Penambangan Proses vs Pemodelan Proses vs Pemetaan Proses: Apa Bedanya?

Penambangan proses adalah bentuk manajemen proses bisnis yang membantu organisasi menemukan, menilai, dan meningkatkan alur kerja. Dalam penambangan proses, algoritma diterapkan pada log peristiwa dari sistem TI seperti perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau akuntansi. Algoritma mengungkap tren dalam data log peristiwa dan menggunakan temuan tersebut untuk membangun model proses yang memvisualisasikan alur kerja dalam sistem tersebut. Algoritma penambangan proses juga dapat digunakan untuk menyempurnakan model proses yang ada, membandingkannya dengan alur kerja nyata, dan menyimulasikan perubahan proses.

Manfaat utama process mining adalah data yang dihasilkannya. Ini membantu perusahaan memanfaatkan data log peristiwa untuk mengarahkan alokasi sumber daya, optimalisasi alur kerja, inisiatif otomatisasi, dan keputusan bisnis penting lainnya.

 Model proses adalah representasi visual alur kerja yang dihasilkan dengan menerapkan algoritma penambangan data pada data log peristiwa. Model proses memberikan ilustrasi kuantitatif dan objektif dari proses bisnis. Model ini memuat banyak data alur kerja, termasuk peristiwa, catatan siapa yang memiliki atau memulai peristiwa, jalur yang ditempuh dalam alur kerja, waktu setiap langkah, tingkat keberhasilan, dan lainnya. Pemodelan proses dapat dipahami sebagai subkomponen penambangan proses — yaitu tahap ketika algoritma menggunakan data log peristiwa untuk menghasilkan model alur kerja.

Manfaat utama pemodelan proses adalah menggambarkan proses sebagaimana adanya, bukan seperti yang mungkin dipikirkan perusahaan. Dengan memanfaatkan data log peristiwa, algoritma penambangan proses menciptakan model kuantitatif yang memberikan tingkat transparansi yang sebelumnya tidak tersedia dalam alur kerja organisasi.

Seperti pemodelan proses, pemetaan proses mengacu pada pembuatan representasi visual dari proses bisnis. Namun, jika model proses bersifat berbasis data dan kuantitatif, peta proses bersifat subjektif dan kualitatif. Pemetaan proses biasanya dimulai ketika analis bisnis atau ahli strategi mengadakan lokakarya dan wawancara dengan orang-orang yang terlibat dalam proses tersebut. Analis atau ahli strategi kemudian menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk membuat peta proses, baik secara manual maupun dengan perangkat lunak pemetaan proses.

Manfaat utama pemetaan proses adalah memvisualisasikan alur kerja secara lebih berfokus pada manusia. Alih-alih menangkap metrik objektif, peta proses menunjukkan bagaimana orang dan tim dalam bisnis berinteraksi dalam suatu proses.

Catatan: Model proses dan peta proses sama-sama merepresentasikan proses secara visual, tetapi tidak bisa dipertukarkan. Namun, Keduanya menyoroti aspek berbeda dari alur kerja yang sama. Model proses lebih kuantitatif, sedangkan peta proses lebih kualitatif.

Pertimbangkan perusahaan yang membutuhkan kejelasan lebih dalam proses pengadaan di seluruh organisasinya. Kapan sebaiknya menggunakan process mining, pemodelan proses, atau pemetaan proses?

• Pemodelan proses: Jika organisasi ingin memahami secara tepat apa yang terjadi di setiap langkah proses pengadaan, mereka dapat menggunakan pemodelan proses. Dengan menerapkan algoritma penambangan data pada log peristiwa proses pengadaan, organisasi akan menghasilkan model proses yang komprehensif, memberikan perspektif objektif dari seluruh alur kerja.
• Penambangan proses: Jika organisasi telah memodelkan proses pengadaan dan ingin menemukan peluang khusus untuk peningkatan dan optimalisasi, maka penambangan proses adalah pilihan terbaik. Penambangan proses dapat membandingkan alur kerja nyata dengan model yang ada, menyoroti peluang untuk merampingkan proses dan meningkatkan akurasi model. Jika organisasi ingin menguji peningkatan potensial sebelum menerapkannya, penambangan proses juga dapat digunakan untuk menghasilkan model hipotetis berbasis data log peristiwa yang akurat.
• Pemetaan proses: Jika perusahaan ingin mengklarifikasi departemen mana yang menangani bagian tertentu dari proses pengadaan, peta proses adalah pilihan tepat karena mengandalkan data kualitatif dan pengalaman. Peta proses juga membantu menjelaskan bagaimana proses pengadaan melintasi departemen.

Untuk mendapatkan pandangan paling komprehensif dari proses pengadaan, perusahaan menggunakan kombinasi ketiganya — pemodelan proses untuk data kuantitatif, pemetaan proses untuk data kualitatif, dan penambangan proses untuk mengidentifikasi peluang perbaikan:

Penambangan proses menjadikan manajemen proses bisnis lebih ilmiah — tetapi ada beberapa prasyarat yang harus dipenuhi sebelum dapat diterapkan:

• Pro: Penambangan proses mengekstrak data dari log peristiwa sistem TI dan membuatnya praktis dan dapat digunakan oleh tim perusahaan.
• Pro: Algoritma penambangan proses dapat membuat model proses yang ada lebih akurat dan menghasilkan model hipotetis tentang dampak perubahan proses.
• Pro: penambangan proses memberikan pandangan berbasis data tentang alur kerja yang sebenarnya dan hasilnya, memberi perusahaan intelijen bisnis yang lebih objektif untuk mengarahkan alokasi sumber daya, otomatisasi, optimasi alur kerja, dan keputusan bisnis utama lainnya.
• Kontra: Organisasi perlu menggunakan alat khusus untuk menerapkan penambangan proses karena metode ini bergantung pada algoritma penambangan data tingkat lanjut. Namun, karyawan tidak memerlukan latar belakang ilmu data untuk melakukan penambangan proses, karena sebagian besar alat penambangan proses mengotomatiskan aplikasi algoritma dan pembuatan model.

Pemodelan proses memberikan pandangan yang lebih objektif tentang alur kerja yang mendukung operasi perusahaan. Namun, ada beberapa jenis data yang tidak dapat ditangkap oleh model ini:

• Pro: Model proses memberikan representasi yang objektif dan akurat, menghilangkan kesalahan manusia dan menggali lebih dalam dari asumsi untuk menunjukkan bagaimana alur kerja berlangsung dalam praktik.
• Pro: Model proses secara visual menggambarkan data kuantitatif seperti waktu, tingkat keberhasilan, tingkat kesalahan, dan hasil yang dapat diukur secara objektif, sehingga memungkinkan analisis yang lebih terinformasi terhadap proses dan logika bisnis. Tanpa model proses, tim hanya dapat membahas alur kerja secara kualitatif, yang tidak selalu mencerminkan kenyataan.
• Pro: Model proses mempermudah penyebaran dan diskusi proses dengan mengubah alur kerja yang abstrak menjadi representasi visual yang konkret.
• Kontra: Model proses tidak dapat menangkap data kualitatif tentang bagaimana karyawan mengalami alur kerja di dunia nyata; model ini hanya mencerminkan data yang tercatat dalam log peristiwa.

Pemetaan proses: adalah cara cepat dan fleksibel untuk menghasilkan gambaran umum proses yang luas, tetapi peta bisa tidak akurat karena bergantung pada laporan kualitatif dari karyawan:

• Pro: Peta proses dapat menangkap data kualitatif tentang bagaimana alur kerja terwujud dalam aktivitas dan interaksi karyawan di dunia nyata.
• Pro: Peta proses tidak membutuhkan banyak alat khusus dan dapat dibuat dengan cepat serta mudah. 
• Kontra: Karena peta proses dibuat dari lokakarya dan wawancara karyawan, peta ini kurang objektif dibandingkan model proses dan dapat berisi informasi yang cacat, tidak lengkap, atau tidak akurat.

Otomatisasi bisnis tidak dapat dicapai tanpa pemahaman yang jelas tentang proses bisnis. Dengan kata lain, perusahaan harus mengetahui dengan tepat apa yang terjadi dalam alur kerja sebelum dapat mengotomatiskan salah satu langkah secara efektif. Teknik penambangan proses, pemodelan, dan pemetaan memberikan data kuantitatif dan kualitatif yang menghadirkan transparansi tak tertandingi terhadap alur kerja bisnis. Dengan pemahaman menyeluruh tentang proses yang ada, perusahaan dapat melakukan otomatisasi skala besar dengan lebih mudah.

IBM® Cloud Pak for Business Automation memiliki kemampuan proses bisnis bawaan untuk membantu organisasi memahami proses mereka saat ini secara akurat. Dengan menerapkan pemetaan proses, pemodelan, dan penambangan pada alur kerja bisnis inti, perusahaan dapat mendigitalkan proses dan mengidentifikasi inefisiensi atau titik kritis dalam operasi.

IBM® Cloud Pak for Business Automation adalah rangkaian perangkat lunak modular terintegrasi, dirancang untuk hybrid cloud apa pun, yang dapat dengan cepat mengatasi tantangan operasional terberat Anda. Ini mencakup rangkaian kemampuan otomatisasi yang didukung AIterluas di pasar—mulai dari konten, tangkapan, keputusan, alur kerja, hingga tugas—dengan model fleksibel yang memungkinkan Anda memulai dari skala kecil dan meningkatkannya sesuai kebutuhan.

IBM® juga menawarkan IBM® Process Mining, solusi peningkatan proses bisnis berbasis cloud yang membantu organisasi menemukan proses bisnis serta mengidentifikasi kemacetan dan inefisiensi untuk diperbaiki. Tim dapat berkolaborasi melalui antarmuka web yang intuitif dan mudah diakses untuk memvisualisasikan dan menganalisis proses agar menjadi lebih efisien. Cobalah tanpa biaya selama 30 hari.