El monitoreo del cumplimiento es el acto de evaluar continuamente si una organización cumple con los requisitos normativos, que incluyen políticas internas y estándares específicos de la industria. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a lograr el cumplimiento normativo constante y evitar que existan áreas de incumplimiento.
El monitoreo del cumplimiento suele considerarse una parte importante del sistema de gestión del cumplimiento y de la postura general de ciberseguridad de una organización. Esto se debe a que el incumplimiento de los requisitos de cumplimiento normativo puede generar consecuencias graves, por ejemplo, multas, interrupciones comerciales e incluso un mayor riesgo de filtraciones de datos.
La mayoría de los organismos reguladores de EE. UU. y el Reino Unido ahora exigen alguna forma de monitoreo del cumplimiento. Por ejemplo, la Autoridad de Conducta Financiera del Reino Unido (enlace externo a ibm.com) insiste en tener un plan de monitoreo de cumplimiento antes de aprobar a una empresa en el mercado financiero.
Hasta ahora, no existen normas establecidas para el monitoreo del cumplimiento normativo, por lo que cada organización es responsable de instituir su propio programa de monitoreo del cumplimiento. Algunas organizaciones realizan un monitoreo interno, lo que significa que son responsables de monitorear los riesgos de cumplimiento utilizando sus propias políticas y herramientas internas, mientras que otras externalizan el proceso al recurrir a proveedores externos.
Muchos descubren que estas soluciones y plataformas de seguridad gestionadas, que utilizan paneles, software de cumplimiento y un alto grado de automatización, pueden ayudar a optimizar el proceso de gestión del cumplimiento y ofrecer más supervisión, junto con una corrección más rápida.
Para comprender la importancia del monitoreo del cumplimiento normativo, considere el panorama regulatorio actual. En todo el mundo, gobiernos, autoridades comerciales, organizaciones que establecen estándares para la industria e incluso empresas individuales han creado una red de requisitos de cumplimiento que se aplican a cualquier empresa que opere en su jurisdicción o en cualquier industria, independientemente de dónde se encuentre ubicado esa empresa.
El incumplimiento de los requisitos de conformidad puede acarrear a menudo multas importantes y problemas legales. Por ejemplo, en mayo de 2023, la autoridad de protección de datos de Irlanda impuso una multa de USD 1.3 mil millones a la empresa Meta, con sede en California, por incumplir el RGPD (enlace externo a ibm.com).
Además,la alta gerencia y otras personas tienen sus propias responsabilidades normativas. Por ejemplo, la Ley Sarbanes-Oxley (Ley SOX), una ley regulatoria estadounidense cuyo objetivo es prevenir el fraude corporativo, estipula que los ejecutivos pueden enfrentar una multa de USD 1 millones y diez años en prisión por certificar información financiera inexacta.
En pocas palabras, el cumplimiento es complejo y esta complejidad puede llevar a que las empresas infrinjan inadvertidamente las reglas de cumplimiento en sus operaciones diarias. Es posible que no comprendan completamente los matices de los requisitos de cumplimiento al expandirse a una nueva región, o que puedan pasar por alto las actualizaciones de las leyes de protección de datos que exigen la divulgación de políticas de privacidad de datos a los clientes.
El monitoreo del cumplimiento ayuda a las organizaciones a gestionar estos riesgos y a mantenerse al tanto del cambiante panorama normativo. Les ahorra tiempo y dinero, ya que les permite detectar las infracciones en tiempo real antes de que se conviertan en problemas mayores. También crea una mayor eficiencia organizacional, optimizando el complejo proceso de generación de informes regulatorios.
Desde el punto de vista de la seguridad, el monitoreo del cumplimiento también fomenta una mejor gestión de riesgos y ventajas organizacionales transparentes, que se han vuelto cada vez más críticas a medida que los clientes se preocupan más por la privacidad de los datos y el potencial de las filtraciones de datos. Al mantener el cumplimiento normativo, las organizaciones no solo se protegen, sino que también generan confianza con sus partes interesadas.
El monitoreo eficaz del cumplimiento requiere un enfoque integral que involucre a una variedad de partes interesadas, políticas y procesos empresariales.
Estos son algunos pasos comunes a tener en cuenta al elaborar un plan de monitoreo del cumplimiento:
Las evaluaciones de riesgos de cumplimiento pueden ayudar a las organizaciones a identificar posibles áreas de incumplimiento y evaluar el riesgo asociado con cada una. Luego, las empresas pueden priorizar estos riesgos y asignar recursos a las áreas que representan la amenaza más significativa. Por ejemplo, algunas industrias específicas tienen sus propias normas, como la ley HIPAA, sobre privacidad de la información médica, o la norma PCI, sobre seguridad de los datos para la industria de las tarjetas de pago.
Una vez que se han identificado los riesgos o problemas de cumplimiento, el siguiente paso es establecer una política de cumplimiento. Esta política debe proporcionar procedimientos claros de cumplimiento y se deben comunicar adecuadamente a todos los miembros de la empresa.
Tenga en cuenta que una política de cumplimiento es fundamental para un monitoreo eficaz del cumplimiento. Establece las normas de una organización para tener un comportamiento conforme y lícito, mientras que el monitoreo del cumplimiento comprueba que estas normas se respeten sistemáticamente.
Es importante recordar que el cumplimiento no es responsabilidad exclusiva del equipo de cumplimiento. El monitoreo eficaz del cumplimiento implica varios departamentos e individuos en toda la organización.
La capacitación de los empleados ayuda a cada empleado a comprender su función para mantener el cumplimiento de la organización. La capacitación debe llevarse a cabo periódicamente y debe incluir a todos los empleados pertinentes, incluso la alta gerencia, ya que, en última instancia, son responsables de establecer el tono y fomentar una cultura de cumplimiento normativo en toda la organización.
Las organizaciones deben realizar pruebas periódicas para garantizar que su programa de monitoreo del cumplimiento sea eficaz a la hora de detectar vulnerabilidades y proporcionar una solución rápida.
Las soluciones tecnológicas, como el software de gestión del cumplimiento normativo SIEM, pueden ayudar a automatizar este proceso de comprobación mediante el monitoreo continuo, en el que SIEM recopila y analiza continuamente datos en tiempo real para detectar áreas de incumplimiento.
Cuando las organizaciones identifican áreas de incumplimiento, deben tomar medidas correctivas de inmediato e implementar planes de corrección para solucionar el problema y evitar que se repita. Las medidas correctivas pueden incluir revisar las políticas internas, mejorar la capacitación de los empleados, repensar los flujos de trabajo de la empresa o invertir en mejores soluciones de cumplimiento.
Los equipos de cumplimiento también deben considerar el seguimiento y la documentación de las medidas correctivas para garantizar que otros las apliquen de forma eficaz y coherente en el futuro.
Las políticas de cumplimiento y los planes de monitoreo deben revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en las regulaciones u operaciones comerciales, junto con los avances tecnológicos.
El cumplimiento es un objetivo móvil, y un programa sólido de monitoreo de cumplimiento debe ser actual y ágil para responder a la evolución de los riesgos de cumplimiento y los requisitos reglamentarios.
Algunas organizaciones eligen realizar una auditoría interna además de una evaluación de riesgos. A diferencia de una auditoría de cumplimiento, que la suele llevar a cabo un funcionario de cumplimiento, o el equipo de cumplimiento, las auditorías internas las suele realizar una empresa externa o un departamento de auditoría interna de una organización, lo que las hace totalmente independientes.
Debido a esta independencia, las auditorías internas pueden proporcionar a las organizaciones, especialmente a las más grandes, rigor adicional y más controles y saldos. También pueden servir como un registro histórico de las actividades de cumplimiento e incluso pueden compartirse con las autoridades reguladoras para demostrar responsabilidad durante una auditoría de cumplimiento normativo.
El monitoreo del cumplimiento normativo es un proceso dinámico que utiliza sistemas manuales y automatizados y, a menudo, implica auditorías y evaluaciones.
Si bien hay muchos beneficios, implementar un sistema eficaz para monitorear el cumplimiento puede tener sus desafíos.
Por ejemplo:
Falta de recursos: El monitoreo del cumplimiento requiere importantes recursos financieros, humanos y técnicos. Las pequeñas empresas pueden tener dificultades para asignar recursos suficientes para el monitoreo del cumplimiento, lo que dificulta el cumplimiento de los requisitos normativos.
Complejidad de las regulaciones: mantenerse al día con las regulaciones puede ser confuso y abrumador. El monitoreo del cumplimiento a menudo requiere que las empresas comprendan y cumplan con requisitos y normas complejas en todas las jurisdicciones, especialmente en el caso de las corporaciones multinacionales que operan en todos los entornos regulatorios.
Procesos manuales: el monitoreo del cumplimiento puede llevar mucho tiempo. Los procesos tradicionales de gestión del cumplimiento dependen en gran medida de procesos manuales, lo que aumenta la complejidad, los errores y las imprecisiones y, en última instancia, el incumplimiento de los requisitos de cumplimiento, las infracciones normativas y las interrupciones operativas.
Falta de responsabilidad: el monitoreo del cumplimiento requiere un alto grado de responsabilidad, tanto a nivel individual como organizacional. Los empleados deben comprender la importancia del cumplimiento y asumir la responsabilidad de sus acciones, mientras que la dirección debe priorizar el cumplimiento y reiterar su política al respecto.
Complejidad de la integración: la implementación de un programa eficaz de monitoreo del cumplimiento requiere combinar datos de múltiples sistemas empresariales, incluyendo software de gestión de cumplimiento, software de análisis de datos, herramientas de generación de informes y almacenes de datos. Es posible que resulte difícil integrar completamente estas tecnologías, lo que genera problemas con la precisión de los datos, la duplicación y las brechas de cumplimiento.
Las formas más comunes de soluciones de cumplimiento son los enfoques internos, de terceros e híbridos.
El monitoreo interno del cumplimiento, o monitoreo interno, proporciona a las organizaciones un alto grado de control y personalización sobre sus iniciativas de cumplimiento. Las empresas pueden desarrollar sistemas personalizados que se alineen con sus necesidades comerciales y tengan control directo sobre la seguridad de sus datos.
Si bien existen costos iniciales involucrados en la configuración del sistema de monitoreo de cumplimiento, los gastos continuos pueden ser menores una vez que esté implementado. Aún así, las organizaciones deben invertir en desarrollar experiencia y monitoreo interno, lo que puede representar un compromiso de recursos significativo.
Las soluciones de monitoreo de cumplimiento de terceros aportan experiencia especializada a las organizaciones. Estos proveedores se mantienen al día con la evolución de las normas y los estándares de la industria. Además, con frecuencia proporcionan informes de cumplimiento actualizados.
Las soluciones de cumplimiento de terceros también suelen ser más escalables, lo que las hace adecuadas para una variedad de tamaños de empresas. Estos proveedores a menudo utilizan tableros de control y monitoreo continuo para ayudar a las organizaciones a mantener una visión en tiempo real de su estado de cumplimiento. Esta visibilidad en tiempo real ayuda a identificar y abordar rápidamente los incumplimientos, mejorando la capacidad de la organización para demostrar su responsabilidad.
Además, la externalización del monitoreo del cumplimiento puede liberar recursos internos, lo que permite a las organizaciones centrarse en sus actividades principales.
Los servicios administrados de gestión de eventos e información de seguridad (SIEM) son una forma popular de software de gestión del cumplimiento. Estos servicios brindan muchos de los beneficios compartidos anteriormente y, con frecuencia, también brindan a las empresas acceso a expertos en ciberseguridad que se especializan en monitorear, mitigar y responder a vulnerabilidades y riesgos de cumplimiento.
Algunas organizaciones también pueden optar por un enfoque híbrido, combinando la experiencia interna con herramientas de terceros, como el software de cumplimiento, para lograr un equilibrio que se adapte a sus necesidades.
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El cumplimiento de los datos es el acto de manejar y administrar datos personales y confidenciales de una manera que cumpla con los requisitos normativos, los estándares de la industria y las políticas internas relacionadas con la seguridad y la privacidad de los datos.
La gestión de eventos e información de seguridad, o SIEM, es una solución de seguridad que ayuda a las organizaciones a reconocer y abordar posibles amenazas y vulnerabilidades de seguridad antes de tener la oportunidad de interrumpir las operaciones comerciales.