Durante la prima fase di modernizzazione della propria infrastruttura IT, The Insolvency Service non ha mai perso di vista il suo obiettivo finale: aiutare le persone in difficoltà finanziarie. E ci è riuscito.
Grazie alle funzionalità di automazione della piattaforma, i responsabili dei casi possono elaborare un numero maggiore di richieste in tempi più rapidi che mai, il che significa che anche i richiedenti vengono serviti più velocemente. L'integrazione con le principali applicazioni aziendali garantisce efficienza dei processi e visibilità in tutte le aree aziendali, migliorando la qualità dei servizi offerti ai cittadini. Inoltre, la flessibilità della piattaforma consente all'agenzia di adattare se stessa e la tecnologia all'evoluzione delle esigenze aziendali e del pubblico.
I cambiamenti fanno davvero la differenza. In passato, quando arrivavano casi di grandi dimensioni, ogni richiesta doveva essere gestita una per una a causa delle limitazioni del sistema.
"Ora, grazie ai controlli automatizzati, alla selezione dei dati e alle funzionalità di elaborazione in blocco del nuovo sistema, un responsabile del caso esperto può elaborare quattro volte il numero di richieste semplici in un giorno rispetto al vecchio sistema", afferma Lydia Chown.
Di conseguenza, quando si verifica un improvviso aumento del carico di lavoro, l'agenzia non ha bisogno di aumentare la propria forza lavoro. Ciò consente ai responsabili del caso di lavorare su questioni e richieste più complesse.
In un caso recente, RPS ha inviato 3.000 lettere di benefit in un solo giorno che, fino a poco tempo fa, avrebbe generato una per una. "Così abbiamo automatizzato una nuova area di lavoro", aggiunge Sharon Lewis.
L'integrazione delle principali applicazioni aziendali, come il motore di calcolo, offre anche flessibilità e efficienze dei processi in tutta l'agenzia. Ad esempio, la piattaforma confronta e seleziona automaticamente i dati dei richiedenti con i registri salariali, eliminando la necessità di farlo manualmente.
Sharon Lewis è d'accordo: "Uno degli aspetti più potenti della piattaforma è la sua flessibilità. Quindi, se abbiamo bisogno di adeguare o modificare i calcoli, o di ottenere una nuova legge fiscale, una decisione o un atto legislativo, possiamo adattarci molto più rapidamente e in modo molto più economico”.
La stessa integrazione del sistema offre ai responsabili dei casi livelli di visibilità senza precedenti su importanti processi aziendali.
"I processi aziendali che venivano effettivamente gestiti fuori dal sistema fanno ora parte del sistema principale", aggiunge Sharon Lewis. "Con i tribunali del lavoro, ad esempio, possiamo tenere traccia degli orari e degli esiti delle udienze per migliaia di persone e gestire il carico di casi all'interno del sistema in modo molto più efficiente".
Sia Lydia Chown che Sharon Lewis sottolineano l'esperienza di IBM con i servizi cloud Microsoft, i metodi di fornitura comprovati e lo stile di lavoro collaborativo per il successo della Fase 1.
"Il team di progetto di IBM Consulting ha lavorato instancabilmente per sviluppare e fornire il nuovo sistema di gestione dei casi basato su Microsoft Dynamics e ha collaborato con successo insieme al nostro team di consegna interno", conclude Sharon Lewis. "Sono un team attento e competente".