Digitalización de la experiencia de planificación de PI

La planeación del incremento del programa (PI) es un elemento clave de la metodología ágil empresarial. Si bien fue popularizado inicialmente por el Scaled Agile Framework (SAFe), que continúa avanzando en las mejores prácticas relacionadas con el concepto, la planificación de PI tiene concientización universal como actividad de planificación. Es adoptado incluso por organizaciones que no se comprometieron plenamente con la infraestructura SAFe.

Tras hacer eco de los principios de las actividades ágiles a nivel de equipo, la planificación de PI inicialmente enfatizó la colaboración en persona y el uso de dispositivos físicos, como pizarras y notas adhesivas. La pandemia de COVID-19 aceleró el cambio a la planificación remota de PI para una fuerza laboral totalmente remota para continuar el desarrollo y la entrega de productos digitales. La eficacia de estos eventos de planificación solía verse afectada y los aspectos colaborativos de la experiencia a menudo eran los más afectados.

La mayoría de las organizaciones continuarán teniendo una combinación de fuerza laboral remota, híbrida y en el sitio. Aunque los gerentes de cartera y los equipos de producto disponen de algunas herramientas aprobadas apresuradamente para facilitar las actividades básicas de la planeación de la PI, un cambio permanente a la presencialidad es incierto.

Eso hace que un esfuerzo coordinado para revisar y seleccionar la plataforma ideal para digitalizar la planeación de la PI sea una tarea importante para los líderes de la organización. Incluso en situaciones en las que la planeación de la PI en persona es una opción para los equipos de producto, la plataforma adecuada mejorará la actividad. Puede ayudar a varios equipos a ejecutar con más agilidad e integrar los planes del programa en la estrategia más amplia de la empresa.

Los programas ágiles deben compartir mucha información entre varios equipos. Eso significa que una planeación eficaz de PI requiere datos compartibles y accesibles, lo que no es fácil cuando diferentes herramientas acceden a diferentes almacenes de datos. La información a menudo está bloqueada en silos o herramientas departamentales, lo que dificulta la presentación de información multifuncional a los equipos de programas ágiles.

Una plataforma ideal para la planificación remota de PI actúa como una única fuente de verdad para todos los equipos. Debe capturar y mostrar información para equipos específicos e incorporar información en vistas apropiadas para el programa. Esto permite que varios equipos, tanto remotos como presenciales, trabajen y compartan información en el evento de planificación mientras observan cómo el programa en sí toma forma.

El desarrollo del tablero del programa, uno de los principales resultados del evento de planificación de PI, sirve como un gran ejemplo. Estos tableros se basan en información de la capacidad y disponibilidad del equipo, listas de características, tableros de ideas, prioridades estratégicas y hojas de ruta como entrada para planificar visualmente el programa. Muestran compromisos con la entrega de características, dependencias e hitos.

A partir de ahí, las sesiones de reunión aprovechan las vistas específicas del equipo de la misma información para planificar y administrar sus historias de usuario, características y dependencias para varios tableros y listas. Esto también permite a los equipos mover, clasificar y editar elementos de manera rápida y eficiente. 

Un ejemplo es la capacidad de visualizar información que es posible con una plataforma digital. Una plataforma de planificación de PI digital puede acelerar los esfuerzos de planificación previa al programa al permitir que los equipos entren proactivamente su capacidad para los próximos incrementos, ajusten los cuadros de tiempo de incremento y más.

La planeación de la IP es una actividad de colaboración; siempre lo fue y lo será. Pero los eventos de planeación presenciales, con su aislamiento de información, no fueron todo lo colaborativos que podrían ser. Si bien una única fuente de verdad proporciona una base para la colaboración, todavía hay oportunidades para mejorar la colaboración con una experiencia digital.

Por ejemplo, una plataforma para la planificación remota de PI debe fomentar la comunicación del equipo a través de comentarios sobre elementos de información, como historias de usuarios, tareas y trabajos pendientes. La compatibilidad con los comentarios "@mention" alerta eficazmente a los equipos a través de mensajería común, correo electrónico y otras herramientas de colaboración. Las votaciones de confianza, las encuestas y las retrospectivas también son elementos centrales de la planificación y ejecución de PI que se pueden mejorar a través de la experiencia digital.

Al utilizar una plataforma digital para la planificación remota de PI, toda la información de la actividad de planificación está en el sistema para que los equipos comiencen a ejecutarla inmediatamente después del evento de planificación. Las vistas específicas del equipo de una única fuente de información crean paneles de control del equipo, calculan métricas de flujo y dotan a los equipos con mejores prácticas de DevOps para gestionar la ejecución del programa. Una única fuente de información también proporciona agilidad a la ejecución del programa al permitir que los equipos se ajusten rápidamente a los cambios.

Esto contrasta con la captura de decisiones de planificación sobre activos físicos y la introducción manual de datos en conjuntos de herramientas aislados posteriores al evento de planificación. Esas mismas herramientas aisladas también limitan la agilidad y la capacidad de un equipo para reaccionar a los cambios mientras ejecuta las actividades del programa. Estos desafíos se pueden abordar adoptando la plataforma adecuada para la planificación de PI.

Históricamente, la planificación de programas ágiles se centró en la capacidad disponible de los equipos y las características e historias de usuario incorporadas en el próximo incremento del programa. Las consideraciones financieras se limitaron a los costos laborales.

A medida que las empresas actuales continúan escalando las prácticas ágiles, ven el impacto de la entrega ágil en el TCO del producto, el gasto comercial general y los ingresos. Una nueva característica puede afectar todo, desde los ingresos y las suscripciones, el consumo de servicios en la nube, las tarifas de soporte y contratos, los costos unitarios y los gastos de activos de capital requeridos, hasta los costos operativos a largo plazo.

Agregar visibilidad de las finanzas holísticas a la actividad de planificación remota de PI no suele ser una preocupación prioritaria para los equipos de productos durante la planificación de PI. Como resultado, no es una capacidad comúnmente admitida en la mayoría de las plataformas de proveedores, pero hacerlo puede afectar significativamente los planes resultantes y el valor entregado. En el futuro, cualquier oportunidad de incorporar datos financieros en la planificación ágil debería representar una prioridad para las organizaciones.

Para la mayoría de las organizaciones de hoy en día, especialmente aquellas con fuerza laboral distribuida, la digitalización de las actividades de planeación de PI es esencial. La plataforma adecuada puede ayudar a facilitar y mejorar la planeación de PI tanto local como remota, y reforzar los elementos colaborativos de la actividad de planeación. Una plataforma digital para la planeación de PI puede romper los silos de información, eliminar las brechas de conocimiento y mantener a todos los equipos en la misma página mientras ejecutan un programa complejo.