Planification, budgétisation et prévision

La planification, la budgétisation et les prévisions sont généralement un processus en trois étapes permettant de déterminer et de tracer les objectifs financiers à court et à long terme d'une organisation :

• la planification fournit un cadre pour les objectifs financiers d'une entreprise, généralement pour les trois à cinq prochaines années.
• La budgétisation détaille la manière dont le plan sera exécuté mois après mois et couvre des éléments tels que les recettes, les dépenses, la trésorerie potentielle et la réduction des dettes. Traditionnellement, une entreprise désigne un exercice fiscal et établit un budget pour l'année. Elle peut ajuster le budget en fonction des recettes réelles ou comparer les états financiers réels pour déterminer dans quelle mesure ils sont proches de respecter ou de dépasser le budget.
• Les prévisions s'appuient sur des données historiques et les conditions actuelles du marché, puis établissent des prédictions sur le montant des recettes qu'une organisation peut espérer obtenir au cours des prochains mois ou années. Les prévisions sont généralement ajustées lorsque de nouvelles informations sont disponibles.

Le processus est généralement géré par un directeur financier et le département des finances. Toutefois, la définition peut être élargie pour inclure tous les domaines de la planification organisationnelle, notamment : la planification et l'analyse financières, la planification de la chaîne d'approvisionnement, la planification des ventes, la planification des effectifs et la planification du marketing.

Les pratiques de base de la comptabilité d'entreprise remontent aux années 1400, lorsque les investisseurs vénitiens suivaient leurs expéditions commerciales en Asie en utilisant la comptabilité en partie double, les comptes de résultat et les bilans. Le mot « budget » vient de l'ancien mot français « bougette » qui signifie « petite bourse ». Le gouvernement britannique a commencé à utiliser l'expression « ouvrir le budget » au milieu des années 1700, lorsque le chancelier présentait les états financiers annuels. Les entreprises ont commencé à utiliser régulièrement le terme « budget » pour leurs finances à la fin des années 1800.

Les prévisions économiques modernes ont vu le jour en réponse à la grande crise économique de la Grande Dépression des années 1930. De nouveaux types de statistiques et d'analyses statistiques ont été développés pour aider les entreprises à mieux prévoir l'avenir. Des sociétés de conseil sont apparues pour aider les entreprises à utiliser ces nouveaux outils de prédiction.

La comptabilité et les prévisions étaient difficiles au début du 20e siècle, car elles dépendaient d'équations manuscrites laborieuses, de grands livres et de feuilles de calcul. L'apparition des mainframes dans les années 1960 et des ordinateurs personnels dans les années 1980 a accéléré le processus. Les applications logicielles telles que Microsoft Excel sont communément utilisées pour les rapports financiers. Cependant, les programmes et les feuilles de calcul Excel étaient sujets à des erreurs de saisie et encombrants lorsque plusieurs services ou personnes devaient collaborer sur un rapport.

Au début des années 2000, les entreprises ont eu accès à des sources de données opérationnelles toujours plus nombreuses, ainsi qu'à des informations extérieures aux systèmes transactionnels de l'entreprise, telles que les données météorologiques, le sentiment social et les données économétriques. Les grandes quantités de données disponibles pour les prévisions ont créé un besoin d'outils logiciels plus sophistiqués pour les traiter.

De nombreux logiciels de planification sont apparus pour gérer cette complexité des données, rendant la planification, la budgétisation et les prévisions plus rapides et plus faciles, tant pour le traitement que pour la collaboration. Grâce à des informations prédictives tirées automatiquement des données, les entreprises pourraient identifier les tendances évolutives et orienter la prise de décision de manière prospective, et non plus seulement a posteriori.

Aujourd'hui, les systèmes basés sur le cloud deviennent la norme, offrant plus de flexibilité, de sécurité et d'économies, aidant les organisations à générer des prévisions et des budgets précis avec moins d'erreurs.

Mais malgré ces progrès, les entreprises sont encore très dépendantes des feuilles de calcul traditionnelles.¹  Soixante-dix pour cent des entreprises déclarent s'appuyer fortement sur des feuilles de calcul pour la production de rapports, tandis que 16 % seulement utilisent des logiciels spécialisés sur site et 10 % seulement des logiciels en cloud pour la planification.

De nombreuses entreprises fondent encore leur stratégie sur des plans et des budgets annuels, une technique de gestion développée il y a plus d'un siècle. Mais dans l'environnement plus concurrentiel d'aujourd'hui, les organisations réalisent que les plans, les budgets et les prévisions doivent refléter la réalité actuelle et non pas celle d'il y a deux, trois trimestres ou plus. La planification continue et les prévisions glissantes deviennent des méthodologies largement utilisées pour mettre à jour les plans, les budgets et les prévisions fréquemment tout au long de l'année, sur une base trimestrielle ou même mensuelle. Ces approches permettent aux gestionnaires de repérer les tendances avant leurs concurrents, ce qui les aide à prendre des décisions mieux informées et plus souples en matière de tarification, de gamme de produits, d'affectation des capitaux et même d'effectifs.

La création et la mise en œuvre d'un processus solide de planification, de budgétisation et de prévision aident les organisations à établir des rapports financiers et une analytique plus précis, ce qui peut conduire à des prévisions plus exactes et, en fin de compte, à une augmentation des revenus. Leur importance est encore plus grande dans l'environnement économique actuel, où des concurrents perturbateurs pénètrent même dans les secteurs les plus traditionnels.

Lorsque les entreprises adoptent les données et l'analytique en conjonction avec les meilleures pratiques de planification et de prévision bien établies, elles améliorent la prise de décision stratégique et peuvent être récompensées par des plans plus précis et des prévisions plus rapides. Dans l'ensemble, ces outils et pratiques peuvent permettre de gagner du temps, de réduire les erreurs, de promouvoir la collaboration et de favoriser une culture de gestion plus disciplinée qui offre un véritable avantage concurrentiel.

Plus précisément, les entreprises sont en mesure de :

• mettre rapidement à jour les plans et les prévisions en réponse aux nouvelles menaces et opportunités, en identifiant les zones à risque suffisamment tôt pour rectifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent
• identifier et analyser l'impact des changements à mesure qu'ils se produisent
• renforcer les liens entre les plans opérationnels et financiers
• mieux planifier et prévoir la trésorerie
• améliorer la communication et la collaboration entre les contributeurs aux plans
• fournir de manière cohérente des plans et des prévisions fiables et en temps voulu, ainsi que des plans d'urgence, pour toute une série d'événements possibles
• analyser les écarts et les dérives par rapport aux plans et prendre rapidement des mesures correctives
• créer un budget spécifique pour la croissance et avoir confiance dans le montant qui peut être dépensé
• gérer plus précisément les pipelines de vente tout en suivant les performances par rapport aux objectifs
• prendre des décisions stratégiques plus sûres sur la base de données concrètes, au lieu d'espoirs ou de suppositions
• Fournir des preuves de la trajectoire future d'une organisation à des investisseurs potentiels et à des établissements de crédit sur la base de sources de données multiples et d'analyses sophistiquées.

Les logiciels de budgétisation, de planification et de prévision peuvent être achetés en tant que solution standard ou dans le cadre d'une solution intégrée plus large de gestion des performances de l'entreprise (CPM).

Les solutions logicielles avancées permettent aux organisations de :

• Mesurer et surveiller les performances grâce à des tableaux de bord et des visualisations interactifs en libre-service
• examiner les causes profondes grâce à une analyse haute-fidélité de données riches en dimensions
• évaluer les tendances et faire des prédictions automatiquement à partir de données internes ou externes
• Préparer rapidement des scénarios de simulation et créer des plans et des prévisions fiables et en temps voulu

La planification est plus facile et plus efficace lorsque les praticiens suivent des bonnes pratiques bien établies. Les solutions logicielles qui prennent en charge ces pratiques peuvent améliorer l'actualité et la fiabilité des informations et accroître la participation des personnes clés de l'organisation, en particulier celles qui sont en première ligne.

Les grandes entreprises ont adopté des solutions qui couvrent l'ensemble du cycle de planification (collecte de données, modélisation, analytique et production de rapports) sur une plateforme de planification commune, avec des exigences d'infrastructure réduites. Ces plateformes peuvent gérer un large éventail de fonctions métier, depuis les tâches financières axées sur le budget jusqu'à la planification de la chaîne d'approvisionnement pour des environnements de vente au détail comportant des milliers d'unités de gestion des stocks (UGS).

Des entreprises comme IBM proposent des solutions logicielles globales et intégrées pour rationaliser le processus de planification, de budgétisation et de prévision. La logique est la suivante : pour s'adapter à l'évolution rapide des conditions commerciales actuelles, une entreprise a besoin d'une solution unique qui crée une source unique de référence et de visibilité pour toutes ses données. Ces solutions peuvent aller bien au-delà des aspects financiers de l'entreprise et devenir un puissant moteur de prévision dans toute l'entreprise. Grâce à ces solutions logicielles de planification agile et d'analytique exploratoire, qu'elles soient dans le cloud ou sur site, les entreprises peuvent effectuer la planification, la budgétisation et les prévisions avec plus de rapidité, d'agilité et de clairvoyance.

L'évaluation et la sélection d'un logiciel de planification, de budgétisation et de prévision est une tâche complexe. Elles nécessitent un examen attentif de la fonctionnalité du logiciel, de sa valeur pour le processus de planification et de sa capacité à soutenir les meilleures pratiques de planification. Il existe également des facteurs tels que la fiabilité et l'assistance du fournisseur, les liens avec la communauté des utilisateurs et l'engagement à assurer le succès du client une fois la vente conclue.

IBM Analytics a récemment publié un guide pour aider les entreprises à évaluer les logiciels de planification, de budgétisation et de prévision, en identifiant les principales qualités à rechercher :

• Adaptif Pouvez-vous modifier rapidement les modèles et effectuer des prévisions fréquentes, sur la base des données fournies par les unités commerciales ? Pouvez-vous mettre à jour plans aussi souvent que nécessaire ?
• Opportun. Vos informations sont-elles toujours à jour parce que les utilisateurs contribuent directement à une base de données centrale de planification ? Vos consolidations et vos fusions et acquisitions sont-elles effectuées automatiquement afin de respecter facilement les délais ?
• Intégré. Vos fonctions de planification, d'analyse, de flux de travail et de production de rapports résident-elles sur une plate-forme commune, ce qui réduit la nécessité de maintenir des systèmes de planification « fantômes » ?
• Collaboratif. Votre solution est-elle basée sur le Web ? Permet-elle de participer à tout moment et de n'importe où grâce à une connexion sécurisée ?
• Libre-service. Les utilisateurs peuvent-ils accéder aux données et effectuer des analyses complexes sans l'aide de l'informatique ? Êtes-vous en mesure d'utiliser une interface familière de feuille de calcul pour une adoption plus rapide par les utilisateurs et une accélération du temps de valorisation ?
• Capacité de données à l'échelle de l'entreprise. Votre solution est-elle capable de traiter de très gros volumes de données sans limiter la taille des cubes ? Certaines solutions ne gèrent pas bien la « sparcité des données », ce qui oblige à diviser les données en plusieurs cubes pour les analyser, ce qui pose des problèmes de contrôle de version.
• Efficient. Vos responsables peuvent-ils passer moins de temps à gérer les données et plus de temps à gérer l'entreprise ?
• Pertinent. Avez-vous la possibilité de personnaliser les vues pour différents rôles d'utilisateurs, afin de favoriser l'adoption et l'appropriation du processus ? Disposez-vous de fonctionnalités de formules qui permettent de modéliser tous les facteurs métier pertinents ?
• Précis. Vos plans contiennent-ils des erreurs dues à des liens brisés, à des données périmées, à des cumuls incorrects et à des composants manquants ?

La clé n'est pas seulement d'évaluer les fonctions et les fonctionnalités du produit, mais aussi d'évaluer comment ces fonctions seront mises en œuvre par différents utilisateurs au sein de l'organisation. Il est important de tester toute solution de planification qui sera utilisée par une grande variété de parties prenantes telles que les finances, les opérations, les RH et les ventes.