¿Qué es un sistema de gestión de cumplimiento (CMS)?
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¿Qué es un CMS?

Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) es un sistema integrado que se utiliza para cumplir con los requisitos normativos, las políticas internas y los estándares de la industria. Un CMS eficaz ayuda a las organizaciones a evitar áreas de incumplimiento y a lograr un cumplimiento normativo continuo.

Como su nombre lo indica, un sistema de gestión de cumplimiento es solo eso: un sistema. No se trata de una tecnología o un proceso en particular, sino de un conjunto de herramientas, procesos empresariales y controles internos que funcionan en conjunto para reducir los riesgos de incumplimiento y ayudar a las organizaciones a cumplir con sus responsabilidades. Esto significa que un sistema de gestión de cumplimiento puede incluir cualquier cosa, desde evaluaciones de riesgos hasta capacitaciones en materia de cumplimiento.

Tener un sistema eficaz de gestión de cumplimiento es fundamental para las iniciativas de cumplimiento de una organización y para tener una estrategia más amplia de gestión de riesgos. Esto se debe a que el incumplimiento de los requisitos puede generar consecuencias graves, como multas, interrupciones en el negocio y un mayor riesgo de filtraciones de datos.

Hoy en día, los sistemas de gestión de cumplimiento a menudo funcionan con un alto grado de automatización e identifican de manera proactiva los riesgos potenciales, lo que permite que las organizaciones tomen medidas correctivas inmediatas y aborden los problemas de cumplimiento en tiempo real.

Gestión del cumplimiento frente a un sistema de gestión de cumplimiento

La gestión del cumplimiento y los sistemas de gestión de cumplimiento están estrechamente relacionados, aunque técnicamente son distintos.

La gestión del cumplimiento se refiere a la estrategia más amplia que emplea una organización para cumplir con las normativas, mientras que un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) es el conjunto práctico de herramientas y controles utilizado para automatizar y agilizar estos procesos de cumplimiento. En otras palabras, la gestión del cumplimiento es el enfoque general, mientras que un CMS es la solución práctica.

¿Por qué es importante un CMS?

En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a un número creciente de normativas de cumplimiento en todas las industrias y jurisdicciones. Estas normativas son a menudo complejas y específicas de la industria, por ejemplo, la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA), para la industria de la atención médica, o de la región, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), para la Unión Europea.

El incumplimiento de estos requisitos legales puede acarrear a menudo multas importantes y problemas legales. Por ejemplo, en mayo de 2023, la autoridad de protección de datos de Irlanda impuso una multa de USD 1.3 mil millones a la empresa Meta, con sede en California, por incumplir el RGPD (enlace externo a ibm.com). 

Además, las actitudes de los consumidores hacia los problemas de cumplimiento y la seguridad cibernética están cambiando. En un estudio reciente de McKinsey, el 85 por ciento de los encuestados dijo que era importante conocer la política de privacidad de datos de una empresa antes de realizar una compra (enlace externo a ibm.com). Las empresas están empezando a ver que el cumplimiento no es solo el precio de pagar por hacer negocios; incluso puede ser bueno para los negocios.

Aun así, cumplir con las normativas de cumplimiento puede ser un desafío. Muchas organizaciones son cada vez más globales y tienen varias oficinas en todo el mundo con empleados y clientes en varias regiones, todos con diferentes requisitos normativos. Estas organizaciones pueden tener dificultades para anticiparse a los requisitos de cumplimiento, en especial a medida que las leyes y normativas siguen cambiando con la llegada de nuevas tecnologías. Las organizaciones también corren el riesgo de introducir capas adicionales de complejidad en el cumplimiento cada vez que agregan una nueva iniciativa empresarial o método de manejo de datos. 

Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) ayuda a las organizaciones a enfrentar este complejo panorama normativo y seguir en cumplimiento. Hace que sea más fácil verificar automáticamente las áreas de incumplimiento en tiempo real y responder a las cambiantes normativas y requisitos legales.

Un CMS eficaz también permite a las organizaciones estandarizar sus iniciativas de cumplimiento en todas las regiones y personalizar su enfoque para seguir cumpliendo con las normativas y los estándares específicos de la industria. En términos más generales, un CMS también ayuda a aplicar estándares éticos y establecer una cultura de cumplimiento y responsabilidad corporativa.

Los tres elementos principales de un sistema de gestión de cumplimiento

Si bien un CMS eficaz puede incluir muchos elementos, en general, se centra en los siguientes tres componentes:

Junta directiva 

La junta directiva se enfoca en crear una cultura de cumplimiento en todos los niveles. Dadas sus muchas otras responsabilidades, es posible que no quieran priorizar el cumplimiento; sin embargo, en última instancia, son responsables de desarrollar y administrar un programa de gestión de cumplimiento.

Una vez que crean un CMS eficiente, deben comunicar las políticas a la alta dirección y a todas las demás partes interesadas en la empresa, incluidos los contratistas y proveedores de servicios externos.

Solo con la supervisión de la junta directiva, las organizaciones pueden demostrar que están tomando en serio las iniciativas de cumplimiento y crear políticas uniformes que permitan a todos en la organización cumplir con las leyes y normativas federales de protección a los consumidores.

Responsable de cumplimiento

Es posible que la alta dirección también decida nombrar a un director o gerente de cumplimiento para dirigir el cargo y garantizar una supervisión eficaz de la gestión. Estos líderes suelen informar de forma directa y continua a la Junta para mantenerlos informados sobre los problemas de cumplimiento, lo que les permite realizar ajustes estratégicos y tácticos en el programa de gestión de cumplimiento según sea necesario.

Algunas responsabilidades de los responsables de cumplimiento podrían incluir:

  • Establecer e implementar políticas y procedimientos de cumplimiento

  • Garantizar que tanto la administración como el personal se sometan a una capacitación exhaustiva sobre las leyes y normativas de protección al consumidor

  • Evaluar los problemas de cumplimiento emergentes y nuevos riesgos potenciales

  • Atender las reclamaciones de los consumidores mediante un proceso de respuesta estandarizado y bien documentado

  • Comunicar las actividades de cumplimiento y los hallazgos de las auditorías de cumplimiento a la Junta

  • Tomar las medidas necesarias para implementar medidas correctivas y actualizar continuamente el programa de cumplimiento

Programa de cumplimiento

El programa de cumplimiento es el centro de un sistema de gestión de cumplimiento. Sirve como eje central para diseñar e implementar todos los controles y medidas correctivas de cumplimiento. Por lo general, estos programas incluyen políticas, procedimientos y prácticas estructurados, incluidos los controles internos y procesos de cumplimiento, aplicados por la alta dirección. 

Un programa de cumplimiento bien diseñado puede incluir evaluaciones de riesgos, capacitación de empleados, mecanismos de presentación de informes, acciones correctivas, así como auditorías de cumplimiento y monitoreo del cumplimiento (ver más abajo). 

Los empleados deben consultar el programa de cumplimiento como su guía oficial. De esa manera, todos operan con el mismo conjunto de estándares y cumplen de manera consistente y precisa con sus responsabilidades de cumplimiento. Por este motivo, también es fundamental crear un programa estructurado de capacitación en cumplimiento para que los empleados conozcan sus responsabilidades y puedan alinearse con las pautas y políticas internas de cumplimiento actuales. 

Las organizaciones también deben considerar establecer estructuras para generar informes consistentes y transparentes. Esto aumenta la eficiencia y la comunicación, y permite que los equipos de cumplimiento asignen tareas a los miembros del personal apropiados con flujos de trabajo claros que realizan un seguimiento de las solicitudes y las medidas correctivas.

Respuesta a quejas de los consumidores

Las quejas de los consumidores pueden ayudar a las organizaciones a identificar posibles problemas de cumplimiento normativo. Con frecuencia, los clientes son los primeros en detectar riesgos potenciales y responder a estas quejas con rapidez puede inspirar la lealtad de los clientes mientras ayudan a las organizaciones a tomar medidas correctivas de inmediato para evitar sanciones normativas. Además, las autoridades reguladoras a menudo analizan cómo las organizaciones manejan las quejas de los consumidores, por lo que responder de manera rápida y eficaz puede ayudar a mejorar el cumplimiento y la reputación normativa de una organización.

Auditoría de cumplimiento

Las auditorías de cumplimiento son otro componente esencial de cualquier sistema de gestión de cumplimiento. Ya sean internas o externas, estas auditorías implican una evaluación imparcial del cumplimiento y la adhesión de la organización a las políticas, procedimientos y requisitos normativos internos. Son cruciales para garantizar el cumplimiento continuo e identificar posibles riesgos de cumplimiento. 

En el caso de las auditorías externas, los auditores externos imparciales generalmente proporcionan una revisión independiente de las políticas y los protocolos de cumplimiento. Por el contrario, el departamento de auditoría interna de una organización generalmente realizará una auditoría interna. Ambos tipos de auditorías son imparciales y deben concluir con informes de auditoría que describan los hallazgos y las sugerencias de mejora. 

Debido a su independencia, las auditorías de cumplimiento pueden proporcionar a las organizaciones, especialmente a las más grandes, rigor de cumplimiento adicional y más controles y saldos. También pueden servir como un registro histórico de las actividades de cumplimiento e incluso pueden compartirse con las autoridades reguladoras para demostrar responsabilidad durante una auditoría de cumplimiento normativo.

Si bien las auditorías de cumplimiento pueden ser estresantes, las organizaciones pueden ayudar a agilizar el proceso al conocer bien las normas relevantes y mantener registros organizados para ayudar a los auditores a localizar rápidamente la información necesaria.

Entre las auditorías de cumplimiento, las organizaciones pueden realizar evaluaciones de riesgos y un monitoreo continuo del cumplimiento.

Supervisión del cumplimiento

El monitoreo del cumplimiento implica supervisar activamente las operaciones para identificar áreas de incumplimiento. Ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos normativos y proteger los intereses de los consumidores en tiempo real. Cuando surgen riesgos potenciales, la supervisión del cumplimiento ayuda a detectarlos antes y, a continuación, aplica medidas correctivas y correcciones ágiles para evitar que se repitan.

Otros métodos de monitoreo del cumplimiento incluyen entrevistas a empleados, revisión de políticas y procedimientos, evaluación de la efectividad de la capacitación y comparación de prácticas reales con divulgaciones externas. Estas medidas pueden ayudar a las organizaciones a supervisar las iniciativas de cumplimiento en tiempo real y a modificar su sistema de gestión de cumplimiento según sea necesario.

Implementar un sistema eficaz de gestión de cumplimiento

Para implementar un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) eficaz, las organizaciones deben considerar adoptar un enfoque estratégico que comience por comprender las necesidades de su negocio y continúe con el despliegue y el soporte continuo. 

Los pasos comunes a considerar incluyen: 

Evaluar sus necesidades

Antes de adoptar un CMS, comprenda sus objetivos de cumplimiento y gestión de riesgos para orientar la selección y configuración de su CMS. Por ejemplo, si es una institución financiera, identifique si es necesario el cumplimiento de marcos normativos específicos, como ISO o SOX, y elija herramientas de gestión de cumplimiento que incluyan herramientas específicas de la industria y software de GRC (gobernanza, riesgos y cumplimiento). 

Personalizar su CMS

Después de identificar sus necesidades, personalice su CMS. Esto puede incluir ajustar el sistema para que se adapte a su estructura organizacional o procesos de negocio, asignar roles para los usuarios o integrarlo a la perfección con flujos de trabajo y herramientas de cumplimiento existentes.

Involucrar a las partes interesadas

Como se mencionó, un CMS eficaz requiere la aceptación de la junta directiva y la alta dirección. Involucre a estas partes interesadas al principio del proceso y aclare sus responsabilidades. Si los líderes no están involucrados, o no entienden sus funciones, puede ser difícil crear una cultura de cumplimiento y cometer errores durante el despliegue.

Capacitar a los empleados.

Recuerde que el cumplimiento es un proceso continuo que involucra a toda la organización. Realice sesiones de capacitación exhaustivas para mostrar a los empleados cómo sortear el CMS con confianza. Considere también recordar a los empleados el “por qué” detrás de las iniciativas de cumplimiento y compartir los riesgos y repercusiones del incumplimiento. 

Establecer la responsabilidad

Para enfatizar aún más la importancia del cumplimiento, establezca líneas claras de responsabilidad. Durante cada etapa del ciclo de vida del programa de cumplimiento, ponga en claro las expectativas de los empleados y luego aplique activamente protocolos disciplinarios. 

Comprometerse con la mejora continua

Mantener un CMS eficiente es un proceso continuo. Priorice el seguimiento y perfeccionamiento continuos del cumplimiento para mantener el sistema actualizado para las necesidades de cumplimiento de su organización.

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