Le regole di business guidano il processo decisionale quotidiano all'interno delle aziende delineando le relazioni tra gli oggetti, quali i nomi dei clienti e gli ordini corrispondenti. Questa traduzione delle attività di business di un'organizzazione in una logica di business concreta consente agli specialisti del software e agli analisti di business di applicare queste regole negli strumenti di flusso di lavoro o in altre applicazioni per consentire l'automazione dei processi. Senza di esse, i processi di aggiornamento possono diventare più ardui e dispendiosi in termini di tempo e i documenti possono essere soggetti a maggiori errori umani e incongruenze. Implementando le regole di business in un'organizzazione, un'azienda può risparmiare tempo e denaro indirizzando il lavoro verso le giuste parti interessate e riducendo il tasso di abbandono. 

Confronto tra regole di business e requisiti di business 
 

Alcune persone potrebbero confondere i termini, regole di business e requisiti di business, ma in realtà sono molto diversi e distinti. Di conseguenza, vale la pena notare come vengono utilizzati nelle impostazioni di business.

Le regole di business forniscono le basi dei sistemi di automazione prendendo informazioni documentate o non documentate e traducendole in varie istruzioni condizionali. Ad esempio, quando si esegue un ordine di acquisto, potrebbe essere previsto un processo di approvazione diverso a seconda del costo. Strumenti e servizi inferiori a cinquemila dollari potrebbero richiedere solo l'approvazione del responsabile, ma con l'aumento dei costi, potrebbe essere necessaria l'approvazione dei vertici aziendali. Le regole di business formalizzano questo processo fissando le soglie al di sotto delle quali le fatture vengono inviate agli alti dirigenti rispetto a quando vanno sottoposte all'approvazione dei responsabili di prima linea. Istruzioni condizionali, come queste, vengono applicate a una serie di processi di business.

I requisiti di business stabiliscono i criteri di successo per un determinato progetto. Specificando le attività e le risorse necessarie per completare il progetto, i team possono vedere più chiaramente le lacune e gli ostacoli verso il raggiungimento del loro obiettivo. Questa attività viene solitamente completata all'inizio di un progetto di business per definire le aspettative tra le parti interessate e soddisfare eventuali esigenze aggiuntive per il completamento del progetto.

Le regole di business possono essere classificate in diversi modi e possono variare nella loro classificazione a seconda della fonte delle informazioni. Tuttavia, indipendentemente dalla loro categorizzazione, le regole di business sono generalmente espresse utilizzando qualificatori logici formali, come: "IF-THEN", "IF-ELSE", "ONLY IF", "WHEN", eccetera. Questa sintassi viene utilizzata nei seguenti diversi tipi di regole di business:

• Le regole di vincolo impostano delle condizioni che pongono restrizioni sulle strutture degli oggetti. Possono essere ulteriormente suddivise in tre diversi sottoinsiemi di regole, che includono stimolo e risposta, vincoli operativi e vincoli di struttura. Le regole di stimolo e risposta richiedono che le condizioni siano soddisfatte prima che venga intrapresa un'azione mentre le regole di vincolo operativo pongono restrizioni prima e dopo una determinata operazione. Infine, le regole di vincolo di struttura stabiliscono politiche su classi, oggetti e sulle loro relazioni che non devono essere ignorate.
  
  
• Le regole di derivazione definiscono le condizioni in base alle quali i fatti possono essere desunti da altre informazioni. Queste regole sono suddivise in due sottoinsiemi, che includono regole di inferenza e regole di calcolo. Le regole di inferenza specificano che se alcuni fatti sono veri, è possibile determinare una particolare conclusione, mentre le regole di calcolo utilizzano degli algoritmi per creare tali inferenze. 

Questi tipi di regole sono alla base dei motori di regole, poiché consentono alle organizzazioni di automatizzare le decisioni di business per accelerare una varietà di processi, come gli ordini dei clienti e la spedizione. Migliorano i processi di business fornendo indicazioni su quando questi processi devono essere avviati, interrotti o modificati al fine di applicare le politiche in modo coerente in tutta l'azienda.

Le regole di business vengono utilizzate per una varietà di casi di utilizzo, che possono essere basati su vincoli interni o esterni. Alcuni esempi sono:

• Conformità: le agenzie di regolamentazione possono applicare regole rigide su una varietà di settori, come finanza, assicurazioni, assistenza sanitaria e marketing. Le regole di business possono aiutare a garantire che tutti i documenti esaminati da qualsiasi organismo di regolamentazione soddisfino i rispettivi requisiti. 
  
  
• Approvazione di domande: i mercati bancari e immobiliari sfruttano le regole di business per le procedure per la richiesta di prestiti immobiliari o proprietà in affitto. Ad esempio, un'organizzazione può rifiutare la domanda di un richiedente se il suo punteggio di credito è inferiore a una soglia specifica. 
  
  
• Servizi in abbonamento: le aziende possono sfruttare le regole di business per interrompere l'erogazione dei propri servizi a uno specifico cliente se il pagamento non viene ricevuto entro un determinato numero di giorni. Ciò garantisce che l'azienda non sprechi risorse per un cliente che non genera ricavi. 
  
  
• Ordini di acquisto e resi: le regole di business possono essere applicate anche nel settore della vendita al dettaglio. Ad esempio, un'azienda può rifiutare la richiesta di reso di un cliente per un determinato prodotto se non rientra in una finestra di 30 giorni.
  
  
• Personalizzazione: gli strumenti di automazione del marketing consentono alle aziende di personalizzare il proprio sito web in base agli attributi dei visitatori, consentendo agli esperti di marketing di sfruttare una serie di regole di business per inviare messaggi a diversi segmenti di pubblico. Ad esempio, nel caso di un visitatore abituale di un sito web, l'azienda potrebbe presentare foto della categoria di prodotto che questi ha guardato l'ultima volta sulla sua home page, mentre a un nuovo visitatore potrebbero essere presentate immagini del prodotto più popolare dell'azienda.

Le regole di business possono offrire alle organizzazioni una serie di vantaggi che semplificano l'operatività di business e di conseguenza riducono i costi generali. 

• Maggiore efficienza: la programmazione di regole di business in applicazioni e flussi di lavoro può far risparmiare, nel lungo termine, molto tempo. Quando è necessario aggiornare le regole di business a causa di modifiche alle normative o agli standard aziendali, è necessario aggiornare solo questo aspetto del programma anziché procedere con aggiornamenti manuali in un'intera applicazione software. Questi aggiornamenti in genere possono essere gestiti da risorse meno tecniche, come gli analisti di business, risparmiando risorse tecniche e dedicandole alla gestione di problemi di business più complessi. 
  
  
• Maggiore congruenza: le regole di business garantiscono che le attività vengano eseguite in modo coerente poiché sarà necessario soddisfare criteri specifici affinché una determinata attività venga eseguita. Ad esempio, gli organismi di regolamentazione possono richiedere di completare determinati documenti. Le aziende possono creare modelli personalizzati che non saranno contrassegnati come completi fino a quando tutti i campi richiesti non saranno stati compilati. Di conseguenza, si verificheranno meno errori umani e, se tutte le regole di business sono state implementate in modo accurato, i responsabili potranno essere certi di soddisfare i requisiti di conformità, evitando oneri e sanzioni non necessari. 
  
  
• Minore complessità: la documentazione delle regole di business può potenzialmente tradursi in altre linee di business e i team possono potenzialmente riutilizzare i documenti per altri flussi di lavoro, riducendo la complessità in tutta l'organizzazione.  

Il process mining e altre analisi di business possono aiutare a identificare le aree in cui le regole di business possono essere applicate all'interno della tua azienda per sfruttarne i vantaggi. 

Per aiutare le organizzazioni a rimanere reattive e agili, il software di automazione dei processi decisionali consente di gestire le regole di business indipendentemente dagli altri processi di business computing. In particolare, i sistemi di gestione delle regole di business (BRMS) sono in grado di automatizzare la creazione e l'implementazione della logica di business in tempo reale senza dipendenze da altre applicazioni e processi, in modo che nell'intera azienda possa essere facilmente condiviso un unico repository di logica decisionale.

Strumenti comuni per la definizione e la gestione della logica decisionale e un ambiente di runtime comune consentono sia agli sviluppatori che alle parti interessate con background meno tecnici di implementare e modificare in modo efficiente processi decisionali automatizzati. Consentono inoltre di applicare in modo coerente delle serie di regole complesse in ambienti di grandi dimensioni.

Un motore di regole di business trasforma una o più regole di business in una logica di business adatta ad un ambiente di produzione di runtime. Oggi, la maggior parte dei motori di regole di business è integrata in soluzioni BRMS su larga scala che possono essere integrate in architetture orientate ai servizi o basate su microservizi. I moderni BRMS spesso impiegano sistemi esperti di machine learning o basati su regole per ottimizzare il processo decisionale, migliorare l'esperienza del cliente e facilitare delle operazioni più fluide.