Por que usar a mineração de processos?

Mineração de processos é uma ferramenta para o gerenciamento moderno de processos empresariais (BPM). Ela está na interseção da ciência de dados e da ciência de gerenciamento. A mineração de processos é composta por um grupo de estratégias com um objetivo comum: obter insights sobre os processos dentro dos sistemas de informação por meio de unidades chamadas registros de eventos.

A técnica que uma organização utiliza para a mineração de processos depende do estágio em que seus modelos de processos residem. Aqui estão as três principais técnicas de mineração de processos:

• Descoberta de processos: esta é a técnica mais comum e funciona também como um elemento fundamental. A descoberta gera um modelo de processo que pode ser usado para verificar a conformidade e as melhorias futuras. Você pode pensar na descoberta de processos como "descobrir o que está acontecendo".
• Verificação de conformidade: com a verificação de conformidade, os algoritmos identificam quaisquer desvios nos resultados esperados do modelo de processo. Você pode pensar nessa técnica como "descobrir onde estamos saindo dos trilhos".
• Aprimoramento do modelo: com a descoberta e a verificação de conformidade implementadas, você pode querer se aprofundar no aprimoramento do processo, que começa com o aprimoramento do modelo. Você pode pensar nessa técnica como uma forma de "encontrar oportunidades de melhoria".

Juntas, essas técnicas de mineração de dados ajudam as organizações a manter um alto nível de padronização, previsibilidade e melhoria contínua. As empresas podem usar a mineração de processos para a otimização de um único processo, um único departamento ou de toda a organização.

As empresas que identificaram e conseguem monitorar seus KPIs de processo têm a vantagem de uma análise mais profunda do processo. Elas podem identificar pontos fracos em seus processos de negócios e encontrar caminhos de baixo risco para melhorias, tornando-os mais ágeis e competitivos no mercado.

Veja como a mineração de processos as ajuda a alcançar e manter essa agilidade e vantagem competitiva:

• Aprimoramento do business intelligence: os insights baseados em dados e as melhorias sugeridas ajudam os stakeholders a chegar a um consenso e a tomar decisões operacionais de negócios mais rapidamente.
• Identificação dos gargalos do processo: a mineração de processos ajuda as organizações a ter uma noção de onde existem gargalos não detectados anteriormente, para que possam lidar com as causas raiz e recuperar a eficiência em processos comuns.
• Identificação dos desvios do processo: as organizações sabem como um processo de negócios deve funcionar, mas qualquer processo tem o potencial de apresentar desvios que podem interromper o fluxo de trabalho. A mineração de processos revela os processos reais e as etapas reais do processo, incluindo quaisquer desvios. Isso representa oportunidades de melhoria.

A mineração de processos aplica algoritmos a conjuntos de dados de registro proprietários de sistemas de TI. A granularidade dos dados de registro (do mais minuciosos ao mais consolidados) determina a facilidade com que eles podem ser analisados e aproveitados (sendo os mais consolidados mais fáceis de analisar e aproveitar do que os minuciosos).

Uma abordagem de mineração de processos multissistema pode incluir dados de eventos de toda a organização. Portanto, é possível que as fontes de dados sejam tanto sistemas (por exemplo, planejamento de risco empresarial (ERP) e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)) quanto departamentos (por exemplo, Recursos Humanos).

O que é um registro de eventos?

Vamos dar um passo atrás e analisar nossa fonte: o registro de eventos. Um registro de eventos é um registro digital que ajuda as organizações a entender o que está acontecendo em uma rede. Em muitos aspectos, é como uma fotografia que captura um momento ou uma ação específica.

Outra maneira simples de entender isso é: algo aconteceu (um evento) em um determinado momento (registro de data e hora). Associadas a essa data e hora podem estar informações adicionais úteis. Por exemplo, alguém tenta, sem sucesso, fazer login em uma aplicação SaaS. Além do evento e do registro de data e hora, haveria um incidente associado ao registro. Juntamente com a análise e as visualizações que a tecnologia de mineração de processos pode fornecer, o registro de eventos pode ajudar a criar uma imagem mais completa do que ocorreu em uma transação complexa.

A mineração de processos pode ser aplicada a qualquer organização (em qualquer setor) que empregue e registre processos de negócios. Veja a seguir alguns casos de uso comuns de mineração de processos:

• Fabricação e distribuição: o processo de levar produtos ao mercado nunca foi tão minuciosamente analisado quanto hoje. A integridade e a produtividade das pessoas em todo o mundo dependem da velocidade de fabricação e distribuição de vacinas e equipamentos de saúde relacionados. A mineração de processos pode eliminar os gargalos entre os muitos atores distribuídos, com resultados críticos para todos.
• Vendas: a mineração de processos pode examinar os ciclos de vendas em busca de desvios e outras ineficiências. Isso pode ajudar as empresas a alocar melhor os recursos e aprimorar os processos, reforçando métricas como o tempo de fechamento de negócios, uma grande vantagem para as empresas B2B cujos ciclos podem variar de três a nove meses, abrindo oportunidades para os concorrentes aumentarem sua participação de mercado.
• Finanças: a mineração de processos pode ajudar os departamentos financeiros a tornar processos de negócios, como as auditorias, mais eficientes ao identificar desvios, como as compras não autorizadas, que é a prática de adquirir bens e serviços fora de um processo de aquisição estabelecido.
• E-commerce: a mineração de processos pode ajudar as organizações a entender melhor como funciona um determinado processo do cliente, a fim de aumentar as vendas e melhorar a experiência do cliente. Por exemplo, uma empresa de comércio eletrônico pode gerar modelos que revelam rapidamente métricas importantes, como a relação entre páginas da web, os caminhos críticos para a compra, o ciclo do pedido ao recebimento e o tempo para a resolução de problemas (no lado do suporte).
• Saúde, a mineração de processos pode melhorar a eficiência do atendimento ao paciente, bem como a eficiência e a redução de custos associados ao fluxo de trabalho interdepartamental em um ambiente de saúde. O impacto se estende ao paciente/usuário – consultas e tempos de espera mais curtos são geralmente benéficos tanto para os pacientes quanto para o prestador de serviços de saúde. Ela também ajuda a organização em questões como fluxos de trabalho de imagem de alto custo, por exemplo.

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Para mais informações sobre como usar a mineração de processos e outros tipos de automação inteligente como RPA, confira o artigo Process Mining and RPA: Meet the Ultimate Automation Power Couple.