¿Qué es la planificación, presupuestación y pronóstico?

• La planificación proporciona un marco para los objetivos financieros de una empresa, normalmente para los próximos tres a cinco años.
• El presupuesto detalla cómo se llevará a cabo el plan mes a mes y abarca aspectos como los ingresos, los gastos, el flujo de caja potencial y la reducción de la deuda. Tradicionalmente, una empresa designa un año fiscal y elabora un presupuesto para ese año. Puede ajustar el presupuesto en función de los ingresos reales o comparar los estados financieros reales para determinar en qué medida se acercan al presupuesto o lo superan.
• El pronóstico toma datos históricos y las condiciones actuales del mercado y luego hace predicciones sobre la cantidad de ingresos que una organización puede esperar generar en los próximos meses o años. Los pronósticos suelen ajustarse a medida que se dispone de nueva información.

El proceso suele ser gestionado por un director financiero (CFO) y el departamento financiero. Sin embargo, la definición puede ampliarse para incluir todas las áreas de la planificación organizativa, entre ellas: planificación y análisis financieros, planificación de la cadena de suministro, planificación de ventas, planificación de la fuerza laboral y planificación de marketing.

Las prácticas básicas de contabilidad empresarial se remontan a la década de 1400, cuando los inversores venecianos realizaban un seguimiento de sus expediciones comerciales asiáticas utilizando contabilidad de doble entrada, estados de resultados y balances. La palabra "presupuesto" proviene de la antigua palabra francesa "bougette", que significa "monedero pequeño". El gobierno británico comenzó a usar la frase "abrir el presupuesto" a mediados del siglo XVIII, cuando el canciller presentó los estados financieros anuales. Las empresas comenzaron a usar regularmente el término "presupuesto" para sus finanzas a fines del siglo XIX.

El pronóstico empresarial moderno comenzó en respuesta a la devastación económica de la Gran Depresión de la década de 1930. Se desarrollaron nuevos tipos de estadísticas y análisis estadísticos que podrían ayudar a las empresas a predecir mejor el futuro. Surgieron empresas de consultoría para ayudar a las empresas a utilizar estas nuevas herramientas de predicción.

La contabilidad y el forecasting eran difíciles a principios del siglo XX porque dependían de ecuaciones escritas a mano, libros mayores y hojas de cálculo. La aparición de las computadoras mainframe en la década de 1960 y las computadoras personales en la década de 1980 aceleró el proceso. Las aplicaciones de software como Microsoft Excel se hicieron muy populares para la elaboración de informes financieros. Sin embargo, los programas de Excel y las hojas de cálculo eran propensos a errores de entrada y engorrosos cuando varios departamentos o personas necesitaban colaborar en un informe.

A principios de la década de 2000, las empresas obtuvieron acceso a fuentes de datos operativos en constante crecimiento, así como a información fuera de los sistemas de transacciones corporativas, como el clima, el sentimiento social y los datos econométricos. La gran cantidad de datos disponibles para forecasting creó la necesidad de contar con herramientas de software más sofisticadas para procesarlos.

Surgieron numerosos paquetes de software de planificación para manejar esta complejidad de datos, haciendo que la planificación, la presupuestación y el forecasting sean más rápidos y fáciles, tanto para el procesamiento como para la colaboración. Con insights predictivos extraídos automáticamente de los datos, las empresas podrían identificar tendencias en evolución y guiar la toma de decisiones con previsión, no solo retrospectiva.

Hoy en día, los sistemas basados en la nube se están convirtiendo en el estándar, proporcionando más flexibilidad, seguridad y ahorro de costos, ayudando a las organizaciones a generar predicciones y presupuestos precisos con menos errores.

Pero a pesar de estos avances, las empresas siguen dependiendo bastante de las hojas de cálculo.¹ El setenta por ciento de las empresas dice que depende en gran medida de los informes de hojas de cálculo, con solo el dieciséis por ciento que utiliza software especializado on premises y solo el diez por ciento que utiliza software en la nube para la planificación.

Muchas empresas todavía basan su estrategia en planes y presupuestos anuales, que es una técnica de gestión desarrollada hace más de un siglo. Pero en el entorno más competitivo de hoy, las organizaciones se están dando cuenta de que los planes, presupuestos y pronósticos deben reflejar la realidad actual, no la realidad de hace dos, tres o más trimestres. La planificación continua y el pronóstico son metodologías ampliamente utilizadas para actualizar planes, presupuestos y pronósticos con frecuencia a lo largo del año, trimestralmente o incluso mensualmente. Estos enfoques ayudan a los gerentes a detectar tendencias antes que sus competidores, ayudándolos a tomar decisiones mejor informadas y más ágiles sobre precios, combinación de productos, asignaciones de capital e incluso niveles de personal.

La creación e implementación de un proceso sólido de planificación, presupuestación y forecasting ayuda a las organizaciones a establecer informes financieros y analytics más precisos, lo que puede conducir a forecasting más precisa y, en última instancia, a un crecimiento de los ingresos. Su importancia es aún más relevante en el entorno empresarial actual, en el que competidores disruptivos están entrando incluso en las industrias más tradicionales.

Cuando las empresas adoptan datos y analytics con mejores prácticas de planificación y forecasting bien establecidas, mejoran la toma de decisiones estratégicas y pueden ser recompensadas con planes más precisos y forecast más oportunos. En general, estas herramientas y prácticas pueden ahorrar tiempo, reducir errores, promover la colaboración y fomentar una cultura de gestión más disciplinada que ofrezca una verdadera ventaja competitiva.

Específicamente, las empresas pueden:

• Actualice rápidamente los planes y pronósticos en respuesta a nuevas amenazas y oportunidades, identificando las áreas de riesgo con la suficiente antelación para rectificar los problemas antes de que sean graves.
• Identifique y analice el impacto de los cambios a medida que ocurren.
• Fortalecer los vínculos entre los planes operativos y financieros.
• Planifique y prevea mejor los flujos de efectivo.
• Mejore la comunicación y la colaboración entre los contribuyentes del plan.
• Entregue de manera consistente planes y pronósticos confiables y oportunos, además de planes de contingencia, para una variedad de posibles eventos.
• Analizar las variaciones y desviaciones respecto a los planes y tomar medidas correctivas de inmediato.
• Cree un presupuesto específico para el crecimiento y tenga confianza en cuánto se puede gastar.
• Gestiona con mayor precisión los procesos de ventas mientras realizas un seguimiento del rendimiento en relación con los objetivos.
• Toma decisiones estratégicas más seguras basadas en datos concretos, en lugar de esperanzas o conjeturas.
• Proporcione evidencia de la trayectoria futura de una organización a posibles inversores e instituciones crediticias en función de múltiples fuentes de datos y análisis sofisticados.

El software de presupuestación, planificación y forecasting se puede adquirir como una solución lista para usar o como parte de una solución de administración integrada del rendimiento corporativo (CPM) más grande.

Las soluciones de software avanzadas permiten a las organizaciones:

• Mida y supervise el rendimiento mediante paneles de control interactivos y visualizaciones de autoservicio.
• Examine las causas principales con un análisis de alta fidelidad de datos con gran riqueza dimensional.
• Evalúa las tendencias y realiza predicciones automáticamente a partir de datos internos o externos.
• Realice rápidamente modelos de escenarios hipotéticos y cree planes y pronósticos oportunos y confiables.

La planificación es más fácil y eficaz cuando los profesionales siguen las mejores prácticas bien establecidas. Las soluciones de software que respaldan estas prácticas pueden mejorar la puntualidad y la confiabilidad de la información y aumentar la participación de personas clave en toda la organización, especialmente aquellas que se encuentran en primera línea.

Las empresas líderes han movido a soluciones que abordan el ciclo de planificación completo (recopilación de datos, modelado, analytics y reporting) en una plataforma de planificación común con requerimientos de infraestructura lean. Estas plataformas pueden gestionar una amplia gama de funciones empresariales, desde tareas financieras centradas en el presupuesto hasta, por ejemplo, la planificación centrada en la cadena de suministro para entornos de venta minorista con miles de SKU (unidades de mantenimiento de inventario).

Empresas como IBM ofrecen soluciones de software holísticas e integradas para agilizar el proceso de planificación, presupuestación y forecasting. La lógica es que, para adaptarse a las condiciones comerciales actuales que cambian rápidamente, una organización necesita una solución que cree una única fuente de verdad y visibilidad de todos sus datos. Estas soluciones pueden extenderse mucho más allá de los aspectos financieros del negocio, convirtiéndose en un poderoso motor de forecasting en toda la empresa. Con estas soluciones de software ágiles de planificación y análisis exploratorio, ya sea en la nube u on premises, las empresas pueden realizar tareas de planificación, elaboración de presupuestos y pronósticos con mayor velocidad, agilidad y previsión.

Evaluar y seleccionar el software de planificación, presupuestación y forecasting es una tarea compleja. Requiere una consideración cuidadosa de la funcionalidad del software, su valor para el proceso de planificación y su capacidad para respaldar las mejores prácticas de planificación. También hay factores como la confiabilidad y el soporte del proveedor, las conexiones con la comunidad de usuarios y el compromiso con el éxito del cliente una vez que se completa la venta.

IBM Analytics publicó recientemente una guía para ayudar a las organizaciones a evaluar el software de planificación, presupuestación y forecasting, identificando las cualidades clave que hay que buscar:

• Adaptable. ¿Puede cambiar rápidamente los modelos y volver a hacer pronósticos con frecuencia, en función de la entrada de las unidades de negocio? ¿Puede actualizar los planes con la frecuencia necesaria?
• Oportuno. ¿Su información está siempre actualizada porque los usuarios contribuyen directamente a una base de datos de planificación central? ¿Sus consolidaciones y resúmenes se realizan automáticamente para cumplir fácilmente con los plazos?
• Integrado. ¿Sus funciones de planificación, análisis, flujo de trabajo y reporting residen en una plataforma común, lo que reduce la necesidad de mantener sistemas de planificación “en la sombra”?
• Colaborativo. ¿Tu solución está basada en la web? ¿Permite la participación en cualquier momento y desde cualquier lugar con una conexión segura?
• Autoservicio ¿Pueden los usuarios acceder a los datos y realizar análisis complejos sin la ayuda del departamento de TI? ¿Puede utilizar una interfaz de hoja de cálculo familiar para acelerar la adopción por parte de los usuarios y acelerar el tiempo de creación de valor?
• Capacidad de datos a escala Enterprise. ¿Su solución es capaz de manejar volúmenes de datos muy grandes sin limitar el tamaño del cubo? Algunas soluciones no manejan bien la “escasa cantidad de datos”, lo que obliga a que los datos se dividan en varios cubos para su análisis, lo que provoca problemas de control de versiones.
• Eficiente. ¿Sus gerentes pueden dedicar menos tiempo a gestionar datos y más tiempo a gestionar el negocio?
• Relevante. ¿Tiene la capacidad de personalizar las vistas para diferentes roles de usuario, con el fin de ayudar a aumentar la adopción y la apropiación de los procesos? ¿Tiene capacidades que permitan el modelado de todos los controladores de negocio relevantes?
• Exacto. ¿Sus planes contienen errores debido a enlaces rotos, datos obsoletos, resúmenes inadecuados y componentes faltantes?

La clave no es solo evaluar las características y capacidades del producto, sino también evaluar cómo implementarán esas características los diferentes usuarios dentro de la organización. Es importante probar cualquier solución de planificación que utilizará una gran variedad de stakeholders, como finanzas, operaciones, recursos humanos y ventas.