Cómo las tecnologías de sostenibilidad ayudan a que las instalaciones funcionen mejor
IBM Global Real Estate está utilizando IBM Sustainability Software para incorporar conocimientos en las decisiones operativas diarias para una gestión de las instalaciones más sostenible
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Un grupo de personas realiza una conferencia en la oficina

Cuando IBM Global Real Estate (GRE) ganó el Sheila Sheridan International Facilities Management Award (IFMA)¹ y el Institute of Directors Golden Peacock Award² gracias a sus iniciativas impulsadas por la sostenibilidad en septiembre de 2022 —apenas unos meses después de obtener la acreditación Gold como 2022 Green Lease Leader³— representaron hitos adicionales en el largo historial de IBM de comportamiento responsable con el medio ambiente. En un sentido más amplio, estos premios mostraron cómo IBM como empresa se ha mantenido fiel a los valores de su CEO, Thomas J. Watson Jr., integrado en el ADN de IBM hace casi 60 años, “para estar al frente de esas empresas que trabajan para hacer del mundo un mejor lugar”.

Con más de 50 millones de pies cuadrados de espacio bajo gestión, en unas 800 ubicaciones en 100 países, IBM entiende que la gestión responsable de bienes raíces puede reducir nuestro impacto ambiental.

IBM continúa con sus más de cinco décadas de compromiso y programas sobre gestión ambiental responsable, desde la reducción de sus emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) hasta el reciclaje de residuos no peligrosos, el seguimiento de su rendimiento y la presentación de informes de resultados de una manera creíble y auténtica. Muchos de estos programas intersecan las operaciones inmobiliarias de IBM y ofrecer el rendimiento deseado constantemente implica desafíos, dada la diversidad de nuestra cartera de instalaciones. Distribuida en más de 100 países, esta cartera incluye oficinas, laboratorios de investigación, centros de fabricación y distribución y centros de datos, algunos situados en campus propios y otros en entornos de varios inquilinos.

Comprometido a lograr una mejora continua en la eficiencia de sus operaciones y el desempeño ambiental, IBM Global Real Estate está ejecutando una transformación de gran alcance de muchas facetas de las prácticas de gestión de activos y bienes raíces de IBM, habilitada por una amplia base de tecnología de IBM. Global Real Estate utiliza tecnología para rastrear e informar las métricas de operaciones de manera oportuna y precisa, y basarse en los insights que genera para ayudar a una toma de decisiones fundamentada que tenga sentido tanto a nivel empresarial como ambiental.

¹ Sheila Sheridan International Facilities Management Award (IFMA)
  (enlace externo a ibm.com)
² Institute of Directors Golden Peacock Award (enlace externo a ibm.com)
³ Gold Accreditation as a 2022 Green Lease Leader (enlace externo a ibm.com)

Además, IBM Global Real Estate ve los beneficios de compartir su propia transformación y aprendizaje con clientes actuales y futuros a medida que buscan alcanzar sus objetivos de sostenibilidad. Los clientes buscan soluciones maduras del mundo real que puedan acortar su camino hacia operaciones y procesos más sustentables, además de que ayuden a mejorar la eficiencia y el rendimiento de su negocio. En ese sentido, IBM, al usar su propia tecnología, es el “cliente cero” y hay mucho entusiasmo por contar la historia.

Actuar con valores es algo que Jane Muir-Sands conoce bien. Cuando se incorporó a IBM como vicepresidenta de Bienes Raíces y Operaciones Globales en 2020, marcar la diferencia era una prioridad. “Veo que mi propósito personal y profesional es la creación de un futuro más sostenible para mis hijos y los hijos de mis hijos”, dice Muir-Sands. “Veo a IBM como una empresa única en el espacio de la sostenibilidad, donde uno puede ser un verdadero catalizador para resolver un problema profundo y ayudar al mundo a funcionar mejor. Me siento muy orgullosa de trabajar para IBM”.

Los esbozos de las iniciativas más recientes relacionadas con la energía de IBM Global Real Estate comenzaron a tomar forma a los pocos días de su llegada, primero en una reunión con el gerente general de Software de Sostenibilidad de IBM, el Dr. Kareem Yusuf. Para Muir-Sands, la conclusión clave de estas conversaciones fue la oportunidad de ampliar las capacidades de las plataformas integrales de TI de IBM Global Real Estate (GRE): la solución IBM® TRIRIGA® para la gestión de las instalaciones y la solución IBM® Maximo para la gestión de activos. “El claro consenso fue la necesidad de que los usuarios de las herramientas de TI sean más conscientes de los impactos de sus decisiones sobre la sustentabilidad y el medio ambiente”, explica. “E igual de importante, para integrarlos en el centro de nuestras decisiones diarias de administración de bienes raíces, instalaciones y activos”.

Ahorro de costos


Se redujeron los costos del software de elaboración de informes energéticos en un 30 % al reemplazar múltiples herramientas con una única plataforma automatizada

Seguimiento extenso


Realiza un seguimiento de los datos operativos en 800 ubicaciones en 100 países

Veo que IBM es una empresa única en el espacio de sostenibilidad, donde puede ser un catalizador genuino para resolver un problema profundo y ayudar al mundo a funcionar mejor. Jane Muir-Sands Vice President Global Real Estate and Operations IBM
La innovación crea nuevas vías para la optimización de las instalaciones

Cuarenta por ciento⁴. Esa es aproximadamente la proporción de emisiones anuales de dióxido de carbono que se estima provienen de los edificios a nivel mundial, y una razón por la que IBM GRE desempeña un papel clave para cumplir con los objetivos ambientales de la empresa. A nivel general, la misión de GRE es establecer la combinación adecuada de edificios e instalaciones que permitan a los empleados de IBM en todo el mundo tener la mejor y más productiva experiencia, ya sea que trabajen en oficinas, sitios de fabricación, centros de datos u otros tipos de entornos. Lo importante es gestionar el espacio.

Para GRE, poner en práctica esta misión conlleva una asombrosa cantidad de decisiones, que van desde la configuración de las salas y las condiciones de arrendamiento, hasta la planificación de proyectos de capital y el mantenimiento de las instalaciones. Para ayudar a optimizar la toma de estas decisiones, GRE está aprovechando una base de sensores IoT en rápido crecimiento, desde equipos empotrados hasta integrados, para capturar grandes cantidades de datos en tiempo real. Un elemento emblemático de la innovación en esta área es la aplicación de sofisticados modelos de IA para esencialmente “exprimir” más insights de los sensores existentes. Por ejemplo, ¿los sensores de ocupación en las paredes de las salas de conferencias? Una vez utilizados para apagar y encender las luces, ahora informan la disponibilidad de habitaciones en tiempo real y, eventualmente, ayudarán a GRE a predecir los requisitos de espacio en diferentes instalaciones.

⁴ Fuente: arquitecture2030.org (enlace externo a ibm.com)

Al hacer un balance, el equipo de soluciones de sostenibilidad de GRE reconoció que, a pesar de todas las numerosas ventajas de las plataformas TRIRIGA y Maximo de IBM para las operaciones de GRE, se podrían lograr aún más beneficios al estandarizarlas, integrarlas y centralizarlas. Esto sucedió especialmente en el área de elaboración de informes de datos de operaciones que alimentan las métricas que la empresa utiliza para rastrear el progreso con respecto a sus objetivos y respaldar las divulgaciones ambientales de la empresa. En conjunto, estos cambios implicaron no solo requisitos de presentación de informes más específicos, sino también más frecuentes.

Decidido a enfrentar estos desafíos, el equipo de GRE comenzó a trabajar con expertos en procesos de IBM® Consulting para crear los esquemas de un plan. En su escenario ideal, los datos de operaciones se extraerían y capturarían automáticamente y en tiempo real de TRIRIGA y Maximo, donde se generaban y almacenaban en un repositorio de toda la empresa. Pero el equipo pronto se dio cuenta de que las barreras prácticas para llegar al objetivo eran significativas. Por un lado, GRE dependía de una gran cantidad de herramientas discrepantes, algunas de terceros, para extraer, procesar y notificar datos de operaciones. Además, las personalizaciones que se habían creado en sus despliegues de TRIRIGA y Maximo hacían que las actualizaciones de versión fueran demasiado difíciles, lo que dificultaba enormemente la automatización de los informes.

La consecuencia aún más importante de los despliegues descentralizados y aislados de GRE fue que había discrepancias en los datos mismos. En la raíz de los sistemas de activos y gestión de las instalaciones, se encuentran convenciones de nomenclatura conocidas como jerarquías de datos, que definen, tanto las ubicaciones (por ejemplo, una sala de conferencias en un determinado piso de un determinado edificio), como las clases de activos. Utilizando como ejemplo la elaboración de informes sobre datos energéticos, señala Muir-Sands, las jerarquías de datos discrepantes entre las distintas partes de la empresa pueden hacer que la elaboración de informes consolidados sea mucho más complicada y tome más tiempo. Explica: “Aprendimos que, en cuanto a la elaboración de informes puntuales y precisos, contar con una base coherente de datos (una única fuente de información) aplicable a todas las instalaciones y activos, puede realmente simplificarlo y agilizarlo”.

En cuanto a la elaboración de informes puntuales y precisos, contar con una base de datos coherente, (una única fuente de información) aplicable a todas las instalaciones y activos, puede realmente simplificarlo y agilizarlo. Jane Muir-Sands Vice President Global Real Estate and Operations IBM
Preparación del terreno para los informes automatizados

Ese reconocimiento llevó a dos grandes desarrollos que ayudaron a poner en marcha este fundamento. La primera, afirmó Sal Rosato, gerente de Transformación de Tecnología y miembro clave del equipo de sostenibilidad de GRE, fue una estrecha colaboración con el la dirección de Datos de IBM. “Como parte de nuestra transformación, trabajamos con la oficina para crear un nuevo programa de gobernanza de datos que esté alineado con los estándares de datos empresariales de IBM y enfatiza la propiedad de los datos”, explica Rosato. “Para que cualquier elemento de datos inmobiliarios ingrese a nuestro Data Dictionary, los administradores de datos del dominio deben definirlo y aprobarlo, y no se puede cambiar sin que todos estos los revisen y aprueben”.

El segundo gran paso fue la decisión de GRE de utilizar el software de energía y sostenibilidad Envizi (ahora una empresa IBM) para ayudar a consolidar los datos que respaldan los informes de sostenibilidad, incluidos los elementos clave de TRIRIGA y Maximo, en un único sistema de registro auditable. Después de haber evaluado unas 35 soluciones de informes de sostenibilidad en el mercado, Muir-Sands y su equipo seleccionaron la solución Envizi por sus capacidades de automatización, su facilidad de integración con sistemas centrales, como TRIRIGA y Maximo, así como su capacidad para ofrecer insights valiosos basada en paneles de control. “En términos de recopilar, consolidar e informar datos de nuestros sistemas”, dice Muir-Sands, “vimos su combinación de flexibilidad y automatización como una buena opción”. La decisión posterior de IBM de adquirir la empresa con sede en Australia, cuya solución ahora se conoce como IBM Envizi ESG Suite, es un gran voto de confianza en sus capacidades.

Aunque la medición y notificación del impacto de las operaciones es una parte importante de la transformación de los procesos de GRE, la otra cara de la historia (la forma en que GRE está integrando la información en las decisiones operativas cotidianas) es igualmente convincente. Hay una conocida frase que se relaciona generalmente con el gurú de gestión Peter Drucker: “Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo”. En el contexto del impacto de las operaciones en el medio ambiente, el “lo” incluye el consumo de energía y agua, las emisiones de gases de efecto invernadero y la generación de residuos. La clave para pasar de la medición a la gestión es el diseño de procesos.

Con ese fin, el equipo de GRE trabajó con especialistas de IBM Consulting, proveedores de gestión de instalaciones y el equipo de software de sostenibilidad de IBM en una serie de talleres intensivos de Design Thinking. A través de estos talleres, se identificaron más de 450 casos de uso centrados en la gestión de las instalaciones, la optimización de carteras, la experiencia en el lugar de trabajo y la sostenibilidad. Con la solución IBM Blueworks Live, los equipos rediseñaron los procesos de negocio de GRE para alinearlos con las capacidades listas para usar de TRIRIGA, Maximo y Envizi.

Como CTO de Asset Management Solutions, con responsabilidad técnica para las plataformas Maximo y TRIRIGA, Eric Libow, miembro del equipo de GRE, desempeñó un papel fundamental en el proyecto. Ve el enfoque práctico y basado en valores de los talleres como una especie de modelo para que los clientes de trabajen para alcanzar sus propios objetivos de sostenibilidad. “Nuestros clientes no buscan comprar tecnología interesante, sino obtener resultados reales”, explica Libow. “Lo que estamos haciendo les ofrece un marco realista, con datos reales, para mostrar la rentabilidad de sus inversiones impulsadas por la sostenibilidad”.

GRE rastrea aproximadamente 188.000 activos a nivel mundial, por lo que los casos de uso habilitados por la tecnología, incluyendo aquellos en los que se intersecta la sostenibilidad, son numerosos y diversos. Pero pocos ilustran mejor el potencial de optimización centrada en la sostenibilidad que los centros de datos, cuyo consumo de energía (para computación y refrigeración) los convierte en una oportunidad especialmente sólida. Tomemos como ejemplo el mantenimiento: al usar Maximo Monitor, GRE analizará los datos de los sensores para pasar de una planeación basada en el tiempo (como el cambio de banda de una bomba de refrigerante cada seis meses) a una basada en las condiciones que tiene, que se activa por el tiempo de funcionamiento real, el calor excesivo o la vibración.

 

Nuestros clientes no buscan comprar tecnología interesante, sino obtener resultados reales.Lo que estamos haciendo les ofrece un marco realista, con datos reales, para mostrar la rentabilidad de sus inversiones impulsadas por la sostenibilidad. Eric Libow Distinguished Engineer, CTO Asset Management Solutions - IBM Sustainability Software IBM
La transparencia de los datos lleva la sostenibilidad a la toma de decisiones

Como señala Libow, los beneficios de sostenibilidad del mantenimiento basado en las condiciones son dobles. Explica: “Al permitir que los técnicos omitan reparaciones innecesarias, evita los impactos incidentales de carbono que causan, como los viajes y el envío de piezas”. “Alternativamente, al detectar y solucionar problemas antes de que el mantenimiento programado lo haga, cualquier cosa, desde una pieza sin engrasar hasta una fuga de refrigerante, se elimina el consumo adicional de energía, los desperdicios y las emisiones que causarían las piezas que fallan de manera invisible. Ese es un gran ejemplo de cómo se entretejen la eficiencia y la sustentabilidad”.

Este es otro. Cuando se trata de planificar el capital en función de la sostenibilidad, es esencial establecer prioridades, es decir, saber qué inversiones tendrán el mayor impacto. IBM hace uso de sus jerarquías de datos comunes en los proyectos para integrar las evaluaciones de estado del sistema de Maximo directamente en la herramienta de planificación de capital incorporada de TRIRIGA. Esto significa que los planificadores podrán utilizar insights en tiempo real basados en paneles de control para asignar fondos escasos a las inversiones adecuadas. Y ejemplifica la capacidad de “gestionar desde la consola de control”, con paneles de control estratégicos e informes analíticos en lugar de con hojas de cálculo, lo que es el punto central de la visión de GRE para la toma de decisiones de gestión de instalaciones y activos.

Una búsqueda más ágil de los objetivos de sostenibilidad

Con sus recientes inversiones, IBM también está mejorando sus capacidades de generación de informes. Gracias a la automatización y la centralización de datos, los informes internos de IBM sobre energía y medio ambiente, cuya recopilación, que duraba meses, solo permitía hacer publicaciones anuales, pronto estarán disponibles trimestralmente y, finalmente, casi en tiempo real. Además de eso, el hecho de que IBM Envizi ESG Suite reemplace las muchas herramientas de terceros con licencia que se utilizaban en esos procesos ha permitido una reducción de aproximadamente el 30 % en los costos del software de elaboración de informes energéticos.

GRE espera que las instalaciones basadas en condiciones y las prácticas de gestión de mantenimiento conduzcan a reducciones no solo en emisiones y residuos, sino también en costos operativos. De acuerdo con Libow, una de las razones es compartir estas prácticas optimizadas para la sostenibilidad, junto con los insights y datos que los sustentan, con la red de asociados de mantenimiento de confianza de GRE en todo el mundo. “Cuanto más amplia sea la escala de nuestras prácticas basadas en datos, más agilidad ganaremos para alcanzar nuestros objetivos de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero”.

“Estamos comprometidos con la mejora continua de nuestro rendimiento operativo y medioambiental y seguiremos aprovechando la tecnología como herramienta para ayudar a conseguirlo”, afirma Brody Wilson, director global de Energía y Medio Ambiente de GRE. “También me emociona compartir nuestras experiencias de ser cliente cero con clientes y como el resto de nuestro equipo, y me enorgullece haber desempeñado un papel en este proyecto”.

Logotipo de IBM
Acerca de IBM Global Real Estate

El equipo de GRE supervisa aproximadamente 800 ubicaciones de oficinas que cubren 50 millones de pies cuadrados en 100 países. Con una espacio global tan grande, el grupo GRE integra nuevas capacidades de IA de la cartera de IBM Sustainability Software para ayudar a superar su desafío de crear una cartera que aborde las necesidades de los empleados al tiempo que ayuda a controlar los costos y ofrecer el mejor valor al negocio.

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Producido en los Estados Unidos de América. Marzo de 2023.

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Todos los ejemplos de clientes citados o descritos se presentan como ilustraciones de la forma en que algunos han utilizado los productos de IBM y los resultados que pueden haber logrado. Los costos ambientales reales y las características de rendimiento variarán según las configuraciones y condiciones individuales del cliente. En general, no se pueden proporcionar los resultados esperados, ya que los resultados de cada cliente dependerán completamente de los sistemas y servicios que soliciten. LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE PROPORCIONA “TAL CUAL”, SIN NINGUNA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, INCLUIDAS LAS GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de conformidad con los términos y condiciones de los acuerdos bajo los cuales se proveen.