ما المقصود بالمخزون الاحتياطي؟

يُعَد الاحتفاظ بمخزون إضافي من أفضل ممارسات الإدارة الفعَّالة للمخزون. وتُعَد إدارة المخزون عنصرًا حاسمًا في سلسلة التوريد وتُشير إلى عملية طلب مخزون الشركة وتخزينه وبيعه. والهدف منها هو الحصول على المنتجات المناسبة في المكان المناسب وفي الوقت المناسب.

يمكن أن يكون تحديد مستويات المخزون الاحتياطي المناسبة عملية حسابية معقدة تستند إلى صيغة واحدة أو أكثر من صيغ المخزون الاحتياطي - ويمكن أن يؤثر المخزون الاحتياطي القليل جدًا أو الكثير جدًا في الأعمال تأثيرًا سلبيًا. واليوم، تساعد تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي (AI) وإنترنت الأشياء (IoT) وبرامج عرض المخزون الشركات على تحسين إدارة المخزون الاحتياطي وتكاليف المخزون وتخطيط الطلب.

ومن خلال المخزون الاحتياطي الأمثل، يمكن للشركات أن تكون واثقة من أن لديها ما يكفي من العناصر للحفاظ على رضا العملاء وتلبية الطلبات حتى في ظل تقلبات مثل:

• حالات الارتفاع المفاجئ في الطلب
  
• اضطرابات سلسلة التوريد
  
• أخطاء التنبؤ بالمخزون

تنجم الزيادات المفاجئة في طلبات العملاء عن الموسمية المتوقعة (مثل العطلات) والتحديات غير المتوقعة مثل ندرة الموارد والأحداث المناخية وزيادة المنافسة.

تتضمن سلاسل التوريد العديد من الأطراف المعنية. وقد لا تتمكن الأطراف الرئيسية من إكمال مهامها بسبب ظروف غير متوقعة مثل الكوارث الطبيعية أو الإضرابات العمالية أو غيرها من الأحداث العالمية التي تسبب عقبات ونقصًا في المواد الخام.

قد تؤدي دورات التخطيط البطيئة والمعرضة للأخطاء وغير المترابطة إلى عدم تطابق الطلب والعرض وبطء في تجديد المخزون وتنفيذ الطلبات.

على الرغم من أنهما قد يبدوان متشابهين، فالمخزون الاحتياطي يختلف عن مخزون الدورة. وكلاهما مهم لتلبية الطلبات والحفاظ على رضا العملاء.

مخزون الدورة هو كمية المخزون من عنصر معين واللازمة لتلبية الطلبات المنتظمة خلال فترة زمنية معينة. المخزون الاحتياطي هو المخزون الوقائي الذي يُحتفظ به بالإضافة إلى مخزون الدورة.

قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين الكمية المناسبة من المخزون الاحتياطي في مواقع متعددة. تزيد كثرة المخزون الاحتياطي من تكاليف الحمل. وفي مجال البيع بالتجزئة، على سبيل المثال، يؤدي المخزون الزائد إلى تخفيضات في الأسعار أو ما هو أسوأ، تصفية المخزون. وفي مجال الأعمال بين الشركات (B2B)، قد يعني المخزون الاحتياطي الزائد آلاف القطع المتخصصة التي يُحتفظ بها بتكاليف احتفاظ عالية. كما تتعرض السلع القابلة للتلف والحساسة للوقت مثل المواد الغذائية لخطر التلف عند الاحتفاظ بها لفترة طويلة.

وفي المقابل، عندما لا يكون لدى الشركات مخزون كافٍ في متناول اليد، فإنها تخاطر بفقدان المبيعات وإغضاب العملاء والإضرار بسمعة علامتها التجارية. ولهذه الأسباب، من الضروري حساب المخزون الاحتياطي بدقة.

يتطلب تحديد المستوى الصحيح للمخزون الاحتياطي لكل عنصر أو وحدة حفظ المخزون (SKU) حسابًا دقيقًا. ومع ذلك، لا توجد صيغة موحدة لحساب المستويات المثلى للمخزون الاحتياطي. تعتمد الصيغة التي تختارها الشركة على حالة الاستخدام ومتغيرات سلسلة التوريد المختلفة.

تتضمن العديد من صيغ المخزون الاحتياطي الأكثر شيوعًا المتغيرات التالية:

• درجة Z
• الانحراف المعياري لزمن التسليم (σLT)
• متوسط الطلب (D avg)

درجة Z هي مستوى الخدمة المطلوب أو عامل الخدمة المطلوب. وهو يمثل احتمال تلبية الشركة للطلب الفعلي. ويعني ارتفاع درجة Z انخفاض احتمالية نفاد المخزون وزيادة المخزون الاحتياطي. بينما يعني انخفاض درجة Z ارتفاع احتمالية نفاد المخزون ونقص المخزون الاحتياطي.

وهذا يقيس مدى اختلاف متوسط زمن التسليم للمنتج عن زمن التسليم الفعلي. ويشير الانحراف المعياري الأعلى إلى مجموعة بيانات أكثر تشتتًا.

هذا المتغير هو متوسط الطلب على عنصر ما خلال فترة زمنية معينة، وعادةً ما يكون في اليوم الواحد عند استخدامه في حسابات المخزون الاحتياطي.

هناك العديد من صيغ المخزون الاحتياطي ولكل منها حالة استخدام خاصة بها:

• الصيغة الثابتة
• صيغة متوسط الحد الأقصى
• صيغة Greasley
• صيغة Heizer Render
• الصيغ التكميلية

هذه الصيغة هي واحدة من أبسط الصيغ لأنها لا تأخذ في الحسبان تباين الطلب أو زمن التسليم. ومن المرجح أن تستخدم الشركات ذات الطلب وعمليات سلسلة التوريد الثابتة هذه الصيغة.

(متوسط المبيعات اليومية) × (عدد أيام المخزون)

تَحسِب هذه الصيغة متوسط الحد الأقصى لعدد الوحدات المطلوبة خلال فترة معينة. في حين أنها تأخذ في الحسبان تباين زمن التسليم، فهي لا تأخذ في الحسبان تباين الطلب. تساعد هذه الصيغة الشركات على تجنب مخاطر نفاد المخزون ولكنها قد لا توفر مخزونًا احتياطيًا كافيًا للزيادات الشديدة أو الموسمية في الطلب.

(أقصى استخدام يومي × أقصى زمن تسليم) - (متوسط الاستخدام اليومي × متوسط زمن التسليم)

يشير البعض إلى هذه الصيغة بصيغة الانحراف المعياري للمخزون الاحتياطي. وهي تأخذ في الحسبان التقلبات في زمن التسليم والطلب. وتُعَد أحد أكثر صيغ المخزون الاحتياطي دقة. 

(درجة Z) × (σLT) × (Davg)

تراعي هذه الصيغة التقلبات الكبيرة في العرض. ولا تأخذ في الحسبان تقلبات الطلب. وغالبًا ما تكون الصيغة المفضلة للشركات التي تعاني من تأخيرات متكررة في التوريد وفترات تسليم طويلة.

(درجة Z) × (σLT)

هناك أيضًا صيغ مكملة لحسابات المخزون الاحتياطي.على سبيل المثال، تحدد صيغة كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) الكمية المثلى للمخزون الذي يجب أن تحتفظ به الشركة للمساعدة على تقليل تكاليف المخزون. وتستخدِم صيغة أخرى، وهي صيغة نقطة إعادة الطلب (ROP)، كميات المخزون الاحتياطي ومتغيرات أخرى لتحديد الوقت المحدد الذي يجب فيه طلب منتجات جديدة لمنع نفاد المخزون.

بالإضافة إلى الصيغ، يمكن أن تساعد التقنيات والأدوات المختلفة على إدارة المخزون الاحتياطي وتحسينه:

• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
  
• برامج إدارة المخزون
• الذكاء الاصطناعي (AI)
• إنترنت الأشياء (IoT)

صُممت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لإدارة كل أجزاء العمل، بما في ذلك إدارة سلسلة التوريد والتصنيع. ويمكنها التنبؤ بالمبيعات بشكل أكثر دقة، ما يساعد الشركات على تقليل مستويات المخزون الاحتياطي المطلوبة. تُعَد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مفيدة بشكل خاص لتجار البيع بالتجزئة في التجارة الإلكترونية الذين يمكنهم استخدام هذه الأنظمة للمساعدة على طلبات الشراء وإدارة المستودعات.

يمكن لهذا البرنامج تتبُّع كمية المخزون والطلبات والمبيعات والتسليمات الخاصة بالشركة وإدارتها. ويمكنه مساعدة الشركة على تحديد التوجهات والتنبؤ بالطلبات وتحديد التسعير وتحسين كمية المخزون.

من خلال خوارزميات التعلم الآلي (ML)، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يعزز وظائف التنبؤ بالطلبات ودقتها بشكل كبير.فمن خلال الوصول إلى البيانات الداخلية والخارجية في الوقت الفعلي، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يوفر فهمًا أعمق لما يحفز الطلب. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تنبؤات أكثر دقة، ما يساعد على ضمان أن الشركات لديها مخزون كافٍ.

في إدارة المخزون، يمكن لأجهزة إنترنت الأشياء، مثل علامات تحديد الهوية بترددات الراديو (RFID) أو الأرفف الذكية، تتبُّع مستويات المخزون في الوقت الفعلي. ويمكن أن توفر هذه الميزة إنذارات مبكرة لنفاد المخزون المحتمل.