Cómo implementar la planificación de recursos empresariales (ERP)

Una vez que su empresa haya decidido cambiar a un sistema de software de planificación de recursos empresariales (ERP), el siguiente paso es implementar ERP. Para que una empresa vea los beneficios de adoptar una ERP, primero debe desplegarse de manera adecuada y eficiente por parte de un equipo que generalmente incluye también un gerente de proyecto y gerentes de departamento.

Este proceso puede ser complicado y abrumador, según las necesidades de su organización. Sin embargo, una vez que el nuevo software se implementa con éxito, lo ideal es que las organizaciones vean los aumentos en la productividad y los beneficios de ahorro de costos que un sistema ERP puede aportar a su negocio. El cambio a un sistema ERP puede optimizar las necesidades de su negocio y ser beneficioso tanto para el usuario final como para toda la organización.

A continuación, se muestra un desglose de un plan de implementación de ERP paso a paso. Comenzaremos por repasar lo que las organizaciones deben hacer antes de elegir un sistema ERP y luego profundizaremos en las mejores prácticas para el éxito de la implementación.

1. Descubrir y planear la implementación de ERP

Antes de que pueda ocurrir el proceso de implementación de una ERP, una organización debe evaluar cómo funcionan sus sistemas actuales. Este es el primer paso para una integración exitosa de ERP y debe completarse antes de elegir un software de ERP.

En el primer paso de esta metodología de implementación, una organización debe revisar el sistema y los procesos actuales para obtener una perspectiva completa de cómo está funcionando el negocio y dónde podría haber dificultades. En este paso, también debe establecerse un equipo de proyecto de implementación de ERP para fines de toma de decisiones. Las áreas a evaluar pueden incluir finanzas, fabricación, inventario, ventas y otras. Este paso también será importante para comprender las brechas y los problemas actuales, como las ineficiencias de los procesos y los posibles requisitos para el sistema ERP.

Una vez que se evalúa la revisión del sistema actual de la organización, el flujo de trabajo y las funciones diarias, es hora de seleccionar el sistema de ERP adecuado que cumpla con los requisitos de su negocio, como la previsión presupuestaria y los precios. Se puede adquirir un software de ERP en este primer paso si los requisitos se definieron bien. Estos requisitos dependerán de si una organización emplea un sistema de ERP on-premises o en la nube.

Un cambio a un sistema de ERP moderno puede ser muy sencillo si existe una hoja de ruta clara y un plan de proyecto para su despliegue de ERP. Una conversación clara y honesta con los empleados garantizará la aceptación de la organización.

Preguntas que debe plantear al definir el alcance de las necesidades de su organización:

• ¿Qué funciones comerciales automatizará el software de ERP?
• ¿Cuáles son los requisitos de datos específicos del sistema de ERP y es compatible?
• ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) deben rastrearse?
• ¿El software es lo suficientemente escalable y flexible como para evolucionar con las necesidades de la organización?
• ¿Cuál es el cronograma de implementación y despliegue?

2. Crear un diseño y prepararse para implementarlo

En este punto, eligió el sistema de ERP para su negocio. El siguiente paso es la fase de diseño. Este es el paso para configurar la solución de software de ERP para que se ajuste a las necesidades específicas de su organización.

Un nuevo diseño requiere una gestión del cambio para hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes, junto con la posible necesidad de nuevos procesos de negocio que se ajusten mejor al sistema de ERP que se implementará próximamente. Es importante contar con un equipo dentro de la organización dedicado a este paso de diseño y a determinar un plan adecuado.

Pasos para configurar el sistema de ERP:

• Cree una estructura organizacional definiendo todos los aspectos necesarios de su negocio, como el plan de cuentas, los centros de costos y las unidades de negocio.
• Personalice su software de ERP para que se alinee con los flujos de trabajo existentes y configure los módulos que cree que necesitará su organización, como gestión de relaciones con el cliente (CRM), recursos humanos y gestión de la cadena de suministro.
• Establezca los parámetros para los roles y permisos de los usuarios para que pueda controlar el acceso de todos en todo el sistema y cerciorarse de que se implementen controles de datos.
• Integre el software de ERP con otros sistemas existentes dentro de su organización, como software de contabilidad, gestión de inventario y plataformas de comercio electrónico si corresponde.

3. Migrar y desarrollar

Una vez que se establecieron los requisitos de diseño, puede comenzar la fase de desarrollo. Esto implica la personalización del software para que pueda producirse el rediseño. La etapa de desarrollo, o preparación, es vital y puede ser una tarea desalentadora; pero si se hace correctamente, podría ayudar a que su sistema de ERP funcione a largo plazo.

Ya estableció un rediseño: ahora es el momento de limpiar y formatear los datos del sistema actual para que sea compatible con el nuevo sistema. En este paso, una organización deberá evaluar y preparar todos los datos existentes en un formato compatible que se ajuste a su nuevo software de ERP. Una vez cargado en el nuevo sistema y formateado correctamente, se puede realizar su primera prueba de ERP. En este paso también debe monitorear y anotar las métricas clave de la operación de su negocio, incluida cualquier interrupción.

Formas de planear y preparar los datos para la migración:

• Complete una auditoría de datos de todos los sistemas y aplicaciones heredados para tener una idea clara de la migración de datos.
• Categorice los tipos de datos que necesita migrar e identifique cualquier redundancia revisando los datos y depurándolos para mayor precisión.
• Defina qué método de transferencia de datos desea emplear y pruébelo para cerciorarse de que sea el proceso de migración correcto.
• Elabore un plan de copias de seguridad y un plan de recuperación en caso de que se produzcan errores o se pierdan datos.
• Cree una política de gobernanza de datos y establezca protocolos.

4. Probar el sistema de ERP

Se tomaron todos los pasos preventivos y ahora es momento de realizar algunas pruebas del sistema antes de su puesta en marcha. En esta etapa aún puede haber desarrollo y eso es normal. Es posible que se realicen pruebas de un módulo de ERP y sea necesario realizar correcciones o ajustes mientras se prueban otros módulos simultáneamente. Los miembros del equipo deben recibir capacitación para los usuarios y los stakeholders clave también deben participar en este proceso de prueba.

Es vital probar todo el sistema y garantizar su correcto funcionamiento y la ejecución precisa de los datos. Esta es la fase más importante porque garantizará que todas las aplicaciones y procesos del sistema funcionen como deberían antes de que el software de ERP esté oficialmente en funcionamiento.

Aspectos para recordar durante la fase de pruebas:

• Lleve un registro de los criterios de aceptación del usuario y documente la información.
• Pruebe la funcionalidad del sistema de principio a fin y valide todos los datos migrados para fines de precisión.
• Verifique la accesibilidad del usuario mediante comentarios y revisiones de la retroalimentación.
• Realice todas las pruebas necesarias antes de desplegar el software de ERP, como probar procesos de automatización, flujos de trabajo y seguridad del sistema.
• Garantice que el sistema de ERP sea compatible con los demás sistemas y aplicaciones existentes.
• Cerciórese de que todos los empleados estén capacitados en el sistema; considere implementar el software de ERP por etapas antes de implementarlo en toda la empresa.

5. Ofrecer un sistema de ERP implementado con éxito

Si ya realizó todos los pasos anteriores, entonces le damos buenas noticias: su organización está lista para lanzar su nuevo sistema de ERP. Suponiendo que todos los empleados recibieron la capacitación adecuada en el software, ahora es el momento de implementar la nueva solución de ERP.

El equipo del proyecto que inició el proceso de implementación debe estar listo en caso de que los empleados estén confundidos o surjan otros posibles problemas. Esté preparado para los problemas y tenga planes de contingencia en caso de que haya un mal funcionamiento grave. Todos los módulos de ERP pueden desplegarse simultáneamente, pero también pueden realizarse por etapas. Algunas organizaciones pueden optar por priorizar ciertos módulos y agregar otros a medida que avanzan, lo cual es completamente normal.

No hay dos organizaciones iguales y el despliegue de un software de ERP puede diferir mucho, pero recuerde hacer que la solución de ERP sea accesible para todos los empleados y cerciorarse de que los procesos automatizados estén activados.

Qué buscar una vez que se produce la implementación:

• ¿Los datos son precisos y funcionan correctamente?
• ¿Todos los usuarios tienen accesibilidad en tiempo real sin problemas?
• ¿Existen y funcionan los protocolos de seguridad?
• ¿El flujo de trabajo está implementado y se procesa como debería?

6. Gestionar su solución de ERP

Ahora, suponiendo que la implementación esté completa, es importante crear un protocolo para el mantenimiento continuo de su sistema de ERP. Su organización debe realizar comprobaciones regulares de mantenimiento y actualizar el software periódicamente. Crear un equipo o contar con un profesional para mantener el estado de su sistema de ERP es clave para la longevidad de la solución.

El proveedor de ERP que seleccione debe estar disponible para cualquier pregunta y mantenimiento continuo o actualizaciones necesarias. Las mejores prácticas para este proceso de implementación deben incluir un equipo bien gestionado y una sólida comunicación entre la organización, sus empleados y los stakeholders clave para garantizar que la solución de ERP funcione de manera efectiva y eficiente.

Mejores prácticas para gestionar su nuevo sistema de ERP:

• Escuche a menudo la retroalimentación de usuarios y clientes.
• Los sistemas de ERP on-premises requerirán actualizaciones periódicas de software y, a veces, también de hardware, mientras que la ERP basada en la nube se actualizará automáticamente.
• Cree procedimientos operativos estándar (SOP) para garantizar que los problemas comunes puedan abordarse rápidamente.

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