All'Università Americana del Cairo (AUC), le informazioni erano disseminate in silos di dati, rendendone difficile l'applicazione. L'università aveva bisogno di una nuova piattaforma di BI e analisi in grado di supportare il processo decisionale e di decentralizzare i dati.

L'AUC ha implementato il software Db2 Data Warehouse on Cloud come hub di dati centrale per ospitare i dati provenienti dai sistemi in silos e l'offerta Cognos Analytics per rappresentare visivamente le informazioni e mettere in luce i pattern nascosti.

Gli studenti provengono da più di 60 Paesi di tutto il mondo per frequentare il campus all'avanguardia di 260 acri del New Cairo in Egitto. Apprendono il pensiero critico e le soluzioni creative che portano la loro istruzione oltre l'aula e nella comunità. Attraverso la ricerca, l'espressione intellettuale e creativa e il servizio alla comunità, l'AUC si impegna a esplorare le sfide che affrontano l'Egitto, la regione e il mondo.

Tuttavia, questa visione viene messa in discussione se la struttura informativa dell'università non è sufficientemente solida e robusta da supportare un processo decisionale tempestivo e informato. L'AUC ha investito molto nella costruzione della sua infrastruttura informatica e nell'introduzione di moderni sistemi ERP. Questa enfasi sulla tecnologia ha garantito che i preziosi dati mission-critical fossero archiviati in formati ben strutturati e ha facilitato l'automazione dei vari processi aziendali. Nel tempo, questi sistemi hanno continuato ad accumulare grandi quantità di dati.

Tuttavia, l'applicazione di questo grande volume di dati per generare approfondimenti è stata sempre messa in secondo piano. I risultati sono stati incoerenze, ridondanze e molte versioni diverse della verità. Inoltre, il processo manuale su cui si basava l'AUC richiedeva settimane per produrre dati ed era soggetto a errori umani. Quando le informazioni arrivavano, era troppo tardi: le decisioni erano state prese.

L'AUC cercava una piattaforma di BI che supportasse un processo decisionale tempestivo e informato, decentralizzasse i dati e fornisse un output visivo e diversificato.

Qualsiasi strategia progettata per unificare i silos di dati dell'AUC doveva iniziare con un sistema armonioso che non richiedesse alcun intervento manuale e potesse produrre automaticamente dati assemblati e completi.

"L'efficacia istituzionale è incentrata sulla trasformazione delle istituzioni attraverso un processo decisionale incentrato sui dati e sulle informazioni. Dati, informazioni e conoscenza sono al centro di tutto", spiega Iman Megahed, Chief Strategy and Knowledge Officer presso AUC.

La soluzione doveva anche presentare i dati su più supporti e in una varietà di modi visivi, come dashboard, statistiche e analisi. L'AUC è un'università senza scopo di lucro con risorse limitate, quindi la soluzione doveva ridurre le spese generali e facilitare la formazione del personale nell'intero sistema.

L'AUC ha scelto IBM per offrire una soluzione completa che comprende le offerte IBM DataStage, Cognos Analytics e Db2 Warehouse on Cloud . Grazie alla tecnologia IBM, l'università è riuscita a migliorare la velocità di raccolta dei dati e consolidare i frammenti di dati provenienti da diversi ERP, consentendo di formulare per la prima volta una visione a 360 gradi dei suoi componenti: studenti, docenti e alumni.

"Dopo tutti gli sforzi compiuti dal team di BI, è molto gratificante quando si entra in una riunione e si trova il rettore che apre un dashboard sulla facoltà o sugli studenti, fidandosi pienamente dei numeri e prendendo decisioni in base ad essi", afferma Heba Atteya, Senior Director of Business Intelligence and Data Analytics dell'AUC.

In passato erano necessarie settimane per l'AUC e un'immensa quantità di interventi manuali per ottenere risultati sui dati. Ora bastano pochi minuti. I dati non sono più disseminati in diversi silos. Le soluzioni Cognos Analytics e Db2 Warehouse on Cloud hanno eliminato la separazione tra i diversi sistemi in modo che l'AUC possa utilizzare un'unica piattaforma di analisi, rapida e completa.

Anche se la BI rappresenta un lungo percorso per l'AUC, l'inizio è stato intenso e promettente. Il trasferimento è stato festeggiato e il suo valore riconosciuto da molti nel campus. Non solo ha affrontato la necessità di un'infrastruttura efficace per supportare il processo decisionale, ma ha anche avuto diversi effetti indiretti sulle prestazioni di diverse unità del campus.

I primi risultati della BI hanno incluso un graduale spostamento della cultura organizzativa verso un processo decisionale maggiormente basato sulle evidenze; un miglioramento della qualità e della governance dei dati e una diminuzione dell'effetto dei silos con una maggiore trasparenza incorporata; una trasformazione radicale dell'università e un'enfasi sulla necessità di cambiamento; un aumento della fiducia e dell'allineamento a tutti i livelli di gestione con la creazione di un unico punto di verità in grado di consolidare i punti di vista dell'università e dirigere l'azione comune.

Fondamentalmente, il successo dell'implementazione della BI presso l'AUC ha svolto un ruolo significativo nella trasformazione di un'università con oltre 100 anni di vita in un istituto di istruzione superiore più proattivo e moderno in ogni aspetto della sua gestione e del suo funzionamento.

Gli stakeholder possono partecipare a riunioni, discutere, rivedere i dati e prendere immediatamente decisioni informate basate su informazioni quantitative invece di fare affidamento su congetture. "Avere a disposizione le informazioni come parte integrante del processo decisionale rende tutto più chiaro e non sono più necessarie lunghe discussioni o dibattiti su ciò che pensano le persone", spiega Megahed. "È un dato di fatto. Non facciamo più domande, né chiediamo o suggeriamo, è semplicemente tutto a disposizione". I partecipanti possono affrontare qualsiasi discussione con elementi subito disponibili, invece che con teorie e opinioni, e decidere senza aspettare. Le parti interessate possono ora essere proattive anziché reattive, favorendo una migliore qualità dell'istruzione.

La nuova infrastruttura dati offre un altro vantaggio commerciale per l'AUC. L'università può utilizzare questa nuova soluzione per raccogliere non solo statistiche accademiche; ora può attingere alle reti dei social media per raccogliere informazioni sui suoi alumni. L'AUC non dipende più dalle informazioni su studenti, docenti ed alumni attinte dal suo pool di dati. L'università guarda al futuro e sta applicando ulteriori attività di sensibilizzazione ai social network, ai big data, all'IA e all'Internet delle cose (IoT).

L'AUC (link esterno a ibm.com) è stata fondata nel 1919 ed è uno dei principali attori della vita sociale, intellettuale e culturale della regione araba.È un ponte vitale tra Oriente e Occidente, che collega l'Egitto e la regione al mondo attraverso ricerche scientifiche, partnership con istituzioni accademiche e di ricerca e programmi di studio all'estero.Indipendente, senza scopo di lucro, apartitica, non settaria e con pari opportunità, l'AUC è pienamente accreditata in Egitto e negli Stati Uniti.