Sederhanakan, satukan, dan otomatisasi
SOCAR Turki memanfaatkan konten dan alat manajemen proses IBM Cloud Pak yang kuat
Tangki bulat di kilang minyak di Turki

Pada tahun 2008, Perusahaan Minyak Negara Republik Azerbaijan (SOCAR) membeli Petkim, satu-satunya produsen petrokimia di Turki. Ini adalah langkah pertama dalam pembentukan perusahaan yang sekarang dikenal sebagai SOCAR Turkey Enerji A.S. Saat ini, SOCAR Turkey mengoperasikan 13 anak perusahaan, termasuk pembangkit listrik tenaga angin, jalur serat optik, pelabuhan peti kemas terbesar di wilayah Aegean, dan proyek jaringan pipa yang suatu saat nanti akan membawa gas alam ke Turki dan sekitarnya.

Namun, seiring dengan pertumbuhan portofolio perusahaan, kompleksitas proses bisnisnya telah meningkat secara eksponensial. Selama bertahun-tahun, semakin sulit untuk memantau operasi dan dokumentasi di antara anak perusahaan SOCAR Turki, yang masing-masing beroperasi dengan platformnya sendiri.

Berna Gençoğlu, Manajer Grup Kantor Manajemen Proyek TI di SOCAR Turki, menjelaskan: "Kami membutuhkan satu cara tunggal yang akurat untuk melihat dokumen dan sistem untuk seluruh organisasi kami. Dalam mencari platform untuk membantu mentransformasi operasi kami, kami mengevaluasi beberapa solusi dari berbagai vendor. Kami memilih IBM Cloud Pak for Business Automation untuk mengkonsolidasikan sistem-sistem kami yang berbeda-beda pada platform terpadu dengan layanan-layanan otomatis."

Pengurangan biaya dengan otomatisasi

 

Mengotomatiskan proses bisnis membantu SOCAR Indonesia mengurangi biaya sebesar USD 300.000 per tahun

Mengurangi jejak karbon

 

Mendigitalkan kontrak, korespondensi, dan dokumen teknik menghemat 8.258 kg karbon dioksida per tahun

Kami memilih IBM Cloud Pak for Business Automation untuk mengonsolidasikan sistem kami yang berbeda pada platform terpadu dengan layanan otomatis. Berna Gençoğlu Manajer Grup Kantor Manajemen Proyek TI SOCAR Turki Enerji A.S.
Mengotomatiskan ribuan proses

SOCAR Turki bekerja sama dengan IBM dan Mitra Bisnis IBM AKSIS untuk mengimplementasikan layanan manajemen konten perusahaan yang tersedia dalam solusi IBM Cloud Pak for Business Automation. Dengan mengintegrasikan solusi secara hati-hati dengan aplikasi bisnis perusahaan utama anak perusahaan SOCAR Turki, tim ini membangun proses yang terintegrasi, otomatis, dan terdigitalisasi secara menyeluruh di seluruh organisasi.

Solusi ini sekarang secara otomatis mengelola dokumen tingkat korporat SOCAR Turki mulai dari pembuatan hingga pengarsipan atau pemusnahan. SOCAR Turki juga menggunakan solusi ini untuk mengklasifikasikan informasi, mengembangkan struktur folder dinamis, dan memberikan akses ke dokumen berdasarkan struktur organisasi yang ditata dalam solusi SDM perusahaan. Lebih jauh lagi, tim pengembangan menggunakan solusi IBM untuk membuat standar pemrosesan yang membantu mengelola kepatuhan terhadap standar manajemen dokumen internasional dan kerangka kerja General Data Protection Regulation (GDPR).

Semua anak perusahaan SOCAR Turki menerima dan memproses korespondensi dalam jumlah besar setiap harinya, dan solusi IBM Cloud Pak for Business Automation membantu mengotomatisasi dan mengelola dokumen-dokumen ini. Saat ini, ketika sebuah korespondensi baru tiba di SOCAR Turki, korespondensi tersebut dipindai dan dikirim ke solusi IBM, yang menerapkan seperangkat business rules untuk mengklasifikasikannya dan kemudian membuat nomor kasus. Kemudian, tergantung pada klasifikasinya, surat tersebut akan ditugaskan ke pekerja kasus secara otomatis atau dikirim ke dasbor manajer untuk ditugaskan secara manual.

Saat pekerja kasus meninjau dan merespons setiap kasus, sistem melacak kemajuannya, mengirimkan setiap dokumen baru ke penyimpanan konten yang kaya keamanan. Setelah penyelesaian, semua dokumen kasus disimpan bersama dalam arsip yang dapat dicari. Secara keseluruhan, SOCAR Turki telah mengotomatiskan 3.000 proses korespondensi.

SOCAR Turki menggunakan solusi IBM untuk menangani kontrak internal dan eksternal dengan cara yang sama. Dengan mengotomatiskan hampir 6.000 proses manajemen dokumen kontrak, SOCAR Turki mampu mempercepat, menstandarkan, dan menyederhanakan manajemen kontrak.

Departemen teknik SOCAR Turki juga mendapatkan manfaat dari proyek otomatisasi ini. Sebagian besar dokumentasi teknik dibuat oleh vendor pihak ketiga, yang kini dapat menggunakan solusi ini untuk mengirimkan hasil kerja mereka ke SOCAR Turki. Kemampuan alur kerja otomatis dari solusi ini memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sampai ke pemangku kepentingan yang tepat di perusahaan, di mana dokumen-dokumen tersebut bisa ditinjau, dikomentari, dan disetujui. "Dengan IBM Cloud Pak for Business Automation, para pemangku kepentingan kami mengatakan bahwa mereka tidak lagi merasa bekerja untuk sistem. Sebaliknya, sistem ini bekerja untuk mereka," ujar Zehra Özcömert, Manajer Grup Informasi dan Arsip di SOCAR Turki.

Dengan IBM Cloud Pak for Business Automation, para pemangku kepentingan kami tidak lagi merasa bahwa mereka bekerja untuk sistem. Sebaliknya, sistem ini bekerja untuk mereka. Zehra Özcömert Manajer Grup Informasi dan Arsip SOCAR Turki Enerji A.S.
Mengukur banyak manfaat

Sejak mengimplementasikan perangkat lunak IBM Cloud Pak for Business Automation, SOCAR Turki telah memigrasikan sekitar 500.000 dokumen ke dalam solusi ini, dan telah mengotomatisasi lebih dari 14.000 proses. Hasilnya, waktu siklus untuk dokumentasi turun 20%-40%, produktivitas karyawan meningkat 20%-30%, dan kepuasan klien meningkat 30%-50%. Selain itu, organisasi telah mengurangi jumlah dokumen yang harus dicetak dan disimpan, dan lebih mampu menunjukkan kepatuhannya terhadap berbagai peraturan.

Namun, mungkin perbaikan terbesar terkait dengan dampak finansial dan lingkungan dari solusi tersebut. "Solusi ini menghemat sekitar USD 300.000 per tahun untuk kertas, percetakan, ongkos kirim, penyimpanan, dan administrasi, dan telah mengurangi jejak karbon kami sebesar 8.028 kg CO2," Özcömert menyimpulkan.

SOCAR Turki Enerji A.S. logo
Tentang SOCAR Turki Enerji A.S. Tentang Aksis

SOCAR Turki (tautan berada di luar ibm.com) adalah anak perusahaan dari Perusahaan Minyak Negara Republik Azerbaijan (SOCAR), salah satu perusahaan minyak dan gas alam terbesar di dunia. Perusahaan ini mulai beroperasi di Turki pada tahun 2008, dan saat ini mengoperasikan 13 anak perusahaan khusus untuk memproduksi, menyimpan, dan menyalurkan energi ke lebih dari 1,5 juta pelanggan. SOCAR Turki berbasis di Istanbul dan memiliki lebih dari 5.000 karyawan.

Tentang Aksis

Didirikan pada tahun 1994, Mitra Bisnis IBM Aksis (tautan berada di luar ibm.com) berfokus untuk membantu organisasi dengan solusi manajemen konten perusahaan (ECM). Perusahaan ini juga menawarkan dokumen elektronik dan sistem manajemen proses bisnis, solusi seluler, pemrosesan gambar, otomatisasi proses robotik dan banyak lagi. Pelanggannya berasal dari berbagai industri, termasuk keuangan, otomotif, kimia farmasi, dan pemerintahan. Aksis berkantor pusat di Istanbul.

Ambil langkah selanjutnya

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi IBM yang ditampilkan dalam cerita ini, silakan hubungi perwakilan IBM atau Mitra Bisnis IBM Anda.

Lihat lebih banyak studi kasus Hubungi IBM Sol Caribbean

Sol Caribbean menyederhanakan proses belanja modal dengan IBM Cloud Pak

Baca studi kasus
Turkcell

Turkcell menggunakan teknologi otomatisasi IBM untuk meninjau jutaan dokumen

Baca studi kasus
Swiss Re

Swiss Re merampingkan dan mengoptimalkan penutupan keuangan

Baca studi kasus
Hukum

© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Business Automation, Jalan Orchard Baru, Armonk, NY 10504

Diproduksi di Amerika Serikat, September 2021.

IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Cloud Pak merupakan merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.

Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.

Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.

Klien bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. IBM tidak memberikan nasihat hukum atau menyatakan atau menjamin bahwa layanan atau produknya akan memastikan bahwa klien mematuhi hukum atau peraturan apa pun.