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작업 주문
작업 주문은 모든 조직의 유지보수 전략을 뒷받침하는 원동력입니다. 관리자가 유지보수 요청을 제출하면, 요청을 받은 주체는 유지보수 작업의 모든 세부 사항이 포함된 공식 문서 및/또는 디지털 문서를 작성하고 작업을 완료하기 위한 프로세스를 간략하게 설명합니다. 이 문서를 작업 주문서라고 합니다. 작업 주문서에는 다음 사항에 관한 정보도 포함될 수 있습니다.
작업 주문의 주요 목적은 유지보수 작업과 관련된 모든 당사자를 워크플로에 부합하도록 유지하는 것입니다. 작업 주문을 효과적으로 활용하면 조직이 부서 또는 조직 내에서 유지보수 작업을 효율적으로 구성, 전달 및 추적하는 데 도움이 됩니다.
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조직은 유지보수 작업을 실행하기 위해 여러 유형의 작업 주문이 필요할 수 있습니다. 조직의 규모와 사업을 운영하고 있는 산업에 따라 일부 유형의 작업 주문이 다른 유형보다 더 널리 활용될 수 있습니다. 예를 들어, 유해 화학 물질을 제조하는 공장은 아파트 단지보다 훨씬 더 많은 안전 작업 주문을 받게 됩니다. 그러나 조직에서 처리할 8가지 주요 작업 주문 유형을 모두 이해하는 것이 중요합니다.
작업 주문 관리 워크플로에서는 유지보수 작업 파악부터 시작하여 완료 후 분석으로 마무리하는 등 특정 조직에서 작업 주문이 유지보수 프로세스를 통해 어떻게 진행되는지 설명합니다.
라이프사이클의 첫 번째 단계에서 개인 또는 조직은 유지보수 직원이 완료해야 하는 작업을 파악합니다. 또한 해당 유지보수 작업이 사전에 쉽게 파악할 수 있는 계획된 유지보수에 해당하는지, 아니면 작업의 범위와 세부 사항에 대한 초기 평가가 필요한 비계획된 유지보수에 해당하는지 판단합니다.
유지보수 문제가 확인되면 관리자는 작업 주문 요청 양식에 세부 사항을 기재하고 검토 및 승인을 위해 유지보수 부서에 양식을 제출합니다. 작업 요청은 세입자 요청부터 예방형 유지보수 감사에 이르기까지 다양한 상황에서 발생할 수 있습니다.
유지보수 부서(또는 유지보수 팀)는 작업 요청이 제출되면 이를 평가할 책임이 있습니다. 부서에서는 작업 요청의 세부 정보를 검토하여 작업을 완료할 수 있는지 여부를 결정한 다음 필요한 인력과 자원을 결정합니다. 승인되면 작업 주문 요청이 작업 주문으로 전환됩니다.
유지보수 팀 또는 관리자가 작업 요청을 승인하고 작업을 완료하는 데 필요한 자재, 장비 및 인력을 할당하면 작업 주문서를 생성합니다. 작업 주문서에는 작업에 필요한 모든 세부 정보는 물론 회사 연락처 정보 및 완료 기한이 포함됩니다. 또한 전체 워크플로 내에서 이 새로운 작업 주문에 우선 순위를 어떻게 부여해야 결정해야 합니다.
이 단계에서 팀/감독자는 제안된 일정에 따라 작업 체크리스트를 완료할 자격을 갖춘 유지보수 기술자에게 작업을 할당합니다. 조직에서 전산화된 유지보수 관리 시스템(CMMS) 소프트웨어를 사용하는 경우 해당 작업은 자동으로 기술자에게 할당됩니다.
유지보수 기술자는 모든 작업이 완료되면 작업 주문을 문서화하고 마감하는 일을 담당합니다. 기술자는 각 작업에 소요된 시간, 사용한 자재/장비, 작업물 이미지, 작업에 관한 메모나 관찰 내용을 자세히 설명해야 합니다. 관리자는 완료된 작업 주문을 승인하고 다음 단계에 대한 지침을 제공해야 할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다.
전체 작업 주문서를 검토하면 유지보수 운영에 대한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있으므로 조직은 지속적으로 분석하여 작업 주문 프로세스의 개선 기회를 파악해야 합니다. 완료 후 분석은 유지보수 팀이 놓쳤거나 다시 확인해야 하는 작업을 하는 데도 도움이 됩니다.
조직에서 작업 주문을 관리하는 방법은 규모, 업종, 인력 및 재정 자원, 시설 유지보수 요건, 자산 관리에 대한 전반적인 접근 방식 등 여러 가지 요인에 따라 달라집니다. 그럼에도 불구하고 환경에 관계없이 작업 주문 관리 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례가 있습니다.
조직이 성장함에 따라 종이 작업 주문 시스템이나 스프레드시트에 의존하여 끊임없이 진화하는 데이터 요구 사항을 관리하는 것은 더 이상 감당하기 어려워질 수 있습니다. 규모가 큰 조직이나 더 복잡한 요구 사항이 있는 조직은 CMMS 또는 EAM 시스템과 같은 작업 주문 관리 소프트웨어에 투자할 수 있습니다.
EAM 시스템 및 CMMS는 기본 작업 주문 생성 및 추적 외에도 모바일 앱과 클라우드 기반 기술을 사용하여 유지보수 팀이 예방 유지보수를 계획하고, 완료된 작업을 분석하며, 데이터를 시각화 및 보고하고, 재고 관리를 최적화할 수 있도록 지원합니다. 이 두 가지 작업 주문 관리 시스템 중 하나를 활용하면 다음과 같이 조직에 도움이 될 수 있습니다.
고품질 CMMS 또는 EAM은 서비스 요청 및 작업 주문을 자동으로 계획, 생성, 추적 및 구성하여 유지보수 관리자와 감독자의 과도한 작업 계획 업무를 제거합니다. 또한 디지털 작업 주문 관리 시스템을 활용하면 대량의 데이터를 전자 방식으로 저장할 수 있어 종이 보관과 관련된 비용을 절감할 수 있습니다.
모든 작업 주문 데이터가 중앙 집중식 위치에 있으므로, 관리 팀의 모든 구성원이 워크플로를 진행하면서 작업 주문을 추적할 수 있습니다. 모바일 장치용 소프트웨어와 함께 제공되는 CMMS/EAM 플랫폼은 푸시 알림을 활용하고 팀원들이 실시간으로 작업을 보고 편집할 수 있도록 하여 액세스를 한 단계 더 발전시켰습니다.
조직은 작업 주문 관리 소프트웨어를 사용하여 특정 요구 사항에 따라 작업 주문 데이터를 집계하고 표시할 수 있습니다. 유지보수 팀은 맞춤형으로 구성 가능한 보고서를 작성하고 확인할 수 있으며, 자산 관리를 간소화하고 예방형 유지보수를 예측하는 데 도움이 되는 추세 데이터를 시각화할 수 있습니다.