Digitalização da experiência de planejamento de PI

O planejamento de incrementos de programas (PI) é um elemento-chave da metodologia ágil empresarial. Embora tenha sido inicialmente popularizado pelo Scaled Agile Framework (SAFe), que continua a promover as melhores práticas relacionadas ao conceito, o planejamento de PI tem consciência universal como uma atividade de planejamento. É adotado até mesmo por organizações que não estão totalmente comprometidas com o framework SAFe.

Ecoando princípios de atividades ágeis em nível de equipe, o planejamento de PI inicialmente enfatizou a colaboração pessoal e o uso de dispositivos físicos, como quadros e notas adesivas. A COVID-19 acelerou uma mudança para o planejamento remoto de PI para uma força de trabalho totalmente remota para continuar o desenvolvimento e a entrega de produtos digitais. A eficácia desses eventos de planejamento normalmente sofria com os aspectos colaborativos da experiência, frequentemente recebendo o maior impacto.

A maioria das organizações continuará tendo uma combinação de força de trabalho remota, híbrida e presencial. Embora os gerentes de portfólios e as equipes de produtos tenham algumas ferramentas aprovadas às pressas para facilitar as atividades básicas do planejamento de PI, uma volta ao presencial é incerta.

Isso faz com que um esforço coordenado para revisar e selecionar a plataforma ideal para digitalizar o planejamento de PI seja uma tarefa importante para os líderes da organização. Mesmo em situações em que o planejamento de PI presencial é uma opção para as equipes de produtos, a plataforma certa irá aprimorar a atividade. Isso pode ajudar várias equipes a executar com mais agilidade e integrar os planos do programa à estratégia empresarial mais ampla.

Os programas ágeis devem compartilhar muitas informações entre várias equipes. Isso significa que o planejamento de PI eficaz requer dados compartilháveis e acessíveis — o que não é fácil quando ferramentas diferentes acessam diferentes armazenamentos de dados. As informações frequentemente ficam bloqueadas em silos departamentais ou em ferramentas, dificultando a apresentação de informações multifuncionais às equipes de programas ágeis.

Uma plataforma ideal para o planejamento de PI remoto age como uma fonte única da verdade para todas as equipes. Ela deve capturar e exibir informações para equipes específicas e incorporar informações em visualizações apropriadas para o programa. Isso permite que várias equipes, tanto remotas quanto presenciais, trabalhem e compartilhem informações no evento de planejamento enquanto observam conforme o próprio programa toma forma.

O desenvolvimento do quadro do programa, um dos principais resultados do evento de planejamento de PI, serve como um ótimo exemplo. Esses quadros dependem de informações da capacidade e disponibilidade da equipe, listas de funcionalidades, quadros de ideias, prioridades estratégicas e roteiros como entrada para planejar visualmente o programa. Eles exibem compromissos com a entrega de funcionalidades, dependências e marcos.

A partir daí, as sessões de discussão aproveitam visualizações específicas da equipe das mesmas informações para planejar e gerenciar suas histórias de usuários, funcionalidades e dependências para vários quadros e listas. Isso também permite que as equipes migrem, classifiquem e editem itens de forma rápida e eficiente. 

Um exemplo é a capacidade de visualizar informações possibilitada por uma plataforma digital. Uma plataforma de planejamento de PI digital pode agilizar os esforços de planejamento pré-programa, permitindo que as equipes insiram proativamente sua capacidade para os próximos incrementos, ajustem as caixas de tempo de incremento e muito mais.

O planejamento de PI é uma atividade colaborativa; sempre foi e sempre será. Mas, os eventos de planejamento presenciais, com seus silos de informações, não eram tão colaborativos quanto poderiam ser. Embora uma fonte única da verdade forneça uma base para a colaboração, ainda há oportunidades de melhorar a colaboração com uma experiência digital.

Por exemplo, uma plataforma para planejamento de PI remoto deve promover a comunicação da equipe por meio de comentários sobre elementos de informação, como histórias de usuários, tarefas e backlogs. Compatibilidade com comentários "@mention" alerta efetivamente as equipes por meio de mensagens comuns, e-mail e outras ferramentas de colaboração. Votação de confiança, pesquisas e retrospectivas também são elementos essenciais do planejamento e da execução de PI que podem ser aprimorados por meio da experiência digital correta.

Ao usar uma plataforma digital para planejamento de PI remoto, todas as informações da atividade de planejamento ficam no sistema para que as equipes comecem a executar imediatamente após o evento de planejamento. Visões específicas de equipe de uma única fonte de informações criam dashboards de equipes, calculam métricas de fluxo e equipam as equipes com melhores práticas de DevOps para gerenciar a execução do programa. Uma fonte única da verdade também proporciona agilidade à execução do programa, ao permitir que as equipes se ajustem rapidamente às mudanças.

Isso contrasta com a captura de decisões de planejamento em ativos físicos e a inserção manual de dados em conjuntos de ferramentas isolados após o evento de planejamento. Essas mesmas ferramentas isoladas também limitam a agilidade e a capacidade de uma equipe de reagir a alterações durante a execução das atividades do programa. Esses desafios podem ser resolvidos adotando a plataforma certa para o planejamento de PI.

Historicamente, o planejamento de programas ágeis se concentrava na capacidade disponível das equipes e nas funcionalidades e histórias de usuários incorporados ao próximo incremento do programa. As considerações financeiras estavam limitadas aos custos de mão de obra.

Conforme as empresas de hoje continuam escalando as práticas ágeis, elas observam o impacto da entrega ágil no TCO de produtos, nos gastos gerais de negócios e nas receitas. Uma nova funcionalidade pode afetar tudo, desde receita e assinaturas, consumo de serviços de nuvem, taxas de suporte e contratos, custos unitários e despesas necessárias com ativos de capital, até custos operacionais de longo prazo.

Adicionar visibilidade das finanças holísticas à atividade de planejamento de PI remoto normalmente não é uma preocupação prioritária para as equipes de produtos durante o planejamento de PI. Como resultado, esse não é um recurso normalmente compatível com a maioria das plataformas de fornecedores, mas isso pode impactar significativamente os planos resultantes e o valor agregado. No futuro, qualquer oportunidade de incorporar dados financeiros ao planejamento ágil deve representar uma prioridade máxima para as organizações.

Atualmente, para a maioria das organizações, especialmente aquelas com forças de trabalho distribuídas, a digitalização das atividades de planejamento de PI é essencial. A plataforma certa pode ajudar a facilitar e melhorar o planejamento de PI local e remoto, além de reforçar os elementos colaborativos da atividade de planejamento. Uma plataforma digital para o planejamento de PI pode quebrar silos de informações, eliminar lacunas de conhecimento e manter todas as equipes alinhadas enquanto executa um programa complexo.