Dasar-dasar sistem manajemen aturan bisnis

Setiap proses bisnis, mulai dari memenuhi pesanan pelanggan hingga mengembangkan perangkat lunak baru, terdiri dari serangkaian keputusan. Aturan bisnis adalah pedoman logis yang memastikan keputusan bisnis tersebut mengarah pada hasil yang tepat. Aturan bisnis menentukan aktivitas bisnis apa yang harus terjadi dalam keadaan apa.

Aturan bisnis formal terdiri dari dua elemen mendasar:

1. Suatu kondisi, yang menguraikan situasi di mana tindakan harus dilakukan.
2. Sebuah tindakan, yang menetapkan hal yang seharusnya terjadi sebagai respons terhadap kondisi tertentu.

Pertimbangkan contoh pelanggan yang meminta untuk mengembalikan produk. Aturan bisnis yang menentukan bagaimana pengembalian akan diproses mungkin terlihat seperti ini:

Skenario 1:

• Kondisi: Sudah 30 hari atau kurang sejak pelanggan memesan produk.
• Tindakan: Tawarkan pengembalian dana penuh kepada pelanggan.

Skenario 2:

• Kondisi: Sudah lebih dari 30 hari sejak pelanggan memesan produk.
• Tindakan: Tawarkan kredit toko kepada pelanggan.

Menetapkan aturan bisnis memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan keputusan bisnis dengan menciptakan sistem logika keputusan yang koheren yang dapat diterapkan di seluruh proses bisnis. Aturan bisnis yang ditetapkan secara formal memberi tahu alur kerja otomatis apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu (misalnya, kapan memulai proses, kapan harus menghentikan proses, dan kapan harus mengambil tindakan tertentu dalam proses).

Memformalkan aturan bisnis tidak selalu mudah. Bahkan situasi sederhana, seperti pengembalian barang oleh pelanggan, memerlukan beberapa aturan bisnis untuk memperhitungkan berbagai faktor yang dapat memengaruhi hasil akhir. Kompleksitas logika keputusan hanya meningkat di industri yang diatur dengan ketat seperti layanan kesehatan dan keuangan. Keputusan yang diambil dalam memproses aplikasi pinjaman nasabah, misalnya, tidak hanya tunduk pada kriteria bisnis, tetapi juga pada sejumlah persyaratan peraturan untuk mencegah diskriminasi, penipuan, dan hasil ilegal lainnya.

Sistem manajemen aturan bisnis (BRMS) memberikan pengguna bisnis alat teknologi yang diperlukan untuk mengodifikasi aturan bisnis dengan cara yang dapat diulang, andal, dan dapat diotomatiskan.

Manajemen aturan bisnis — tidak bisa disamakan dengan manajemen proses bisnis (BPM) — yang mengacu pada proses dan praktik menetapkan aturan bisnis secara formal, mengimplementasikannya, mengelolanya, dan mengotomatiskan penerapan. Sistem manajemen aturan bisnis (BRMS) adalah platform teknologi di mana proses tersebut dilakukan. BRMS menawarkan alat untuk memfasilitasi seluruh siklus proses aturan bisnis, mulai dari menetapkan dan menyimpan aturan bisnis sebagai logika bisnis formal hingga mengaudit aturan bisnis yang ada dan mengelola logika keputusan menyeluruh yang memandu otomatisasi di seluruh ekosistem teknologi perusahaan.

Keuntungan utama dari BRMS untuk upaya otomatisasi adalah bahwa aturan tidak harus dikodekan secara terpisah ke dalam setiap aplikasi bisnis. Sebaliknya, BRMS memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan satu sumber aturan bisnis — baik on premises atau di cloud. Aplikasi lain dalam ekosistem teknologi dapat dengan mudah menarik aturan mereka dari BRMS. Hal ini membuat aturan bisnis benar-benar dapat diskalakan — aturan bisnis hanya perlu dibuat sekali, dan departemen atau alur kerja mana pun dapat menggunakannya.

BRMS biasanya terdiri dari tiga komponen yang berbeda tetapi saling berhubungan:

1. Lingkungan pengembangan untuk menetapkan dan membuat aturan bisnis

Agar dapat dibaca oleh aplikasi otomatis, aturan bisnis tersebut harus dinyatakan dalam bahasa pemrograman bersyarat. Pikirkan penjelas logika formal yang digunakan dalam proyek pengodean: “IF-THEN”, “IF-ELSE”, “ONLY IF”, “WHEN”, dll.

BRMS berisi lingkungan pengembangan kode rendah atau no-code sehingga pebisnis nonteknis dapat membuat aturan bisnis dalam bahasa bersyarat ini. Pertimbangkan lagi permintaan pengembalian dana pelanggan yang diuraikan di atas. Ekspresi bersyarat dari aturan yang mengatur proses itu mungkin terlihat seperti ini:

JIKA sudah kurang dari 30 hari sejak pelanggan memesan produk, MAKA kembalikan produk. LAINNYA, menawarkan kredit toko.

Aturan bisnis juga dapat dinyatakan sebagai tabel keputusan, yang berguna ketika membuat aturan bisnis di mana lebih dari satu kondisi memengaruhi tindakan yang tepat. Sebagai contoh, jika harga barang juga memengaruhi prosedur pengembalian, pengguna bisnis dapat menyiapkan tabel keputusan yang terlihat seperti ini:

Banyak BRMS juga menyertakan kemampuan untuk menyimulasikan aturan sehingga anggota tim dapat menguji aturan untuk melihat bagaimana aturan tersebut dapat memengaruhi hasil keputusan. Sebagai contoh, jika menambahkan aturan baru pada proses persetujuan pinjaman yang mensyaratkan skor kredit 700 atau lebih, anggota tim dapat melihat bagaimana aturan tersebut akan mengubah tingkat persetujuan sebelum benar-benar menerapkannya.

2. Repositori tempat aturan disimpan

Setelah aturan ditentukan, mereka ditempatkan di repositori pusat BRMS. Di sini, aturan dapat ditinjau, diedit, dibagikan di seluruh perusahaan, dan diakses oleh aplikasi yang berbeda.

3. Mesin aturan bisnis

Mesin aturan adalah komponen perangkat lunak yang memungkinkan aplikasi lain di seluruh ekosistem perusahaan untuk mengakses repositori aturan dan menjalankan aturan tersebut di lingkungan waktu proses. Aplikasi mengirimkan permintaan — termasuk semua data yang relevan yang dibutuhkan mesin aturan untuk membuat keputusan — ke BRMS. Mesin aturan kemudian memeriksa permintaan terhadap aturan yang relevan dan mengembalikan keputusan. Akhirnya, keputusan ini memicu aplikasi untuk mengambil beberapa tindakan tertentu.

Pertimbangkan contoh perusahaan SaaS yang menyediakan tiga tingkatan langganan berbeda untuk platformnya: satu untuk bisnis kecil, satu untuk bisnis menengah, dan satu untuk perusahaan besar. Ketika ada prospek baru yang masuk melalui situs web perusahaan, perusahaan ingin secara otomatis menyalurkan prospek tersebut ke tim penjualan yang sesuai, berdasarkan ukuran organisasi prospek. Perusahaan dapat membuat layanan keputusan untuk mengatur proses ini dalam BRMS seperti:

1. Perusahaan SaaS akan memulai dengan membuat aturan dalam lingkungan pengembangan BRMS untuk menguraikan bagaimana prospek harus didistribusikan:
   • JIKA prospek memiliki karyawan di bawah 100, maka arahkan pimpinan ke tim penjualan bisnis kecil.
   • JIKA prospek memiliki antara 100 dan 1.000 karyawan, MAKA arahkan pemimpin ke tim penjualan bisnis menengah.
   • JIKA prospek memiliki lebih dari 1.000 karyawan, MAKA arahkan pemimpin ke tim penjualan perusahaan.
2. Setelah aturan disusun, mereka akan terkandung dalam repositori. Semua aplikasi yang terlibat dalam proses alokasi prospek — seperti sistem pemrosesan dokumen, sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan bot otomatisasi proses robotik (RPA) — dapat mengakses aturan di repositori ini.
3. Ketika sebuah prospek masuk, bot RPA yang bertanggung jawab untuk menyalin informasi prospek ke dalam CRM dapat memeriksa dengan mesin aturan untuk menentukan cara menetapkan prospek. Bot RPA akan mengirimkan informasi kepada mesin aturan tentang ukuran perusahaan dari formulir pengambilan prospek, dan mesin aturan akan menggunakan informasi ini untuk mengembalikan keputusan secara real-time. Berdasarkan keputusan yang diberikan oleh mesin aturan, bot RPA akan menetapkan prospek ke tim penjualan kecil, menengah, atau perusahaan dalam CRM.

Dengan BRMS, aturan disimpan di repositori pusat terpisah dari aplikasi. Repositori ini menciptakan sumber kebenaran tunggal untuk aturan bisnis yang dapat diakses oleh semua aplikasi di seluruh perusahaan. Hasilnya, aturan bisnis dapat diskalakan, dan keputusan bisnis selalu konsisten dan dapat diandalkan setiap saat.

• Otomatisasi yang efisien: BRMS sangat penting untuk otomatisasi alur kerja perusahaan yang efisien. Beberapa alur kerja dapat diotomatiskan menggunakan satu repositori logika keputusan di seluruh perusahaan. Dengan begitu, TI tidak harus menulis pemrograman logika keputusan yang berbeda untuk setiap aplikasi.
• Hasil yang lebih konsisten: Ketika keputusan bisnis diotomatiskan sesuai dengan sistem aturan bisnis, semua keputusan dibuat menurut logika yang sama. Hal ini mengarah pada hasil yang lebih konsisten, karena keputusan bisnis tidak lagi dipengaruhi oleh kebijaksanaan manusia kecuali jika diperlukan.
• Mengurangi kompleksitas: Ketika dihadapkan dengan keputusan bisnis, pekerja manusia tidak perlu menimbang banyak faktor atau memastikan bahwa mereka mengikuti setiap aturan. Sebagai gantinya, aplikasi dapat memeriksa di BRMS, yang menggunakan basis data aturan bisnis untuk menentukan hasil yang tepat. Keputusan terjadi lebih cepat, dan karyawan terbebas untuk melakukan lebih banyak pekerjaan bernilai tinggi.
• Mengurangi ketergantungan pada TI: Alat no-code di BRMS memungkinkan analis bisnis dan pekerja nonteknis lainnya membuat aturan bisnis menggunakan kosakata bisnis mereka sendiri. Itu berarti tim dapat membuat dan menyesuaikan aturan sesuai kebutuhan dan tidak perlu melibatkan TI dalam setiap pembaruan.
• Keputusan yang lebih responsif: Aturan dapat diperbarui dengan mudah di dalam repositori BRMS karena mengelola aturan tidak perlu mengubah kode aplikasi yang sudah ada. Oleh karena itu, peraturan dapat dengan mudah diubah sebagai tanggapan terhadap peraturan baru, perkembangan pasar, permintaan pelanggan, dan faktor lainnya.
• Kepatuhan otomatis: Kebijakan dan peraturan yang relevan dapat disematkan dalam aturan bisnis, sehingga memastikan bahwa pengambil keputusan otomatis mengikuti semua hukum dan pedoman yang relevan. Ini juga menciptakan jejak audit, karena aturan yang mengarah pada keputusan bisnis tertentu selalu dapat ditinjau.
• Aturan bisnis yang lebih baik secara keseluruhan: Berkat kemampuan untuk menjalankan simulasi prediktif aturan bisnis sebelum mengimplementasikannya, tim dapat memastikan aturan bisnis yang mereka buat memiliki hasil yang mereka inginkan sebelum implementasi dilakukan.

BRMS dapat digunakan untuk mengotomatiskan sebagian besar atau bahkan seluruh keputusan bisnis di berbagai industri dan departemen. Beberapa contoh umum kasus penggunaan BRMS meliputi:

• Mengalokasikan sumber daya penting: Layanan Kesehatan Nasional Darah dan Transplantasi Inggris Raya menggunakan BRMS untuk mengotomatiskan keputusan tentang pengalokasian transplantasi organ. Ketika organ tersedia, BRMS memicu alur kerja tertentu untuk menemukan resipien berikutnya dalam daftar transplantasi dan membuat kecocokan antara organ dan pasien.
• Ulasan aplikasi: PNC Financial Services Group menggunakan BRMS untuk mengotomatiskan proses aplikasi pinjaman, membuat seperangkat aturan untuk mengatur apakah aplikasi diterima atau ditolak. Karyawan biasanya melakukan ulasan semua pinjaman, tetapi sekarang mereka hanya perlu melakukan ulasan 10-20%, sehingga menghasilkan keputusan pinjaman yang lebih cepat, lebih dapat diandalkan, dan lebih patuh.
• Menjaga kepatuhan: Sebagai organisasi e-commerce dalam industri yang sangat teregulasi, Brownells Inc. menggunakan BRMS untuk mengotomatiskan kepatuhan. Perusahaan memastikan pelanggan hanya dapat membeli produk yang tersedia di wilayah geografis mereka dengan menggunakan sistem aturan berdasarkan lokasi pelanggan.
• Berkomunikasi dengan pelanggan: Panalpina World Transport menggunakan BRMS untuk membantu mengotomatiskan pembaruan pengiriman ke pelanggan. Informasi pelanggan secara otomatis diunggah ke basis data Panalpina, dan aturan bisnis membantu menentukan kapan harus mengirimkan pesan kepada pelanggan.

Mengotomatiskan proses bisnis dalam bentuk apa pun secara cerdas harus menetapkan dahulu seperangkat aturan bisnis yang jelas untuk mengatur pengambilan keputusan. BRMS yang kuat seperti IBM Operational Decision Manager (ODM) memberi perusahaan alat yang mereka butuhkan untuk mengembangkan, menyimpan, mengelola, dan menerapkan aturan bisnis di seluruh teknologi.

IBM ODM adalah solusi manajemen keputusan komprehensif yang memungkinkan perusahaan menemukan, menangkap, menganalisis, mengotomatiskan, dan mengatur aturan bisnis dengan presisi di lingkungan komputasi yang kompleks saat ini. Solusinya dapat mengotorisasi pinjaman, memutuskan penawaran promosi, atau mendeteksi peluang penjualan silang dengan presisi dan penyesuaian tinggi. Dengan IBM ODM, tim dapat menambahkan atau memperbarui aturan baru kapan saja menggunakan alat no-code, dan mereka dapat menyimulasikan aturan sebelum penerapan untuk memastikan efisiensi maksimum.

Dapatkan IBM Operational Decision Manager sebagai bagian dari IBM Cloud Pak for Business Automation. Dibangun untuk cloud hybrid apa pun, IBM Cloud Pak for Business Automation mencakup serangkaian kemampuan otomatisasi berbasis AI dan machine learning terluas di pasar, termasuk layanan konten, pemrosesan dokumen, manajemen keputusan, otomatisasi alur kerja, otomatisasi proses robotik (RPA), dan penambangan proses. Dengan rekomendasi yang dihasilkan AI yang dapat ditindaklanjuti, analitik bawaan untuk mengukur dampak, dan perangkat yang ramah bisnis untuk mempercepat inovasi, perangkat lunak kami telah membantu klien mengurangi waktu penyelesaian proses hingga 90%, mengurangi waktu tunggu pelanggan hingga separuhnya, mengurangi risiko, dan menghemat ribuan jam kerja yang kemudian dialihkan ke pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.