Cambridgeshire Fire and Rescue Service

A seguito dei tagli al finanziamento il Cambridgeshire avrebbe dovuto migliorare l'efficienza e ridurre i costi dei propri processi.

Per creare un modello collaborativo a standard aperto per il rilevamento e lo sviluppo dei processi di business, il Cambridgeshire ha integrato IBM Blueworks Live con IBM Business Process Manager on Cloud.

L'onere di fare di più con meno è universale e non fa distinzione tra settore pubblico e privato. "Efficienza" è diventato il mantra e i leader IT che sperano di migliorare l'efficienza spesso si concentrano innanzitutto sulla gestione dei processi aziendali della propria organizzazione.

Martin Franklin è il responsabile del progetto Service Transformation and Efficiency Programme (STEP) del Cambridgeshire e contribuisce alla risposta del CFRS ai tagli imposti dal governo ai bilanci operativi nel settore della pubblica sicurezza. "Il programma mira a migliorare l'efficienza del back-office, in modo da poter risparmiare denaro per evitare tagli alla nostra prima linea: i vigili del fuoco e le autopompe", spiega. "Dovevamo trovare il modo di diventare più convenienti ed economici senza sacrificare l'integrità operativa".

Il collega di Mr. Franklin, James Thompson, sviluppatore BPM presso CFRS, è responsabile della trasformazione dell'automazione dei processi dell'organizzazione, un fulcro del successo di STEP. "Abbiamo riconosciuto che molti processi mancavano di visibilità delle prestazioni e dei dati", afferma. "I processi manuali e non gestiti dovevano diventare più efficienti. Un concetto che ci ha entusiasmato è stato Smarter Process, non solo la sostituzione dei fogli di calcolo, ma anche l'automazione dei processi".

Secondo Thompson, CFRS ha realizzato un risparmio di tempo del 60% e del 90% nello sviluppo e nell'implementazione dei processi. "Un processo la cui esecuzione richiedeva una settimana ora richiede solo un giorno o forse ore", afferma. “Quindi, BPM on Cloud è stato rivoluzionario per noi. Gli sviluppatori trovano molto più flessibile il processo di sviluppo di processi più intelligenti su IBM BPM on Cloud. Ci consente di concentrarci sul processo aziendale invece di preoccuparci dell'infrastruttura".

L'attenzione iniziale degli sviluppatori è rivolta ai processi amministrativi. "STEP ci aiuta a capire come funzionano i nostri processi amministrativi, migliorarli e dimostrare tale miglioramento prima di esaminare le operazioni", afferma Franklin. "Stiamo fornendo una base su cui creare processi relativi alla prevenzione della comunità, alla risposta alle emergenze, all'istruzione pubblica e al reclutamento dei vigili del fuoco".

Questa base ha consentito a CFRS di diventare un pioniere tra i servizi antincendio del Regno Unito, poiché utilizza la tecnologia cloud IBM per condividere sistemi, dati e processi amministrativi con i suoi servizi connessi. I piani prevedono che CFRS collabori con il governo del Regno Unito per guidare la collaborazione e l'adozione su scala nazionale.

Questo obiettivo è già stato raggiunto in misura limitata. La prima incursione del CFRS in un processo pubblico basato su cloud, per il reclutamento di nuovi vigili del fuoco in servizio, è stata sviluppata insieme ad altri 14 servizi antincendio per la verifica delle assunzioni. Il processo è stato progettato in modo collaborativo con l'intenzione di stabilire una procedura comune per tutti i servizi antincendio. Anche in questo caso le efficienze stanno migliorando.

"Abbiamo misurato fino all'80% di risparmio di tempo eliminando l'immissione di dati duplicati o addirittura triplicati", afferma Thompson. "Non solo, siamo riusciti ad acquisire dati di qualità molto migliore e una migliore qualità dei dati ci aiuta a comprendere meglio chi si candida a diventare un vigile del fuoco in servizio: da dove viene, qual è il suo background e in quale settore lavora. Ora acquisiamo questi dati con maggiore qualità.

Il programma è di trasferire sul cloud tutti i processi interni più smart di CFRS. “Riteniamo che questo sia il futuro. È più flessibile e sicuramente molto più veloce da sviluppare. Ma, cosa ancora più importante, possiamo collaborare ai processi di back office e con i sistemi che inviano i vigili del fuoco sul luogo dell'incidente".

La piattaforma IBM Cloud ha inoltre ampliato la collaborazione con altri servizi di emergenza. "Ci rivolgiamo ad altri servizi antincendio e di soccorso e mostriamo loro ciò che abbiamo fatto e l'efficienza raggiunta", afferma Thompson. "I costi di avvio per l'esecuzione di processi più smart su Cloud sono quasi nulli, quindi gli altri servizi sono più propensi a unirsi a noi". Potremmo raggiungere un'efficienza considerevole in tutto il paese. IBM BPM on Cloud e BlueWorks rappresentano un framework molto promettente per unire i servizi antincendio e trovare modi comuni di lavorare non solo a livello umano, ma anche per sviluppare paradigmi tecnici comuni per l'integrazione dei sistemi e la condivisione dei dati. È molto efficace. E forse l'aspetto che mi entusiasma di più del miglioramento dei processi con BPM on Cloud è che possiamo adottare un approccio incrementale e vedere come piccoli miglioramenti possono improvvisamente dare enormi frutti".

Il Cambridgeshire Fire and Rescue Service (CFRS) (link esterno a ibm.com) è il servizio antincendio e di soccorso per la contea non metropolitana del Cambridgeshire e l'autorità unitaria di Peterborough nel Regno Unito. Il servizio gestisce 28 stazioni dei vigili del fuoco.