Gerenciamento de processos de negócios

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Gerenciamento de processos de negócios

Saiba mais sobre gerenciamento de processos de negócios e como ele pode ajudar a otimizar e automatizar continuamente seus processos de negócios para melhorar a eficiência e reduzir custos.

O que é gerenciamento de processo de negócios?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM), conforme definido pelo Gartner (link externo à IBM), emprega métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar a estratégia e os processos de negócios. Embora às vezes seja confundido com gerenciamento de tarefas e de projetos, seu escopo é mais amplo do que esses tópicos adjacentes. O gerenciamento de tarefas se concentra em tarefas individuais, enquanto o BPM observa todo o processo de ponta a ponta. O gerenciamento de projetos se refere a um escopo de trabalho único, enquanto o BPM se concentra especificamente em processos que podem ser repetidos. Por meio da reengenharia contínua de processos, as organizações podem simplificar seus fluxos de trabalho gerais, levando a maior eficiência e economia de custos. Este conceito não é novo. Os princípios six sigma e lean são exemplos de metodologias de BPM.

Ao incorporar análises avançadas, monitoramento de atividades e recursos de gerenciamento de decisões, os conjuntos de gerenciamento de processos de negócios são capazes de coordenar pessoas, sistemas, informações e materiais para alcançar resultados de negócios. Como resultado, eles têm sido particularmente úteis para acelerar estratégias de transformação digital.

Tipos de BPM

Existem três tipos principais de gerenciamento de processos de negócios: centrado na integração, centrado no ser humano e centrado em documentos

  • BPM centrado na integração: este tipo de BPM se concentra em processos que não requerem muito envolvimento humano. Esses processos são mais dependentes de APIs e mecanismos que integram dados entre sistemas, como gerenciamento de recursos humanos (HRM) ou gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
  • BPM centrado no ser humano: ao contrário do BPM centrado na integração, este tipo gira em torno do envolvimento humano, normalmente onde as aprovações são necessárias. Interfaces de usuário intuitivas com recursos de arrastar e soltar permitem que as equipes atribuam tarefas a diferentes funções, tornando mais fácil manter os indivíduos responsáveis ao longo do processo.
  • BPM centrado em documentos: este tipo de BPM gira em torno de um documento específico, como um contrato. Quando as empresas compram um produto ou serviço, ele precisa passar por diferentes formas e rodadas de aprovação para desenvolver um acordo entre o cliente e o fornecedor.

Ciclo de vida gerenciamento de processos de negócios

Um sistema BPM bem-sucedido começa definindo os estágios envolvidos em um fluxo de trabalho. Isso ajuda a equipe a identificar áreas de melhoria e métricas para controlar o progresso. Ao aplicar o gerenciamento de processos de negócios, as organizações podem melhorar suas operações, levando a melhores resultados de negócios. Para alcançar esses resultados, deve-se entender completamente o ciclo de vida do BPM. Aqui estão as cinco etapas do ciclo de vida:

  1. Design de processo: a equipe deve começar delineando os marcos dentro do processo. A partir daí, as tarefas individuais dentro do processo geral de BPM devem ser identificadas junto com os proprietários das tarefas para cada etapa do fluxo de trabalho. As etapas devem ser claramente definidas para que a equipe possa identificar as áreas de otimização do processo e as métricas subsequentes para controlar sua melhoria.
  2. Modelar: Durante esta etapa, a equipe deve criar uma representação visual do modelo de processo. Isso deve incluir detalhes específicos, como cronograma, descrições de tarefas e qualquer fluxo de dados no processo. A utilização do software de gerenciamento de processos de negócios é útil durante essa etapa.
  3. Executar: a equipe deve realizar uma prova de conceito, testando o novo sistema BPM com um grupo limitado. Depois de incorporar qualquer feedback, a equipe pode começar a implementar o processo para um público mais amplo.
  4. Monitorar: durante esta fase, a equipe deve monitorar o processo, medindo as melhorias na eficiência e identificando quaisquer gargalos adicionais.
  5. Otimizar: na etapa final, a equipe faz os ajustes finais no processo para melhorar a atividade de negócios.

Um projeto de BPM bem-sucedido requer um planejamento cuidadoso e comunicação aberta, mas depois de melhorar um conjunto de atividades, as equipes percebem rapidamente os benefícios disso.

Benefícios de gerenciamento de processos de negócios

As soluções de BPM aumentam o valor organizacional por meio da melhoria de processos, gerando uma série de benefícios. Algumas destas incluem:

  • Maior eficiência e economia de custos: os sistemas BPM ajudam a otimizar os processos existentes e a incorporar mais estrutura no desenvolvimento de novos processos. Ele faz isso removendo redundâncias e gargalos de processo, resultando em maior eficiência e produtividade. Com mais agilidade, as empresas podem alcançar os resultados de negócios pretendidos em um ritmo mais rápido e podem alocar quaisquer recursos excessivos para outro trabalho de alta prioridade.
  • Experiência aprimorada para funcionários e clientes: um conjunto de ferramentas de BPM ajuda a eliminar o trabalho repetitivo e a tornar as informações mais acessíveis. Ao remover distrações, os funcionários são capazes de se concentrar em seu trabalho e seus clientes, levando a aumentos na satisfação do cliente. Fluxos de trabalho claros também reduzem a curva de aprendizado dentro do processo de integração do funcionário, aumentando a produtividade e o engajamento.
  • Processos mais escaláveis: como o BPM permite uma melhor execução de processos e automação do fluxo de trabalho, isso transfere bem ao dimensionar processos para outras geografias em todo o mundo. As ferramentas de gerenciamento de processos de negócios podem trazer clareza às funções, garantindo consistência ao longo do processo, e também podem revelar oportunidades para incorporar regras de negócios para automação, permitindo que as equipes se concentrem mais na inovação.
  • Maior transparência: uma vez que a automação do processo de negócios define claramente os proprietários das tarefas ao longo do processo, isso fornece mais transparência e responsabilidade ao longo de um determinado processo. Isso promove mais comunicação entre as equipes,
  • Menos dependência de equipes de desenvolvimento: o BPM oferece recursos com baixa necessidade de codificação que removem dependências potenciais no desenvolvimento. Os usuários de negócios podem ser integrados a essas ferramentas de forma rápida e fácil, aumentando a automação do processo em toda a empresa.

Casos de uso de gerenciamento de processos de negócios

O software BPM fornece mais estrutura em torno dos processos, removendo algumas das ineficiências em um determinado fluxo de trabalho. Alguns exemplos em que foi aplicado com sucesso incluem:

  • Distribuição de conteúdo: As empresas de mídia podem usar o BPM para automatizar o processo de preparação e entrega de conteúdo, desde a criação até a distribuição. Um sistema de gerenciamento de processos de negócios pode ser projetado para interagir com gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de direitos, tráfego de conteúdo e sistemas de ordens de serviço.
  • Atendimento ao cliente: os representantes de atendimento ao cliente podem identificar as perguntas mais frequentes para os robôs de chat, aliviando a equipe quando há um grande volume de solicitações de serviço. Os dados de transcrição de call centers e robôs de chat também podem ajudar a automatizar ainda mais os processos, bem como fornecer respostas mais personalizadas para os clientes.
  • Finanças: as empresas podem criar modelos para padronizar os envios de pedidos de compra de várias equipes, permitindo a elas adquirir software ou hardware de negócios mais rapidamente. Além disso, fluxos de trabalho customizados podem ser estabelecidos para cenários exclusivos.
  • Recursos humanos: O RH pode empregar BPM para simplificar o gerenciamento de documentos e o fluxo de trabalho. Ele oferece um ambiente mais estruturado para o processamento de formulários de RH, como entrada e saída de funcionários, avaliações de desempenho, solicitações de férias e aprovação de planilha de horas.
  • Setor bancário: Ao processar indivíduos ou empresas para empréstimos, os bancos precisam avaliar os candidatos quanto ao risco potencial de crédito. Isso envolve a coleta de informações de várias fontes, como candidatos, empregadores e agências de classificação de crédito. O BPM acelera as decisões sobre a elegibilidade do empréstimo, gerenciando o fluxo de informações em todo o processo e reduzindo os erros na documentação.
  • Preenchimento de pedidos: As empresas podem melhorar a eficiência operacional de seus sistemas de preenchimento de pedidos usando o BPM. Eles podem usar o BPM para gerenciar ofertas especiais, captura de pedidos e preenchimento de pedidos. Isso muda o processo em direção ao gerenciamento de pedidos centrado no cliente, que oferece maior valor de negócios.

O gerenciamento de processos de negócios e a IBM

O BPM ajuda sua empresa a obter valor de negócios e aprimorar sua vantagem competitiva. É também um passo importante à medida que a necessidade de automação se amplia nos negócios e nas operações de TI. Uma mudança em direção a uma maior automação deve começar com projetos pequenos e mensuráveis de sucesso, que você pode ajustar a escala e otimizar para outros processos e em outras partes da sua organização.

Trabalhando com a IBM, você terá acesso aos recursos de automação impulsionados por IA, incluindo soluções de BPM ajustáveis em escala que automatizam e aumentam os processos, decisões e conteúdo de negócios, para ajudar a acelerar a inovação tornando cada processo mais inteligente.

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