Des approches intelligentes des allocations dans la planification financière et opérationnelle des entreprises

Une allocation est un processus consistant à transférer les frais généraux au sein d’une entreprise. Une entreprise peut souhaiter répartir les coûts entre ses différentes unités commerciales ou services. D’autres pourraient vouloir attribuer des coûts à des produits ou projets individuels. Fondamentalement, l’approche la plus intelligente en matière d’allocations consiste à attribuer correctement les coûts aux secteurs qui en profitent de l’avantage.

Lorsque les organisations répartissent les coûts, elles bénéficient de rapports financiers plus précis qui présentent un plus grand niveau de détails. En répartissant correctement les coûts, nous pouvons obtenir des résultats de rentabilité réels et prendre des décisions stratégiques basées sur ces résultats.

Ces résultats détaillés permettent aux entreprises de répondre à des questions telles que :

• Générons-nous de l’argent grâce à ce projet ?
• Devrions-nous arrêter de vendre ce produit ?
• Quels changements de personnel devons-nous apporter ?

Quatre phrases clés sont associées aux allocations. À savoir :

1. Source : la source est simplement la valeur d’origine. C’est la valeur qui sera allouée ou déplacée quelque part.
2. Pilote : il s’agit de la base des calculs d’attribution. Les pilotes peuvent être des dollars, des unités vendues, des effectifs, etc. Il s’agit d’éléments tangibles qui permettent de déterminer la manière de répartir les coûts des sources.
3. Objectif : l'objectif est l'endroit vers lequel vous souhaitez transférer les coûts. La source correspond au point de départ, tandis que la cible correspond à l'endroit où vous le transférez.
4. Décalage : un décalage est généralement une valeur négative associée à cet objectif. Ceci est utilisé pour créer une écriture comptable équilibrée et garantir que votre résultat final correspond à votre valeur initiale.

Comment effectuer une allocation ? Vous devez d’abord calculer le montant d’allocation. Nous utilisons le pilote pour déterminer un pourcentage et répartir les coûts. Par exemple, une entreprise possède un bureau avec deux services différents. Une répartition très simple consiste à diviser en deux les coûts globaux du bureau et à en attribuer une partie à chaque service. Dans cet exemple, le pourcentage d’allocation est de moitié. Une fois le montant défini, nous publions une entrée de journal pour déplacer le montant alloué vers la cible et supprimer le montant de la source.

Il s’agit d’une explication très simple des allocations. Dans le monde réel, certaines entreprises adoptent une approche complexe en matière d’allocations.

Un client Revelwood dans le secteur de la santé nous a demandé de créer un modèle d’allocation pour son environnement IBM Planning Analytics. Il souhaitait répartir une série de coûts de produits par territoire et par combinaison de clients. L’entreprise propose plusieurs catégories de produits, notamment des produits commerciaux, des produits Medicare et des produits Medicaid.

Nous avons relevé ce défi en concevant un modèle d’allocation qui pourrait être ajouté à leur modèle de planification et de rapport existant. Le nouveau modèle permet à l’entreprise de calculer les pourcentages d’attribution à l’aide de plusieurs méthodes. Parmi ces méthodes, citons les suivantes :

• Utilisation d’une approche d’allocation standard pour calculer les pourcentages via des pilotes qui pourraient être facilement redéfinis
• Définition d’un pourcentage fixe pour un seul produit, puis l’attribution du pourcentage restant à tous les autres produits
• Définition de pourcentages fixes aux sous-ensembles existants de produits, puis l’affectation de ces pourcentages aux produits spécifiques au sein de chaque sous-ensemble ;
• Définition d’un pourcentage à un sous-ensemble ad hoc de produits et allocation uniquement à ces produits
• L’intégration de diverses combinaisons de ces méthodes

Ce modèle d'allocation Planning Analytics suit un processus en deux étapes. Il calcule d’abord les pourcentages d’allocation. Ensuite, il utilise les pourcentages calculés pour répartir les coûts par entité, client, produit, territoire, etc. Il offre à l'équipe financière la flexibilité nécessaire pour utiliser une série d'allocations de dépenses indépendantes à l'aide de divers facteurs et approches. Cette approche unique permet à l’équipe de séparer les allocations en plusieurs éléments et d’analyser les détails tout au long du processus.

Cette approche a permis à l'entreprise d'économiser beaucoup de temps. Avant Planning Analytics, l’entreprise passait des jours à créer des calculs d’allocation dans Excel. Avec Planning Analytics, l'entreprise peut désormais effectuer ce processus en quatre minutes environ.

Vous souhaitez en savoir plus sur les allocations et les modèles d’allocation ? Regardez le webinaire de Revelwood sur les allocations dans IBM Planning Analytics ou lisez notre article de blog, Conseils et astuces d’IBM Planning Analytics : les allocations dans IBM Planning Analytics.

Vous souhaitez découvrir comment IBM Planning Analytics peut aider votre entreprise ? Consultez le site web pour plus d’informations et pour accéder à un essai gratuit.