Costruire una solida base per operazioni intelligenti

In un mercato guidato dalla precisione e dalla velocità, anche piccole inefficienze possono avere grandi conseguenze. Oiki, produttore e distributore leader di acciaio inossidabile e leghe speciali, si è reso conto che il suo processo di gestione degli ordini necessitava di essere affinato per supportare un impegno strategico invece di essere appesantito da passaggi amministrativi. La maggior parte degli ordini dei clienti arrivava via e-mail, il che obbligava i rappresentanti di vendita a interpretare manualmente i messaggi e a ricercare i dettagli nei sistemi interni. Questo workflow ripetitivo consumava tempo prezioso e ritardava le risposte, limitando la scalabilità e la soddisfazione dei clienti.

Sebbene il processo non comportasse rischi operativi immediati, rappresentava un'opportunità mancata di efficienza e crescita. L'opportunità era chiara: trasformare un processo manuale in un workflow snello e intelligente che migliora l'efficienza e migliora l'esperienza del cliente.

Per modernizzare il processo di gestione degli ordini, Oiki ha collaborato con IBM e BlueIT, un IBM Business Partner, per costruire una soluzione basata sull'AI che sfrutta l'ecosistema watsonx. Basato su IBM watsonx.ai, uno studio di sviluppo AI e alimentata dal modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) IBM Granite, la soluzione ha estratto dettagli critici come i codici dei prodotti e le quantità dagli ordini via e-mail. Questa funzionalità è stata integrata nei workflow di OIKI tramite IBM Cloud, garantendo scalabilità e connettività sicura con i database ERP e documentali esistenti.

La soluzione incorporava anche moduli dedicati alla gestione dei dati e governance, garantendo l'automazione sia affidabile che conforme. Un agente AI costruito con IBM watsonx Orchestrate ha interpretato l'intento, convalidato i dati e innescato azioni a valle. Combinata con la metodologia AI Accelerator di BlueIT e l'integrazione con Microsoft Teams, la soluzione ha creato un ambiente automatizzato. Questo cambiamento ha spostato il team di vendita dall'organizzazione manuale dei dati a un coinvolgimento strategico, permettendo risposte più rapide e gettando le basi per un'adozione più ampia dell'AI in tutta l'azienda di Oiki.

La soluzione basata sull'AI ha introdotto un processo di ricezione ordini semi-automatizzato che ha sostituito il lavoro manuale che richiede molto tempo. Ora i rappresentanti caricano le e-mail in arrivo su un'interfaccia dedicata dove il sistema analizza i messaggi, identifica l'intento ed estrae i dettagli chiave. Questo cambiamento ha liberato il team da compiti ripetitivi, permettendo loro di concentrarsi su attività a valore aggiunto come la creazione di offerte su misura e la convalida degli ordini. I workflow interni sono diventati più efficienti e i tempi di risposta sono migliorati significativamente, migliorando l'esperienza complessiva del cliente.

Il tempo medio di elaborazione è sceso da 30 minuti a 12, con una riduzione del 60%. La gestione delle offerte ha registrato un risparmio di tempo fino a 180 minuti al giorno, con ulteriori guadagni previsti superiori al 45% man mano che l'integrazione ERP avanza. Oltre alle efficienze misurabili, la soluzione ha migliorato precisione e coerenza, permettendo al team di offrire un servizio più rapido e affidabile. Questi cambiamenti rafforzano le relazioni con i clienti e consentono a Oiki di scalare le sue operazioni con sicurezza, guardando al futuro per espandere AI in workflow aggiuntivi per un impatto aziendale ancora maggiore.

Oiki Acciai Inossidabili SpA, fondata nel 1966 e con sede a Parma, Italia, è un produttore e distributore leader di acciaio inossidabile e leghe speciali. Da oltre 50 anni, Oiki è specializzata nella lavorazione e fornitura di acciaio inossidabile in varie forme, tra cui fusioni, lamiere, barre, tubi e angolari, al servizio di clienti industriali in tutta Europa.

BlueIT è un fornitore di servizi IT e una società benefit con sede in Italia la cui missione è accelerare in sicurezza i percorsi di trasformazione digitale dei propri clienti attraverso le sue soluzioni digitali, i servizi di cybersecurity e i servizi gestiti cognitivi.