La planeación, la elaboración de presupuestos y la previsión suelen ser un proceso de tres pasos para determinar y trazar los objetivos financieros a corto y largo plazo de una organización:

• Planeación proporciona un marco para los objetivos financieros de una empresa, generalmente durante los próximos tres a cinco años.
• Elaboración de presupuestos detalla cómo se llevará a cabo el plan mes a mes y cubre elementos como ingresos, gastos, flujo de caja potencial y reducción de la deuda. Tradicionalmente, una empresa designará un año fiscal y creará un presupuesto para el año. El presupuesto podría ajustarse en función de los ingresos o la comparación de los estados financieros reales para determinar qué tan cerca están de cumplir o exceder el presupuesto.
• Previsión toma datos históricos y condiciones actuales del mercado y luego hace predicciones sobre la cantidad de ingresos que una organización puede esperar generar en los próximos meses o años. La previsión generalmente se ajusta conforme la información se genera.

El proceso generalmente es administrado por un director financiero (CFO) y el departamento de finanzas. Sin embargo, la definición se puede ampliar para incluir todas las áreas de planeación organizacional, incluyendo: planeación y análisis financiero, planeación de la cadena de suministro, planeación de ventas, planeación de la fuerza laboral y planeación de marketing.

Las prácticas contables comerciales básicas se remontan a la década de 1400, cuando los inversionistas venecianos realizaban un seguimiento de sus expediciones comerciales asiáticas utilizando la contabilidad de doble entrada, los estados de resultados y los balances. La palabra "budget" ("presupuesto", en inglés) proviene de la antigua palabra francesa "bougette", que significa "bolso pequeño". El gobierno británico comenzó a utilizar la frase "abrir la bolsa" ("open de budget") a mediados del siglo XVIII, cuando el canciller presentó los estados financieros anuales. Las empresas comenzaron a utilizar regularmente el término "presupuesto" para sus finanzas a fines del siglo XIX.

La previsión empresarial moderna comenzó como respuesta a la devastación económica de la Gran Depresión de la década de 1930. Se desarrollaron nuevos tipos de estadísticas y análisis numéricos que podrían ayudar a las empresas a predecir mejor el futuro. Surgieron empresas consultoras para ayudar a las empresas a utilizar estas nuevas herramientas de predicción.

La contabilidad y la previsión eran difíciles a principios del siglo XX porque dependían de laboriosas ecuaciones escritas a mano, libros de contabilidad y hojas de cálculo. La aparición de las computadoras centrales en la década de 1960 y las computadoras personales en la década de 1980 aceleró el proceso. Las aplicaciones de software como Microsoft Excel se hicieron muy populares para la presentación de informes financieros. Sin embargo, los programas de Excel y las hojas de cálculo eran propensos a errores de entrada y eran complicados cuando varios departamentos o personas necesitaban colaborar en un mismo archivo.

A principios de la década de los años 2000, las empresas obtuvieron acceso a fuentes de datos operativos en constante crecimiento, así como a información fuera de los sistemas de transacciones corporativas, como el clima, la opinión social y los datos econométricos. La gran cantidad de datos disponibles para la previsión creó la necesidad de herramientas de software más sofisticadas para procesarlos.

Surgieron numerosos paquetes de software de planificación para manejar esta complejidad de datos, haciendo que la planeación, la elaboración de presupuestos y la previsión sean más rápidos y fáciles, tanto para el procesamiento como para la colaboración. Con conocimientos predictivos extraídos automáticamente de los datos, las empresas podrían identificar tendencias en evolución y guiar la toma de decisiones con previsión, no solo en retrospectiva.

Hoy en día los sistemas basados en la nube se están convirtiendo en el estándar, proporcionando más flexibilidad y seguridad con un costo menor, lo que ayuda a las organizaciones a generar predicciones y presupuestos precisos con menos errores.

Sin embargo, a pesar de estos avances, las empresas siguen dependiendo bastante de las hojas de cálculo tradicionales.¹  El 70 % de las empresas dicen que dependen en gran medida de los informes de hojas de cálculo, y solo el 16 % usa software especializado en las instalaciones y solo el 10 % usa software en la nube para la planeación.

Muchas empresas aún basan su estrategia en planes y presupuestos anuales, que es una técnica de gestión desarrollada desde hace más de un siglo. Pero en el entorno más competitivo de hoy, las organizaciones se están dando cuenta de que los planes, presupuestos y pronósticos deben reflejar la realidad actual, no la realidad de hace dos, tres o más trimestres. La planificación continua y los pronósticos móviles se están convirtiendo en metodologías de uso generalizado para actualizar planes, presupuestos y pronósticos con frecuencia durante todo el año, trimestralmente o incluso mensualmente. Estos enfoques ayudan a los gerentes a detectar tendencias antes que sus competidores, ayudándolos a tomar decisiones mejor informadas y más ágiles sobre precios, combinación de productos, asignaciones de capital e incluso niveles de personal.

La creación e implementación de un proceso sólido de planeación, elaboración de presupuestos y previsión ayuda a las organizaciones a establecer informes y análisis financieros más precisos, lo que podría conducir a una previsión más precisa y, en última instancia, a un crecimiento de los ingresos. Su importancia es aún más relevante en el entorno empresarial actual, donde competidores disruptivos están entrando incluso en las industrias más ligadas a la tradición.

Cuando las empresas adoptan datos y análisis junto con las mejores prácticas de planificación y previsión bien establecidas, pueden mejorar el proceso de toma de decisiones estratégicas y pueden ser recompensadas con planes más precisos y previsiones más oportunas. En general, estas herramientas y prácticas pueden ahorrar tiempo, reducir errores, promover la colaboración y fomentar una cultura de gestión más disciplinada y que ofrezca una verdadera ventaja competitiva.

Específicamente, las empresas pueden:

• Actualizar rápidamente los planes y pronósticos en respuesta a nuevas amenazas y oportunidades, identificando áreas de riesgo con la suficiente antelación para rectificar los problemas antes de que sean graves.
• Identificar y analizar el impacto de los cambios a medida que ocurren.
• Fortalecer los vínculos entre los planes operativos y financieros.
• Planificar y predecir mejor los flujos de efectivo
• Mejorar la comunicación y la colaboración entre los contribuyentes al plan
• Entregar de manera constante planes y pronósticos confiables y oportunos, además de planes de contingencia, para una variedad de posibles eventos
• Analizar las variaciones y desviaciones de los planes para tomar medidas correctivas de inmediato.
• Crear un presupuesto específicamente para crecer y tener confianza en cuánto se puede gastar
• Gestionar con mayor precisión los canales de ventas mientras realiza un seguimiento del rendimiento frente a los objetivos
• Tomar decisiones estratégicas más seguras basadas en datos concretos, en lugar de esperanzas o conjeturas.
• Proporcionar evidencia de la trayectoria futura de una organización a posibles inversionistas e instituciones crediticias basándose en múltiples fuentes de datos y análisis sofisticados.

El software para la elaboración de presupuestos, planificación y previsión se puede comprar como una solución lista para usar o como parte de una solución de gestión del desempeño corporativo (CPM) integrada más grande.

Las soluciones de software avanzadas permiten a las organizaciones:

• Medir y supervisar el rendimiento a través de visualizaciones y paneles interactivos de autoservicio
• Examinar las causas raíz con análisis de alta fidelidad de datos ricos en dimensiones
• Evaluar tendencias y hacer predicciones automáticamente a partir de datos internos o externos.
• Realizar un modelado rápido de escenarios hipotéticos y crear planes y pronósticos confiables y oportunos

La planificación es más fácil y eficaz cuando los profesionales siguen las mejores prácticas bien establecidas. Las soluciones de software que respaldan estas prácticas pueden mejorar la puntualidad y confiabilidad de la información y aumentar la participación de personas clave en toda la organización; especialmente aquellos que están en contacto directo con el consumidor.

Las empresas líderes han elegido soluciones que abordan el ciclo completo de planeación (recopilación de datos, modelado, análisis e informes) en una plataforma de planificación común con requisitos de infraestructura ajustada. Dichas plataformas pueden manejar una amplia gama de funciones comerciales, desde tareas financieras centradas en el presupuesto hasta, por ejemplo, planificación centrada en la cadena de suministro para entornos minoristas con miles de SKU ("stock-keeping units" o unidades de mantenimiento de existencias).

Empresas como IBM ofrecen soluciones de software integradas y holísticas para agilizar el proceso de planeación, elaboración de presupuestos y previsión. Para adaptarse a las cambiantes condiciones de negocio de hoy en día, una organización necesita una solución que cree una única fuente de verdad y visibilidad de todos los datos. Estas soluciones pueden extenderse mucho más allá de los aspectos financieros del negocio, convirtiéndose en un poderoso motor de previsión en toda la empresa. Con estas soluciones ágiles de software para el análisis exploratorio y la planificación, ya sea en la nube o en las instalaciones, las empresas pueden planear, elaborar presupuestos y prevenir a una mayor velocidad, agilidad y anticipación.

Evaluar y seleccionar software de planeación, elaboración de presupuestos y previsión es una tarea compleja. Requiere una consideración cuidadosa sobre la funcionalidad del software, su valor para el proceso de planeación y su capacidad para brindar soporte a las mejores prácticas. También hay factores como la confiabilidad y el soporte del proveedor, las conexiones de la comunidad de usuarios y el compromiso con el éxito del cliente una vez que se completa la venta.

IBM Analytics publicó recientemente una guía para ayudar a las organizaciones a evaluar el software de planeación, elaboración de presupuestos y previsión, identificando las cualidades clave que se deben buscar:

• Adaptable . ¿Usted puede cambiar frecuentemente modelos y previsiones según la información proveniente de las unidades de negocio? ¿Usted puede actualizar los planes según sea necesario?
• Oportuno . ¿Su información está actualizada con frecuencia porque los usuarios contribuyen directamente a una base de datos de planificación central? ¿Sus consolidaciones y acumulaciones se realizan automáticamente para cumplir fácilmente los plazos?
• Integrado ¿Sus funciones de planificación, análisis, flujo de trabajo e informes residen en una plataforma común, lo que reduce la necesidad de mantener sistemas de planificación "en la sombra"?
• Colaborativo . ¿Su solución está basada en la web? ¿Permite la participación en cualquier momento y desde cualquier lugar con una conexión segura?
• Autoservicio . ¿Los usuarios pueden acceder a los datos y realizar análisis complejos sin la ayuda de alguien de TI? ¿Puede utilizar una interfaz de hoja de cálculo familiar para una adopción más rápida por parte del usuario y acelerar el tiempo de generación de valor?
• Capacidad de datos a escala empresarial . ¿Su solución es capaz de manejar volúmenes de datos muy grandes sin límites por cubos? Algunas soluciones no manejan bien la "escasez de datos", lo que obliga a dividir los datos en varios cubos para su análisis, lo que genera problemas de control de versiones.
• Eficiente. ¿Sus gerentes pueden dedicar menos tiempo a administrar datos y más tiempo a administrar el negocio?
• Relevante . ¿Tiene la capacidad de personalizar vistas para diferentes roles de usuario, para ayudar a aumentar la adopción y la propiedad del proceso? ¿Tiene capacidades de fórmulas que permitan el modelado de todos los impulsores comerciales relevantes?
• Preciso . ¿Sus planes contienen errores debido a enlaces rotos, datos obsoletos, acumulaciones incorrectas y componentes faltantes?

La clave no es solo evaluar las características y capacidades del producto, sino también evaluar cómo los diferentes usuarios de la organización implementarán estas funcionalidades. Es importante probar cualquier solución de planeación que será utilizada por una gran variedad de partes interesadas, como finanzas, operaciones, recursos humanos y ventas.