Il futuro è molto simile a un oceano. È in continua evoluzione. Sebbene la giusta preparazione possa aiutare ad affrontarlo al meglio, la sua incertezza può far naufragare rapidamente e inesorabilmente anche i piani migliori.
Idaho Forest Group, LLC (IFG), con la consapevolezza di dover affrontare nel modo migliore questo futuro incerto, ha assunto Dan Redmond come nuovo direttore del dipartimento di financial planning and analysis dell'azienda.
"Prima della mia assunzione", spiega, "IFG non aveva mai fatto una previsione prima. Si limitavano a confrontare i budget con i dati effettivi alla fine del mese per poi aggiungere l'esperienza personale e l'istinto per prendere decisioni. Quindi non avevano idea di quale sarebbe stato il loro futuro flusso di cassa. E questo li rendeva vulnerabili se si verificava un problema in uno degli stabilimenti o se i prezzi calavano".
Al momento dell'ingresso di Redmond, IFG stava registrando oscillazioni senza precedenti nel mercato a causa dell'impatto della pandemia. Nel frattempo, l'azienda stava lavorando per aggiornare e potenziare una delle sue segherie, impegnando parte delle sue riserve di liquidità per quel progetto.
Oltre alle sfide finanziarie, la pianificazione inefficiente dell'azienda stava iniziando a compromettere anche le operazioni quotidiane, provocando tempi di consegna più lunghi dei prodotti e occasionali carenze di materie prime.
"In generale, mi piace essere efficiente e semplificarmi la vita", aggiunge Redmond. "Preferisco concentrarmi sulle analisi e sulla loro revisione piuttosto che dover passare tutto il mio tempo a mettere insieme una previsione. Ma facevamo tutto su dei fogli di calcolo Excel. Trascorrevo 80 ore ogni mese solo su questo compito".
E continua: "Excel non è ovviamente lo strumento ideale per questo, soprattutto perché i modelli sono diventati più grandi. Stavo pianificando per più stabilimenti e siti aziendali, e i dati che esaminavo erano pieni di errori. Avendo lavorato con uno strumento di pianificazione nella mia ultima azienda, sapevo che esisteva una tecnologia in grado di aiutarci".
Libera circa il 25% dell'agenda di un dirigente riducendo il tempo dedicato alla previsione da oltre 80 ore a meno di 15
Utilizza l'automazione dei processi per ottenere un risparmio di tempo del 25% nell'intero dipartimento finanziario
Redmond e IFG hanno potuto contare presto sull'aiuto del business partner IBM ActionKPI e della sua Integrated Profitability Solution, basata sulla tecnologia IBM® Planning Analytics. Il nuovo software consente a IFG di centralizzare tutti i dati di bilancio, profitti e perdite e flusso di cassa, contribuendo a semplificare le attività di previsione.
"Per come la vedo io", osserva Lance Tylor, CEO di ActionKPI, "Planning Analytics è il prossimo passo dell'evoluzione di Excel e personalmente ritengo che sia uno dei migliori prodotti sul mercato. Inoltre, siamo stati in grado di prendere quella base e renderla più funzionale".
Grazie all'Integrated Profitability Solution, il personale IFG può ora mantenere una previsione continua a 24 mesi che viene costantemente aggiornata con i dati relativi a prodotti, prezzi, vendite e inventario. Allo stesso tempo, i supervisori delle segherie possono generare previsioni giornaliere per definire meglio le priorità dei programmi di taglio e bilanciare i workload durante la settimana o il mese.
"Il team ActionKPI ha collegato tutto all'interno di IPS", spiega Redmond. “Quindi ora possiamo esaminare le entrate fino ad oggi. Possiamo esaminare la composizione delle vendite, i volumi di vendita/MBF [1.000 piedi tavolari] per stabilimento. Possiamo analizzare i clienti. Possiamo esaminare le consegne di tronchi e i relativi prezzi e suddividere le diverse componenti di tali consegne. Possiamo anche osservare i dati di produzione in tempo reale e confrontarli con le nostre previsioni".
Per semplificare le licenze relative al software Planning Analytics sottostante, ActionKPI fornisce la sua soluzione di redditività integrata nell'ambito di un IBM Embedded Solution Agreement. E la tecnologia IBM, a sua volta, costituisce il cuore della soluzione, gestendo le complesse analisi e i calcoli utilizzati per creare previsioni. Naturalmente, ActionKPI ha migliorato il software per generare ulteriore valore.
"L'IPS è più una struttura che un semplice prodotto", spiega Tylor. “Ci sono modifiche nei processi. Ci sono integrazioni di dati predefinite. Ci sono metodologie che implementiamo per la gestione e l'adozione del cambiamento. Dopodiché, integriamo il servizio di assistenza, un portale, un help desk, in modo da poter aiutare a risolvere qualsiasi problema con i modelli sviluppati. È un pacchetto completo".
"Per le previsioni, ora chiediamo ai nostri supervisori dello stabilimento di accedere al foglio di pianificazione della produzione creato da ActionKPI", spiega Redmond. "Possono modificare gli orari, le specie e i tagli per costruire un piano di produzione giornaliero che viene inserito direttamente nella coda di previsione. Possiamo quindi vedere questi livelli pianificati nel modulo di vendita e identificare il valore in dollari della produzione per specie, per mese e per stabilimento".
“Possiamo tenere conto di tutto”, continua. “Possiamo prevedere le utility, prevedere il CapEx. Possiamo prevedere il costo del personale per un particolare stabilimento o reparto. E possiamo raggruppare tutto questo in vari report e monitorarli attraverso dashboard personalizzate. Non stiamo più calcolando numeri. Aggiorniamo semplicemente il sistema, facciamo uno screenshot e lo inseriamo in un PowerPoint. E poi inviamo tutto al titolare e al consiglio per la revisione".
Oltre alle capacità di previsione, la soluzione di redditività integrata aiuta anche nella gestione dell'inventario.
"Nel settore forestale, i bilanci delle scorte sono sempre complicati", osserva Redmond. “Durante la primavera, quando la neve inizia a sciogliersi, è molto difficile estrarre i tronchi a causa delle condizioni della strada. Solitamente, dobbiamo andare avanti con il legname che abbiamo in inventario in quel momento. Quindi, essere in grado di tenere d'occhio i livelli attuali in tutta l'azienda ci permette di non rimanere a corto di legname o di una specie specifica".
E la funzionalità della piattaforma non si ferma qui. Come spiega Redmond: "L'ultimo strumento di previsione che ho utilizzato non offriva una funzione di commento. Ma con IPS abbiamo potuto utilizzare i commenti fin dal primo giorno, il che è molto utile. A volte si guarda una previsione e c'è una voce che è stata inserita due mesi prima, e non è facile ricordare cosa si stava facendo così indietro nel tempo. Ma basta vedere il commento, e tutto ha senso".
Sfruttando la soluzione ActionKPI, basata sul software IBM Planning Analytics, IFG ha accelerato notevolmente i tempi delle sue attività di previsione e reporting. In media, il reparto finanziario dell'azienda ha ottenuto un risparmio di tempo del 25% in tutte le operazioni grazie all'automazione dei processi.
"Precedentemente, trascorrevo circa 80 ore al mese a destreggiarmi tra fogli di calcolo per creare le nostre previsioni", osserva Redmond. “Adesso dedico solo dalle 10 alle 15 ore allo stesso compito. Ho letteralmente liberato circa il 25% del mio tempo. Inoltre, il nostro team FP&A [financial planning and analysis] sta operando in modo molto più efficiente. Possiamo supportare l’azienda e gestire ancora più richieste di analisi senza dover aggiungere personale”.
"Li abbiamo aiutati a eliminare gran parte dei fogli di calcolo che utilizzavano portando tutto in Planning Analytics", aggiunge Tylor. "Le informazioni provengono da sei sistemi diversi, quindi stiamo creando un piccolo data warehouse con reporting integrato e interfacce che lo rendono facile da usare. Si tratta essenzialmente di una singola fonte affidabile per la pianificazione e l'analisi a livello aziendale".
Inoltre, grazie a uno strumento più completo e intuitivo a sua disposizione, IFG ha ridotto il ciclo di budget annuale da circa tre mesi a un paio di settimane. La soluzione contribuisce inoltre a ridurre i livelli di stress del personale contabile, che può ora rispondere in pochi minuti alle domande del direttore finanziario e del proprietario, evitando le lunghe ricerche necessarie in passato.
Inoltre, il ritorno sull'investimento (ROI) dell'Integrated Profitability Solution è molto interessante. Come osserva Redmond, "Se si considera il costo dell'IPS rispetto a quello di un sistema di contabilità generale, si ottiene molto più valore da ActionKPI, soprattutto per quanto riguarda la creazione e l'analisi dei report".
Conclude affermando che: "Con IPS, ora abbiamo previsioni totalmente oggettive. E grazie ActionKPI saranno ancora più accurate in futuro. È anche molto confortante avere un nome importante come IBM alle spalle".
Con sede a Coeur d'Alene, Idaho, IFG è uno dei più grandi produttori di legname degli Stati Uniti, che produce quasi due miliardi di piedi tavolari all'anno. Complessivamente, l'azienda gestisce sette segherie e uno stabilimento per la giunzione a pettine dove produce legno di varie dimensioni e qualità da dieci diverse specie di alberi.
Informazioni su ActionKPI
L'IBM Business Partner ActionKPI è una società di consulenza gestionale specializzata nell'offrire gestione delle prestazioni, analytics e aumento della redditività ai dipartimenti finanziari. Con sede a Calgary, in Alberta, l'azienda gestisce anche un ufficio a Dover, in Delaware.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, agosto 2023.
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