Processi più veloci e maggiore produttività, nonostante le normative in rapido cambiamento
BBVA Argentina migliora le sue operazioni di commercio estero utilizzando IBM Process Mining
Quando l'economia di una grande nazione dipende dal tuo lavoro, c'è già una grande pressione per raggiungere l'efficienza mantenendo al contempo una rigorosa conformità normativa. Mettiamo però il caso che le normative cambino all'improvviso. E poi cambino di nuovo. E poi di nuovo ancora. Questa è stata la situazione affrontata da BBVA Argentina, e la banca ha trovato un modo per affrontare i cambiamenti e accelerare i processi.
Il commercio estero è una componente importante dell'economia argentina. Nel 2021 le importazioni e le esportazioni rappresentano insieme il 45% del prodotto interno lordo (PIL) del Paese, secondo i dati dell'INDEC (PDF 1,09 MB) (link esterno a ibm.com), l'Istituto Nazionale di Statistica e Censimento dell'Argentina. E BBVA, la più antica banca privata del Paese, è uno dei principali motori delle transazioni commerciali estere dell'Argentina.
Così, quando la pandemia da COVID-19 e la guerra in Ucraina hanno provocato rapidi cambiamenti economici in tutto il mondo, spingendo la Banca Centrale dell'Argentina ad attuare nuove norme di emergenza sul commercio estero, BBVA e i suoi concorrenti hanno avuto pochissimo tempo per adattarsi.
"I nostri processi hanno subito molte modifiche causate dai cambiamenti delle norme sul commercio estero e della pressione del governo nel Paese", spiega Leonardo Rojas, l'Head of Operations di BBVA Argentina. In una giornata tipica, gli analisti del team di operazioni di commercio estero della banca elaborano più di 400 transazioni commerciali, molte delle quali per clienti aziendali e alcune valutate in milioni di dollari. Le nuove normative imponevano alle aziende di presentare ulteriori documenti e giustificazioni prima di effettuare pagamenti all'estero, il che a loro volta hanno reso necessari numerosi nuovi processi di controllo per BBVA.
Aumento del volume delle transazioni commerciali estera del
20%
grazie ad una maggiore produttività e una migliore distribuzione del carico di lavoro
Tempi di transazione ridotti di
> 70%
migliorando il servizio clienti
I processi erano così nuovi che dovevano essere eseguiti manualmente. Il tempo complessivo di elaborazione delle transazioni è balzato a cinque o sei giorni, quando BBVA voleva limitarlo a due. "Le operazioni commerciali internazionali sono effettuate con dollari statunitensi", spiega Rojas. "Il tasso di cambio tra dollari statunitensi e pesos argentini fluttua così tanto che è importante completare rapidamente l'operazione", spiega Rojas. "Per ogni giorno di elaborazione, i costi per il cliente potrebbero aumentare a causa delle variazioni del tasso di cambio".
E l'aggiunta di personale non era un'opzione percorribile. "Applicare controlli più complessi significava aumentare il carico di lavoro per il team", spiega Rojas, "ma aggiungere altri analisti avrebbe comportato un aumento dei costi operativi e delle commissioni più alte per i nostri clienti. Il mercato degli analisti del commercio estero è limitato, e si tratta di un profilo molto richiesto".
Rojas e il collega Mauricio Vidaurrázaga, Head of Business Execution and Process Engineering, volevano cercare di recuperare efficienze ottimizzando i processi. Sospettavano che si verificasse una rilavorazione involontaria mentre il team eseguiva tutti i nuovi controlli e le nuove verifiche obbligatori in aggiunta ai loro soliti processi. Avevano però bisogno di un modo per individuare esattamente i punti in cui questo avveniva.
L'obiettivo principale era quello di ridurre il time-to-market. Ci volevano circa cinque-sei giorni per elaborare una transazione commerciale estera... ma noi dovevamo ridurli a non più di uno o due giorni.
Leonardo Rojas
Head of Operations, BBVA Argentina
In che modo la chiarezza dei processi aiuta a eliminare le rilavorazioni e i colli di bottiglia
Nel novembre 2021, Rojas e Vidaurrázaga hanno lanciato il progetto di reingegnerizzazione dei processi di commercio estero di BBVA ed hanno testato diversi strumenti di process mining. Una demo del software IBM® Process Mining li ha convinti di aver trovato la loro soluzione, e si sono rivolti al team IBM Customer Success per ottenere assistenza nell'implementazione del software su IBM® Cloud per evitare qualsiasi vincolo hardware per la banca. I team IBM e BBVA hanno anche containerizzato il software di Process Mining sulla piattaforma Red® Hat OpenShift®.
Come primo passo nel progetto di reingegnerizzazione, Rojas, Vidaurrázaga e il team hanno ottenuto i log degli eventi del sistema di commercio estero di BBVA dal team IT di BBVA e hanno inserito i dati nello strumento di Process Mining, generando una mappa visiva dei processi di commercio estero che mostrava ogni fase e indicava i flussi di processo tipici ed atipici. L'analytics dello strumento ha anche fornito statistiche sui tempi e sull'efficienza dei processi ed ha offerto raccomandazioni per i miglioramenti. "Sospettavamo che avvenissero molte rilavorazioni, ma non sapevamo esattamente dove o quando, o quanto impatto ciò avesse", racconta Vidaurrázaga. "Il Process Mining ci permette di mettere i dati reali al servizio della nostra percezione. Abbiamo potuto effettivamente vedere quando e dove i team ripetevano i compiti, quantificando l'impatto e iniziando ad analizzare le cause ultime".
Possiamo elaborare il 20% di transazioni in più, pur rispettando tutti i requisiti normativi, e senza espandere il team.
Leonardo Rojas
Head of Operations, BBVA Argentina
Hanno anche scoperto dei colli di bottiglia. Uno dei principali riguardava una fase del processo che si basava su un servizio di verifica della Banca centrale disponibile solo tra 8:00 e le 17:00. BBVA ha misurato l'impatto di questa limitazione ed ha riordinato le attività di processo per ridurre al minimo il numero di verifiche rinviate al giorno successivo.
E hanno usato lo strumento per allineare meglio i processi al comportamento della domanda. Come spiega Rojas: "Abbiamo visto più chiaramente che l'arrivo di nuove operazioni ha una curva di comportamento che segue le ore di lavoro delle aziende clienti. Normalmente è basso la mattina presto, aumenta dalle 10 a mezzogiorno, rimane alto fino alle 15 e poi diminuisce. Questo ci ha aiutato a progettare una migliore distribuzione del carico di lavoro nel team".
Aumentare la produttività e la capacità, senza aggiungere personale
Tutta questa analisi dei processi avrebbe potuto richiedere settimane, se il team BBVA avesse provato a farla manualmente. Invece ci sono voluti un paio di giorni, ed ha generato automaticamente insight che la banca ha usato per apportare preziosi miglioramenti.
BBVA ha ridotto i tempi di elaborazione delle transazioni commerciali estere di oltre il 70%, da cinque o sei giorni a uno o due. "Abbiamo guadagnato anche in termini di produttività del team", afferma Rojas. "Possiamo elaborare il 20% di transazioni in più, pur rispettando tutti i requisiti normativi, e senza espandere il team".
E se le normative cambiano di nuovo domani, BBVA sarà preparata. "Con quello che sta accadendo nell'economia e avendo la capacità di stare al passo con tutti i cambiamenti, il Process Mining era fondamentale per i nostri clienti e per noi, in un contesto in cui l'acquisizione e il tasso di cambio variano ogni giorno. Possiamo analizzare i processi più velocemente che mai", afferma Rojas.
BBVA continuerà ad applicare il Process Mining per identificare le opportunità di maggiore efficienza, e non solo nel commercio estero. "Stiamo ricevendo richieste da altri team", afferma Vidaurrázaga. "Vogliono fare quello che abbiamo fatto noi".
Informazioni su BBVA Argentina
Fondata nel 1886 a Buenos Aires, BBVA Argentina (link esterno a ibm.com) è la più antica banca privata in Argentina. È una filiale del Banco Bilbao Vizcaya Argentaria S.A., suo principale azionista dal 1996. BBVA Argentina offre servizi di banking al dettaglio e aziendali ad una vasta base di clienti, dai privati e dalle PMI alle grandi aziende.
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, aprile 2023.
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