El descubrimiento de procesos basado en IA permite acelerar la adquisición de componentes de la red
Cómo la solución IBM Process Mining complementa la transformación de un programa de utilidades
Cómo la solución IBM Process Mining complementa la transformación de un programa de utilidades
Para los proveedores de energía eléctrica, ya sea generación o distribución, los valores de seguridad y confiabilidad son fundamentales para su modelo operativo, y por lo tanto son intrínsecos de casi todas las decisiones que toman.
El creciente enfoque en el cambio climático y la sustentabilidad no ha diluido la importancia de estos valores fundamentales para las empresas eléctricas, pero ha presentado un nuevo conjunto de retos operativos para entregarlos. La gestión de activos es uno de los principales.
Para mantener la red en funcionamiento, los proveedores deben minimizar el impacto de los equipos desgastados o anómalos. Ese es uno de los principales motivos de la creciente adopción de análisis avanzados para prever fallos y realizar un mantenimiento proactivo para prevenirlos. Una vez que se genera una orden de servicio, ya sea planificada o no planificada, es necesaria la obtención de los componentes (que pueden ser transformadores, interruptores y aisladores) necesarios para completar el trabajo. Cuanto más largo sea el tiempo de entrega, mayor será el riesgo potencial para el rendimiento de la red. Esta es una de las razones por las que la eficiencia del proceso de adquisición a pago (P2P) ha adquirido una importancia creciente para los proveedores de energía.
Otro es el costo. En el mercado desregulado de hoy, minimizar el costo total de los bienes adquiridos es un objetivo crítico. Cuando los empleados se dedican a la "compra inconformista", es decir, fuera del proceso de adquisición establecido, el costo y la eficiencia son los grandes perjudicados. Este tipo de compradores, por su parte, terminan pagando más porque no reciben las ventajas de costo que incluyen los contratos de proveedores establecidos.
Otros tipos de desviación de proceso, en particular, compras sin orden de compra (PO), o PO creadas sin orden de servicio, también aumentan los costos al requerir trabajo adicional. Esto se debe a que el tiempo empleado para resolver facturas erróneas o no coincidentes puede añadir mucho a la actividad general administrativa, además de distraer al personal de la contratación de los aspectos más estratégicos de su trabajo.
80 %
el promedio de tiempo de entrega de pedidos
67 %
de los pasos del proceso
Al utilizar datos reales e IA para trazar un esquema de nuestros flujos de proceso de adquisición, también hemos obtenido el equivalente a un potencial roadmap para transformarlos. Nos ofrece un marco riguroso para comprender dónde centrar las mejoras y, si es posible, la automatización, de diferentes elementos del flujo de proceso.
Gestor de adquisiciones
Proveedor de energía eléctrica
Un destacado proveedor de energía eléctrica diversificado de EE. UU. sabía que tenía un problema con las compras irregulares y decidió llegar hasta el fondo del asunto. Eso implicaba acceder al historial detallado de datos de compra para conocer al detalle dónde se estaban produciendo las desviaciones y, a partir de ahí, medir el verdadero alcance del problema. La empresa recurrió a myInvenio, una empresa de IBM, para aplicar analítica de procesos.
Por medio de IBM® Process Mining, una herramienta de modelado y descubrimiento de procesos que forma parte de la solución IBM® Cloud Pak for Business Automation, el equipo trabajó estrechamente con el gestor de adquisiciones de la empresa. En la primera parte del proyecto, el equipo captó aproximadamente un año de flujos de datos del módulo de compras de la suite IBM® Maximo Utilities, la plataforma de gestión de activos principales de la compañía. Los flujos involucran principalmente los departamentos de contabilidad de compras y almacenes de la compañía, abarcando múltiples líneas de negocio (LoB).
Una vez que los datos se incorporaban en IBM Process Mining, sus modelos basados en IA separaron todo en mapas reveladores de cada paso del proceso P2P, desde la requisición y la PO hasta el recibimiento y la facturación, de cada LoB. Para el gerente de Compras, el valor de estos modelos no radicaba solo en su capacidad para identificar problemas con los flujos en su estado actual, sino también en su capacidad para aplicar una nueva perspectiva basada en datos sobre cuál podría ser el proceso ideal, la denominada vía feliz. "Logramos ver lo que realmente estaba sucediendo en nuestros procesos P2P. Nunca habíamos conseguido algo así", explica. "Además, obtuvimos una perspectiva más objetiva sobre cómo sería el proceso de línea base óptimo, y no de los expertos en procesos, sino a partir de los propios datos".
Entre los principales resultados del modelo, se encontró que sólo el 20 % de las actividades de compra relacionadas con materiales (la compra de piezas de repuesto y similares) siguieron la vía óptima del proceso de adquisición. Para el 80 % de las actividades que no se ajustaban al camino ideal, el tiempo promedio de entrega de pedidos era superior al 30 % más, debido en gran medida al tiempo extra empleado en cuadrar las facturas y reelaborar los pedidos.
Los resultados en contratación de servicios no fueron mucho mejores. Mientras que el modelo de IBM Process Mining detectó solamente 10 pasos en la vía óptima del proceso, en la vía irregular se detectaron casi 30 por término medio. Para el Gerente de Compras, ver el motivo fue un momento de revelación. "Sabíamos que el retrabajo de ordenes era un tema importante", dice. "Pero el hecho de que más del 50 % de las órdenes de compra de servicios lo necesitaran fue una verdadera sorpresa, y los datos mostraron que era real".
El proyecto emprendido por el proveedor de energía eléctrica logró su objetivo: correlacionar cómo realmente estaba sucediendo la adquisición, junto con los impactos en sus métricas de rendimiento clave. Como lo ve el gerente de Compras, la verdadera importancia del proyecto radica en la orientación que puede proporcionar a los esfuerzos de transformación del proceso de la compañía. "Al utilizar datos reales e IA para trazar nuestros flujos de procesos de adquisición, también hemos adquirido lo que equivale a un roadmap potencial para transformarlos", dice. "Nos da un marco riguroso para entender dónde centrarse en mejorar y, cuando sea posible, automatizar, diferentes elementos del flujo de proceso".
Y eso nos lleva de nuevo a lo que es más importante para los proveedores de energía eléctrica: proporcionar una energía segura y fiable a sus clientes. Las buenas prácticas de contratación (las que son eficientes, estandarizadas y rentables) encajan en una estrategia más amplia de gestión de activos de un programa de utilidades.
A nivel práctico, el gerente de Compras señala, los insights de proceso basados en datos ayudan a defender la búsqueda de iniciativas de transformación. "Con un marco de modelado de procesos dinámicos basados en IA, podemos simular cómo las reducciones en los procesos no conformes pueden reducir el tiempo promedio de entrega de los pedidos de piezas", explica. "Se trata de un potente mensaje como argumento comercial, y la razón de la extrema solidez de la solución IBM Process Mining".
Acerca del proveedor de energía eléctrica
Con sede en Estados Unidos, esta compañía de energía sirve a millones de clientes residenciales, comerciales e industriales en varios estados, incluyendo algunos de los mercados de energía más competitivos.
El cliente que aparece en este caso de estudio inicialmente se comprometió con myInvenio que comenzó a realizar actividades comerciales como IBM el 1 de agosto de 2021. El producto de myInvenio en este caso de estudio, myInvenio Process Mining, ahora se conoce como IBM Process Mining.
Componentes de la solución
©Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, Watson and Cloud Platform, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2022.
IBM, el logotipo de IBM, ibm.com, IBM Cloud Pak y Maximo son marcas registradas de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones de todo el mundo. Otros nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM u otras empresas. Una lista actual de marcas registradas de IBM está disponible en la web en "Copyright and trademark information" en https://www.ibm.com/legal/copytrade.
Este documento está actualizado conforme a la fecha inicial de la publicación y puede ser modificado por IBM en cualquier momento. No todas las ofertas están disponibles en todos los países en los que IBM opera.
Los ejemplos de clientes y los datos de rendimiento citados se presentan solo para fines ilustrativos. Los resultados del rendimiento real pueden variar según las configuraciones y condiciones de funcionamiento específicas. LA INFORMACIÓN PRESENTADA EN ESTE DOCUMENTO SE PROVEE “TAL CUAL” SIN GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, NI EXPRESA NI IMPLÍCITA, INCLUSO, SIN NINGUNA GARANTÍA DE COMERCIABILIDAD, CONVENIENCIA PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de acuerdo con los términos y las condiciones de los acuerdos bajo los cuales se proporcionaron.