ما هي الضوابط المالية؟

الضوابط المالية هي سياسات وإجراءات تُستخدم لمراقبة الموارد المالية وإدارتها. إنها تساعد في حماية الأصول المالية من إساءة الاستخدام وتساعد في ضمان تقارير مالية دقيقة وموثوقة.

تتبع الشركات عادةً مواردها المالية من خلال ثلاثة بيانات: بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية. وتوفر هذه البيانات المالية للأطراف المعنية (مثل المتداولين والمستثمرين ومدققي الحسابات والمنظمين) معلومات حيوية تتعلق بالسلامة المالية للشركة والأداء المستقبلي وقيمتها الإجمالية.

تساعد الضوابط المالية على ضمان أن تكون هذه البيانات موثوقة وخالية من الأخطاء. كما أنها أدوات لإدارة المخاطر، وتعمل كخط دفاع أول ضد الإساءة المالية داخل الشركة. على سبيل المثال، يمكن للضوابط المالية أن تكشف بل وتردع النشاط الاحتيالي أو اختلاس الأصول. أيضًا، يمكن أن تساعد الضوابط المالية المؤسسات على تحقيق الكفاءة التشغيلية من خلال إدارة مالية أفضل.

تتضمن الأمثلة الشائعة للضوابط المالية فصل الواجبات، وضوابط الوصول، والتسويات، ومراجعة السياسات. يمكن أن تكون وقائية أو استقصائية أو تصحيحية؛ يدوية أو آلية؛ ويتم تنفيذها حسب الحاجة أو حسب الجدول الزمني.

يمكن أن تساعد الضوابط المالية الفعالة الشركات في الحفاظ على الامتثال وتحقيق الكفاءة التشغيلية والحد من النشاط الاحتيالي.

تساعد التقارير المالية الدقيقة المؤسسات على الوفاء بالتزامات الامتثال. تمنح الضوابط المالية الأطراف المعنية الثقة في أن سجلات الشركة موثوقة ودقيقة، مما يقلل من مخاطر عدم الامتثال، مثل العقوبات والغرامات الباهظة.

على سبيل المثال، ردا على فضائح محاسبية كبرى في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، أصدرت الولايات المتحدة قانونًا فيدراليًا، يسمى قانون ساربينز-أوكسلي، المصمم لمنع الاحتيال على الشركات. ويتضمن القانون شروطًا صارمة تتعلق بحفظ السجلات المالية والعقوبات الجنائية على الانتهاكات.  

تواجه الشركات عبر القطاعات ضغوطًا متزايدة من الأطراف المعنية لتحقيق كفاءة تشغيلية أكبر. يمكن أن تساعد الضوابط المالية في تبسيط ومراقبة وإدارة التدفقات النقدية والميزانيات والتوقعات المالية. تتيح هذه البيانات المالية الموثوقة اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد والنفقات الرئيسية وإدارة التكاليف من أجل زيادة كفاءة الأعمال.

يمكن أن تساعد الضوابط المالية في الكشف عن الأنشطة الضارة. وهي توفر إجراءات إشراف وتحقق منتظمة للمساعدة في الحد من الاحتيال والاختلاس والسرقة وغيرها من حالات إساءة الاستخدام المالي. بالإضافة إلى ذلك، فإن معرفة أن المؤسسة تراقب جميع العمليات المالية يمكن أن تساعد في ردع الجناة المحتملين عن محاولة القيام بأي شيء شائن في المقام الأول.

تنقسم الضوابط المالية الداخلية عادة إلى ثلاث فئات: الوقائية والاستقصائية والتصحيحية.

تستخدم الضوابط الوقائية للحد من مخاطر الأخطاء والاحتيال واختلاس الأموال. وهي تشمل سياسات وممارسات مثل:

• الموافقات المسبقة: تقوم الإدارة بالتحقق أو الترخيص للموظف بأن يكون قادرًا على القيام بنشاط مالي معين أو إكمال المعاملات المالية. على سبيل المثال، غالباً ما تتطلب أنظمة الحسابات المستحقة الدفع موافقة المديرين على توزيع المبالغ المسددة.
  
  
• ضوابط الوصول:  تقييد الوصول إلى الأصول المالية المادية (مثل النقد) والأنظمة المالية الافتراضية (مثل أنظمة المحاسبة أو برامج حفظ الدفاتر). على سبيل المثال، طلب كلمات مرور أو عمليات تحقق أمنية أخرى لعرض المعلومات المالية الحساسة أو تحريرها أو إرسالها.
  
  
• الفصل بين الواجبات: توزيع الواجبات المالية على عدة أشخاص. على سبيل المثال، قد تتطلب سياسات المصروفات النثرية أن يقوم أشخاص مختلفون بإجراء مدفوعات نقدية وتسوية الحساب وتجديد الحساب.

تُستخدم الضوابط الاستقصائية للكشف عن حالات الخلل أو الأخطاء أو الاحتيال في التقارير المالية. وهي تشمل سياسات وممارسات مثل:

• عمليات التدقيق: مراجعات موضوعية ودورية تهدف إلى تقييم وتحسين الضوابط الداخلية للمؤسسة. يمكن أن تكون عمليات التدقيق داخلية أو خارجية. على سبيل المثال، قد يقارن المدققون بيئة الرقابة على أفضل الممارسات بالبيئة التي تم توثيقها.
  
  
• تسويات الحسابات: مقارنة السجلات المالية الداخلية مع المستندات المالية الخارجية للمساعدة في ضمان الدقة والاتساق. على سبيل المثال، قد تساعد التسوية في التأكد من تطابق دفتر الأستاذ العام مع بطاقة ائتمان الشركة أو كشوف الحسابات المصرفية.
  
  
• تحليل التباين: طريقة لمقارنة الأداء المالي المخطط له بالأداء المالي الفعلي لإيجاد التباينات. على سبيل المثال، قد تقوم الشركة بتحليل التباين في الميزانيات أو تكاليف العمالة أو المبيعات.
  

تُستخدم الضوابط التصحيحية لإصلاح الأخطاء أو التناقضات الموجودة في التقارير المالية، وتساعد على ضمان عدم تكرارها. وهي تشمل سياسات وممارسات مثل:

• تصحيح الأخطاء: وضع إجراءات لتصحيح الأخطاء الموجودة في السجلات المحاسبية. على سبيل المثال، تصحيح الأخطاء الموجودة في قيد دفتر يومية المدفوعات النقدية وتعديل أي حسابات متأثرة.
  
  
• مراجعات السياسة: تعديل سياسات الرقابة المالية الحالية لمعالجة المخاطر والاحتياجات الجديدة بشكل أفضل، أو لتحسين الفعالية. قد تتطلب هذه الرقابة تقييمات منفصلة للمخاطر. على سبيل المثال، قد يكشف التدقيق الداخلي عن أنظمة مراقبة الوصول الضعيفة التي يجب على المؤسسة اتخاذ إجراءات تصحيحية لتعزيزها.
  
  
• التدريب والتعليم: التدريب المنتظم وتبادل المعلومات للمساعدة في ضمان بقاء فرق المحاسبة والموظفين الآخرين على اطلاع دائم بمشهد الإدارة المالية وأي عمليات تجارية جديدة. على سبيل المثال، يمكن للمؤسسات إعداد جلسات إعلامية حول القوانين أو اللوائح الجديدة التي قد تؤثر على النشاط التجاري.
  

هناك العديد من خيارات البرامج التي يمكن أن تساعد المؤسسات على تحسين ضوابطها المالية، بما في ذلك:

• البرمجيات لتخطيط موارد المؤسسة (ERP)
• برمجيات الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC)
• برمجيات التخطيط والتحليل المالي (FP&A)

يمكن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) إدارة وتبسيط الوظائف المالية للمؤسسة ومهام سير العمل الخاصة بها من خلال الأتمتة والتكامل. غالبًا ما تفتقر برامج المحاسبة التقليدية إلى إمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي. لكن نظم تخطيط موارد المؤسسة تعمل على مركزية المعلومات المالية المهمة وتخزينها في قاعدة بيانات واحدة (أحياناً في السحابة)، بما في ذلك البيانات المتعلقة بمدفوعات البائعين وإدارة النقد وتسوية الحسابات. يمكنهم أيضًا تتبع الحسابات الدائنة (AP) والحسابات المدينة (AR)، وإجراء التحليل المالي وإنشاء التقارير.

يمكن أن تساعد برامج GRC المتخصصة في ضمان استيفاء الشركة لمعايير الامتثال والمخاطر. يمكن أن تشمل ميزات برنامج الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC) إدارة المستندات وبيانات المخاطر ومهام سير العمل وعمليات التدقيق. تعمل أدوات GRC الفعالة على إنشاء السياسات والضوابط وتوزيعها وربطها باللوائح ومتطلبات الامتثال. فهي تساعد أيضًا في تقييم ما إذا كان قد تم نشر الضوابط المالية وأنها تعمل بشكل صحيح، فضلاً عن تحسين تقييم المخاطر والتخفيف من حدتها. 

التخطيط والتحليل المالي يشمل النمذجة المالية ووضع الميزانية والتنبؤ لدعم التحليل المالي وتحسين عملية اتخاذ القرار. يسمح برنامج التخطيط والتحليل المالي للشركات بتغيير الخطط أو إعادة التنبؤ أو تعديل الميزانيات في الوقت الفعلي ودمج التخطيط عبر وحدات الأعمال لتسريع عملية اتخاذ القرار. ويعمل على تحسين دقة وموثوقية الخطط والتوقعات.