ameaças que podem causar danos reais à sua empresa das que não são tão críticas?

Aqui estão algumas definições importantes, melhores práticas e exemplos sólidos para ajudá-lo a criar planos de contingência para o que quer que sua empresa enfrente.

Os planos de contingência de negócios, também conhecidos como "planos de continuidade de negócios" ou "planos de resposta a emergências", são planos de ação para ajudar as organizações a retomar as operações de negócios normais após uma interrupção não intencional. As organizações criam planos de contingência para ajudá-las a enfrentar uma variedade de ameaças, incluindo desastres naturais, downtime não planejado, perda de dados, violações de rede e mudanças repentinas na demanda dos clientes.

Um bom lugar para começar é com uma série de perguntas "e se" que proponha vários cenários de pior caso para os quais você precisará ter um plano. Por exemplo:

• E se um ativo crítico enguiçar, causando atrasos na produção?
• E se seus três principais engenheiros pediram demissão ao mesmo tempo?
• E se o país onde seus microprocessadores são construídos foi repentinamente invadido?

Bons planos de contingência priorizam os riscos enfrentados por uma organização, delegam responsabilidade aos membros das equipes de resposta e aumentam a probabilidade de a empresa se recuperar totalmente após um evento negativo.

1. Faça uma lista de riscos e priorize-os de acordo com a probabilidade e a gravidade.

No primeiro estágio do processo de planejamento de contingência, os stakeholders debatem uma lista de riscos potenciais que a empresa enfrenta e realizam uma análise de risco em cada um deles. Os membros da equipe discutem possíveis riscos, analisam o impacto de cada um e propõem cursos de ação para aumentar sua preparação geral. Você não precisa criar um plano de gerenciamento de riscos para cada ameaça que sua empresa enfrenta, apenas aquelas que seus tomadores de decisões avaliam como altamente prováveis e com um impacto potencial nos processos normais de negócios.

2. Crie um relatório de análise de impacto nos negócios (BIA)

A análise de impacto nos negócios (BIA) é uma etapa crucial para entender como as diferentes funções de negócios de uma empresa responderão a eventos inesperados. Uma maneira de fazer isso é observar quanta receita da empresa está sendo gerada pela unidade de negócios em risco. Se a BIA indicar que é uma porcentagem alta, a empresa provavelmente desejará priorizar a criação de um plano de contingência para esse risco de negócios.

3. Faça um plano

Para cada ameaça potencial que sua empresa enfrenta que tenha uma alta probabilidade de ocorrência e um alto impacto potencial nas operações de negócios, você pode seguir estas três etapas simples para criar um plano:

• Identifique os gatilhos que colocarão um plano em ação: por exemplo, se um furacão estiver se aproximando, quando a tempestade aciona seu curso de ação? Quando está a 80 quilômetros de distância? 160 quilômetros? Suas equipes precisarão de orientações claras para saberem quando começar a executar as ações que lhes foram atribuídas.
• Crie uma resposta apropriada: a ameaça para a qual sua organização se preparou chegou, e as equipes estão entrando em ação. Todos os envolvidos precisarão de instruções claras e acessíveis, protocolos fáceis de seguir e uma maneira de se comunicar com outros stakeholder.
• Delegue responsabilidade de forma clara e justa: como qualquer outra iniciativa, o planejamento de contingência exige um gerenciamento eficaz do projeto para ter sucesso. Uma maneira comprovada de resolver isso é criar um gráfico RACI. RACI significa responsável, responsabilizável (accountable), consultado e informado e é um processo amplamente usado para ajudar equipes e indivíduos a delegar responsabilidade e reagir a crises em tempo real.

4. Obtenha a adesão de toda a organização e seja realista quanto aos custos

Às vezes, pode ser difícil justificar a importância de colocar recursos na preparação para algo que pode nunca acontecer. Mas, se os eventos destes últimos anos nos ensinaram alguma coisa, é que ter planos de contingência sólidos é inestimável.

Pense nos problemas das cadeias de suprimentos e na escassez crítica causados pela pandemia ou no caos das cadeias de suprimentos globais provocado pela invasão da Ucrânia pela Rússia. Quando se trata de convencer os líderes de negócios sobre o valor de ter um Plano B implementado, é importante analisar o panorama geral — não apenas o custo do plano, mas os custos potenciais incorridos se nenhum plano for implementado.

5. Teste e reavalie seus planos regularmente

Os mercados e os setores estão em constante mudança; portanto, a realidade que um plano de contingência enfrenta quando é acionado pode ser muito diferente daquela para a qual ele foi criado. Os planos devem ser testados pelo menos uma vez por ano, e novas avaliações de risco devem ser realizadas.

Aqui estão alguns cenários modelo que demonstram como diferentes tipos de empresas se preparariam para enfrentar riscos. O processo de três etapas descrito aqui pode ser usado para criar modelos de planos de contingência para quaisquer ameaças que sua organização enfrente.

Um provedor de rede enfrentando uma interrupção maciça

E se o seu negócio principal fosse tão crítico para seus clientes que o downtime de apenas algumas horas pudesse resultar em milhões de dólares em perda de receita? Muitas redes de internet e celulares enfrentam esse desafio todos os anos. Aqui está um exemplo de um plano de contingência que os ajudaria a se preparar para enfrentar esse problema:

1. Avalie a gravidade e a probabilidade do risco: um estudo recente da Open Gear (link externo a ibm.com) mostrou que apenas 9% das organizações globais evitam interrupções de rede em um trimestre médio. Juntamente com o que se sabe sobre esses ataques — que eles podem causar milhões de dólares em danos e ter um impacto imensurável na reputação da empresa — esse risco teria que ser considerado altamente provável e altamente grave em termos do dano potencial que poderia causar à empresa.
2. Identifique o gatilho que colocará seu plano em ação: neste exemplo, quais sinais os tomadores de decisões deveriam ter observado para saber quando uma provável interrupção estava começando? Isso pode incluir violações de segurança, desastres naturais iminentes ou qualquer outro evento que tenha precedido interrupções no passado.
3. Crie a resposta certa: os líderes da organização vão querer determinar um objetivo de tempo de recuperação (RTO) e um objetivo de ponto de recuperação (RPO) razoáveis para cada categoria de serviço e dados que sua empresa enfrenta. O RTO geralmente é medido com uma métrica de tempo simples, como dias, horas ou minutos. O RPO é um pouco mais complicado, pois envolve determinar a idade mínima/máxima dos arquivos que podem ser recuperados rapidamente dos sistemas de backup para restaurar as operações normais da rede.

Uma empresa de distribuição de alimentos lidando com uma escassez inesperada

Se seus negócios principais tiverem cadeias de suprimentos complexas que passam por diferentes regiões e países, o monitoramento das condições geopolíticas nesses locais será fundamental para manter a integridade de suas operações de negócios. Neste exemplo, veremos um distribuidor de alimentos se preparando para enfrentar a escassez de um ingrediente muito necessário devido à volatilidade em uma região que é crítica para sua cadeia de suprimentos:

1. Avalie a gravidade e a probabilidade do risco: os líderes da empresa têm acompanhado as notícias na região onde obtêm o ingrediente e estão preocupados com a possibilidade de agitação política. Como eles precisam desse ingrediente para fabricar um de seus produtos mais vendidos, tanto a probabilidade quanto a gravidade potencial desse risco são classificadas como altas.
2. Identifique o gatilho que colocará seu plano em ação: a guerra irrompe na região, fechando todos os portos de entrada/saída e restringindo severamente o transporte dentro do país por via aérea, rodoviária e ferroviária. O transporte de seu ingrediente será um desafio até que a estabilidade retorne à região.
3. Crie a resposta certa: os líderes de negócios da empresa criam um plano de contingência em duas frentes para ajudá-los a enfrentar esse problema. Primeiro, eles procuram proativamente fornecedores alternativos desse ingrediente em regiões que não são tão propensas à volatilidade. Esses fornecedores podem custar mais e levar tempo para mudar, mas quando o custo geral de uma interrupção geral da produção que ocorreria no caso de uma guerra é levado em consideração, o custo vale a pena. Em segundo lugar, eles procuram uma alternativa a esse ingrediente que possam usar em seu produto.

Uma rede social enfrentando uma violação de dados de clientes

Os gerentes de uma grande rede social sabem de um risco de segurança cibernética em seu aplicativo e estão trabalhando para corrigi-lo. Caso sejam hackeados antes de consertarem o problema, é provável que percam dados confidenciais de clientes:

1. Avalie a gravidade e a probabilidade do risco: eles classificam a probabilidade desse evento como alta, pois, como rede social, são alvo frequente de ataques. Eles também avaliam a gravidade potencial dos danos à empresa como alta, já que qualquer perda de dados confidenciais de clientes os exporá a processos judiciais.
2. Identifique o gatilho que colocará seu plano em ação: os engenheiros informam a liderança da rede social de que um ataque foi detectado e que as informações confidenciais de seus clientes foram comprometidas.
3. Crie a resposta correta: a rede contrata uma equipe de resposta especial para ajudá-los em caso de ataque e proteger seus sistemas de informação e restaurar a funcionalidade do aplicativo. Eles também mudam sua infraestrutura de TI para tornar os dados dos clientes mais seguros. Por fim, eles trabalham com uma empresa de RP respeitável para preparar um plano de divulgação e mensagens para tranquilizar os clientes caso suas informações pessoais sejam comprometidas.

Quando as operações de negócios são interrompidas por um evento negativo, um bom planejamento de contingência fornece estrutura de resposta e disciplina à organização. Durante uma crise, tomadores de decisões e funcionários muitas vezes se sentem sobrecarregados pelo acúmulo de eventos fora de seu controle, e ter um plano de backup completo ajuda a restabelecer a confiança e retornar as operações ao normal. 

Aqui estão alguns benefícios que as organizações podem esperar de planos de contingência sólidos:

• Tempos de recuperação aprimorados: empresas com bons planos em vigor se recuperam mais rapidamente de um evento disruptivo do que empresas que não se prepararam.
• Custos reduzidos — financeiros ede reputação: bons planos de contingência minimizam os danos financeiros e de reputação de uma empresa. Por exemplo, embora uma violação de dados em uma rede social que comprometa informações de clientes possa resultar em ações judiciais, ela também pode causar danos a longo prazo se os clientes decidirem deixar a rede porque não confiam mais na empresa para manter suas informações pessoais seguras.
• Maior confiança e moral: muitas organizações usam planos de contingência para mostrar aos funcionários, acionistas e clientes que pensaram em todas as possíveis eventualidades que poderiam acontecer com sua empresa, dando a eles a confiança de que a empresa tem seus interesses em mente.

O IBM Maximo Application Suite é uma solução integrada baseada em nuvem que ajuda as empresas a responder rapidamente a mudanças nas condições. Ao combinar o poder da inteligência artificial (IA), da Internet das coisas (IoT) e análise de dados avançada, ele permite que as organizações maximizem o desempenho de seus ativos mais valiosos, aumentem sua vida útil e minimizem os custos e o downtime.