Cómo desbloquear un enfoque científico para la gestión de cambios con insights de datos potentes

Sin duda, hay un crecimiento exponencial en el acceso y el volumen de datos de procesos que todos, como individuos, tenemos a nuestro alcance. Junto con un clima actual que está demostrando ser cada vez más ambiguo y complejo, existe una gran oportunidad de aprovechar los insights de datos para impulsar una metodología más sólida y basada en evidencia para la forma en que trabajamos y gestionamos el cambio. Los datos no solo pueden respaldar una estrategia de gestión de cambios más convincente, sino que también pueden identificar, acelerar e integrar el cambio más rápido, todo lo cual es crítico en nuestro mundo en constante cambio. Aprovechando estas oportunidades en IBM, estamos construyendo cada vez más nuestra especialización en herramientas y técnicas de minería de procesos y análisis de datos que creemos que son verdaderos "cambios de juego" cuando se trata de crear culturas de cambio e innovación continuos.

Para nosotros, un área de oportunidad destacada que presenta la capacidad de analytics de datos de procesos es la minería de procesos: el proceso de encontrar anomalías, patrones y correlaciones dentro de grandes conjuntos de datos para predecir los resultados de los procesos. La minería de procesos presenta el "arte de lo posible" cuando se trata de invertir tiempo y energía en iniciativas de cambio organizacional que pueden hacer que el cambio se mantenga. Vemos cuatro áreas clave en las que se puede aplicar esta capacidad de minería de procesos para transformar realmente el valor derivado de un programa de cambio:

Vemos una y otra vez el impacto perjudicial de los líderes desalineados o desconectados, especialmente cuando se trata de impulsar un caso para un cambio efectivo e inspirar a sus equipos a tomar medidas. Una encuesta reciente de Leadership IQ en 2021 informada por Forbes afirma que "solo el 29 % de los empleados dice que la visión de futuro de su líder siempre parece estar alineada con la de la organización". En última instancia, si los líderes de todos los niveles no están en sintonía y si las personas no están totalmente comprometidas con el cambio, los resultados se vuelven vulnerables. Tener una visión y una estrategia brillantes no marca la diferencia si no puede lograr que sus líderes y empleados acepten esa visión.

Dado que el Business Case y el Case for Change suelen ser el primer y potencialmente el factor más crítico de cualquier programa de cambio, la necesidad de datos en tiempo real es clara. ¿Cuánto más fácil sería basar una transformación del negocio en insights basados en datos que pudieran demostrar y cuantificar la oportunidad en función de los hechos?

Aprovechar los datos para reemplazar la "intuición" en la que se toman demasiadas decisiones empresariales permite a los profesionales del cambio separar las percepciones de la realidad y decidir qué procesos necesitan más atención. En otras palabras, la ciencia de datos de la gestión de cambios se enfoca en lo que tendrá el mayor impacto en sus objetivos comerciales, KPI y resultados estratégicos. Puede mostrar si las percepciones son reales, así como descubrir insights inesperados. En última instancia, los insights basados en datos duros pueden aportar transparencia a su toma de decisiones y proporcionar una historia más convincente en la que todos puedan estar de acuerdo.

¿Sabe cómo funciona realmente su empresa sobre el terreno? Los programas de cambio pueden pasar muchas semanas realizando entrevistas y talleres para identificar imágenes "tal cual". Sin embargo, a menudo encontramos una desconexión entre lo que los usuarios dicen que está sucediendo y lo que los datos muestran que realmente está sucediendo. Las herramientas de minería de procesos analizan datos de miles de transacciones en todas las ubicaciones para pintar una historia real, proporcionando insights más rápidos y confiables sobre las causas principales de los problemas e identificando las oportunidades más sólidas de mejora.

Del mismo modo, los agentes de cambio dedican mucho tiempo y esfuerzo al diseño de "To Be" e identificar el impacto en los afectados por la "nueva normalidad". Las herramientas de minería de procesos pueden realizar un análisis de brechas de ajuste en nuevos procesos para identificar de forma rápida y precisa los mayores impactos del cambio. Esto, a su vez, puede acelerar la creación de sus programas de comunicación y capacitación para respaldar la introducción del cambio con recorridos de cambio más exactos y personalizados. Se pueden aportar insights detallados sobre los niveles de cumplimiento de los procesos a los equipos de diseño para fundamentar y enfocar el diseño de futuros procesos y sistemas.

Existe la idea común de que la introducción de nueva tecnología hará que las cosas sean más rápidas y fáciles, pero no siempre es así. Forbes afirma que "a pesar de las importantes inversiones en nuevas tecnologías durante la última década, muchas organizaciones están viendo cómo sus operaciones se ralentizan debido a la infrautilización de la tecnología". Está claro que no podemos simplemente "instalar un sistema" y esperar que sea adoptado. No importa cuán "adecuado para el propósito" sea en su diseño, y cuán bien adoptado sea cuando se introduzca, estos resultados sin duda cambiarán debido a una variedad de factores dentro y fuera de nuestro control.

Entonces, ¿cómo detectar esto a tiempo y reaccionar o incluso prevenirlo de manera oportuna y eficaz?

A través de analytics, las soluciones de minería de procesos pueden resaltar las brechas y oportunidades en una transformación digital. Esto significa que puede intervenir con intervenciones de cambio específicas para corregir el rumbo más rápidamente. Por ejemplo, identificar un determinado grupo de usuarios o proceso que refleje niveles más bajos de actividad o inexactitud en las tareas. Puede diseñar intervenciones de capacitación y participación para mejorar aún más las habilidades o educar a los miembros del equipo; o identificar oportunidades de mejora de procesos para apoyarlos mejor en las actividades que emprenden.

Además, esta capacidad también puede abordar otro obstáculo al que nos enfrentamos: una vez que introdujiste un cambio, ¿cómo medir fácilmente su éxito y adopción?

Al aplicar la minería de procesos, puede ver rápidamente los niveles de cumplimiento de los procesos en toda la organización y en toda la cadena de valor. Las herramientas de minería de procesos automatizan y generan paneles de control que muestran de un vistazo las tasas de adopción. También le permiten cuantificar el valor comercial en función de las mejoras y le permite asignar y rastrear métricas clave con objetivos comerciales.

Incorporar una cultura de cambio y mejora continuos en el ADN de una organización es una tarea importante. El índice de estado organizacional de McKinsey muestra que el tipo de cultura más común en las empresas de alto rendimiento es el de mejora continua. Este índice demostró que en casi 2000 empresas, el estado organizacional está estrechamente relacionado con el rendimiento. Por su propia naturaleza, las herramientas de minería de datos apuntan a esta mejora continua y equipan a sus usuarios con los datos para identificar continuamente nuevas oportunidades y reinventar sin descanso la forma en que se hacen las cosas.

Debido a su simplicidad y cualidades intuitivas, las herramientas de minería de procesos facilitan que los especialistas que no son especialistas en datos encuentren y utilicen insights basados en datos, lo que facilita mucho la creación de una cultura de mejora continua e innovación en toda la organización. Sin embargo, los enfoques basados en datos, como la minería de procesos, proporcionan más valor cuando las organizaciones se comprometen con ellos a largo plazo. Por tanto, la adopción de estas herramientas es un proyecto de pequeño cambio en sí mismo. Incorporar el uso de datos y métricas en el trabajo cotidiano requiere no solo comprender la herramienta, sino también un cambio de mentalidad hacia el uso de datos y insights como parte de los esfuerzos de mejora continua. Al igual que con cualquier implementación de TI, dedicar tiempo a llevar a los usuarios y stakeholders a través de la curva de cambio desde la concientización hasta la adopción dará sus frutos a largo plazo.

Para concluir, a través del poder de los datos, la gestión de cambios moverá de una disciplina basada en proyectos que lucha por justificar una inversión adecuada a una que asesora sobre los resultados del negocio y cómo entregarlos con éxito. Presenta oportunidades no solo para potenciar y acelerar las intervenciones típicas de gestión de cambios, como el desarrollo de recorridos de cambio o el seguimiento de la adopción, sino también para flexibilizar su poder para influir y cambiar la mentalidad de quienes trabajan con él. La minería de procesos equipa y empodera a las personas para pensar, desafiar y reinventar lo que hacemos. Esto va de la mano con nuestra apreciación de que "el cambio siempre está cambiando" y debemos mantener el ritmo o arriesgarnos a quedarnos atrás.