Cara menerapkan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)

Setelah bisnis Anda memutuskan untuk beralih ke sistem perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), langkah selanjutnya adalah menerapkan ERP. Agar bisnis dapat melihat manfaat dari adopsi ERP, pertama-tama ERP harus diterapkan dengan benar dan efisien oleh tim yang biasanya terdiri dari manajer proyek dan manajer departemen.

Proses ini bisa rumit dan terasa berlebihan, tergantung pada kebutuhan organisasi Anda. Namun, setelah perangkat lunak baru berhasil diimplementasikan, organisasi idealnya akan melihat manfaat peningkatan produktivitas dan penghematan biaya yang dapat diberikan sistem ERP kepada bisnis Anda. Peralihan ke sistem ERP dapat merampingkan kebutuhan bisnis Anda dan bermanfaat bagi pengguna akhir dan seluruh organisasi.

Di bawah ini adalah rincian rencana implementasi ERP langkah demi langkah. Kita akan mulai dengan membahas apa yang harus dilakukan organisasi sebelum memilih sistem ERP dan kemudian menyelami praktik terbaik untuk kesuksesan implementasi.

1. Pelajari dan rencanakan penerapan ERP

Sebelum proses implementasi ERP dapat terjadi, organisasi harus menilai bagaimana sistem saat ini berfungsi. Ini adalah langkah pertama menuju integrasi perencanaan sumber daya perusahaan yang sukses dan harus diselesaikan sebelum memilih perangkat lunak ERP.

Pada langkah pertama dari metodologi implementasi ini, sebuah organisasi harus meninjau sistem dan proses yang ada saat ini untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana bisnis bekerja dan di mana mungkin ada kendala. Pada langkah ini, tim proyek implementasi ERP juga harus dibentuk untuk tujuan pengambilan keputusan. Area untuk dinilai dapat mencakup, keuangan, manufaktur, inventaris, penjualan, dan banyak lagi. Langkah ini juga penting untuk memahami kesenjangan dan isu-isu yang ada, seperti inefisiensi proses dan kebutuhan potensial untuk sistem ERP.

Setelah tinjauan terhadap sistem organisasi saat ini, alur kerja, dan fungsi sehari-hari dinilai, saatnya untuk memilih sistem ERP yang tepat yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda, seperti perkiraan anggaran dan penetapan harga. Perangkat lunak ERP dapat diperoleh pada langkah pertama ini jika persyaratannya telah ditentukan dengan baik. Persyaratan ini akan tergantung pada apakah organisasi menggunakan sistem ERP on premises atau di cloud ERP.

Perubahan ke sistem ERP modern dapat menjadi sangat mudah jika ada peta jalan yang jelas dan rencana proyek untuk penerapan ERP Anda. Percakapan yang jelas dan jujur dengan karyawan akan memastikan dukungan organisasi.

Pertanyaan yang perlu diajukan saat menentukan cakupan kebutuhan organisasi Anda:

• Fungsi bisnis apa yang akan diotomatisasi oleh perangkat lunak ERP?
• Apa saja persyaratan data spesifik sistem ERP dan apakah kompatibel?
• Indikator kinerja utama (KPI) mana yang perlu dilacak?
• Apakah perangkat lunak dapat diskalakan dan cukup fleksibel untuk berkembang dengan kebutuhan organisasi?
• Bagaimana kerangka waktu untuk implementasi dan penerapan?

2. Buat desain dan bersiap untuk mengimplementasikannya

Pada titik ini Anda telah memilih sistem ERP untuk bisnis Anda. Langkah selanjutnya adalah fase desain. Ini adalah langkah untuk mengonfigurasi solusi perangkat lunak ERP agar sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Desain baru membutuhkan manajemen perubahan untuk membuat alur kerja yang lebih efisien, bersama dengan potensi kebutuhan akan proses bisnis baru yang lebih cocok dengan sistem ERP yang akan segera diimplementasikan. Sangat penting untuk memiliki tim dalam organisasi khusus untuk langkah desain ini dan menentukan rencana yang tepat.

Langkah-langkah untuk mengonfigurasi sistem ERP:

• Buat struktur organisasi dengan mendefinisikan semua aspek yang diperlukan dalam bisnis Anda, seperti bagan akun, pusat biaya, dan unit bisnis.
• Sesuaikan perangkat lunak ERP Anda sehingga selaras dengan alur kerja yang ada dan atur modul yang menurut Anda akan dibutuhkan organisasi, seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM), sumber daya manusia, dan manajemen rantai pasokan.
• Atur parameter untuk peran dan izin pengguna sehingga Anda dapat mengontrol akses setiap orang di seluruh sistem dan memastikan kontrol data diterapkan.
• Integrasikan perangkat lunak ERP dengan sistem lain yang sudah ada di dalam organisasi Anda seperti perangkat lunak akuntansi, manajemen inventaris, dan platform e-commerce jika ada.

3. Migrasi dan pengembangan

Setelah persyaratan desain ditetapkan, fase pengembangan dapat dimulai. Ini melibatkan penyesuaian perangkat lunak sehingga desain ulang dapat terjadi. Tahap pengembangan, atau persiapan, adalah tahap yang sangat penting dan dapat menjadi tugas yang menakutkan; tetapi jika dilakukan dengan benar, hal ini dapat membantu fungsi sistem ERP Anda untuk jangka panjang.

Anda telah membuat desain ulang, sekarang saatnya membersihkan dan memformat data sistem saat ini agar kompatibel dengan sistem yang baru. Pada langkah ini, organisasi perlu menilai dan menyiapkan semua data yang ada ke dalam format yang kompatibel yang sesuai dengan perangkat lunak ERP baru Anda. Setelah dimuat ke dalam sistem baru dan diformat dengan benar, pengujian ERP pertama Anda dapat dilakukan. Pada langkah ini Anda juga harus memantau dan mencatat metrik utama operasi bisnis, termasuk gangguan apa pun.

Cara merencanakan dan menyiapkan data Anda untuk migrasi:

• Selesaikan audit data dari semua sistem dan aplikasi lama yang ada untuk mendapatkan gambaran yang jelas sebelum melakukan migrasi data.
• Kategorikan jenis data yang Anda perlukan untuk dimigrasikan dan identifikasi redundansi dengan menyisir data dan membersihkannya untuk memastikan keakuratannya.
• Tentukan metode transfer data apa yang ingin Anda gunakan dan uji untuk memastikan itu adalah proses migrasi yang tepat.
• Buat rencana cadangan dan rencana pemulihan jika terjadi kesalahan atau data hilang.
• Buat kebijakan tata kelola data dan terapkan protokol.

4. Uji sistem ERP

Semua langkah pendahuluan telah diambil dan sekarang saatnya untuk melakukan beberapa pengujian sistem sebelum Anda memulai. Pada tahap ini, pengembangan mungkin masih terjadi dan itu normal. Pengujian satu modul ERP mungkin terjadi dan perbaikan atau penyesuaian mungkin perlu dilakukan, sementara modul lain sedang diuji secara bersamaan. Anggota tim harus mengikuti pelatihan pengguna dan pemangku kepentingan utama juga harus dilibatkan dalam proses pengujian ini.

Sangat penting untuk menguji seluruh sistem dan memastikan fungsinya dengan benar dan menjalankan data secara akurat. Ini adalah fase yang paling penting karena akan memastikan semua aplikasi dan proses sistem berjalan sebagaimana mestinya sebelum perangkat lunak ERP secara resmi beroperasi.

Hal-hal yang perlu diingat selama tahap pengujian:

• Pantau kriteria penerimaan pengguna dan dokumentasikan informasinya.
• Uji fungsionalitas sistem dari awal hingga akhir dan validasi semua data yang dimigrasi untuk tujuan akurasi.
• Periksa aksesibilitas pengguna dengan melakukan ulasan dan meninjau masukan.
• Lakukan semua pengujian yang diperlukan sebelum menerapkan perangkat lunak ERP, seperti menguji proses otomatisasi, alur kerja, dan keamanan sistem.
• Pastikan sistem ERP kompatibel dengan sistem dan aplikasi lain yang ada.
• Pastikan semua karyawan dilatih tentang sistem; pertimbangkan untuk menerapkan perangkat lunak ERP secara bertahap sebelum menerapkannya ke seluruh perusahaan.

5. Memberikan sistem ERP yang berhasil diimplementasikan

Jika semua langkah di atas telah dilakukan, maka ada berita bagus, organisasi Anda siap meluncurkan sistem ERP baru. Dengan asumsi semua karyawan telah terlatih dengan baik mengenai perangkat lunak tersebut, sekarang saatnya meluncurkan solusi ERP baru.

Tim proyek yang memulai proses implementasi harus siap sedia jika ada karyawan yang bingung atau ada potensi masalah lain yang muncul. Bersiaplah untuk masalah dan siapkan rencana darurat jika ada kerusakan serius. Semua modul ERP dapat diterapkan secara bersamaan tetapi dapat dilakukan secara bertahap juga. Beberapa organisasi mungkin memilih untuk memprioritaskan modul tertentu dan menambahkan modul lain saat mereka berjalan, yang benar-benar normal.

Tidak ada dua organisasi yang sama dan penerapan perangkat lunak ERP dapat sangat berbeda, tetapi ingatlah untuk membuat solusi ERP dapat diakses oleh semua karyawan dan memastikan proses otomatis diaktifkan.

Apa yang harus diperhatikan setelah implementasi terjadi:

• Apakah data akurat dan berfungsi dengan baik?
• Apakah semua pengguna memiliki aksesibilitas real-time tanpa masalah?
• Apakah protokol keamanan sudah ada dan berfungsi?
• Apakah alur kerja sudah ada dan diproses sebagaimana mestinya?

6. Kelola solusi ERP Anda

Sekarang, dengan asumsi implementasi telah selesai, penting untuk membuat protokol untuk pemeliharaan berkelanjutan untuk sistem ERP Anda. Organisasi Anda harus melakukan pemeriksaan pemeliharaan rutin dan upgrade perangkat lunak secara berkala. Membentuk tim atau memiliki tenaga profesional untuk menjaga kesehatan sistem ERP Anda adalah kunci dari keberlangsungan solusi tersebut.

Vendor ERP yang Anda pilih harus tersedia untuk setiap pertanyaan dan pemeliharaan berkelanjutan atau pembaruan yang diperlukan. Praktik terbaik untuk proses implementasi ini harus mencakup tim yang dikelola dengan baik dan komunikasi yang kuat antara organisasi, karyawan, dan pemangku kepentingan utama untuk memastikan solusi ERP bekerja secara efektif dan efisien.

Praktik terbaik untuk mengelola sistem ERP baru Anda:

• Dengarkan masukan pengguna dan klien sesering mungkin.
• Sistem ERP lokal akan membutuhkan pembaruan perangkat lunak secara berkala dan terkadang pembaruan perangkat keras juga, sementara ERP berbasis cloud akan diperbarui secara otomatis.
• Buat prosedur operasi standar (SOP) untuk memastikan masalah umum dapat diatasi dengan cepat.

IBM Consulting adalah kekuatan pendorong di balik perjalanan transformasi bisnis Anda. Kami menawarkan konsultasi bisnis dengan saran pakar dan bekerja secara terbuka serta menyatukan berbagai perspektif, pengalaman, serta teknologi AI dan hybrid cloud yang penting untuk memenuhi tujuan bisnis Anda.

IBM menawarkan berbagai solusi ERP untuk bisnis Anda, termasuk layanan konsultasi untuk SAP di IBM Cloud, Microsoft Azure , dan AWS Cloud. Pakar SAP kami membuat peta jalan khusus untuk menurunkan biaya dan meningkatkan hasil. Dengan solusi ini dan banyak lagi, para pakar IBM Consulting dapat membantu Anda berhasil memigrasikan aplikasi ERP lama ke cloud, mendesain ulang proses untuk memanfaatkan data, AI, dan otomatisasi untuk bisnis Anda, serta mengubah keuangan menjadi keunggulan kompetitif.