Che cos'è l'analisi dei processi aziendali?

Potrebbe esserci un po' di confusione nella differenza tra analisi dei processi aziendali (BPA) e analisi aziendale (BA). Si tratta di aree correlate della gestione dei processi aziendali ma non sono le stesse. La BPA si concentra sull'analisi specifica dei processi e sulla modellazione dei processi aziendali. La BA, invece, viene applicata al più ampio panorama operativo aziendale. La BA si concentra sull'analisi di altre aree, come le previsioni finanziarie, l'analisi dei costi, i budget, le assunzioni e i tagli.

Il vantaggio principale dell'analisi dei processi aziendali (BPA) è l'ottimizzazione della funzionalità quotidiana delle operazioni aziendali, che si allineano strategicamente con gli obiettivi aziendali e il processo decisionale. 

Per le PMI, la BPA consente di:

• Aumenta l'efficienza dei processi esistenti: la BPA aumenta il time to value per le applicazioni dei prodotti. Riduce inoltre i tempi nei cicli operativi dei workflow, come l'onboarding dei dipendenti e i processi di assunzione di clienti o pazienti.
• Rivela problemi di capacità:in qualsiasi processo, le risorse possono essere limitate. La BPA individua dove si trova il limite della capacità, come influisce sul processo e come migliorarlo. Si tratta di un aspetto da tenere in seria considerazione ai fini della scalabilità. Ad esempio, gli strumenti e le piattaforme digitali che utilizzi attualmente possono limitare le esigenze organizzative e i workflow attuali. La BPA può aiutarti a individuare le modifiche che devi apportare e che sono specificamente allineate alla crescita della tua organizzazione.
• Chiarisci politiche e regole: man mano che le organizzazioni passano sempre più al lavoro da remoto e si adottano sempre più dispositivi digitali (link esterno a ibm.com), esiste un disallineamento diffuso tra sicurezza e utilizzo dei dispositivi. L'analisi può individuare un percorso per velocizzare i processi di approvazione IT e l'uniformità nell'applicazione delle politiche di sicurezza.
• Crea migliori pratiche di governance: la gestione del rischio sta diventando sempre più una priorità per le aziende (link esterno a ibm.com). Per le organizzazioni, mantenere la conformità è un impegno costoso, e diventa ancora più costoso affrontarlo se sorgono problemi. L'analisi dei processi aziendali può rivelare il punto in cui le misure di conformità hanno presentato delle lacune. Ad esempio, la tua organizzazione potrebbe non essere conforme alla frequenza con cui verifichi le misure di sicurezza delle applicazioni. La BPA può predisporre un piano di miglioramento che tenga conto delle risorse e delle esigenze di conformità per garantire che un processo possa essere eseguito e sostenuto.
• Identificare le opportunità di risparmio: la BPA rivela le ridondanze nelle mansioni e nella manodopera. Le organizzazioni che sono passate ai flussi di lavoro documentali digitali sono un buon esempio di come la riduzione dell'errore umano e del tempo dedicato alla ricerca dei documenti possano creare un risparmio economico.
• Risolvi i colli di bottiglia: i colli di bottiglia si verificano quando i canali di comunicazione, sviluppo ed esecuzione sono isolati. Un'analisi dei processi aziendali può evidenziare le lacune nella comunicazione e risolvere gli ostacoli al processo di approvazione.
• Ottimizza i processi di implementazione e rilascio: processi efficienti riducono i problemi durante i rilasci e le implementazioni.
• Migliora i processi di integrazione e adozione: allo stesso modo, l'adozione di nuove tecnologie in un'azienda o in un reparto è un processo molto importante. La BPA stabilisce processi che possono includere utili programmi di formazione e immagini di workflow che supportano tassi di adozione più elevati.
• Rafforza la cultura aziendale: un processo migliore in qualsiasi ambito è una sorta di pulizia interna. I miglioramenti infondono ogni giorno nuova linfa all'esperienza dei dipendenti. Il risultato è un morale più alto e un maggiore coinvolgimento nei processi interni. Per i clienti, i processi ottimizzati come un sito web migliore o un'esperienza di servizio clienti migliore, aumentano il coinvolgimento e la percezione positiva della tua attività.

Esistono due filosofie predominanti che guidano la metodologia di analisi dei processi aziendali (BPA):

• Approccio Six Sigma
• Lean Six Sigma

Six Sigma è una metodologia costituita da cinque-sette fasi che oggi la maggior parte delle aziende utilizza per analizzare efficienze e limiti. Lean Six Sigma si differenzia leggermente in quanto è una combinazione dell'approccio Six Sigma e della filosofia Lean. Si tratta di un approccio collaborativo che si concentra sull'eliminazione di attività e risorse che non offrono un valore definito.

Prendendo in considerazione la natura dettagliata intrinseca di ogni passaggio, otterrai un'idea di come viene eseguita un'analisi dei processi aziendali.

In generale, l'indice BPA segue questa struttura:

1. Definizione: inizia identificando i processi che desideri analizzare. In genere, è qui che si riscontrano prima i problemi. L'analisi dei processi può iniziare con (e includere anche) diagrammi di processo per ogni fase. Gli analisti partono dai processi "as-is" ed esaminano i processi formali e informali, come quelli documentati e quelli specifici della cultura di un'organizzazione.
2. Misura: successivamente, esamina come funziona il processo rispetto a metriche definite. Questa fase è anche alla base della creazione di migliori metriche KPI. Se queste metriche sono ben definite, un'azienda misurerà i processi rispetto ai KPI. I KPI includono indicatori di efficienza rispetto all'efficacia, indicatori di qualità, produttività, redditività e valore. Includono inoltre indicatori di competitività e capacità. Ad esempio, i workflow per il coinvolgimento del cliente potrebbero essere misurati in base a metriche di qualità ed efficacia rispetto a metriche di efficienza.
3. Analisi: Esistono diversi tipi di tecniche di analisi e ognuna ha uno scopo diverso. Gli analisti dei processi aziendali potrebbero eseguire un'analisi del valore, un'analisi dei gap o un'analisi della causa principale (RCA). Si tratta di metodi analitici estensivi che includono ciascuno una propria serie di passaggi. Un'analisi delle lacune rivela cosa manca nel processo. L'analisi del valore indica ciò che ha valore all'interno del processo e ciò che, di conseguenza, è uno spreco. Un'analisi della causa principale applica alcune domande e metodi sul "perché" che aiutano a risalire alla causa principale del problema in un processo. 
4. Miglioramento: i business process manager collaborano con gli analisti per creare ed eseguire piani in grado di migliorare le aree problematiche. I miglioramenti possono comportare la riorganizzazione di un processo, l'aumento delle risorse o la modifica degli approcci e dei canali di comunicazione. Anche in questo caso, si tratta di una fase dettagliata che può applicare una serie di metodi di miglioramento.
5. Controllo: dopo un'analisi così attenta, il controllo dei nuovi standard e processi è il passo finale. I responsabili delle decisioni possono utilizzare l'analisi per gestire le risorse, le responsabilità, i processi di assunzione, i processi IT, amministrativi ed esecutivi. Gli stakeholder monitorano inoltre questi cambiamenti e stabiliscono i tempi per le analisi future.

Se di recente hai adottato una nuova tecnologia non utilizzata a pieno o se hai un fatturato ricorrente in un'area della tua attività, l'analisi dei processi aziendali (BPA) è uno strumento utile per scoprire le ragioni di questi risultati e per apportare quindi miglioramenti ai processi.

I tuoi obiettivi aziendali determinano dove e come implementare l'analisi dei processi aziendali. Le organizzazioni che attribuiscono valore alla risoluzione dei problemi e al miglioramento dei processi a livello aziendale e dei dipendenti come elementi fondamentali della propria cultura, gettano le basi per un morale più alto, un turnover più basso e una migliore esperienza del cliente. Quindi, sia che applichi strumenti di analisi dei processi aziendali in modo informale, sia che verifichi formalmente i processi su base trimestrale o annuale, dovrebbe essere una parte fondamentale della tua funzione aziendale.

L'analisi dei processi aziendali inizia con l'analisi as-is dei processi. La mappatura dei processi aziendali è uno strumento comune utilizzato nella BPA. Si tratta di una risorsa visiva e di un documento importante da utilizzare per l'analisi. Utilizzando la documentazione e gli insight ottenuti dall'analisi, l'organizzazione può quindi creare un piano di miglioramento dei processi aziendali. I piani di miglioramento aziendale generano di solito nuovi modelli di processi aziendali, utilizzando diagrammi di flusso, con flussi di processo migliorati.

Tieni presente che l'analisi dei processi aziendali si riferisce esclusivamente ai processi operativi aziendali. Non si tratta del metodo per analizzare aree di attività che non sono specificamente legate ai processi. L'analisi dei processi nelle aziende è una disciplina a sé stante. Si tratta di una guida per ottimizzare ogni area operativa della tua attività.

Ecco alcuni esempi di BPA:

• Revisione dell'onboarding dei dipendenti per allinearlo alla cultura aziendale e a un migliore coinvolgimento.
• Analisi dei processi di marketing per verificare se le metriche e i percorsi sono allineati con gli indicatori di prestazioni chiave (KPI), ad esempio il livello di conversione dei clienti o il numero di lead qualificati che interagiscono con l'azienda.
• Scoprire la presenza di inefficienze nei processi di adozione della tecnologia.

Nell'analisi dei processi, gli analisti utilizzano i diagrammi per definire i punti di input e output, le sequenze di attività e quali processi sono sottoprocessi nidificati sotto i processi principali.

Gli analisti utilizzano inoltre software per mappare e creare workflow. Questo include un software che automatizza l'analisi dei processi aziendali (BPA) e consente alle organizzazioni di applicare la modellazione dei processi end-to-end per mappare quando inizia un processo e determinarne la conclusione.

Gli strumenti di modellazione e mappatura dei processi sono parte integrante della BPA. Le organizzazioni utilizzano i diagrammi di notazione dei modelli di processi aziendali (BPMN) e i diagrammi modello fornitore, input, processo, output, cliente (SIPOC) come due soluzioni di workflow per operazioni migliori. Questi strumenti visivi sono un modo eccellente per mostrare i cambiamenti in un processo. Possono essere utilizzati come guida visiva "prima e dopo" per addestrare i dipendenti ad esempio, oppure per ricondurre tutti i miglioramenti dei processi ai tuoi obiettivi aziendali chiave.

A questo punto ti starai chiedendo, chi in un'organizzazione è responsabile della BPA, dati i ruoli, le risorse e le competenze?

Certamente, le risorse per le PMI possono essere limitate. Collaborare con un consulente esterno specializzato in analisi aziendale potrebbe rivelarsi la soluzione più praticabile.

Le grandi aziende impiegano business process analyst e architetti di processo per eseguire l'analisi dei processi aziendali. Si tratta di termini diversi per ruoli simili. Entrambi i ruoli possono collaborare con gli architetti aziendali o con i dirigenti e i responsabili di divisione. 

Inoltre, l'analisi dei processi aziendali si basa sull'esperienza di esperti in materia. Questi potrebbero includere un determinato numero di dipendenti, stakeholder e consulenti, come analisti, data scientist, quant, IT, amministratori e dipendenti strettamente allineati a un processo.

Attualmente, l'iperautomazione è considerata una delle massime priorità in tutte le aziende. Secondo le previsioni di Gartner, il settore raggiungerà i 600 miliardi di dollari entro il 2022 (link esterno a ibm.com). L'iperautomazione riduce costantemente la quantità di interventi umani per ottenere un processo completamente automatizzato e reattivo, definito processo intelligente.

La tua organizzazione potrebbe prendere in considerazione domande specifiche per passare a processi automatizzati:

• Quali sono le aree chiave che intendi automatizzare e perché?
• Sono presenti errori manuali più comuni o politiche errate applicate?
• Dove sono presenti processi costosi e ad alto volume? 
• L'organizzazione ha determinato evidenti problemi di elaborazione?
• Che cosa crea insoddisfazione dei clienti?

L'analisi dei processi aziendali (BPA) può aiutare la tua organizzazione a creare un percorso documentato e mappato per integrare i processi automatizzati e raggiungere l'obiettivo dell'iperautomazione. Ad esempio, passare da un supporto chatbot ibrido a uno completamente automatizzato è un modo attraverso cui i centri di assistenza riducono i costi e ottimizzano il supporto clienti con l'iperautomazione.

Qual è il modo migliore per le PMI per applicare l'analisi dei processi aziendali (BPA) per iniziare?

Innanzitutto, concentrati sui processi mission-critical con il più alto impatto aziendale. Quindi, valuta la possibilità di mappare un processo per l'automazione. 

Successivamente, standardizza la documentazione sull'automazione, così come la documentazione sul processo, tra i reparti e la tua organizzazione.

Ad esempio, l'IT può utilizzare la BPA per mappare il processo dei protocolli di sicurezza del software per i vari ruoli, consentendo all'organizzazione di gestire meglio l'onboarding e il conseguente scaling.

IBM fornisce modelli di processo per l'analisi dei processi basata su progetti, basati su diagrammi BPMN. La mappatura dei processi è parte integrante di una strategia di automazione ottimale.

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