Dai silos di dati all'integrazione totale: migliorare l'esperienza HR dei dipendenti fuori ufficio

Di conseguenza, il team HR della NUHS gestiva due diversi sistemi HR per tutto il personale in tutte le entità. La generazione dei rapporti era estremamente macchinosa e richiedeva molti fogli di calcolo diversi per ogni rapporto redatto. Tutto ciò richiedeva una notevole quantità di lavoro e di tempo.

I due sistemi HR, a compartimenti stagni, rendevano anche più complicata la presentazione dei rapporti al Ministero della Salute e ad altri enti governativi. A causa della diversità dei due sistemi, in ciascuno dei quali le informazioni e i dati erano definiti in modo diverso, presentare qualsiasi statistica o informazione in tempi brevi era un'operazione alquanto impegnativa.

Inoltre, era necessario migliorare l’esperienza degli utenti delle risorse umane. I sistemi legacy erano ospitati on-premise senza accesso da dispositivi mobili. Pertanto, gli operatori sanitari dovevano essere fisicamente presenti ai computer del posto di lavoro centrale per accedere al sistema HR o contattare il personale HR per richiedere assistenza. I dipendenti mobili non potevano presentare domande o richieste di congedo e i responsabili delle risorse umane fuori sede non erano in grado di gestire le approvazioni o eseguire altre attività.

Dopo il reclustering, i dirigenti  hanno iniziato a consolidare i due sistemi HR in un unico sistema basato su cloud, dotato anche di un'app  HR mobile per consentire il self-service dei dipendenti. NUHS ha valutato le varie opzioni e ha deciso di optare per SAP SuccessFactors, una piattaforma SaaS progettata per aiutare le organizzazioni a semplificare e automatizzare i processi HR. Tuttavia, c'erano dubbi sul tempo che potesse richiedere questa complessa trasformazione, poiché NUHS aveva bisogno che il sistema fosse attivo e funzionante in meno di 12 mesi.

A causa della complessità del trasferimento di due diversi sistemi HR on-premise legacy alla soluzione SAP SuccessFactors basata su cloud, NUHS cercava per l'implementazione un collaboratore che avesse esperienza di SAP e nel mercato della sanità pubblica di Singapore. Dopo un'attenta valutazione dei principali fornitori la scelta è caduta su  IBM Consulting. In qualità di integratore di sistemi, IBM disponeva di un'esperienza rilevante e di prezzi vantaggiosi. NUHS aveva bisogno di consulenti in grado di provvedere alla personalizzazione e di fornire una soluzione che soddisfacesse le sue esigenze, e IBM ha compreso questi requisiti.

I servizi di consulenza SAP SuccessFactors di IBM hanno collaborato con NUHS per sviluppare un piano in due fasi. La prima fase era incentrata sulle funzioni HR critiche legate al libro paghe, come i record dei dipendenti, i congedi, le richieste di risarcimento e le funzioni di apprendimento. La seconda fase era incentrata sulle funzioni HR strategiche come la gestione delle prestazioni, la retribuzione, le assunzioni, l'inserimento e l'identificazione dei successori. Sono stati messi in atto strumenti e processi per accedere alla tecnologia più recente tramite aggiornamenti cloud.

Uno dei principali requisiti aziendali riguardava il mantenimento dei principali sistemi on-premise, compreso il sistema di calcolo delle retribuzioni e relativi dati sensibili. IBM ha costruito la piattaforma cloud di SAP per integrare perfettamente le principali applicazioni di calcolo delle retribuzioni con le soluzioni HR SaaS HR e benefit PaaS. Ciò consente ai dipendenti di accedere a tutte le applicazioni richieste da un'unica pagina di arrivo.

IBM ha inoltre collaborato con il business partner NUHS Synapxe per creare un'architettura perfettamente integrata e sicura. In questa architettura, SAP Cloud Platform Integration, SAP Cloud Connector, SAP Web Dispatcher e Enterprise Service Bus hanno collegato il sistema SAP di calcolo delle retribuzioni con le applicazioni cloud HR.

Per consentire ai dipendenti di accedere in modo sicuro, IBM ha collaborato a stretto contatto con Synapxe, l'agenzia HealthTech di Singapore, per implementare SAP Identity Authentication Services con autenticazione a due fattori. NUHS ha inoltre utilizzato IBM Application Management Services for Hybrid Cloud per aumentare l'efficienza operativa.

Quando è scoppiata la pandemia di COVID-19, il team di sviluppo è passato al lavoro da remoto. Sia IBM che NUHS sono andate avanti nonostante dovessero supportare un pesante workload operativo legato al Covid. Con la leadership e la guida del Chief HR Officer del gruppo NUHS, NUHS ha rivisto il coinvolgimento e la formazione dei dipendenti in modo da rispettare le misure di distanziamento di sicurezza e superare le restrizioni di separazione.

Il team NUHS, Synapxe, SAP e IBM ha portato a termine il progetto in soli 10 mesi, facendo di NUHS il primo cluster sanitario di Singapore a fornire una soluzione HR basata su cloud con funzionalità self-service mobili.

Dopo l'attivazione a gennaio 2021, la piattaforma SAP SuccessFactors ha avuto un impatto immediato durante il primo mese. Più di 13.000 dipendenti NUHS, ovvero il 92% di tutti gli utenti, hanno effettuato l'accesso alla nuova piattaforma myHR e altri 12.000 dipendenti hanno attivato le app mobili myHR. Da allora, il tasso di utilizzo delle app mobili è salito a oltre il 90%.

Tramite il self-service, l'app mobile consente a dipendenti e dirigenti di inviare, visualizzare e modificare i record personali. I dipendenti possono ora accedere, modificare e stampare i propri documenti in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Ciò ha notevolmente migliorato la produttività delle risorse umane, in quanto i dipendenti non devono più stampare e consegnare manualmente i documenti.

NUHS ha ottenuto vantaggi significativi dalla piattaforma SAP SuccessFactors HR. Si tratta di un enorme passo avanti nella fornitura di servizi HR più agili e reattivi.

L'accesso mobile e le funzionalità self-service offrono un'esperienza utente migliore. Con un unico sistema a livello di gruppo, NUHS può ora allineare le politiche e i processi delle risorse umane in tutte le proprie istituzioni. Il team tecnico può creare un unico database HR condiviso per supportare l'analisi HR e il processo decisionale. Il team aziendale può semplificare il flusso di lavoro HR eliminando i processi manuali e i documenti. E la piattaforma supporta le assunzioni introducendo un'esperienza digitale per i candidati.

Inoltre, grazie ai nuovi dati HR raccolti, i responsabili delle risorse umane possono ora sfruttare i potenti strumenti di reporting e di analisi della piattaforma, rendendo molto più semplice la stesura dei report di budget e di pianificazione, in quanto gli utenti possono ora eseguire i report da soli, senza doversi rivolgere al team HR.

La nuova piattaforma garantisce inoltre risparmi sui costi riducendo le licenze on-premise per il software SAP. Inoltre, i dipendenti NUHS risparmiano tempo grazie alle curve di apprendimento ridotte e alla possibilità di ripetere in tempi più rapidi il test delle nuove funzionalità.

Il National University Health System (NUHS) (link esterno a ibm.com) mira a trasformare il modo in cui le malattie vengono prevenute e gestite scoprendo le cause delle malattie, sviluppando trattamenti più efficaci attraverso la ricerca multidisciplinare e le sperimentazioni cliniche e creando tecnologie e sistemi di assistenza migliori in collaborazione con altri che condividono gli stessi valori e la stessa visione.

Le istituzioni del Gruppo NUHS comprendono il National University Hospital, il Ng Teng Fong General Hospital, il Jurong Community Hospital e l'Alexandra Hospital; tre Centri nazionali di specializzazione, ovvero National University Cancer Institute, Singapore (NCIS), National University Heart Centre, Singapore (NUHCS) e National University Centre for Oral Health, Singapore (NUCOHS); il National University Polyclinics (NUP); il Jurong Medical Centre; e tre scuole di scienze sanitarie della NUS: la NUS Yong Loo Lin School of Medicine (che include l'Alice Lee Centre for Nursing Studies), la NUS Faculty of Dentistry e la NUS Saw Swee Hock School of Public Health.

Con le istituzioni associate sotto una struttura di governance comune, il NUHS crea sinergie per il progresso della salute integrando l'assistenza ai pazienti, l'educazione sanitaria e la ricerca biomedica. In qualità di Sistema sanitario regionale, il NUHS lavora a stretto contatto con i partner sanitari e sociali di Singapore per sviluppare e implementare programmi che contribuiscano a una popolazione sana e impegnata nella parte occidentale di Singapore.

Synapxe (link esterno a ibm.com) è l'agenzia nazionale HealthTech che ispira la salute di domani. Il fulcro di HealthTech: colleghiamo persone e sistemi per dare vita a una Singapore più sana. Insieme ai nostri partner, creiamo soluzioni tecnologiche intelligenti per migliorare la salute di milioni di persone ogni giorno, ovunque. Immagina il futuro della salute insieme a noi su www.synapxe.sg.