Exemples de plans d'urgence : un guide étape par étape pour aider votre entreprise à se préparer à l'imprévu
12 juillet 2023
7 min. de lecture

Les entreprises se définissent souvent par la manière dont elles font face à des événements incontrôlables. Par exemple, la manière dont vous réagissez à une technologie perturbatrice ou à un changement soudain sur les marchés peut déterminer la différence entre succès et échec.

La planification (des mesures) d'urgence est l'art de se préparer à l'imprévu. Mais par où commencer, et comment différencier les menaces susceptibles de nuire réellement à votre entreprise de celles qui sont moins critiques ?

Voici quelques définitions clés, des bonnes pratiques et des exemples concrets pour vous aider à élaborer des plans d'urgence adaptés aux situations que votre entreprise pourrait rencontrer.

Qu’est-ce qu’un plan d’urgence ?

Les plans d'urgence, également appelés « plans de continuité des activités » ou « plans d'intervention d'urgence », sont des plans d'action qui aident les entreprises à reprendre leurs activités après une interruption imprévue. Les organisations élaborent ces plans pour faire face à diverses menaces, comme les catastrophes naturelles, les temps d’arrêt non planifiés, les pertes de données, les violations de sécurité du réseau ou les changements soudains de la demande des clients.

Comme point de départ, il est judicieux de se poser une série de questions telles que « que se passerait-il si... » pour anticiper divers scénarios catastrophes auxquels il faudra se préparer. Par exemple :

  • Que faire si un équipement critique tombe en panne, provoquant des retards de production ?
  • Que faire si vos trois meilleurs ingénieurs démissionnent en même temps ?
  • Que se passe-t-il si le pays où sont fabriqués vos microprocesseurs est soudainement envahi ?

Les bons plans d'urgence priorisent les risques auxquels une organisation est confrontée, délèguent les responsabilités aux équipes d'intervention et augmentent les chances de reprise complète après un incident.

Cinq étapes pour élaborer un plan d'urgence solide

1. Dresser une liste des risques et les classer par ordre de priorité en fonction de leur probabilité et de leur gravité.

Dans la première étape du processus de planification d'urgence, les parties prenantes dressent une liste des risques potentiels pour l'entreprise et effectuent une analyse de chacun. Les membres de l'équipe discutent des risques possibles, en évaluent l'impact et proposent des plans d'action pour améliorer la préparation globale. Il n'est pas nécessaire de créer un plan de gestion des risques pour chaque menace ; concentrez-vous uniquement sur celles que vos décideurs considèrent à la fois très probables et susceptibles d'avoir un impact significatif sur les activités normales de l'entreprise.

2. Créer un rapport d’analyse d’impact sur l'entreprise (BIA)

L'analyse d'impact sur l'entreprise (BIA) est une étape cruciale pour comprendre comment les différentes fonctions d'une entreprise réagiront face à des événements inattendus. L'une des façons de procéder consiste à déterminer la part du chiffre d'affaires de l'entreprise générée par l'unité commerciale à risque. Si l'analyse BIA révèle qu'il s'agit d'un pourcentage élevé, l'entreprise devra probablement prioriser la création d'un plan d'urgence pour ce risque spécifique.

3. Élaborer un plan

Pour chaque menace potentielle ayant à la fois une forte probabilité de se produire et un impact important sur les activités de l'entreprise, vous pouvez suivre ces trois étapes simples pour élaborer un plan :

  • Identifier les facteurs qui déclencheraient le plan : par exemple, si un ouragan approche, à quelle distance la tempête déclenche-t-elle votre plan d'action ? À 50 km ? À 100 km ? Vos équipes auront besoin de directives claires pour savoir quand commencer à exécuter les actions qui leur sont assignées.
  • Concevoir une réponse adaptée : une fois la menace arrivée, les équipes doivent se mettre en action. Toutes les personnes impliquées auront besoin d'instructions claires, de protocoles faciles à suivre et de moyens de communication efficaces avec les autres parties prenantes.
  • Déléguer les responsabilités de manière claire et équitable : comme toute autre initiative, la réussite de la planification d’urgence repose sur une gestion de projet efficace. Pour ce faire, il vous pouvez, par exemple, créer un tableau RACI. RACI signifie responsable, responsable, consulté et informé (responsible, accountable, consulted, informed). Il s’agit d’un processus largement utilisé dans la gestion des crises pour aider les équipes et les individus à déléguer des responsabilités et à réagir aux crises en temps réel.

4. Obtenir l'adhésion de toute l'organisation et rester réaliste quant aux coûts

Il peut parfois être difficile de justifier l'importance de consacrer des ressources à la préparation de quelque chose qui pourrait ne jamais arriver. Mais si les événements de ces dernières années nous ont appris quelque chose, c’est que disposer de plans d’urgence solides est inestimable.

Pensez aux problèmes de chaîne d’approvisionnement et aux pénuries critiques causés par la pandémie ou au chaos des chaînes d’approvisionnement mondiales provoqué par l’invasion de l’Ukraine par la Russie. Pour convaincre les dirigeants d'entreprise de l'intérêt d'un Plan B, il est essentiel d'examiner la situation dans son ensemble, en tenant compte non seulement du coût du plan, mais aussi des coûts potentiels si aucun plan n'est mis en place.

5. Tester et réévaluer régulièrement vos plans

Les marchés et les secteurs évoluent constamment, de sorte que la réalité à laquelle un plan d’urgence est confronté lorsqu’il est déclenché peut être très différente de celle pour laquelle il a été créé. Les plans doivent être testés au moins une fois par an, et de nouvelles évaluations des risques doivent être réalisées régulièrement.

Exemples de plans d’urgence

Voici quelques exemples de scénarios qui illustrent comment différents types d'entreprises peuvent se préparer à faire face à des risques. Le processus en trois étapes décrit ici peut être utilisé pour créer des modèles de plans d'urgence adaptés aux diverses menaces auxquelles votre organisation peut être confrontée.

Un fournisseur de réseau confronté à une panne massive

Que se passerait-il si votre activité principale était si cruciale pour vos clients qu'une simple interruption de quelques heures pouvait entraîner des pertes de plusieurs millions de dollars ? De nombreux réseaux Internet et cellulaires sont confrontés à ce défi chaque année. Voici un exemple de plan d'urgence qui les aiderait à se préparer à ce genre de problème :

  1. Évaluer la gravité et la probabilité du risque : une étude récente d'Open Gear (lien externe à ibm.com) a révélé que seulement 9 % des organisations mondiales échappent aux pannes de réseau au cours d'un trimestre moyen. Compte tenu de ce que l'on sait de ces interruptions — qu'elles peuvent causer des millions de dollars de pertes et nuire considérablement à la réputation de l'entreprise — ce risque doit être considéré à la fois comme très probable et très grave en termes de dommages potentiels pour l'entreprise.
  2. Identifier l'élément déclencheur du plan d'action : dans cet exemple, quels signes les décideurs devraient-ils surveiller pour savoir qu'une panne est imminente ? Il pourrait s'agir de violations de sécurité, de catastrophes naturelles imminentes ou de tout autre événement ayant précédé des pannes similaires par le passé.
  3. Créer la réponse adéquate : les dirigeants de l'organisation devront définir un objectif de temps de reprise (RTO) et un objectif de point de reprise (RPO) raisonnables pour chaque catégorie de services et de données. Le RTO est généralement mesuré en jours, heures ou minutes, tandis que le RPO est plus complexe, car il s'agit de déterminer l'âge maximum/minimum des fichiers pouvant être restaurés rapidement à partir des systèmes de sauvegarde pour rétablir le réseau à son état normal.

Une entreprise de distribution alimentaire confrontée à une pénurie inattendue

Si votre cœur de métier repose sur des chaînes d'approvisionnement complexes réparties sur plusieurs régions ou pays, surveiller les conditions géopolitiques dans ces zones est essentiel pour maintenir la stabilité de vos opérations. Dans cet exemple, nous étudierons le cas d'un distributeur alimentaire qui se prépare à une pénurie d'un ingrédient clé en raison de l'instabilité dans une région critique pour sa chaîne d'approvisionnement :

  1. Évaluer la gravité et la probabilité du risque : les dirigeants de l'entreprise suivent les nouvelles de la région où ils s'approvisionnent en cet ingrédient et craignent des troubles politiques imminents. Étant donné que cet ingrédient est essentiel à la fabrication de l'un de leurs produits les plus vendus, la probabilité et la gravité de ce risque sont toutes deux jugées élevées.
  2. Identifier l'élément déclencheur du plan d'action : une guerre éclate dans la région, fermant tous les ports d'entrée et de sortie, et restreignant fortement les transports aériens, routiers et ferroviaires. Le transport des ingrédients devient difficile jusqu'à ce que la stabilité soit rétablie.
  3. Créer la réponse adéquate : les dirigeants de l'entreprise élaborent un plan d'urgence en deux volets pour faire face à cette situation. Premièrement, ils recherchent proactivement des fournisseurs alternatifs dans des régions moins sujettes à la volatilité. Bien que ces fournisseurs puissent être plus coûteux et que la transition prenne du temps, les coûts sont justifiés si l'on considère l'impact global d'une interruption de la production en cas de guerre. Deuxièmement, ils cherchent une alternative à l'ingrédient clé qu'ils pourraient utiliser dans leurs produits.

Un réseau social victime d'une violation de données client

Les responsables d'un grand réseau social sont conscients d'une vulnérabilité de cybersécurité dans leur application qu'ils tentent de corriger. S'ils sont piratés avant de résoudre le problème, ils risquent de perdre des données confidentielles de leurs clients :

  1. Évaluer la gravité et la probabilité du risque : ils estiment la probabilité de cette menace élevée, car les réseaux sociaux sont souvent la cible d'attaques. Ils évaluent également la gravité potentielle de l'impact comme élevée, car la perte de données confidentielles exposerait l'entreprise à des poursuites judiciaires.
  2. Identifier l'élément déclencheur du plan d'action : les ingénieurs alertent les dirigeants qu'une attaque a été détectée et que des informations confidentielles de clients ont été compromises.
  3. Créer la réponse adéquate : le réseau engage une équipe spécialisée pour intervenir en cas d'attaque et sécuriser les systèmes d'information tout en rétablissant les fonctionnalités de l'application. Ils renforcent également leur infrastructure informatique pour protéger davantage les données clients. Enfin, ils travaillent avec une agence de relations publiques réputée pour préparer une stratégie de communication visant à rassurer les clients en cas de compromission de leurs données.
L'importance des plans d'urgence

Quand une entreprise est confrontée à une interruption d'activité due à un événement négatif, une bonne planification d'urgence permet à l'organisation de réagir de manière structurée et disciplinée. Pendant une crise, les décideurs et employés peuvent se sentir dépassés par la situation, mais un plan de secours bien élaboré aide à restaurer la confiance et à remettre les opérations sur les rails.

Voici quelques avantages que les organisations peuvent attendre de plans d'urgence solides :

  • Amélioration des délais de rétablissement : les entreprises dotées de bons plans se rétablissent plus rapidement d'une crise que celles qui ne sont pas préparées.
  • Réduction des coûts financiers et de réputation : de bons plans d'urgence minimisent à la fois les pertes financières et les dommages à la réputation de l'entreprise. Par exemple, une violation de données sur un réseau social compromettant les informations des clients pourrait entraîner des poursuites judiciaires, mais elle risque également de causer des dommages à long terme si les clients décident de quitter le réseau parce qu'ils n'ont plus confiance en la capacité de l'entreprise à protéger leurs données personnelles.
  • Une confiance et un moral accrus : de nombreuses entreprises élaborent des plans d'urgence pour montrer à leurs employés, actionnaires et clients qu'elles ont envisagé toutes les éventualités possibles. Cela renforce la confiance que l'entreprise agit dans leur meilleur intérêt.
Solutions de plan d’urgence

IBM Maximo Application Suite est une solution intégrée basée sur le cloud, qui aide les entreprises à réagir rapidement aux conditions changeantes. En combinant la puissance de l'intelligence artificielle (IA), de l'Internet des objets (IdO) et de l'analytique avancée, cette solution permet aux organisations de maximiser la performance de leurs actifs les plus précieux, d'en prolonger la durée de vie et de réduire les coûts ainsi que les temps d’arrêt.

Auteur
Mesh Flinders Writer