"저희는 오픈 소스로 제공되는 프로세스 관리 도구를 사용하고 있었습니다. 이를 지원할 수 있는 현지 공급업체가 없고, 기술이 오래되어 내부 개발자가 배우기에는 실용적이지 않았습니다."라는 것이 MNG Kargo의 고객 경험 애플리케이션 매니저인 머브 페이달리의 설명입니다. "저희에게 필요한 결과를 제공하지 못했죠. 또한 여러 수동 작업을 자동화하는 디지털 혁신을 추진하고 싶었지만 이 플랫폼으로는 불가능했습니다."

또 다른 문제는 회사의 비즈니스 프로세스와 문서 관리 시스템이 통합되어 있지 않다는 점이었습니다. 수많은 프로세스가 종이 서류를 사용해 처리되었기 때문에 문서를 물리적으로 저장해야 했습니다. 이러한 프로세스를 효율적으로 모니터링하고 비즈니스 의사 결정에 중요한 정보를 경영진에게 제공하기가 어려웠습니다.

MNG Kargo는 비즈니스 프로세스를 자동화할 수 있는 새롭고 확장 가능한 플랫폼과 조직 전반의 콘텐츠를 관리할 수 있는 디지털화된 자동 문서 관리 시스템이 필요했습니다.

"비즈니스 자동화 워크플로우 기능 덕분에 매월 약 5,300건의 송장을 ERP 시스템으로 쉽게 전송할 수 있으므로 운송 회사의 필수 목표인 운영 연속성을 향상할 수 있습니다."라고 페이달리는 말합니다. "또한 이전에는 대부분 수작업으로 종이에 직접 송장을 작성해야 했던 차량 유지보수 프로세스도 이제 워크플로우 기능을 사용하여 처리합니다. 프로세스를 ERP에 통합한 덕에 노력을 많이 절감할 수 있었죠."

"더구나 표준 규격을 벗어난 소포 승인 작업과 워크플로우 기능으로 처리할 수 있습니다."라고 페이달리가 덧붙입니다. “또한 지점의 재정 요청을 디지털 방식으로 본사에 전달하는 새로운 프로세스를 설계했습니다. 이 요청에는 주요 플로우 아래에 다양한 하위 플로우가 있어 운영과 본사 간의 승인 계층 구조를 제공합니다.”

이 솔루션의 콘텐츠 관리 기능은 회사의 문서 관리 시스템의 기반이 되었으며, 회사는 송장 및 기타 중요 문서를 디지털화하고 기밀문서가 권한 없는 사용자에게 노출되지 않도록 설계된 복잡한 보안 스키마를 사용하여 안전하게 저장할 수 있습니다.

32bit, IBM, MNG Kargo 팀은 목표 프로젝트 완료 날짜를 맞출 수 있었을 뿐만 아니라, MNG Kargo IT 팀이 시스템 유지보수 및 애플리케이션 개발을 담당할 수 있도록 교육했습니다. 3년 만에 자체적으로 프로세스를 구축했습니다.

이제 MNG Kargo는 새로운 비즈니스 자동화 워크플로우와 콘텐츠 관리 시스템의 성과를 거두고 있습니다. 전자의 경우 하루에 2,500건 이상의 비즈니스 프로세스 요청과 8,000건 이상의 작업을 추적할 수 있으며, 2021년 말까지 비즈니스 프로세스 요청을 4,000건으로 늘려 하루에 총 10,000건 이상의 트랜잭션을 처리하는 것이 목표입니다.

자동화된 워크플로우를 구축하면 다음과 같은 혜택을 누릴 수 있습니다.

• 차량 요청을 제출하고 일일 수량 및 비용 견적을 생성하는 자동화된 프로세스를 통해 결제 승인이 훨씬 빨라져 공급업체의 만족도가 향상됩니다.
  
  
• 손해 배상 청구 프로세스를 자동화하면 배상 청구를 더 신속하게 해결하고 보상할 수 있어 고객 만족도가 높아집니다.
  
  
• 경영진이 기밀 정보가 담긴 문서와 보고서에 액세스하여 배송 피해 보상 프로세스의 인과 관계를 구체적으로 더 잘 파악할 수 있으므로 측정 가능한 값을 기반으로 더 나은 비즈니스 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
  
  
• ERP 시스템과의 통합으로 사용자가 요청한 제품 정보 및 현재 재고 정보에 액세스하여 자재 프로세스에서 더 신중하고 정확하게 승인 결정을 내릴 수 있습니다.
  
  
• 이메일 또는 커버 레터 요청을 자동으로 전송하여 운영 재정 요청 프로세스의 해결 속도를 높입니다.
  
  
• 운영 송장에 대한 가시성을 높이면 투자 결정을 내리는 데 도움이 되고, 고객 불만 데이터에 더 쉽게 액세스할 수 있으면 문제를 해결하고 문제의 원인이 되는 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다.

또한 직원들은 승인된 구매 금액과 송장 금액을 더 쉽게 비교할 수 있습니다. "이전에는 결재가 이메일로 처리되었기 때문에 관리자가 차이를 발견하기 어려웠어요."라고 페이달리가 설명합니다. "이 프로젝트를 구현한 후에는 경영진이 지난 수개월 동안 처리된 프로세스를 모두 확인할 수 있게 되었고, 덕분에 몇몇 사기 사례를 차단할 수 있었습니다."

새로운 콘텐츠 관리 시스템 역시 매우 긍정적인 영향을 미치고 있습니다. 비즈니스 프로세스 요청에는 하루 평균 3,000개의 문서가 포함되어 하루에 6,000건의 트랜잭션이 발생합니다. 이러한 문서는 대부분 기밀 정보가 포함된 송장입니다. 시스템은 문서 처리, 관리 및 보호 외에도 약 4,300만 건의 과거 청구서를 백업합니다.

콘텐츠 관리 시스템으로 다음과 같은 혜택을 누릴 수 있습니다.

• 송장 및 기타 문서를 검색하는 데 드는 시간이 크게 줄어 직원의 효율성을 높이고 회사 비용을 절감할 수 있습니다.
  
  
• 문서를 쉽게 검색할 수 있고, 해당 문서를 더욱 안전하게 보관합니다.

현재 MNG Kargo는 더 많은 프로세스를 시스템에 통합하고 있으며 자동화 여정의 다음 단계를 준비하고 있습니다. 페이달리는 "저희는 올해 초에 32bit와의 계약을 갱신했으며, 내년에는 32bit와 IBM을 만나 새로운 AI 및 로보틱 프로세스 자동화(RPA) 기술에 대해 배울 계획입니다."라며 끝을 맺었습니다. 이러한 팀워크와 혁신의 결합은 회사가 디지털 혁신을 추진하면서 새롭고 자동화된 프로세스를 개발하는 과정에서 계속 성공을 거둘 수 있는 좋은 징조입니다.

2003년에 설립되어 터키 이스탄불에 본사를 둔 MNG Kargo(ibm.com 외부 링크)는 택배 및 소포 배달 서비스를 제공하는 선도적인 기업입니다. 이 회사는 지점 850개 이상, 중계 센터 27개, 미니 허브 35개, 지역 부서 14개를 보유하고 있습니다. 12,000명 이상의 직원을 보유한 이 회사는 임대 차량 외에도 약 3,500대의 자체 차량을 사용하여 220개 국가에서 매일 600,000명 이상의 고객에게 서비스를 제공합니다.

32bit Bilgisayar 소개

1988년 터키 이스탄불에서 설립된 IBM 비즈니스 파트너 32bit는 기업 고객을 대상으로 턴키 방식의 IT 소프트웨어 솔루션과 기술 통합 및 컨설팅 서비스를 제공합니다. 주요 전문 분야로는 비즈니스 프로세스, 서비스 지향 아키텍처(SOA) 및 통합, 금융 애플리케이션, 모바일 및 Java Enterprise Edition(JEE) 애플리케이션이 있습니다.