Il Gruppo Karnov è diventato leader dei servizi informatici per il settore legale nel mercato danese e svedese, ma la rapida crescita dell'azienda stava mettendo sotto pressione i numerosi processi finanziari basati sui fogli di calcolo.

Collaborando con Kapacity, Karnov Group ha utilizzato IBM Planning Analytics per riprogettare i propri processi di consolidamento finanziario, budgeting e pianificazione, introducendo una maggiore automazione e trasparenza e riducendo il lavoro manuale sui fogli di calcolo.

Karnov Group è un esempio di azienda che ha resistito al tumulto dei cambiamenti e ne è uscita più forte che mai. Fondata più di 150 anni fa come casa editrice per il settore legale, all'inizio degli anni 2000 l'organizzazione si è resa conto di dover riorientare il proprio modello di business verso un futuro online. Oggi l'azienda è il più grande fornitore di servizi informatici digitali per professionisti legali sia in Svezia che in Danimarca.

Kasper Andersen, Business Intelligence Manager di Karnov Group, commenta: "Il nostro passaggio ai servizi digitali ha avuto un grande successo, e la crescita dell'azienda sta accelerando. Negli ultimi due anni siamo cresciuti in modo significativo sia a livello organico che attraverso acquisizioni".

Ma il successo porta con sé le proprie sfide: con un'organizzazione più grande e complessa da supervisionare, il team finanziario del Gruppo Karnov ha iniziato a scoprire che i processi di analisi finanziaria e di reportistica esistenti non potevano essere adattati per soddisfare le crescenti richieste degli stakeholder interni ed esterni.

"La nostra sede centrale è a Copenaghen, ma legalmente siamo una società svedese di proprietà di un fondo azionario britannico", spiega Kasper Andersen. "Dobbiamo gestire gli effetti valutari e gli effetti intersocietari e riferire alla direzione, al consiglio di amministrazione, alle nostre banche e ai nostri proprietari a Londra"

"La complessità è sempre più alta, ma il nostro obiettivo è chiudere i nostri registri in modo sempre più rapido ogni mese. Eravamo arrivati a un punto in cui le opzioni erano solo due: trovare un modo per automatizzare alcuni dei nostri processi finanziari, o arrenderci al fatto che avremmo dovuto continuare ad assumere sempre più persone man mano che l'azienda cresceva".

L'azienda ha identificato due aree in cui i processi esistenti erano particolarmente faticosi: la creazione del budget e il consolidamento finanziario.

"Ogni autunno inviavamo via e-mail modelli di budget con fogli di calcolo a tutti i manager della nostra azienda. Quando ci hanno restituito il loro input, abbiamo dovuto consolidare i dati in un foglio di calcolo più grande e caricarlo manualmente nel sistema finanziario. Si è trattato di un compito enorme. Essere un Business Controller in quel periodo non era per niente divertente", prosegue Andersen.

"Anche il consolidamento finanziario e la rendicontazione venivano effettuati tramite fogli di calcolo, e siamo arrivati a un punto in cui i modelli di fogli di calcolo erano davvero troppo grandi e complicati. Avevamo bisogno di un sistema più verificabile che riducesse il tempo dedicato alla preparazione e alla riconciliazione delle cifre. L'obiettivo era quello di concentrare le risorse sull'aumento della qualità dell'analisi finanziaria e della reportistica, liberando risorse per il supporto alle attività finanziarie".

Karnov Group utilizza già IBM Planning Analytics per semplificare i processi di stesura del budget e consolidamento, creando flussi di lavoro più semplici e automatizzati sia per i responsabili dei centri di costo in tutta l'azienda, sia per il team finanziario del gruppo.

Oggi, quando l'azienda avvia un nuovo ciclo di budget, i responsabili dei centri di costo possono inserire le cifre direttamente nel sistema IBM Planning Analytics tramite un'interfaccia web, eliminando la necessità di inviare fogli di calcolo tramite e-mail. Le cifre vengono convalidate immediatamente per migliorare la qualità dei dati, e molti campi possono essere calcolati automaticamente, risparmiando tempo e riducendo la quantità di dati da inserire manualmente.

Dal punto di vista del team finanziario, il compito di raccogliere i dati di budget in un foglio di calcolo principale, tedioso e soggetto a errori, è stato eliminato: IBM Planning Analytics raccoglie infatti i numeri e fornisce aggiornamenti immediati. È anche facile vedere chi sono i responsabili dei centri di costo ad aver inviato le proprie cifre e quali hanno bisogno di un promemoria. Ciò consente di risparmiare tempo sull'invio delle e-mail e sulle telefonate di follow-up.

"Poiché era la prima volta che utilizzavamo IBM Planning Analytics per il nostro budget, abbiamo dedicato molto tempo a convalidare l'accuratezza del nuovo sistema", afferma Kasper Andersen. "Ma ora che sappiamo di poterci fidare del processo, prevediamo di risparmiare davvero tanto tempo nel nostro prossimo ciclo di budget."

IBM Planning Analytics ha anche trasformato il processo di consolidamento finanziario dell'azienda, accelerandone la chiusura mensile e assicurando ai responsabili delle decisioni di ottenere rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.

"I nostri dati finanziari consolidati mensili arrivano con diversi giorni di anticipo rispetto a prima", afferma Kasper Andersen. “Ci ha offerto velocità, stabilità e fiducia nei numeri. Stiamo consolidando i numeri finanziari di tutto il gruppo in modo molto più strutturato e verificabile, per cui i risultati sono più affidabili. Ciò significa che possiamo perdere meno tempo alla verifica delle cifre e dedicarne di più all’analisi finanziaria vera e propria”.

Guardando al futuro immediato, il team finanziario di Karnov Group al momento si sta preparando a trasferire anche i processi di previsione finanziaria su IBM Planning Analytics.

Kasper Andersen conclude: "Il nostro attuale processo di previsione è piuttosto laborioso, quindi i controller faticano a creare previsioni abbastanza velocemente da fornire le prospettive finanziarie di cui abbiamo bisogno per il futuro. Per Karnov Group, IBM Planning Analytics diventerà un prerequisito per previsioni più rapide e regolari".

Karnov Group (link esterno a ibm.com) è il più grande fornitore scandinavo di soluzioni informatiche per i professionisti del settori legale, fiscale e contabile. L'azienda offre conoscenze e approfondimenti che consentono a oltre 40.000 utenti di prendere decisioni migliori, più velocemente, ogni giorno. Con uffici a Copenaghen, Stoccolma e Malmø, Karnov Group conta 230 dipendenti.