Ridurre l'attrito dei processi per i team di vendita per favorire la crescita del fatturato
Asian Paints implementa l'automazione per semplificare e velocizzare l'esecuzione delle promozioni commerciali

C'è un filo conduttore visivo che attraversa praticamente ogni sfera della vita in India: colori audaci e incredibilmente intensi. Si trovano nel tessuto dei vestiti, nella segnaletica per strada e persino nella moltitudine di cucine in tutto il paese. E si vedono, forse più intensamente, nel festival primaverile di Holi, una celebrazione letterale del colore che culmina in una lotta cromatica giocosa ma senza esclusione di colpi quando volano vernici e colori in polvere.

Se il colore è un tipo di linguaggio in India, il suo messaggio è di esuberanza, gioia e bellezza. Non sorprende che lo stesso istinto di esprimersi attraverso il colore stia lasciando un segno sulle pareti delle case indiane, soprattutto tra la classe media in rapida crescita. In mezzo a questo boom di colori, Asian Paints si distingue, non solo per le sue vernici, ma anche per le sue audaci strategie.

Oggi, l'azienda con sede a Mumbai è il principale produttore di vernici in India ed è al settimo posto tra le migliori aziende di rivestimenti al mondo e al secondo posto in Asia. Sebbene molti fattori abbiano contribuito all'attuale ascesa del mercato, quelli che hanno fatto la differenza sono stati la volontà di adottare strategie audaci che hanno dato i loro frutti. Asian Paints è stata, ad esempio, la prima azienda in India a utilizzare la tecnologia, all'epoca un supercomputer, per comprendere e reagire meglio ai modelli della domanda.

Ma ciò che ha veramente contraddistinto Asian Paints è stata una strategia di distribuzione pionieristica e rivoluzionaria in cui il prodotto è passato direttamente dall'impianto di produzione ai rivenditori. Con tutte le sfide logistiche e di adempimento che questo approccio comportava, l'azienda si è avvicinata ai suoi partner di canale e ha stabilito la sua rete di rivenditori, oggi più di 60.000, come pilastro strategico e chiave di crescita che rimane oggi.

Più di recente, Asian Paints ha iniziato un importante percorso di trasformazione da vernici a arredamento, volta a ridefinirsi da azienda di prodotti e servizi relativi a vernici a fornitore di soluzioni di arredamento per le case più diversificate, tra cui sanitari, cucine, tessuti, carte da parati, tappeti, mobili, complementi d'arredo e illuminazione. Per i vertici aziendali e informatici dell'azienda, il cambiamento è stato una naturale evoluzione della strategia che ha ulteriormente ampliato la portata dell'arredamento ai consumatori e diversificato le fonti di reddito.

Ma si sono anche resi conto che ciò presentava una nuova serie di sfide e opportunità per la strategia di distribuzione incentrata sui rivenditori dell'azienda. Un'opportunità fondamentale è stata quella di razionalizzare l'esecuzione delle promozioni commerciali, che hanno lo scopo di aumentare i ricavi. Il nuovo e ampliato mix di offerte dell'azienda minacciava di complicare i processi di promozione, frenando potenzialmente la crescita. Per Asian Paints, si trattava esattamente del tipo di problema che ha portato l'IT e le linee di business a collaborare per trovare una soluzione.

Siamo consapevoli che una gamma più ampia di offerte modifica notevolmente la lunghezza, la profondità e l'ampiezza del coinvolgimento dei clienti, rendendolo più complesso. In questo scenario, abbiamo individuato una forte motivazione commerciale per l'introduzione dell'automazione al fine di semplificare i processi per i nostri team di vendita sul campo. Deepak Bhosale General Manager of IT Asian Paints Limited
Semplificare il processo di vendita tramite l'automazione

In qualità di General Manager dell'IT, Deepak Bhosale aveva supervisionato una serie di progetti di trasformazione basati sulla tecnologia, tra cui la diffusa incorporazione dell'analisi nei processi decisionali aziendali. Ora, con il passaggio all'arredamento per la casa, l'imperativo era quello di razionalizzare, semplificare e velocizzare i processi di vendita per i team di vendita sul campo e i rivenditori. "Riconosciamo che una gamma più ampia di offerte modifica notevolmente la lunghezza, la profondità e l'ampiezza del coinvolgimento dei clienti, rendendolo più complesso", spiega Bhosale. "In quello scenario, abbiamo visto un forte caso di business nell'introduzione dell'automazione per semplificare quei processi per i nostri team di vendita".

Alcuni dei fattori più importanti che regolano l'ordine di un rivenditore sono gli sconti e gli incentivi per vari prodotti, generalmente definiti come schemi, che a loro volta si basano su parametri quali lo storico degli ordini, le variabili di stagionalità e la storia creditizia del rivenditore. Nell'ambito della pianificazione periodica delle vendite, vengono implementati più schemi di questo tipo per incentivare le vendite. Con il processo tradizionale, i rivenditori contattano il loro rappresentante interno con la loro "lista dei desideri" per telefono o presso il centro di contatto centralizzato. Da lì, il rappresentante o l'agente del centro di contatto raccoglie i dati del rivenditore da diversi sistemi, fogli di calcolo e altre fonti manuali per valutare i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi dello schema. Solo allora, dopo un processo che può richiedere ore o talvolta più di un giorno, il rivenditore effettua l'ordine.

Il signor Bhosale e il suo team hanno riconosciuto che le promozioni e gli sconti, basati sulle regole dei calcoli, erano un caso d'uso ideale per l'automazione. Per rispondere alla domanda chiave rimanente, ovvero opzioni tecnologiche specifiche, hanno attinto alla loro collaborazione di lunga data con IBM Consulting™. "IBM è il nostro partner da oltre un decennio e ci ha supportato in ogni fase del nostro percorso di trasformazione", spiega. "Il curriculum di IBM, insieme alla sua leadership nel settore dell'automazione dei processi, ci ha dato un alto livello di fiducia nell'approccio proposto".

Riconosciamo la necessità di adattarci continuamente ai cambiamenti con agilità. Dal punto di vista culturale, c'è stata una stretta collaborazione tra i team aziendali e informatici, e anche con partner come IBM, che ha reso possibile un adattamento così rapido. Deepak Bhosale General Manager of IT Asian Paints Limited
L'automazione dei processi è un vantaggio per i rivenditori

La base dell'approccio scelto è IBM® Operational Decision Manager (ODM), un elemento della soluzione IBM® Cloud Pak for Business Automation utilizzata per ottimizzare le decisioni di business basate su regole. Come previsto, il progetto è stato un esercizio di co-creazione, con un team di IBM Lab Services che distribuiva la soluzione e sviluppava la logica aziendale iniziale, e il personale di Asian Paints si occupava di ottimizzare e migliorare ulteriormente la soluzione. I dati di vendita che guidano le regole di business provengono dal sistema ERP SAP S/4HANA di Asian Paints.

Quando i team di vendita accedono alla nuova soluzione basata su portale, sono in grado di vedere gli schemi di sconto e promozionali che sono stati calcolati automaticamente per ciascun rivenditore dal modello ODM. Con lo stesso modello e gli stessi dati di base, sono anche in grado di proporre il mix di prodotti su ordinazione che massimizzerà le entrate del rivenditore e ridurrà al minimo i costi. "Quella velocità ed efficienza era semplicemente inconcepibile con il tradizionale processo di ordinazione", afferma Akhil Gupta, Associate General Manager of Systems presso Asian Paints e figura chiave nel progetto. "È un potente esempio di come l'automazione del business, alimentata dai dati aziendali, possa offrire un'esperienza dimostrabilmente migliore e favorire i principali risultati di business per l'organizzazione e i suoi rivenditori".

E questo, aggiunge Gupta, porta alla domanda su ciò che conta di più per l'importantissima rete di rivenditori di Asian Paints. "Che si tratti di un negozio di vernici o un'azienda di arredamento, i nostri rivenditori vogliono concentrare il proprio tempo e gli sforzi sulla vendita ai propri clienti, non su attività 'generali'", spiega. "Quindi, nel quadro generale, è altamente strategico per noi rendere le loro vite più facili e i loro processi più efficienti, perché aiuta la loro crescita e la nostra".

Superare la complessità fiscale

Quando il team di Asian Paints ha cercato il prossimo grande caso d'uso per l'automazione dei processi basati su regole, ha trovato un candidato forte nel reparto finanziario: in particolare, i pagamenti fiscali relativi alla Goods & Services Tax (GST) indiana, una struttura implementata per la prima volta nel 2017. Ad esempio, un rivenditore acquista un ordine di vernice. In qualità di venditore nella transazione, spetta ad Asian Paints non solo calcolare le tasse sostenute dai rivenditori, ma anche pagarle al governo indiano per loro conto. Tale importo viene quindi aggiunto alla fattura inviata ai rivenditori. Allo stesso modo, durante gli acquisti, Asian Paints deve garantire che vengano eseguiti e contabilizzati i calcoli corretti per la GST, in modo da consentire la richiesta completa del credito d'imposta GST, mantenendo così la passività fiscale netta al giusto livello.

Il punto dolente si presenta in un processo noto come riconciliazione fiscale, una fase noiosa e dispendiosa in termini di tempo in cui gli acquirenti confrontano i loro dati di acquisto/fattura prenotati con le dichiarazioni GST presentate dai loro fornitori, per garantire che i loro calcoli fiscali siano basati sulle informazioni corrette. Nello scenario peggiore per Asian Paints, le fatture di acquisto possono non essere disponibili o, anche se disponibili, indicare erroneamente il debito fiscale e non essere scoperte fino a quando non è troppo tardi. Ciò può far sì che Asian Paints paghi potenzialmente tasse in eccesso o addirittura sanzioni al governo. "In termini di benefici derivanti dall'ottimizzazione delle decisioni basate sull'automazione, la riconciliazione GST ha soddisfatto tutte le esigenze", afferma Gupta.

Utilizzando le regole aziendali ODM, il team IT di Asian Paints e il team IBM Lab Services hanno creato in collaborazione uno strumento decisionale che recupera automaticamente i dati della fattura di acquisto dal sistema ERP di Asian Paints e li confronta con i resi GST presentati dai fornitori. Quando viene rilevata una mancata corrispondenza della fattura, ODM emette un avviso, contrassegna la fattura per la revisione e, soprattutto, blocca il pagamento sulla piattaforma di elaborazione delle fatture del fornitore, che è stata costruita internamente utilizzando la soluzione IBM Business Automation Workflow, un altro componente di IBM Cloud Pak for Business Automation. Prevenire grattacapi fiscali per i fornitori è un modo in cui Asian Paints sta semplificando loro la vita, rafforzando così la loro lealtà e collaborazione.

Ma come sottolinea Mr. Bhosale, lo strumento GST dimostra anche i vantaggi dell'automazione sull'efficienza interna. "La corrispondenza GST/fattura tradizionale e manuale richiedeva fino a quattro giorni, e questo per migliaia di transazioni al giorno", spiega l'esperto. "Attraverso la riconciliazione e l'automazione basate su regole, siamo in grado di ridurla a un giorno, riducendo tempi e costi significativi".

Adattamento e agilità come chiave per la crescita

Ormai da quasi un decennio, l'espansione di Asian Paints in più domini di arredamento, la sua aggiunta più recente è l'illuminazione decorativa, è stata un successo di alto profilo. Dietro le quinte, la trasformazione digitale dell'azienda continua a ritmo sostenuto e l'automazione è al centro di questo sforzo. Lavorando con i settori di attività, Bhosale e il suo team continuano a definire nuovi casi d'uso e ad applicare un approccio pragmatico e agile per svilupparli. "Una volta concordate le priorità, seguiamo un approccio agile per testare il valore attraverso rapide prove di concetto", afferma. "Se funziona, lo ridimensioniamo per tutta la nostra attività".

Grazie a questi due sforzi di trasformazione paralleli, Asian Paints si sta posizionando per crescere più rapidamente e conquistare una quota crescente della spesa per l'arredamento della casa, in forte espansione in India. Alla domanda se c'è un tema alla base del successo della sua azienda, Bhosale ha semplicemente detto: "Riconosciamo la necessità di adattarci continuamente ai cambiamenti con agilità", spiega.  "Culturalmente, c'è stata una stretta collaborazione tra i team aziendali e informatici, e anche con partner come IBM, che ha reso possibile un adattamento così rapido".

Logo Asian Paints
Informazioni su Asian Paints Limited

Con sede a Mumbai, Asian Paints (il link risiede al di fuori di ibm.com) è la principale azienda indiana di vernici e arredamento e al settimo posto tra le migliori aziende di rivestimenti al mondo. Asian Paints e le sue filiali operano in 15 paesi in tutto il mondo con 27 impianti di produzione di vernici, al servizio dei consumatori in oltre 60 paesi in Medio Oriente, Sud Pacifico, Africa e Asia attraverso Asian Paints, Apco Coatings, Asian Paints Berger, Asian Paints Causeway, SCIB Paints, Taubmans e Kadisco Asian Paints. Asian Paints offre anche una vasta gamma di prodotti per l'arredamento della casa ed è un attore emergente nel settore del bricolage e dell'arredamento in India.

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Prodotto negli Stati Uniti d'America, febbraio 2023.

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