Ogni giorno negli aeroporti, nei centri commerciali, negli ospedali e nelle aree di parcheggio di tutto il Medio Oriente, gli utenti fanno centinaia di migliaia di transazioni con Mawgif (National Parking Company), uno dei pionieri del settore e uno dei maggiori operatori nel campo della gestione di aree e strutture di parcheggio in Medio Oriente.
Quando nel 2018 Ali Haji, il nuovo Chief Financial Officer (CFO), è entrato a far parte di Mawgif, ha cominciato a chiedersi se i dati creati da queste transazioni venissero raccolti o usati in modo efficiente.Ali Haji ha una vasta esperienza nel settore dei parcheggi, avendo lavorato per una delle più grandi società di gestione di parcheggi del Regno Unito e d'Europa.
“Sono convinto che non si debba lavorare di più, ma in modo più intelligente, e io ero abituato ad avere tutte le informazioni a portata di clic”, sostiene Ali Haji, CFO e membro del consiglio di amministrazione di Mawgif, che prima lavorava per una grande società britannica incaricata delle operazioni di gestione dei parcheggi per gli aeroporti di Heathrow e Gatwick.“Le attività di chiusura di fine mese e di revisione dei conti finanziari del mese precedente dovrebbero richiedere quattro giorni.”Ali Haji scopre invece che Mawgif impiega 20 giorni per preparare il rapporto mensile.
Il personale di Mawgif esportava i dati da diversi database, scaricava file PDF e inseriva manualmente le informazioni in fogli di calcolo Excel.Il processo produceva dati duplicati e errori di calcolo che rendevano difficile conciliare le discrepanze.
I considerevoli ritardi nella creazione della reportistica finanziaria e operativa avevano anche implicazioni strategiche.In quanto azienda in rapida crescita alla ricerca di nuove opportunità commerciali, Mawgif aveva bisogno di dati aggiornati e completi per agevolare le decisioni in merito alla selezione di nuove sedi, all'aggiudicazione di contratti e alla preparazione di previsioni di business.
“Con oltre 4.000 macchine e parchimetri, il funzionamento dell'azienda è simile a quello di un casinò e bisogna monitorare ogni transazione”, spiega Ali Haji. “Ho fatto una revisione completa del sistema operativo e finanziario per capire come riuscire a raccogliere e controllare ogni transazione, senza ottenere però risultati soddisfacenti”.
Nel Regno Unito, Ali Haji si affidava al software di analytics di IBM per razionalizzare il reporting e la pianificazione in ambito operativo e finanziario.“Una delle prime cose che ho fatto quando sono arrivato in Mawgif a Gedda, in Arabia Saudita, è stata chiamare 1Direction Global di Riyadh, business partner IBM con una solida esperienza nelle soluzioni di analytics IBM”.
“Mawgif aveva problemi nell'uso dei fogli di calcolo, e nel momento in cui il team finanziario doveva riferire alla direzione e al consiglio di amministrazione non disponeva di cifre reali”, racconta Bhupendra Berdia, cofondatore e Managing director di 1Direction Global.“Quando ci hanno contattato, abbiamo subito avviato sessioni di raccolta informazioni e di discussione”.
Il tempismo è stato essenziale, soprattutto quando è sorto il sospetto che, a causa dell'incapacità di raccogliere dati transazionali in tempo reale, una quantità imprecisata dei proventi dei parchimetri fosse suscettibile di furto.“Ogni giorno che passava era per me un problema”, racconta Ali Haji. “Chiesi a Bhupendra come si potesse trovare una soluzione il prima possibile”.
Dopo un'approfondita revisione dei requisiti di Mawgif, 1Direction Global ha consigliato IBM® Planning Analytics with Watson, una soluzione basata su IBM® TM1, un potente database in-memory e motore di calcolo.“Mawgif ha confrontato IBM Planning Analytics with Watson con le soluzioni della concorrenza e IBM forniva una maggiore automazione e potenza analitica multidimensionale, oltre a vantaggi in termini di costi”, afferma Bhupendra Berdia.“Siamo riusciti anche a creare dashboard in tempo reale a partire dalla piattaforma”.
Mawgif ha creato un sistema che razionalizza il flusso di informazioni in modo che il suo ERP comprenda e segua ogni transazione registrata da ogni parcometro.“Ogni transazione è unica, quindi come faccio a seguirla? Siamo riusciti a collegare il sistema operativo al sistema finanziario assicurandoci che comunichino tra loro e che vi sia riconciliazione automatica”, spiega Ali Haji.
La soluzione IBM Planning Analytics with Watson è entrata in funzione nel marzo 2020, proprio quando la pandemia globale di COVID-19 ha iniziato a scombussolare le attività economiche.Questa flessibile soluzione basata sull'AI ha permesso ai manager di Mawgif di accedere ai dati finanziari e operativi mentre lavoravano da remoto.“A causa dei diversi lockdown, sono rimasto bloccato nel Regno Unito per cinque mesi e mezzo lontano dal mio ufficio di Gedda”, racconta Ali Haji. “Ogni giorno potevo però seguire da più dashboard le attività in corso in tutti i paesi, compresi Arabia Saudita, Emirati Arabi Uniti e Giordania”.
La soluzione IBM Planning Analytics with Watson ha iniziato a fornire una vista in tempo reale, trasparente e molto dettagliata delle attività di Mawgif.Sfruttando l'aumentato livello di agilità offerto dalla piattaforma, il team finanziario e di supporto al sistema di Mawgif ha avviato una serie di analisi per capire come i proventi delle aree di parcheggio venissero illegalmente sottratti e dove andassero a finire.Usando gli strumenti di IBM Planning Analytics with Watson, Mawgif ha scoperto che i furti si verificavano in tre diverse filiali e ha preso subito provvedimenti per mettere fine all'attività illecita.
“Non è stata un'impresa facile.Abbiamo scoperto i colpevoli in azione perché riuscivamo a vedere le transazioni nel momento in cui avvenivano”, racconta Ali Haji. “Data la delicatezza del caso, l'ho presentato ai dirigenti senior mostrando loro come fosse possibile vedere ogni parchimetro in ogni strada e chi lo stava usando: trasparenza completa.Sono rimasti molto colpiti, e tutto questo è stato possibile grazie a IBM”.
Oltre a ridurre il tempo necessario a preparare i rapporti di fine mese da 20 a 4 giorni, IBM Planning Analytics with Watson ha aiutato Mawgif a:
- aumentare le prestazioni operative del 10% con l'ottimizzazione delle entrate e dell'efficienza per effetto dell'analisi e della gestione dei dati in tempo reale;
- ridurre il tempo necessario per convertire i saldi contabili in conti economici e stati patrimoniali da 2 giorni a 10 secondi, anche in più valute;
- ridurre i costi generali dal 5% all'8% attraverso una migliore pianificazione strategica, sistemi più performanti, rinegoziazione dei contratti, ristrutturazione e consolidamento degli acquisti;
- risparmiare più di 15 minuti di tempo nell'analisi delle query transazionali grazie alla funzionalità di drill-down.
La soluzione IBM ha inoltre permesso alla divisione finanziaria di Mawgif di risparmiare un giorno di lavoro al mese standardizzando per tutte le filiali la reportistica finanziaria e generando risultati immediati sulle prestazioni del gruppo.
La possibilità di analizzare in modo approfondito i dati delle transazioni è stato un fattore chiave per il miglioramento delle operazioni.“In un giorno qualsiasi, avvengono più di 200.000 transazioni in diverse valute e con diversi metodi di pagamento, e posso visualizzarle senza dover cambiare schermata”, spiega Ali Haji. “Ho esaminato molti altri sistemi di reportistica, ma non ho mai visto niente di simile a quello che è in grado di fare IBM”.
Mawgif e 1Direction Global stanno collaborando per espandere l'uso di IBM Planning Analytics with Watson in modo da includere previsioni di business continue.“Invece di un profilo delle entrate statico di 365 giorni, avremo una previsione continua per un periodo di 12 mesi. È un processo dinamico completamente automatizzato che ci permetterà di prendere decisioni strategiche e di valutare il rischio”, spiega Ali Haji.
La funzionalità di previsione continua per un periodo di 12 mesi sarà anche alla base del processo di pianificazione aziendale quinquennale di Mawgif.“La soluzione IBM ha conquistato il team con la sua forza dirompente: è come avere una ‘sfera di cristallo’ che ci permette di vedere cosa ci riserva il domani invece di vedere solo quello che è successo ieri”, spiega Haji, “Per noi è un grande cambio di mentalità”.
Mawgif fa parte di una delle più grandi aziende dell'Arabia Saudita, il Gruppo Al Musbah, una holding internazionale che opera nelle industrie della vendita al dettaglio, dei viaggi, dell'immobiliare, dell'ospitalità, del cibo e delle bevande, dell'oro e dei gioielli, dell'automotive, delle telecomunicazioni e dell'IT.“Quando il resto del Gruppo ha visto i risultati dell'implementazione della soluzione IBM, il consiglio di amministrazione ha deciso di fare tutte le modifiche necessarie per la sua adozione”, spiega Ali Haji. “Dopo il completamento della componente relativa alla previsione continua per Mawgif, lavoreremo con 1Direction Global all'implementazione della soluzione anche per le altre entità”.
Fondata in Arabia Saudita nel 2008 e con sede a Gedda, Mawgif (collegamento esterno a ibm.com) sviluppa e gestisce aree e strutture di parcheggio in tutto il Medio Oriente e ha filiali in Arabia Saudita, Giordania e Emirati Arabi Uniti.Con oltre 1.400 dipendenti, l'azienda è anche il principale investitore e operatore di servizi e tecnologie per le aree di parcheggio aeroportuali della regione.Mawgif è membro dell'Airports Council International (ACI).
Con sede a Riyadh, in Arabia Saudita, e presente in Australia e India, il business partner IBM 1Direction Global (collegamento esterno a ibm.com) è specializzato nella gestione delle prestazioni aziendali e nella business intelligence.Tra le sue aree di interesse ci sono le soluzioni IBM, la segnalazione e il consolidamento finanziari e la trasformazione dei dati.I modelli forniti includono l'implementazione on-premise e cloud, sia a livello locale che all'estero.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, giugno 2021.
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