Pemantauan kepatuhan adalah tindakan untuk menilai secara terus-menerus apakah organisasi mematuhi persyaratan peraturan, termasuk kebijakan internal dan standar industri tertentu. Tujuannya adalah untuk membantu organisasi mencapai kepatuhan terhadap peraturan yang konsisten dan menghindari area ketidakpatuhan.
Pemantauan kepatuhan sering dianggap sebagai bagian penting dari sistem manajemen kepatuhan dan postur keamanan siber organisasi secara keseluruhan. Hal ini karena kegagalan dalam mematuhi persyaratan kepatuhan dapat mengakibatkan konsekuensi berat, termasuk denda, gangguan bisnis, dan bahkan peningkatan risiko pelanggaran data.
Sebagian besar regulator di AS dan Inggris juga kini mewajibkan beberapa bentuk pemantauan kepatuhan. Sebagai contoh, Otoritas Perilaku Keuangan Inggris (link berada di luar ibm.com) bersikeras untuk memiliki rencana pemantauan kepatuhan sebelum menyetujui sebuah perusahaan di pasar keuangan.
Hingga saat ini, tidak ada standar yang ditetapkan untuk pemantauan kepatuhan, sehingga setiap organisasi bertanggung jawab untuk melembagakan program pemantauan kepatuhannya sendiri. Beberapa organisasi melakukan pemantauan internal, yang berarti mereka bertanggung jawab untuk memantau risiko kepatuhan dengan menggunakan kebijakan dan perangkat internal mereka sendiri, sementara yang lain mengalihdayakan proses tersebut kepada penyedia pihak ketiga.
Banyak yang menemukan bahwa solusi dan platform keamanan terkelola ini, yang menggunakan dasbor, perangkat lunak kepatuhan, dan otomatisasi tingkat tinggi, dapat membantu merampingkan proses manajemen kepatuhan dan menawarkan lebih banyak pengawasan, di samping perbaikan yang lebih cepat.
Untuk memahami pentingnya pemantauan kepatuhan, pertimbangkan lanskap peraturan saat ini. Di seluruh dunia, pemerintah, otoritas perdagangan, organisasi standar industri, dan bahkan perusahaan perorangan telah menciptakan jaringan persyaratan kepatuhan yang berlaku untuk bisnis apa pun yang beroperasi di yurisdiksi atau industri mereka, di mana pun bisnis tersebut berada.
Kegagalan untuk mematuhi persyaratan kepatuhan seringkali dapat membawa denda berat dan masalah hukum. Misalnya, pada Mei 2023, otoritas perlindungan data Irlandia mengenakan denda sebesar USD 1,3 miliar pada Meta yang berbasis di California untuk pelanggaran GDPR (tautan berada di luar ibm.com).
Selain itu, manajemen senior dan individu lain memikul tanggung jawab peraturan mereka sendiri. Misalnya, Sarbanes-Oxley Act (SOX Act), undang-undang peraturan AS yang bertujuan untuk mencegah penipuan perusahaan, menetapkan bahwa eksekutif dapat menghadapi denda hingga USD 1 juta dan sepuluh tahun penjara karena mengesahkan laporan keuangan yang tidak akurat.
Sederhananya, kepatuhan itu rumit-dan kerumitan ini dapat menyebabkan perusahaan secara tidak sengaja melanggar aturan kepatuhan dalam operasi sehari-hari. Mereka mungkin tidak sepenuhnya memahami nuansa persyaratan kepatuhan saat berekspansi ke wilayah baru, atau mereka mungkin mengabaikan pembaruan undang-undang perlindungan data yang mewajibkan pengungkapan kebijakan privasi data kepada pelanggan.
Pemantauan kepatuhan membantu organisasi mengelola risiko-risiko ini dan tetap berada di atas lanskap peraturan yang terus berubah. Pemantauan ini menghemat waktu dan uang mereka, memungkinkan mereka untuk menangkap pelanggaran secara real time sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Pemantauan ini juga menciptakan efisiensi organisasi yang lebih besar, merampingkan proses pelaporan peraturan yang kompleks.
Dari sudut pandang keamanan, pemantauan kepatuhan juga mendorong manajemen risiko yang lebih baik dan transparansi organisasi - keuntungan yang menjadi semakin penting karena pelanggan menjadi lebih peduli tentang privasi data dan potensi pelanggaran data. Dengan menjaga kepatuhan terhadap peraturan, organisasi tidak hanya melindungi diri mereka sendiri tetapi juga membangun kepercayaan dan keyakinan dengan para pemangku kepentingan.
Pemantauan kepatuhan yang efektif membutuhkan pendekatan komprehensif yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan, kebijakan, dan proses bisnis.
Berikut ini adalah beberapa langkah umum yang perlu dipertimbangkan ketika membuat rencana pemantauan kepatuhan:
Penilaian risiko kepatuhan dapat membantu organisasi mengidentifikasi area potensial ketidakpatuhan dan menilai risiko yang terkait dengan masing-masing bidang. Bisnis kemudian dapat memprioritaskan risiko-risiko ini dan mengalokasikan sumber daya ke area-area yang menimbulkan ancaman paling signifikan. Misalnya, industri tertentu memiliki standarnya sendiri, seperti HIPAA untuk perawatan kesehatan atau PCI untuk layanan keuangan.
Setelah risiko kepatuhan atau masalah telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menetapkan kebijakan kepatuhan. Kebijakan ini harus memberikan prosedur kepatuhan yang jelas dan dikomunikasikan secara memadai kepada semua anggota perusahaan.
Perlu diingat bahwa kebijakan kepatuhan sangat penting untuk pemantauan kepatuhan yang efektif. Pedoman ini menetapkan aturan organisasi untuk perilaku yang patuh dan sesuai hukum, sementara pemantauan kepatuhan memeriksa apakah aturan-aturan ini diikuti secara konsisten.
Penting untuk diingat bahwa kepatuhan bukan hanya tanggung jawab tim kepatuhan. Pemantauan kepatuhan yang efektif melibatkan berbagai departemen dan individu di seluruh organisasi.
Pelatihan karyawan membantu setiap karyawan memahami peran mereka dalam menjaga kepatuhan organisasi. Pelatihan harus dilakukan secara teratur dan melibatkan semua karyawan yang relevan, termasuk manajemen senior, karena mereka pada akhirnya bertanggung jawab untuk mengatur suasana dan menumbuhkan budaya kepatuhan terhadap peraturan di seluruh organisasi.
Organisasi harus melakukan pengujian rutin untuk memastikan bahwa program pemantauan kepatuhan mereka efektif dalam menemukan kerentanan dan memberikan remediasi cepat.
Solusi yang didukung teknologi, seperti perangkat lunak manajemen kepatuhan seperti SIEM, dapat membantu mengotomatiskan proses pengujian ini menggunakan pemantauan berkelanjutan, di mana SIEM terus mengumpulkan dan menganalisis data secara real time untuk area ketidakpatuhan.
Ketika organisasi mengidentifikasi area ketidakpatuhan, mereka harus segera mengambil tindakan korektif dan mengimplementasikan rencana remediasi untuk memperbaiki masalah dan mencegahnya terulang kembali. Tindakan korektif dapat mencakup merevisi kebijakan internal, meningkatkan pelatihan karyawan, memikirkan kembali alur kerja perusahaan, atau berinvestasi dalam solusi kepatuhan yang lebih baik.
Tim kepatuhan juga harus mempertimbangkan untuk melacak dan mendokumentasikan tindakan korektif untuk memastikan pihak lain menerapkannya secara efektif dan konsisten di masa mendatang.
Kebijakan kepatuhan dan rencana pemantauan harus ditinjau dan diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan peraturan atau operasi bisnis, seiring dengan kemajuan teknologi.
Kepatuhan adalah target yang bergerak, dan program pemantauan kepatuhan yang kuat harus terkini dan gesit untuk menanggapi risiko kepatuhan dan persyaratan peraturan yang terus berkembang.
Beberapa organisasi memilih untuk melakukan audit internal sebagai tambahan dari penilaian risiko. Tidak seperti audit kepatuhan, yang biasanya dilakukan oleh petugas kepatuhan atau tim kepatuhan, audit internal biasanya dilakukan oleh perusahaan eksternal atau departemen audit internal organisasi, sehingga sepenuhnya independen.
Karena independensi ini, audit internal dapat memberikan organisasi, terutama organisasi yang lebih besar, ketelitian tambahan dan lebih banyak pemeriksaan dan keseimbangan. Dokumen ini juga dapat berfungsi sebagai catatan historis untuk aktivitas kepatuhan dan bahkan dapat dibagikan dengan pihak berwenang untuk menunjukkan akuntabilitas selama audit peraturan.
Pemantauan kepatuhan adalah proses dinamis yang menggunakan sistem manual dan otomatis dan sering kali melibatkan audit dan penilaian.
Meskipun ada banyak manfaatnya, penerapan sistem pemantauan kepatuhan yang efektif bisa jadi memiliki tantangan tersendiri.
Beberapa di antaranya termasuk:
Kurangnya sumber daya: Pemantauan kepatuhan membutuhkan sumber daya keuangan, manusia, dan teknis yang signifikan. Bisnis yang lebih kecil mungkin berjuang untuk mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk pemantauan kepatuhan, sehingga sulit untuk mempertahankan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan.
Kompleksitas peraturan: Mengikuti perkembangan peraturan dapat membingungkan dan membuat Anda kewalahan. Pemantauan kepatuhan sering kali mengharuskan perusahaan untuk memahami dan mematuhi persyaratan dan standar yang kompleks di seluruh yurisdiksi, terutama perusahaan multinasional yang beroperasi di berbagai lingkungan peraturan.
Proses manual: Pemantauan kepatuhan dapat memakan waktu. Proses manajemen kepatuhan tradisional sangat bergantung pada proses manual, yang mengarah pada peningkatan kompleksitas, kesalahan, dan ketidakakuratan, dan pada akhirnya, tidak terpenuhinya persyaratan kepatuhan, pelanggaran peraturan, dan gangguan operasional.
Kurangnya akuntabilitas: Pemantauan kepatuhan membutuhkan tingkat akuntabilitas yang tinggi, baik di tingkat individu maupun organisasi. Karyawan perlu memahami pentingnya kepatuhan dan bertanggung jawab atas tindakan mereka, sementara para pemimpin perlu memprioritaskan kepatuhan dan terus menegaskan kebijakan kepatuhan mereka.
Kompleksitas integrasi: Menerapkan program pemantauan kepatuhan yang efektif memerlukan penggabungan data dari berbagai sistem bisnis, termasuk perangkat lunak manajemen kepatuhan, perangkat lunak analisis data, alat bantu pelaporan, dan gudang data. Mengintegrasikan teknologi ini secara penuh dapat menjadi tantangan tersendiri, sehingga menimbulkan masalah akurasi data, duplikasi, dan kesenjangan kepatuhan.
Bentuk solusi kepatuhan yang paling umum adalah pendekatan internal, pihak ketiga, dan hibrida.
Pemantauan kepatuhan internal, atau pemantauan internal, memberi organisasi tingkat kontrol dan penyesuaian yang tinggi atas inisiatif kepatuhan mereka. Perusahaan dapat mengembangkan sistem khusus yang selaras dengan kebutuhan bisnis mereka dan memiliki kontrol langsung atas keamanan data mereka.
Meskipun ada biaya awal yang harus dikeluarkan untuk menyiapkan sistem pemantauan kepatuhan, namun biaya yang terus menerus akan lebih rendah setelah sistem ini berjalan. Namun, organisasi harus berinvestasi dalam membangun pemantauan internal dan keahlian, yang dapat menjadi komitmen sumber daya yang signifikan.
Solusi pemantauan kepatuhan pihak ketiga menghadirkan keahlian khusus bagi organisasi. Penyedia layanan ini selalu mengikuti perkembangan peraturan dan standar industri serta sering memberikan laporan kepatuhan terbaru.
Solusi kepatuhan pihak ketiga juga sering kali lebih terukur, sehingga cocok untuk berbagai ukuran perusahaan. Penyedia layanan ini sering kali menggunakan dasbor dan pemantauan berkelanjutan untuk membantu organisasi mempertahankan tampilan real-time dari status kepatuhan mereka. Visibilitas waktu nyata ini membantu mengidentifikasi dan mengatasi ketidakpatuhan dengan segera, sehingga meningkatkan kemampuan organisasi untuk menunjukkan akuntabilitas.
Selain itu, pemantauan kepatuhan outsourcing dapat membebaskan sumber daya internal, sehingga organisasi dapat fokus pada aktivitas inti mereka.
Layanan informasi keamanan terkelola dan manajemen peristiwa (SIEM ) adalah bentuk perangkat lunak manajemen kepatuhan yang populer. Layanan ini memberikan banyak manfaat yang telah disebutkan di atas dan juga sering kali memberikan akses ke pakar keamanan siber yang berspesialisasi dalam memantau, memitigasi, dan merespons kerentanan dan risiko kepatuhan.
Beberapa organisasi juga dapat memilih pendekatan hibrida, yang menggabungkan keahlian internal dengan alat bantu pihak ketiga, seperti perangkat lunak kepatuhan, untuk mencapai keseimbangan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Menyederhanakan kebijakan, audit, dan berbagi laporan untuk kepatuhan otomatis
Mengotomatiskan audit dan pelaporan kepatuhan, menemukan dan mengklasifikasikan sumber data dan data, memantau aktivitas pengguna dan menanggapi ancaman dalam hampir real-time.
Tunjukkan bukti kepatuhan terhadap peraturan dan audit internal dengan bantuan dari IBM Security QRadar SIEM
Lebih siap untuk mendeteksi dan menanggapi lanskap ancaman yang meluas. Lihat laporan terbaru untuk mendapatkan insight dan rekomendasi tentang cara menghemat waktu dan membatasi kerugian.
Kepatuhan data adalah tindakan menangani dan mengelola data pribadi dan data sensitif dengan cara yang sesuai dengan persyaratan peraturan, standar industri, dan kebijakan internal yang melibatkan keamanan dan privasi data.
Informasi keamanan dan manajemen acara, atau SIEM, adalah solusi keamanan yang membantu organisasi mengenali dan mengatasi potensi ancaman dan kerentanan keamanan sebelum mereka memiliki kesempatan untuk mengganggu operasi bisnis.