O rápido crescimento trouxe grandes mudanças para o distribuidor de data center TIM. Para apoiar uma expansão adicional e aumentar a flexibilidade, a empresa desejava padronizar processos e simplificar a integração de novos funcionários.

Ao escolher a solução IBM Blueworks Live™ baseada na nuvem e amigável ao usuário, a TIM adquiriu os recursos para capturar e gerenciar processos de forma colaborativa em todos os departamentos.

Nos últimos anos, a TIM AG sofreu com sucesso taxas de crescimento consistentes. A empresa planeja aproveitar todas as oportunidades de crescimento futuro.

Para atingir o seu objetivo, a administração da empresa voltou a sua atenção para dentro. Especificamente, ela queria analisar continuamente e, aproveitando o conhecimento e a experiência dos funcionários, otimizar os processos de negócios.

Christian Franzen, Líder de Equipe de Vendas Internas e Gestão de Processos na TIM, explica: "Para atender às demandas de volumes de negócios maiores, frequentemente contratamos novos membros da equipe." Nossos clientes esperam que esses funcionários demonstrem um alto nível de competência. Além disso, nos esforçamos continuamente para reduzir o tempo necessário para integrar novos funcionários para aproveitar sua capacidade mais rapidamente.

“Ao mesmo tempo, nosso objetivo é aumentar ainda mais a produtividade dos funcionários e a eficiência da empresa à medida que crescemos. É exatamente essa eficiência que repassamos aos nossos clientes.”

Para superar esses desafios, a TIM começou a buscar por uma nova solução de gestão de processos que pudesse oferecer o melhor suporte possível para sua abordagem e planos futuros. Christian Franzen acrescenta: "Queremos permitir que todos os funcionários participem ativamente. Eles devem ser capazes de simplesmente levantar sugestões de melhorias, sem ter que perder tempo criando diagramas de processo."

Após avaliar diversas ferramentas no mercado, a TIM escolheu o IBM Blueworks Live como a base para transformar sua abordagem de gerenciamento de processo empresarial e se preparar para o crescimento futuro.

"Escolhemos o IBM Blueworks Live porque ele oferece os recursos de gerenciamento de processos que estávamos procurando e é muito fácil de usar", diz Christian Franzen. "Além disso, o modelo de entrega na nuvem nos ajuda a manter nosso ambiente de TI simples. Por se tratar de uma solução em nuvem, conseguimos começar rapidamente, sem um longo prazo de entrega, investimentos iniciais ou custos administrativos.

"Atualmente, todos os funcionários, estejam eles na nossa sede ou em um dos nossos dois escritórios internacionais, têm acesso instantâneo à documentação de processos mais recente em um só lugar," ele continua. "Chamamos isso de 'uma ferramenta para tudo', pois nos dá uma ferramenta centralizada de gestão do conhecimento para todos os processos, desde a cobertura de férias até auditorias."

Ao gerar automaticamente fluxogramas de fácil compreensão, a solução auxilia a TIM a formalizar e padronizar processos com base nas melhores práticas, armazenando diretrizes, modelos de documentos e outras documentações de suporte juntamente com as informações do processo.

Usando a API REST do IBM Blueworks Live, o TIM AG cria automaticamente backups regulares de documentos e outros artefatos armazenados na nuvem. Isso inclui, por exemplo, processos no formato padrão aberto BPMN 2.0. Além disso, os dados da solução em nuvem podem ser integrados a outros aplicativos e sistemas.

"Graças à experiência da equipe da IBM Blueworks Live, começamos rapidamente com a solução e a adaptamos às nossas necessidades, por exemplo, ao implementar o backup local automatizado," acrescenta Christian Franzen. "É um ótimo produto que alcança o equilíbrio certo entre simplicidade e funcionalidade completa."

Agora que todos os colaboradores podem encontrar as informações de processo de que precisam em um único local, a equipe não precisa mais consultar diferentes sistemas para aprender sobre fluxos de trabalho específicos e modelos relacionados. O tempo que economizam agora pode ser gasto de forma mais produtiva.

Em particular, a TIM fornece uma visão rápida dos procedimentos essenciais, o que é especialmente útil para ajudar novos funcionários a se familiarizarem rapidamente. Christian Franzen elaborou: "Até agora, recebemos um feedback muito bom de novos funcionários. O IBM Blueworks Live nos ajudou a reduzir o tempo de integração em 50%, permitindo que novos funcionários comecem mais rápido e trabalhem de forma mais eficiente. E para os gerentes, torna-se mais fácil trabalhar com equipes em crescimento, porque os funcionários podem procurar as coisas sozinhos, em vez de pedir conselhos ao chefe. Isso provou ser uma grande economia de tempo.”

Melhoria colaborativa

A interface do usuário intuitiva e a apresentação bem projetada dos fluxos de trabalho permitiram à TIM acelerar a captura de seus processos. A facilidade de uso também contribuiu para altas taxas de aceitação pelos usuários em toda a empresa.

Christian Franzen comenta: "Usando o IBM Blueworks Live, cada colaborador pode comentar sobre os fluxos de trabalho e sugerir como podemos fazer as coisas melhor, nos permitindo aproveitar suas experiências práticas e conhecimento institucional. Essa abordagem colaborativa desbloqueou inúmeras otimizações de processos e incentiva a melhoria contínua.”

Fluxos de trabalho padronizados

Os processos claramente documentados também permitem a padronização em todas as equipes dentro da empresa. Christian Franzen dá um exemplo: "No passado, algumas equipes tinham processos diferentes para tarefas semelhantes. Ao concordarmos com um padrão único, aumentamos a produtividade em todas as equipes. Isso torna nossa organização mais flexível como um todo, pois fica muito mais fácil repassar tarefas para outros membros da equipe, por exemplo, quando um funcionário sai de férias.

Com o IBM Blueworks Live, a TIM conquistou uma base confiável para otimizações mais gerais de seus fluxos de trabalho internos.

Christian Franzen conclui: "Ao reduzir o tempo de integração para novos funcionários e facilitar melhorias incrementais e colaborativas nos processos para aumentar a eficiência, o IBM Blueworks Live é um habilitador crucial para o crescimento futuro dos negócios."

A TIM AG é uma distribuidora líder de valor agregado para soluções de data center na região de fala alemã, com sede em Wiesbaden, Alemanha. Com mais de 160 funcionários, a empresa oferece uma ampla gama de produtos e serviços, incluindo soluções completas para provedores de serviços de TI.