작업 주문이란 무엇인가요?

작업 주문은 모든 조직의 유지보수 전략을 이끄는 원동력입니다. 관리자가 유지보수 요청을 제출하면, 해당 요청을 접수한 부서는 공식적인 문서(종이 또는 디지털 형태)를 생성합니다. 해당 요청에는 유지보수 작업의 모든 세부 정보가 포함되어 있으며 해당 작업을 완료하기 위한 프로세스를 간략하게 설명합니다. 이 문서를 작업 주문서라고 합니다. 작업 주문서에는 다음 사항에 관한 정보도 포함될 수 있습니다.

• 주문을 처리하는 업체
• 작업 장소
  
• 기술, 도구 또는 자재 요건
• 권한 부여 당사자
• 작업에 배정된 기술자 또는 서비스 제공업체
• 예상 완료 비용
• 재료 및 인건비 견적
• 예상 완료 날짜
• 실제 완료 날짜
• 우선순위 수준

작업 주문의 주요 목적은 유지보수 작업에 관련된 모든 이해관계자가 워크플로를 파악할 수 있도록 하는 것입니다. 작업 주문을 효과적으로 활용하면 조직이 부서 또는 조직 내에서 유지보수 작업을 효율적으로 구성, 전달 및 추적하는 데 도움이 됩니다.

조직은 유지보수 작업을 실행하기 위해 여러 유형의 작업 주문이 필요할 수 있습니다. 조직의 규모와 사업을 운영하고 있는 산업에 따라 일부 유형의 작업 주문이 다른 유형보다 더 널리 활용될 수 있습니다. 예를 들어, 유해 화학 물질을 제조하는 공장은 아파트 단지보다 훨씬 더 많은 안전 작업 주문을 받게 됩니다. 그러나 조직에서 처리하게 될 8가지 주요 작업 주문 유형을 모두 이해하는 것이 중요합니다.

1. 시정 유지보수 작업 주문
2. 전기 작업 주문
3. 긴급 작업 주문
4. 일반 작업 주문
5. 검사 작업 주문
6. 예방형 유지보수 작업 주문
7. 안전 작업 주문
8. 특별 프로젝트 작업 주문

• 시정 유지보수 작업 주문: 명칭에서 알 수 있듯이 시정 유지보수 작업 주문은 기술자가 검사 또는 기타 유형의 작업 주문 중에 문제를 발견한 경우 조직이 평가를 통해 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 이러한 작업 주문에는 장비 또는 장비 부품의 수리 또는 교체가 포함됩니다. 시정 유지보수 작업 주문은 장비 또는 자산이 이미 고장난 경우인 긴급 작업 주문과 다릅니다.

• 전기 작업 주문: 전기 작업 주문서은 조명, 전원 공급 장치 및 배선을 포함한 전기 장비를 수리하거나 설치하기 위한 작업 주문입니다.

• 긴급 작업 주문: 조직은 중요한 자산 또는 장비에 장애가 발생하여 생산 및/또는 안전 문제가 발생할 때 긴급 작업 주문서를 발행합니다. 대응형 유지보수 작업 주문이라고도 하는 긴급 작업 주문은 즉각적인 조치가 필요하므로 가장 높은 우선 순위가 부여됩니다.

• 일반 작업 주문: 일반 작업 주문은 일상적인 해충 방제 또는 도장 서비스와 같은 일반적인 요청을 비롯해 더 구체적인 범주에 속하지 않는 광범위한 비긴급 서비스에 사용되는 작업 주문입니다.

• 검사 작업 주문: 조직은 조직 자산을 검사하고자 할 때 검사 작업 주문을 활용합니다. 반복형 또는 예측형 유지보수 프로그램의 일환으로, 조직은 이상 징후, 위험 및 기타 기능 문제를 사전에 파악하기 위해 자산 성능을 평가하기 위한 테스트(또는 일련의 테스트)를 주문합니다. 

• 예방형 유지보수 작업 주문: 예방형 유지보수 작업 주문을 통해 조직은 자산의 기능을 최적으로 유지하고 장비의 수명을 연장하기 위한 정기 유지보수 작업을 계획할 수 있습니다. 예방 유지보수 작업 주문도 조직이 장비 가동 중지 시간을 줄이고 규제 준수를 유지하며 주요 수리와 관련된 비용을 절감하는 데 도움이 됩니다.

• 안전 작업 주문: 다른 유형의 작업 주문과 달리 안전 작업 주문은 전적으로 사람들을 손상이나 위험으로부터 보호하기 위해 수행됩니다. 안전 작업 주문에는 액체 및 화학 물질 유출, 재산 피해로 인한 물리적 장애물 등의 문제를 포함하여 인명 부상을 방지하는 수리가 포함됩니다.

• 특별 프로젝트 작업 주문: 특별 프로젝트 작업 주문은 업그레이드 및 개선에 중점을 둡니다. 이러한 작업 주문을 통해 조직은 장비 및 시설을 현대화하고, 생산성을 높이며, 기존 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 새로운 자산을 설치할 수 있습니다.

작업 주문 관리 워크플로에서는 유지보수 작업 파악부터 시작하여 완료 후 분석으로 마무리하는 등 특정 조직에서 작업 주문이 유지보수 프로세스를 통해 어떻게 진행되는지 설명합니다.

라이프사이클의 첫 번째 단계에서 개인 또는 조직은 유지보수 직원이 완료해야 하는 작업을 파악합니다. 또한 해당 유지보수 작업이 계획된 유지보수에 해당하는지 파악합니다. 계획된 유지보수란 작업이 사전에 쉽게 식별되는 경우이며, 비계획 유지보수는 작업의 범위와 세부 사항이 최초 평가를 필요로 하는 경우를 의미합니다.

유지보수 문제가 확인되면 관리자는 작업 주문 요청 양식에 세부 사항을 기재하고 검토 및 승인을 위해 유지보수 부서에 양식을 제출합니다. 작업 요청은 임차인 요청부터 예방형 유지보수 감사에 이르기까지 다양한 상황에서 발생할 수 있습니다.

유지보수 부서(또는 유지보수 팀)는 작업 요청이 제출되면 이를 평가할 책임이 있습니다. 부서에서는 작업 요청의 세부 정보를 검토하여 작업을 완료할 수 있는지 여부를 결정한 다음 필요한 인력과 자원을 결정합니다. 승인되면 작업 주문 요청이 작업 주문으로 전환됩니다.

유지보수 팀 또는 감독자가 작업 요청을 승인하고 작업을 완료하는 데 필요한 자재, 장비 및 인력을 할당하면 작업 주문서를 생성합니다. 작업 주문서에는 작업에 필요한 모든 세부 정보는 물론 회사 연락처 정보 및 완료 기한이 포함됩니다. 또한 전체 워크플로 내에서 이 새로운 작업 주문에 우선 순위를 어떻게 부여해야 할지 결정해야 합니다.

이 단계에서 팀/감독자는 제안된 일정에 따라 작업 체크리스트를 완료할 자격을 갖춘 유지보수 기술자에게 작업을 할당합니다. 조직에서 전산화된 유지보수 관리 시스템(CMMS) 소프트웨어를 사용하는 경우 해당 작업은 자동으로 기술자에게 할당됩니다.

유지보수 기술자는 모든 작업이 완료되면 작업 주문을 문서화하고 마감하는 일을 담당합니다. 기술자는 각 작업에 소요된 시간, 사용한 자재/장비, 작업물 이미지, 작업에 관한 메모나 관찰 내용을 자세히 설명해야 합니다. 관리자는 완료된 작업 주문을 승인하고 다음 단계에 대한 지침을 제공할 필요가 없을 수도 있습니다.

전체 작업 주문서를 검토하면 유지보수 운영에 대한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있으므로 조직은 지속적으로 분석하여 작업 주문 프로세스의 개선 기회를 파악해야 합니다. 완료 후 분석은 유지보수 팀이 놓쳤거나 다시 확인해야 하는 작업을 하는 데도 도움이 됩니다.

조직에서 작업 주문을 관리하는 방법은 규모, 업종, 인력 및 재정 자원, 시설 유지보수 요건, 자산 관리에 대한 전반적인 접근 방식 등 여러 가지 요인에 따라 달라집니다. 그럼에도 환경에 관계없이 작업 주문 관리 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례가 있습니다.

1. 목표를 설정하고 성공을 측정하는 방법을 결정합니다. 작업 주문 프로세스가 비즈니스에 최적으로 작동하는지 확인하려면 부서별 목표를 설정해야 합니다. 그리고 해당 목표에 대한 진행 상황을 측정하는 데 사용할 지표를 결정합니다. KPI를 이해하는 것도 중요하므로 부서에서 프로세스의 어떤 요소를 정량화해야 하는지 알 수 있습니다.
2. 작업 주문 프로세스를 표준화합니다. 작업 요청을 제출하고, 새 작업 주문을 생성하고, 기존 작업 주문을 마감하는 프로세스는 모든 작업자에게 매번 동일하게 적용되어야 합니다. 조직 전체에서 형식과 구성 요소가 일관되도록 작업 주문 템플릿을 개발합니다. 또한 명확한 역할과 책임을 정의하여 모든 참여자가 프로세스의 각 단계에서 누가 책임자인지 분명히 알도록 해야 합니다.
3. 능동적으로 행동합니다. 모든 유지보수 문제와 장비 고장을 예측하는 것은 불가능하지만, 제어할 수 있는 유지보수 프로세스 요소에 대해 사전에 조치를 취하는 것이 중요합니다. 자산에 대한 예방형 유지보수 일정을 계획하고 준수하세요. 원격 모니터링 툴을 사용하여 미리 정해진 일정에 따라 작업 요청을 생성하고 후속 조치를 취하는 자동 트리거를 설정합니다. 선제적 유지보수는 거의 항상 대응형/긴급 유지보수보다 저렴합니다. 자산을 최상의 상태로 유지하기 위한 선제 조치를 취하면 조직이 최적의 효율성을 달성하는 데 도움이 됩니다.
4. CMMS 또는 엔터프라이즈 자산 관리(EAM) 소프트웨어를 사용합니다. 작업 주문을 관리하는 가장 쉽고 효율적인 방법은 EAM 시스템 또는 CMMS 소프트웨어를 활용하는 것입니다. 두 가지 모두 작업 주문 프로세스를 자동화하고 송장 및 마감일을 관리하며 백로그와 인적 오류를 줄여 주는 최첨단 유지보수 관리 소프트웨어 솔루션을 제공합니다.

조직이 성장함에 따라 종이 작업 주문 시스템이나 스프레드시트에 의존하여 끊임없이 진화하는 데이터 요구 사항을 관리하는 것은 더 이상 감당하기 어려워질 수 있습니다. 규모가 큰 조직이나 더 복잡한 요구 사항이 있는 조직은 CMMS 또는 EAM 시스템과 같은 작업 주문 관리 소프트웨어에 투자할 수 있습니다.

EAM 시스템과 CMMS는 기본적인 작업 주문 생성 및 추적 외에도 모바일 앱과 클라우드 기반 기술을 사용합니다. 이러한 기술은 유지보수 팀이 예방형 유지보수를 계획하고 완료된 작업을 분석하며 데이터를 시각화 및 보고하고 재고 관리를 최적화하는 데 도움이 됩니다.

작업 주문 관리 시스템을 통합하면 조직에 다음과 같이 도움이 될 수 있습니다.

고품질의 CMMS 또는 EAM은 서비스 요청과 작업 주문을 자동으로 계획, 생성, 추적 및 조직하여 유지보수 관리자와 감독자의 과도한 업무 계획 부담을 줄여 줍니다. 또한 디지털 작업 주문 관리 시스템을 활용하면 대량의 데이터를 전자 방식으로 저장할 수 있어 종이 보관과 관련된 비용을 절감할 수 있습니다.

모든 작업 주문 데이터가 중앙 집중식 위치에 있으므로, 관리 팀의 모든 구성원이 워크플로를 진행하면서 작업 주문을 추적할 수 있습니다. 모바일 장치용 소프트웨어와 함께 제공되는 CMMS/EAM 플랫폼은 푸시 알림을 활용하고 팀원들이 실시간으로 작업을 보고 편집할 수 있도록 하여 액세스를 한 단계 더 발전시켰습니다.

조직은 작업 주문 관리 소프트웨어를 사용하여 특정 요구 사항에 따라 작업 주문 데이터를 집계하고 표시할 수 있습니다. 유지보수 팀은 맞춤형으로 구성 가능한 보고서를 작성하고 확인할 수 있으며, 자산 관리를 간소화하고 예방형 유지보수를 예측하는 데 도움이 되는 추세 데이터를 시각화할 수 있습니다.