¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?
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¿Qué es ECM?

La gestión de contenido empresarial (ECM) es un conjunto de capacidades para capturar, almacenar, activar, analizar y automatizar contenidos empresariales, con el fin de proporcionar un nuevo valor a partir de datos que antes no estaban estructurados ni disponibles.

Con la gestión de contenido empresarial, una organización puede aprovechar al máximo la información de los clientes y los conocimientos de la empresa integrados en los contenidos. Cuando se gestiona de manera eficaz en toda la organización, este contenido puede utilizarse para captar clientes, automatizar los procesos empresariales y mejorar la colaboración.

Por qué la gestión de contenido empresarial es importante para su empresa

El contenido es la moneda que alimenta y financia la transformación digital.El contenido posee información útil sobre los clientes (sus comportamientos, percepciones y valor para la organización), pero solo si puede aprovecharla.De forma colectiva, el contenido enterrado en repositorios, archivos compartidos y carpetas en la nube en toda la empresa representa el conocimiento de la organización.  

A medida que el contenido crece a una velocidad sin precedentes, las organizaciones están tomando medidas concretas para optimizar sus procesos relacionados con los servicios de contenidos."El caos de contenido” (la falta de contenido digitalizado y la incapacidad de acceder al contenido correcto en el momento oportuno), es hoy uno de los principales obstáculos para las empresas. 

Ahora, más que nunca, el software ECM es un elemento esencial en el camino para convertirse en una empresa digital.

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Cómo empezar con la gestión de contenido empresarial

Las organizaciones que se toman en serio la transformación digital pueden empezar por los conceptos básicos.En primer lugar, capture el contenido, clasifíquelo y aplique normas de gestión.Luego, controle quién puede acceder al contenido y proporcione las herramientas para encontrarlo.Por último, ponga el contenido en movimiento para los procesos empresariales y la colaboración.

Identifique el papel que juega el contenido en su empresa

La adopción satisfactoria de ECM comienza con una evaluación de la empresa.¿Dónde están los documentos en papel que ralentizan los resultados?¿Dónde se encuentra el contenido empresarial en la empresa?¿Está en archivos compartidos, en repositorios en la nube o en un sistema ECM?¿Cuál es la estrategia de gestión, cumplimiento normativo y conservación de documentos?

Seleccione un proyecto inicial

Las soluciones ECM son escalables y suelen comenzar con un departamento o una aplicación de la línea de negocios.Una vez que todas las partes interesadas estén involucradas y han aportado información, desarrolle una visión y unos objetivos cuantificables para la solución de gestión.A continuación, tras realizar pruebas exhaustivas y capacitar a los usuarios, implemente la solución.Con frecuencia, el éxito de la solución se extiende a otros departamentos, que presionarán para ser el próximo proyecto de ECM.

Amplíe ECM a toda la empresa

Lo mejor es implementar ECM como una solución empresarial.Una vez completado el primer proyecto, se pueden reutilizar muchos elementos y procedimientos, lo que hace que los proyectos posteriores sean menos costosos y más rápidos de desplegar.Muchas empresas desarrollan una estrategia de servicios compartidos para maximizar su inversión en personal, contenidos y tecnología.

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