ما المقصود بتحسين المخزون؟

إن الاحتفاظ بكمية كافية من المخزون في متناول اليد يمكن أن يساعد الشركات على تجنب نفاد المخزون—ولكن الاحتفاظ بكمية كبيرة من المخزون في وقت واحد يمكن أن يؤدي إلى نفقات إضافية. يتطلب تحسين المخزون الفعال فهم أنماط طلب العملاء وديناميكيات سلسلة التوريد والعوامل الأخرى التي تؤثر في مستويات المخزون.

يمكن للتقنيات المتقدمة والبيانات والممارسات الفعالة تبسيط عمليات إدارة المخزون. وهذا يمكن أن يعزز مرونة سلسلة التوريد ويساعد الشركات على اكتساب ميزة تنافسية.

إدارة المخزون هو مصطلح أوسع نطاقًا. وهو يشير إلى عملية طلب مخزون الشركة وتخزينه واستخدامه. والهدف من ذلك هو التأكد من تتبع كل المواد الخام والعناصر والمنتجات النهائية وحصرها لتقليل الخسائر والنقص والهدر.

يُعد تحسين المخزون أحد عناصر إدارة المخزون. في حين أن إدارة المخزون تتعلق بتتبع المخزون والتحكم فيه، فإن تحسين المخزون يتعلق بالقرارات الإستراتيجية التي تعمل على تحسين الكفاءة والربحية. وهو يركز على امتلاك الكمية المناسبة من المخزون بناءً على الموازنة بين تكاليف الاحتفاظ بمخزون كبير جدًا مقابل المبيعات المفقودة المحتملة التي قد تنتج عن وجود مخزون قليل جدًا.

كلاهما ضروري للإدارة الفعالة لسلسلة التوريد.

يمكن أن يتعارض الاحتفاظ بمخزون أكثر من اللازم أو أقل من اللازم مع الأنشطة التجارية والربحية. تحسين المخزون هو وسيلة لمعالجة التحديات الشائعة لإدارة المخزون.

تشمل التحديات التي تواجه إدارة المخزون ما يأتي:

• تقلب الطلب
• اضطرابات سلسلة التوريد
• تعقيد سلسلة التوريد
• تعقيد المنتج
• الموسمية
• نماذج الأعمال المتغيرة
• تغير طلبات العملاء

التقلبات في طلبات العملاء تجعل التنبؤ صعبًا. فمن دون مخزون كافٍ، قد تخسر الشركة مبيعاتها أو ينتهي بها الأمر مع عملاء غير راضين. ومع وجود مخزون أكثر من اللازم، قد تواجه الشركة تكاليف احتفاظ عالية. قد تصبح المنتجات قديمة أو غير صالحة للاستخدام—ما يمثل خطرًا كبيرًا بالنسبة إلى السلع سريعة التلف.

في بعض الأحيان، يتعذر على الموردين تسليم البضائع بسبب ظروف غير متوقعة مثل الكوارث الطبيعية أو الإضرابات العمالية أو غيرها من الأحداث العالمية. وإذا لم توضع خطة طوارئ، يمكن أن تؤدي الاضطرابات إلى نفاد المخزون ومنع الشركات من تلبية الطلبات.

قد تتضمن سلسلة التوريد العديد من الموردين ومرافق الإنتاج والمستودعات ومراكز التوزيع. وقد تُنتشر عناصرها عبر مواقع جغرافية مختلفة. تُعرف هذه الشبكات باسم سلاسل التوريد متعددة المستويات. يمكن أن تؤثر القرارات المتخذة في أحد المستويات تأثيرًا كبيرًا في المستويات الأخرى. وكلما كانت سلسلة التوريد أكثر تعقيدًا، زادت التحديات التي قد تواجهها الشركة في التنبؤ بزمن التسليم والتكاليف والموثوقية.

إذا كانت الشركة تقدم مجموعة واسعة من المنتجات ذات المتغيرات المختلفة، فستصبح احتياجات المخزون أكثر صعوبة. قد يكون لكل متغير من المنتجات فترات تسليم وموردون وأنماط طلب مختلفة، ما يعقد عملية إدارة المخزون والتنبؤ بالطلبات.

يمكن أن يرتفع الطلب على منتج ما أو ينخفض في أوقات مختلفة من العام، بحسب العطلات أو ظروف الطقس أو المناسبات الخاصة. ومن دون تخطيط دقيق، يمكن أن تكون الشركات غير مستعدة—أو تنهي الموسم بكميات كبيرة من المخزون غير المباع.

إن نماذج الأعمال المتغيرة، المدفوعة بعوامل مثل نمو التجارة الإلكترونية والمبيعات المباشرة إلى المستهلك، تجعل إدارة المخزون أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال، يتطلب البيع بالتجزئة متعدد القنوات من الشركات تحقيق التوازن بين المخزون عبر قنوات البيع المتعددة ومواقع تلبية الطلبات.

يبحث العملاء عن منتجات مخصصة، وتنوع أكبر، وسرعة التسليم في الوقت المحدد. وهذا يعني أن الشركات تحتاج إلى أساليب جديدة للتنبؤ وإدارة المخزون وشبكات التوزيع.

يمكن أن يؤدي تحسين المخزون إلى تقليل المخزون الزائد والمساعدة على تجنب نفاد المخزون. وقد يحسن أيضًا التدفق النقدي ويعزز أداء الأعمال بشكل عام.

بصفة عامة، تشمل فوائد تحسين المخزون ما يأتي:

• انخفاض تكاليف الاحتفاظ بالمخزون
• تقليل فرص نفاد المخزون
• الكفاءة التشغيلية
• تحسين التدفق النقدي والربحية
• تعزيز مرونة سلسلة التوريد
• رضا العملاء
• اتخاذ قرارات مستنيرة
• تحقيق قدر أكبر من الاستدامة

يحد التنبؤ الدقيق بالطلبات والحفاظ على مستويات المخزون المثلى من النفقات المرتبطة بالمخزون الزائد. وتشمل هذه التكاليف التخزين والتأمين والخسائر المحتملة إذا كانت المنتجات معرضة لخطر التقادم.

يزيد تحسين المخزون من احتمالية توفر المنتجات في المخزون عندما يريدها العملاء.

يساعد تحسين المخزون على تبسيط عمليات سلسلة التوريد، ما يقلل بدوره من تكاليف العمالة والتداول. وقد يقلل من مخاطر الطلبات المستعجلة أو تكاليف الشحن السريع التي قد تنشأ عن سوء تخطيط المخزون.

تعمل مستويات المخزون المحسّنة على توفير رأس المال العامل الذي يمكن استثماره في مجالات أخرى من العمل. ومن خلال تحقيق التوازن بين تكاليف المخزون ومستويات الخدمة، يمكن للشركات تحقيق أقصى قدر من الأرباح.

يقلل تحسين المخزون من ضعف الشركات عند مواجهة اضطرابات سلسلة التوريد. ومن خلال التأكد من وجود مخزون احتياطي لتلبية الطلبات في أثناء الأحداث غير المتوقعة، يمكن للشركة الاستمرار في تلبية طلباتها في الأوقات الصعبة.

مع تقليل حالات نفاد المخزون وحالات التأخير، من المرجح أن يحصل العملاء على المنتجات التي يريدونها في الوقت الذي يريدونه.

يوفر تحسين المخزون القائم على البيانات معارف تتيح للشركات رؤية منتجاتها وعملائها وعملياتها بطريقة أكثر تكاملاً.

يمكن أن يؤدي تحسين المخزون إلى تحسين جهود الاستدامة وقد يقلل من البصمة البيئية للشركة. كما أنه يقلل من الهدر من خلال مساعدة الشركات على تجنب الإفراط في الإنتاج والشحن السريع. وقد يحد أيضًا من المساحة المطلوبة للتخزين، ما يؤدي إلى تقليل استخدام الطاقة.

تستخدم حلول تحسين المخزون البيانات والتحليلات والخوارزميات المتقدمة لتحديد مستويات المخزون المثلى لكل وحدة حفظ مخزون (SKU) عبر سلسلة التوريد.

وتعتمد على التنبؤ الدقيق بالطلبات، أو التنبؤ بكمية السلع التي سيشتريها العملاء في المستقبل. تعتمد هذه التنبؤات على البيانات القديمة واتجاهات السوق والموسمية وعوامل أخرى.

ثم تحدد الشركات بعد ذلك الكمية المثلى من المخزون التي يجب الاحتفاظ بها بناءً على:

• زمن التسليم، أو الوقت الذي يستغرقه الحصول على السلعة من المورد أو الشركة المصنعة
  
  
• زمن معالجة البضائع الواردة، أو مقدار الوقت اللازم لمعالجة العنصر بمجرد وصوله إلى منشآتك
  
  
• زمن معالجة البضائع الصادرة، وهو الوقت والجهد اللازم لتجهيز العنصر للشحن إلى العميل النهائي
  
  
• تكلفة تخزين البضائع غير المباعة

لضمان تجديد المخزون، تحدد الشركات نقطة إعادة الطلب، أو الوقت المحدد الذي يجب فيه طلب مخزون جديد لمنع نفاد المخزون. وقد تضع في حسبانها أيضًا المخزون الاحتياطي، وهو مخزون إضافي يُحتفظ به كمخزون وقائي لمراعاة التباين في العرض أو الطلب. ويجب مراجعة خطط المخزون وتحديثها بانتظام بناءً على البيانات في الوقت الفعلي وظروف السوق المتغيرة.

تُستخدم العديد من تقنيات وإستراتيجيات تحسين المخزون لإدارة المخزون وتحسين المخزون:

• تحليل ABC
• كمية الطلب الاقتصادي (EOQ)
• المخزون في الوقت المناسب (JIT)
• تحسين المخزون متعدد المستويات (MEIO)
• المخزون المُدار من قِبل الموردين (VMI)

تحليل ABC هو طريقة لتصنيف عناصر المخزون بناءً على قيمتها وأهميتها.

عناصر الفئة A هي السلع ذات الأولوية العالية التي يجب مراقبتها بعناية بسبب قيمتها العالية أو لأنها تُباع سريعًا. وعناصر الفئة B هي سلع ذات قيمة ومعدل بيع معتدل. وعناصر الفئة C هي السلع منخفضة القيمة ذات معدلات البيع البطيئة.

حالة الاستخدام: يعد نهج تحسين المخزون هذا مفيدًا للشركات التي لديها مخزونات كبيرة لأنه يساعدها على تركيز الموارد على عناصر الفئة A المدرة للربح.

كمية الطلب الاقتصادي هو نموذج يستخدم لتقليل إجمالي تكاليف المخزون إلى أدنى حد. يمكن أن يؤدي طلب أعداد صغيرة من العناصر بشكل متكرر، أو طلب الكثير من العناصر والاضطرار إلى تخزينها والاحتفاظ بها، إلى ارتفاع النفقات. من خلال حساب كمية الطلب الاقتصادي، يمكن للشركات تحديد عدد العناصر الأكثر فعالية من حيث التكلفة لطلبها.

حالة الاستخدام: تكون كمية الطلب الاقتصادي مفيدة للغاية عندما يكون لدى الشركات طلب يمكن التنبؤ به وفترات تسليم ثابتة.

تهدف عملية التحسين هذه إلى إبقاء المخزون قيد التشغيل وتكاليف الحمل منخفضة قدر الإمكان. تُطلب المواد وتُستلم فقط عند الحاجة إليها في عملية الإنتاج. ويعني هذا النهج أن الشركات لديها عدد أقل من السلع لتخزينها، وغالبًا ما يكون لديها هدر أقل. ولكنه يتطلب أيضًا تنبؤًا دقيقًا بالطلبات وموردين جديرين بالثقة.

حالة الاستخدام: يعد نظام في الوقت المناسب (JIT) مفيدًا للشركات ذات مساحة التخزين المحدودة أو تلك التي تتعامل مع السلع سريعة التلف.

كما ذكرنا سابقًا، يمكن أن تتضمن سلاسل التوريد متعددة المستويات كيانات متعددة منتشرة في العديد من المواقع. وفي حين أن بعض طرق تحسين المخزون تعالج كل موقع على حدة، فإن تحسين المخزون متعدد المستويات يأخذ في الحسبان الروابط بين مختلف المستويات. يمكن استخدام ممارسات تحسين المخزون متعدد المستويات للحصول على رؤية شاملة لسلسلة التوريد.

حالة الاستخدام: يُعد تحسين المخزون متعدد المستويات مفيدًا بشكل خاص للشركات التي لديها سلاسل توريد معقدة ومتعددة المستويات حيث تؤثر قرارات المخزون في مرحلة ما على المراحل الأخرى.

مع نظام المخزون المُدار من قِبل الموردين، يستطيع المورد الوصول إلى بيانات مخزون الموزع ويكون مسؤولاً عن الحفاظ على مستويات المخزون التي يطلبها العميل. ويقرر المورد متى يُجدد المخزون وكمية الشحن، بناءً على المعايير المتفق عليها. يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى اتخاذ قرارات أكثر دقة بشأن المخزون لأن الموردين غالبًا ما تكون لديهم قدرات أفضل على التنبؤ ورؤية أوسع لطلبات السوق.

حالة الاستخدام: يُعد نظام المخزون المُدار من قِبل الموردين فعالاً للشركات التي تتطلع إلى تقليل تكاليف إدارة المخزون وتحسين العلاقات مع الموردين.

تعتمد الإدارة الحديثة للمخزون على التكنولوجيا والبرامج والأدوات المبتكرة، بما في ذلك:

• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
• برامج إدارة المخزون
• الذكاء الاصطناعي (AI)
• إنترنت الأشياء (IoT)
• الحوسبة السحابية

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على ربط العديد من العمليات التجارية في نظام واحد كامل لتبسيط الأنشطة عبر المؤسسة.عندما يتعلق الأمر بتحسين المخزون، يمكن أن توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات رؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون والمبيعات والطلبات والتسليمات. ويمكنها أتمتة المهام الروتينية مثل طلبات الشراء، ما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء البشرية.

صُمم برنامج إدارة المخزون، الذي غالبًا ما يكون مضمنًا في نظام تخطيط موارد المؤسسات، خصوصًا لتتبع مستويات المخزون والطلبات والمبيعات والتسليمات وإدارتها. ويمكنه تقديم تقارير مفصلة عن معدل استهلاك المخزون وأداء المنتجات وغيرها من المقاييس. وتساعد أنظمة إدارة المخزون هذه الشركات على تحديد الاتجاهات والتنبؤ بالطلبات وتحديد التسعير وتحسين مستويات المخزون.

يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) للعثور على الأنماط المعقدة في مجموعات البيانات الكبيرة. ويمكن لهذه العملية الجمع بين بيانات المبيعات القديمة واتجاهات السوق وأنماط الطقس والبيانات الاقتصادية لتقديم معارف أكثر دقة. وهذا يسمح للشركات بتوقع التغيرات في الطلب وتعديل مستويات المخزون لديها وفقًا لذلك.

عندما يتعلق الأمر بتحسين المخزون، يمكن أن تساعد أجهزة إنترنت الأشياء مثل علامات تحديد الهوية بترددات الراديو (RFID) أو الأرفف الذكية على تتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي. وهذا يمكن أن يحذر المديرين والمخططين مبكرًا باحتمالية نفاد المخزون أو مشكلات المخزون الزائد. كما أنه يوفر كفاءة وشفافية أكبر في سلسلة التوريد.

توفر المنصات السحابية أدوات تحسين المخزون القابلة للتوسع والتي يسهل الوصول إليها. ويمكنها تحسين التعاون ومشاركة البيانات في الوقت الفعلي عبر المؤسسة وسلسلة التوريد الخاصة بها. وهي في بعض الأحيان تكون أقل تكلفة من الأدوات المحلية، حيث إنها تغني عن الحاجة إلى استثمارات مسبقة كبيرة في الأجهزة والبرامج.

لقياس فعالية جهود تحسين المخزون، تتتبع الشركات عادةً المقاييس التالية: 

• معدل استهلاك المخزون، أو مدى سرعة بيع المخزون واستبداله خلال فترة معينة

• عدد أيام بقاء المخزون، أو متوسط عدد الأيام التي يستغرقها بيع المخزون

• تكلفة حمل المخزون، أو التكلفة الإجمالية للاحتفاظ بالمخزون، بما في ذلك التخزين والتأمين وتكلفة الفرصة البديلة

• معدل نفاد المخزون، أو نسبة تكرار نفاد المخزون من إجمالي الطلبات

• معدل استيفاء الطلبات، أو النسبة المئوية لطلبات العملاء التي تستوفى من المخزون المتاح

• دقة التنبؤات التي تقارن تنبؤات الطلبات بالمبيعات الفعلية

تسلط جائحة كوفيد-19 والتوترات الجيوسياسية والأحداث العالمية الأخرى الضوء على أهمية التخطيط المستنير لسلسلة التوريد. يساعد تحسين المخزون على بناء المرونة من خلال:

• توفير استجابة أسرع للاضطرابات
  
  
• تحقيق التوازن بين المخاطر والكفاءة في إدارة المخزون
  
  
• تحسين الرؤية عبر سلسلة التوريد
  
  
• دعم اتخاذ قرارات أفضل في أثناء الأحداث غير المتوقعة

من خلال برامج تحسين المخزون وإستراتيجياته وأدواته، يمكن للشركات الحد بشكل أفضل من تأثير اضطرابات سلسلة التوريد في أرباحها النهائية.