Fornire informazioni sui talenti per creare una forza lavoro pronta per il futuro

Dal 2004, FGF crea fantastiche esperienze culinarie per i clienti di tutto il Nord America. Grazie ai suoi impianti di produzione all'avanguardia, l'azienda aiuta alcuni dei più grandi e noti marchi di vendita al dettaglio, ristoranti e caffetterie a servire deliziosi prodotti da forno ai clienti sette giorni su sette, 365 giorni all'anno.

Lori Procher, Vicepresidente senior per il Talento e lo Sviluppo, Nord America di FGF, spiega: "I nostri clienti dipendono da noi per consegne puntuali, ogni volta. Poiché collaboriamo con grandi aziende, è fondamentale preparare ciascun ordine secondo i più elevati standard di qualità e spedirlo in base a precisi accordi sul livello di servizio. Uno dei nostri principi guida fondamentali è "la passione per l'eccellenza". Nella funzione Talenti, il nostro obiettivo è coltivare un ambiente che ci aiuti a essere più agili, adattivi e a stimolare costantemente i nostri collaboratori, per ottenere risultati migliori per i nostri clienti."

Per raggiungere questi obiettivi, FGF ha adottato la tecnologia in tutti gli aspetti delle sue operazioni. Oltre alle integrazioni B2B automatizzate con i propri clienti e partner commerciali per lo scambio di dati su ordini, fatture e spedizioni, l'approccio basato sulla tecnologia dell'azienda include dispositivi IoT per monitorare le sue linee di produzione e individuare nuove efficienze.

Sundaram Sambamoorthy, Chief Financial Officer di FGF, prosegue: "Poiché operiamo in un contesto di volumi elevati e margini più ridotti, il costante investimento nelle nostre capacità digitali sarà fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi di crescita a lungo termine. In particolare, osserviamo un grande potenziale in un approccio di Industria 4.0 per aumentare il livello di automazione nei nostri impianti di produzione, che ci consente di incrementare la produttività mantenendo sotto stretto controllo tempi, costi e qualità."

Negli ultimi anni, questo approccio pionieristico e basato sulla tecnologia ha aiutato FGF a conseguire una crescita aziendale significativa. Per capitalizzare le opportunità incrementali sul mercato, l'azienda prevede di investire in nuovi impianti di produzione per aumentare la propria capacità produttiva. Per il personale delle nuove strutture alimentate dall'IoT, FGF intende integrare la propria forza lavoro di 3.000 collaboratori con nuovi membri del team motivati e impegnati.

In quasi due decenni di espansione organica, FGF ha sviluppato molti processi e sistemi diversi per HCM in diverse parti del proprio business. Processi chiave, come la gestione del tempo e la programmazione della forza lavoro spesso richiedevano la compilazione di moduli cartacei o complessi fogli di calcolo, attingendo a dati archiviati in più sistemi digitali, determinando il raddoppio dell'impegno e riducendo l'efficienza. Allo stesso modo, i percorsi dei membri del team come l'aggiornamento dei dettagli di contatto, la richiesta di permessi o il cambio di turno richiedevano molto tempo ed era difficile per il team operativo dell'azienda ottenere un accesso tempestivo alle informazioni più recenti ai fini della pianificazione della forza lavoro.

Oltre a consolidare gli strumenti HCM e migliorare l'efficacia dei processi HCM fondamentali, FGF intendeva perfezionare la capacità di prevedere e prepararsi per i futuri requisiti della forza lavoro. L'azienda era sicura che la sostituzione dei suoi molteplici strumenti software con un'unica soluzione centralizzata sarebbe stato il primo passo per ottenere le informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche più informate sui talenti.

Con un business destinato a crescere rapidamente, come poteva FGF supportare un'azienda in espansione con capacità HCM integrate ed efficienti?

Per creare un approccio standardizzato all'HCM in tutta l'azienda, FGF ha deciso di adottare una piattaforma centrale basata sulle soluzioni SAP SuccessFactors. Il primo obiettivo dell'azienda era l'integrazione dei processi HCM di base e FGF ha scelto SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Employee Central Payroll e l'applicazione SAP Time and Attendance Management by WorkForce Software per avviare il processo di trasformazione HR. Al contempo, l'azienda voleva utilizzare le nuove soluzioni per ottimizzare i processi HR, consentendo di beneficiare delle procedure migliori più recenti del settore per migliorare l'efficienza.

Chander Batra, Chief Information Officer di FGF, afferma: "Avevamo superato i nostri precedenti strumenti HCM e cercavamo una piattaforma con capacità di classe enterprise per soddisfare le nostre esigenze a lungo termine. Le soluzioni SAP SuccessFactors soddisfano tutti i nostri requisiti chiave per una nuova piattaforma HCM. Oltre a offrire capacità avanzate self-service per i nostri manager e membri del team, abbiamo osservato che alcuni dei più grandi produttori alimentari del mondo hanno sviluppato il business sulle soluzioni SAP, dandoci la certezza che avrebbero sostenuto la nostra crescita continua".

Dopo un accurato processo di valutazione del fornitore, FGF ha coinvolto gli esperti di IBM® Consulting e il business partner IBM HR Strategies Consulting (link esterno a ibm.com) per aiutare a distribuire, configurare e testare le nuove soluzioni SAP SuccessFactors.

Procher continua: "IBM Consulting e HR Strategies Consulting hanno investito molto tempo con noi durante la fase RFP del progetto e si sono davvero impegnate per comprendere la nostra direzione strategica in materia di talento".

Batra aggiunge: "Oltre a portare una significativa competenza nel settore, i team di IBM e HR Strategies Consulting avevano solide relazioni con SAP e WorkForce Software. Abbiamo sempre avuto la sensazione di essere in mani sicure e che i team potessero contare sulla giusta combinazione di background tecnologici per aiutarci a integrare strettamente le soluzioni e a superare le sfide incontrate lungo il percorso."

Come primo passo, FGF ha collaborato con IBM Consulting e HR Strategies Consulting per valutare i processi HCM esistenti, individuare opportunità di miglioramento e quindi configurare i flussi di lavoro digitali nelle soluzioni SAP SuccessFactors per supportare nuovi modi di lavorare.

All'inizio del progetto, la pandemia di COVID-19 ha iniziato a diffondersi in tutto il mondo. Per ridurre al minimo le interruzioni del progetto, IBM Consulting ha rapidamente implementato una strategia di lavoro a distanza per aiutare tutti gli stakeholder a rimanere in contatto.

"Sebbene la crisi COVID abbia inevitabilmente posticipato la nostra data di go-live pianificata, il gruppo di IBM ha mobilitato le risorse necessarie per garantire che il progetto fosse sempre sotto controllo e si è assicurato che ogni stakeholder sapesse sempre quali erano i propri ruoli e le proprie responsabilità", aggiunge Batra. "Grazie a una soluzione di pagamento differita di IBM Global Financing, siamo anche riusciti ad allineare il nostro investimento nelle soluzioni SAP SuccessFactors alla data pianificata di go-live, riducendo al minimo il rischio di business e ottimizzando il ritorno sugli investimenti nelle nuove capacità HCM"."

Procher aggiunge: “Per certi aspetti, lavorare da remoto è diventato un vero vantaggio per il nostro progetto. Grazie al supporto di IBM, siamo riusciti a riunirci in grandi gruppi online più facilmente, utilizzando strumenti digitali che non sarebbero stati possibili di persona e questo ha contribuito a una collaborazione più efficace."

Lavorando con i team di IBM e HR Strategies Consulting, FGF ha effettuato con successo la transizione alle soluzioni SAP e WorkForce Software per i suoi processi HCM fondamentali in Canada. La nuova piattaforma digitale consente all'azienda di fornire flussi di lavoro self-service altamente efficienti al personale dipendente e a quello a ore, eliminando l'attrito nei percorsi chiave degli utenti e creando al contempo un'unica origine di dati di alta qualità e coerente su tutti i membri del team dell'azienda. La soluzione supporta anche i requisiti specifici per il Canada, tra cui le deduzioni per i piani di pensionamento registrati e l'integrazione con il fornitore di benefit di terze parti dell'azienda.

Dall'adozione delle soluzioni SAP e WorkForce Software, FGF ha iniziato a sfruttare i vantaggi di un approccio integrato basato sui dati a HCM. Sostituendo diversi strumenti HR con un'unica soluzione, l'azienda ha eliminato la necessità di più contratti software, semplificando l'assistenza tecnica.

Fondamentalmente, FGF sta ottenendo i vantaggi del passaggio da processi manuali a workflow più automatizzati e integrati. I dati sulle pianificazioni dei membri del team sono ora immediatamente disponibili non appena vengono inseriti nella soluzione SAP, consentendo al gruppo operazioni dell'azienda di prendere decisioni di pianificazione basate su informazioni quasi in tempo reale.

"Per assicurarci di poter consegnare puntualmente, ogni volta, uno dei nostri obiettivi principali è pianificare il fabbisogno di forza lavoro con il maggiore anticipo possibile, per evitare carenze di talenti", spiega Procher. "Passando alle soluzioni SAP e WorkForce Software, ora abbiamo una visione a 360 gradi di tutti i membri del team a tempo pieno e delle agenzie che lavorano in tutta l'azienda, anche a livello di singoli impianti e turni. Grazie a queste informazioni, possiamo prendere decisioni più rapide e informate in materia di personale, come assumere più membri del team di agenzie per aumentare la nostra capacità e soddisfare i picchi di domanda a breve termine".

Sambamoorthy aggiunge: "Ogni giorno, consegniamo un report sulle prestazioni di ciascun impianto nelle 24 ore precedenti al nostro gruppo operazioni, che utilizza i dati per individuare potenziali problemi e risolverli rapidamente. L'accesso tempestivo a queste informazioni è fondamentale, in quanto consente di affrontare più facilmente eventuali problemi che i nostri impianti devono gestire. Con le soluzioni software SAP e WorkForce, ora possiamo fornire i dati chiave ai responsabili delle decisioni in media quattro ore più velocemente ogni giorno, con un miglioramento del 75%".

In futuro, FGF prevede che i workflow self-service avranno un impatto positivo. Ad esempio, quando un membro del team desidera richiedere un giorno di vacanza, potrà completare l'attività in pochi istanti online o su un dispositivo mobile.

"I potenziali vantaggi self-service delle soluzioni SAP SuccessFactors si estenderanno anche ai nostri team di gestione, che potranno utilizzare le soluzioni per semplificare molti processi importanti che in precedenza dipendevano da telefonate, e-mail e processi cartacei," commenta Procher.

Fondata nel 2004 e con sede a Toronto, in Canada, FGF (link esterno a ibm.com) si descrive come un'"azienda tecnologica che cucina". FGF fornisce prodotti alimentari a caffetterie, ristoranti, rivenditori e aziende di servizi di ristorazione in Canada e negli Stati Uniti e impiega un team di esperti di ricerca e sviluppo, tester del gusto, marketer e specialisti di imballaggi.

Fondata nel 1990 e con sede a Richmond Hill, Ontario, Canada, HR Strategies Consulting (link esterno a ibm.com) consente alle aziende di ottenere il massimo valore dai propri investimenti nelle risorse umane. Specializzata nell'esperienza dei dipendenti, HR Strategies Consulting aiuta le organizzazioni a unire risorse umane e tecnologia per migliorare la vita lavorativa di tutti.