Hellenic Glass Industry S.A.

Come azienda di nuova costituzione, adottare operazioni di produzione e distribuzione efficienti in termini di costo era un obiettivo chiave per Hellenic Glass Industry. Come poteva ottenere un attento controllo sui suoi processi?

Hellenic Glass Industry ha coinvolto IBM Services per progettare l'integrazione dei processi aziendali, supportati da SAP S/4HANA in esecuzione su IBM Services for Managed SAP Applications.

Hellenic Glass Industry (HGI) è nata sull'onda del rallentamento della finanza globale ed è stata scorporata da una società più grande chiamata Yioula Glassworks SA nel 2017. HGI ha ereditato stabilimenti in Bulgaria e Ucraina, nonché centri di distribuzione in Romania e Grecia.

Elias Stassinos, Chief Information Officer presso Hellenic Glass Industry S.A., racconta le sfide che la nuova azienda ha dovuto affrontare: "Ognuno dei nostri siti di produzione e distribuzione era in realtà gestito come un'azienda separata. Poiché ogni sede aveva il proprio approccio alla gestione e al reporting delle sue attività, era estremamente difficile ottenere una panoramica complessiva e accurata delle nostre prestazioni a livello di gruppo".

Manolis Kainourgiakis, Deputy Group CEO e Group CFO presso Hellenic Glass Industry S.A., spiega: "Come nuova società indipendente che opera in un clima economico volatile, l'efficienza dei costi operativi è stato un obiettivo chiave fin dall'inizio. Come potremmo costruire una solida base operativa consentendo al tempo stesso un futuro sostenibile per l'attività?"

Se da un lato le pratiche di lavoro locali offrivano autonomia a ciascuna unità aziendale, dall'altro HGI non riusciva a sfruttare l'economia di scala. Con una gestione frammentata dei dati era molto difficile rispondere tempestivamente alle domande chiave, tipo quali prodotti vendevano di più? o quali prodotti generano il margine più elevato? Senza informazioni accurate, HGI rischiava di perdere fatturati importanti o di non riuscire a ottimizzare la redditività. 

All'inizio di ogni mese, le fabbriche e i centri di distribuzione di Hellenic Glass Industry condividevano i dati relativi agli ordini, alla produzione e ai livelli di inventario con l'area finanziaria centrale dell'azienda, in formato foglio di calcolo. 

La chiusura dei libri contabili, ogni mese, richiedeva spesso tre settimane di intenso lavoro manuale, lasciando all'azienda poco tempo per identificare e seguire le potenziali opportunità o minacce.

Per risolvere la sfida, Hellenic Glass Industry ha deciso di utilizzare metriche e indicatori chiave di prestazione (KPI) a livello di gruppo, per capire le prestazioni e l'efficienza, con ambiziosi obiettivi di reportistica. 

"Diventando un'azienda integrata, eravamo certi di poter migliorare la nostra efficienza e ridurre l'esposizione ai rischi di diminuzione del fatturato", afferma Manolis Kainourgiakis. "Ma chiaramente il nostro sistema con i fogli di calcolo non era all'altezza del compito. Abbiamo iniziato a definire i nostri requisiti e a cercare una soluzione operativa economicamente vantaggiosa".

L'ex società madre Yioula Glassworks aveva fatto affidamento su diverse piattaforme ERP per gestire i suoi processi aziendali principali. Il team di HGI si è reso conto di avere l'opportunità di implementare un sistema integrato per la nuova società, sfruttando le best practice mentre personalizzava le soluzioni.

Manolis Kainourgiakis conferma: "Abbiamo capito subito che SAP S/4HANA ci offriva un modo molto efficace per gestire le nostre operazioni: con una sola definizione dei nostri KPI, un solo punto di vista per i nostri dati e processi standardizzati per tutte le nostre operazioni".

Hellenic Glass Industry ha scelto SAP S/4HANA con applicazioni per il settore finanziario e per il controllo, la pianificazione della produzione, la gestione del magazzino, l'operatività logistica e la manutenzione dello stabilimento. Elias Stassinos commenta: "Un altro fattore importante alla base della nostra decisione di fare di SAP S/4HANA la base per la nostra nuova attività è stata la presenza di quest'azienda in Grecia. Vediamo che SAP è un leader nel nostro settore e questo ci ha dato la certezza che la soluzione avrebbe soddisfatto le nostre specifiche esigenze operative".

Per aiutarla a mappare i processi aziendali e configurare le soluzioni SAP S/4HANA per supportare il nuovo modo di lavorare, Hellenic Glass Industry ha coinvolto gli esperti di IBM Services. "Abbiamo scelto IBM Services perché era chiaro fin dall'inizio che volevano davvero rendere il nostro progetto un successo", afferma Elias Stassinos. 

"IBM ha seguito un approccio di best practice basato sulla sua metodologia Ascend per SAP S/4HANA, combinata con buona fede, professionalità e flessibilità, che hanno permesso al progetto di superare gli ostacoli sulla strada".

Collaborando con IBM Services, Hellenic Glass Industry ha implementato con successo SAP S/4HANA utilizzando IBM Services for Managed SAP Applications, una soluzione Infrastructure-as-a-service (IaaS) su cloud privato altamente affidabile basato su server IBM® Power S824 e storage IBM DS8870. 

Fornito da un data center IBM in Grecia, SAP S/4HANA è in esecuzione sul sistema operativo SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

"Quando si è trattato di scegliere la piattaforma infrastrutturale per la nostra soluzione SAP, IBM si è rivelata una scelta ovvia", afferma Manolis Kainourgiakis. 

"Utilizziamo IBM Systems per supportare il nostro business globale da più di dieci anni e le soluzioni non ci hanno mai deluso.  

"Sulla base della nostra esperienza positiva di collaborazione con IBM in passato, sapevamo che avevano le competenze tecniche e le capacità di gestione dei progetti per supportarci efficacemente nel nostro percorso di trasformazione. 

"Scegliendo IBM Services for Managed SAP Applications, otteniamo le prestazioni dei sistemi basati su processore IBM® POWER8 senza la necessità di costosi investimenti di capitale in una nuova infrastruttura". 

Oggi, l'azienda sta formando la sua forza lavoro globale sui nuovi flussi di lavoro, che includono approvvigionamento, vendite e gestione del magazzino e dell'inventario.

"Il nostro ambiente SAP S/4HANA è ora completamente operativo e il nostro prossimo obiettivo è quello di fornire ai nostri dipendenti le competenze necessarie per lasciare i processi manuali basati su fogli di calcolo e abbracciare i flussi di lavoro SAP", aggiunge Manolis Kainourgiakis. 

"Il nostro rapporto con IBM Services continua ad essere estremamente prezioso e il team IBM fornisce assistenza continua con la formazione per i nostri dipendenti".

Mentre continua a promuovere la sua trasformazione digitale utilizzando SAP S/4HANA su IBM Services for Managed SAP Applications, Hellenic Glass Industry è sicura di avere le capacità necessarie per dare forma a operazioni globali snelle e convenienti.

A ogni pallet di prodotti viene ora assegnato un identificatore univoco in SAP S/4HANA, che viene allegato come codice a barre e scansionato mentre i prodotti si muovono attraverso la catena di fornitura. Con tutti i dati di produzione, inventario e logistica gestiti da SAP S/4HANA, HGI dispone di una visione immediata e accurata delle scorte disponibili per la vendita e di dove sono collocate.

Ottenere report dettagliati

Oggi, Hellenic Glass Industry è in grado di produrre report accurati sui KPI a livello di gruppo, incluso il numero di prodotti fabbricati quotidianamente, il numero di spedizioni inviate alle sue strutture di distribuzione e lo spazio disponibile nei suoi magazzini. Fondamentalmente, il team finanziario dell'azienda può utilizzare questi dati per completare la chiusura mensile in una frazione del tempo.

"In passato, in genere avremmo avuto bisogno fino al 22 del mese per chiudere i nostri libri contabili, ma da quando lavoriamo con IBM Services per implementare SAP S/4HANA, abbiamo portato la chiusura all'8 del mese: il 63% più veloce", afferma Manolis Kainourgiakis. 

“Prima chiudiamo i nostri conti, prima possiamo determinare se siamo in linea con il raggiungimento dei nostri obiettivi di fatturato: la chiusura più rapida che stiamo ottenendo con IBM e SAP ci consentirà di prendere decisioni proattive in un mercato competitivo. Stiamo continuando a spingere per una maggiore efficienza e crediamo che alla fine saremo in grado di fare una chiusura in cinque giorni".

Man mano che i dipendenti completano la transizione all'utilizzo di SAP S/4HANA, Hellenic Glass Industry prevede di aumentare sostanzialmente l'efficienza in molte aree dell'azienda.

"Uno dei grandi svantaggi di lavorare con i fogli di calcolo è che si gonfiano rapidamente in termini di dimensioni e complessità, il che rende il loro aggiornamento un processo che richiede tempo", afferma Elias Stassinos. “In media, stimiamo che i nostri dipendenti che lavorano con i fogli di calcolo debbano reimpostare i dati in tre luoghi diversi, riducendo l'efficienza e aumentando il rischio di errore umano. Entro il prossimo anno, prevediamo che il passaggio completo a SAP S/4HANA aumenterà l'efficienza operativa nei nostri team di produzione, magazzino e amministrazione del 50% e fino all'80% per i nostri analisti a livello di gruppo".

Manolis Kainourgiakis aggiunge: “Utilizzando SAP S/4HANA on IBM Services for Managed SAP Applications, il nostro obiettivo è ridurre al minimo il tempo necessario per completare i processi chiave, a partire dai nostri flussi di vendita. Una maggiore efficienza in tutta l'azienda contribuirà a ridurre i nostri costi operativi, aumentare la nostra agilità e migliorare la nostra capacità di competere in un mercato difficile. Il nostro obiettivo finale è quello di aumentare il Margine Operativo Lordo [EBITDA] al 35%, e le nostre soluzioni IBM e SAP daranno un importante contributo al raggiungimento di questo obiettivo."

Pronti per il futuro

Mettendo dati aziendali accurati nelle mani dei suoi decisori senior, Hellenic Glass Industry vuole aiutare il suo gruppo dirigente a prendere decisioni ben informate e basate sui dati. Per rendere ancora più facile l'accesso a questi dati aziendali da qualsiasi dispositivo, l'azienda si sta preparando a potenziare la propria implementazione con le soluzioni di mobilità SAP.

"La possibilità di prendere in mano un tablet e vedere l'andamento di tutte le parti della nostra attività internazionale quasi in tempo reale è un'enorme innovazione", conclude Manolis Kainourgiakis. "Grazie al nostro lavoro con IBM Services per implementare SAP S/4HANA su un cloud privato basato sui server IBM Power Systems, stiamo costruendo un business snello ed efficiente in grado di resistere anche alle condizioni economiche più difficili".

Con sede a Mandra, Grecia, Hellenic Glass Industry S.A. (link esterno a IBM.com) è un produttore e distributore leader nel settore dei prodotti in vetro. Specializzata in contenitori e stoviglie, l'azienda gestisce centri di produzione in Bulgaria e Ucraina e centri di distribuzione in Romania e Grecia.